Từ quy định về văn bản cụng chứng như đó phõn tớch ở trờn, cú thể thấy văn bản cụng chứng cú cỏc đặc điểm sau đõy:
a) Văn bản cụng chứng là văn bản hợp đồng, giao dịch được cụng chứng viờn cụng chứng (khụng bao gồm bản sao, bản dịch, chữ ký của cỏ nhõn trong cỏc giấy tờ phục vụ cho cỏc giao dịch)
Đõy là đặc điểm cơ bản nhất của văn bản cụng chứng, là căn cứ quan trọng nhất để phõn biệt văn bản cụng chứng với cỏc giấy tờ mang tớnh chất hành chớnh của cỏc cơ quan cụng quyền. Hành vi lập hợp đồng, giấy tờ theo yờu cầu của đương sự và chứng nhận cỏc hợp đồng giấy tờ đú theo quy định của phỏp luật chớnh là hành vi tạo nờn cỏc văn bản cụng chứng. Hay núi cỏch khỏc, cỏc hợp đồng giấy tờ đó được cụng chứng gọi là cỏc văn bản cụng chứng.
Thực tế trong những năm qua, do nhận thức của chỳng ta về cụng chứng chưa đầy đủ, cũn đơn giản nờn đó coi cụng chứng tương tự như chứng thực. Trong khi đú cụng chứng và chứng thực là hai hoạt động khỏc nhau về tớnh chất, đối tượng và chủ thể thực hiện, cụ thể là: cụng chứng là hoạt động mang tớnh chất dịch vụ cụng do cụng chứng viờn thực hiện, đối tượng của hoạt động cụng chứng là cỏc hợp đồng, giao dịch về dõn sự, kinh tế, thương mại; chứng thực là hoạt động mang tớnh chất hành chớnh do cơ quan hành chớnh nhà nước là Ủy ban nhõn dõn cỏc cấp thực hiện; đối tượng của hoạt động chứng thực là cỏc giấy tờ, tài liệu, chữ ký của cỏ nhõn trờn cỏc giấy tờ... Mặc dự trong Nghị định số 75/2000/NĐ-CP về cụng chứng, chứng thực đó cú sự phõn biệt về thuật ngữ "Cụng chứng" và "Chứng thực" nhưng đú mới chỉ là phõn biệt về mặt chủ thể thực hiện hành vi (hành vi cụng chứng được dựng cho Phũng Cụng chứng, hành vi chứng thực được dựng cho Ủy ban nhõn dõn). Chớnh vỡ vậy, khỏi niệm văn bản cụng chứng được quy định trong Nghị
định này cũn bao hàm cả những bản sao, bản dịch giấy tờ, chữ ký của cỏ nhõn trong cỏc giấy tờ phục vụ cho cỏc giao dịch.
Cựng với việc thực hiện chủ trương xỏc định rừ phạm vi của cụng chứng và chứng thực, theo đú cụng chứng được xỏc định là việc cụng chứng viờn chứng nhận tớnh xỏc thực, tớnh hợp phỏp của hợp đồng, giao dịch khỏc bằng văn bản thỡ Luật Cụng chứng cũng quy định văn bản cụng chứng chỉ bao gồm những hợp đồng, giao dịch bằng văn bản được cụng chứng theo quy định của phỏp luật mà khụng bao gồm bản sao, bản dịch, chữ ký cỏ nhõn trong cỏc giấy tờ. Đõy là điểm mới cơ bản của Luật Cụng chứng so với cỏc quy định của cỏc văn bản quy phạm phỏp luật trước đõy về vấn đề này.
Một điểm cần lưu ý, theo quy định của phỏp luật về dõn sự thỡ hợp đồng, giao dịch cú thể được thể hiện dưới nhiều hỡnh thức khỏc nhau như bằng lời núi, bằng văn bản, hoặc bằng hành vi cụ thể. Bờn cạnh đú, Luật giao dịch điện tử cũn cho phộp việc thực hiện cỏc giao dịch thụng qua hỡnh thức điện tử, gọi là giao dịch điện tử. Hiện nay, một số nước đó cho phộp việc cụng chứng được thực hiện cả với cỏc giao dịch này. Tuy nhiờn, do điều kiện phỏt triển cụng nghệ thụng tin ở nước ta cũn hạn chế nờn theo quy định của Luật Cụng chứng thỡ đối tượng của hoạt động cụng chứng là những hợp đồng, giao dịch nhưng được giới hạn trong một phạm vi hẹp hơn đú là những hợp đồng, giao dịch bằng văn bản.
b) Văn bản cụng chứng là kết quả hoạt động của cụng chứng viờn
Nghị định số 75/2000/NĐ-CP quy định văn bản cụng chứng là những văn bản được Phũng Cụng chứng chứng nhận, trong đú cụng chứng viờn chỉ là người thực hiện nhiệm vụ của Phũng Cụng chứng. Nay Luật Cụng chứng quy định "cụng chứng là việc cụng chứng viờn chứng nhận tớnh xỏc thực, tớnh hợp phỏp của hợp đồng, giao dịch khỏc..."; hay núi cỏch khỏc, cụng chứng viờn là chủ thể thực hiện cụng chứng, là người xem xột và bảo đảm tớnh xỏc thực, tớnh hợp phỏp cho cỏc hợp đồng, giao dịch được giao kết hoặc xỏc lập và là người chịu trỏch nhiệm trước phỏp luật về văn bản cụng chứng đú.
Phũng cụng chứng, Văn phũng cụng chứng chỉ là hỡnh thức tổ chức hành nghề của cụng chứng viờn, khụng phải là chủ thể thực hiện cụng chứng.
c) Văn bản cụng chứng được thực hiện theo một trỡnh tự, thủ tục chặt chẽ về nội dung và hỡnh thức, bảo đảm tớnh xỏc thực, tớnh hợp phỏp
Ngoài những điểm mới trong quy định của Luật Cụng chứng về văn bản cụng chứng so với cỏc văn bản quy phạm phỏp luật trước đú về vấn đề này như đó nờu trờn, trờn cơ sở kế thừa quy định của Nghị định số 75/2000/NĐ-CP, Luật Cụng chứng bằng nhiều quy định khỏc nhau cũng đó thể hiện một trong những đặc điểm quan trọng nhất của văn bản cụng chứng đú là văn bản này được thực hiện theo một trỡnh tự, thủ tục chặt chẽ về nội dung và hỡnh thức theo quy định của phỏp luật, bảo đảm về tớnh xỏc thực, tớnh hợp phỏp. Đõy là điểm khỏc biệt giữa văn bản cụng chứng với cỏc loại giấy tờ khỏc do cỏc chức danh tư phỏp khỏc như luật sư, thừa phỏt lại soạn thảo.
Theo quy định tại cỏc Điều 35 và 36 của Luật Cụng chứng thỡ việc cụng chứng cú thể được thực hiện theo hai cỏch: cụng chứng hợp đồng, giao dịch đó được soạn thảo sẵn hoặc cụng chứng hợp đồng, giao dịch do cụng chứng viờn soạn thảo theo đề nghị của người yờu cầu cụng chứng. Tuy nhiờn, dự làm theo cỏch nào thỡ văn bản cụng chứng cũng đều được cụng chứng viờn xem xột theo một trỡnh tự, thủ tục chặt chẽ cả về nội dung và hỡnh thức theo quy định của phỏp luật trờn cơ sở sự thỏa thuận của cỏc bờn. Đặc biệt, để cú thể đi đến việc hoàn thành văn bản cụng chứng thụng qua việc cụng chứng viờn ký vào văn bản cụng chứng thỡ một trong những thủ tục bắt buộc đối với cụng chứng viờn là phải đọc văn bản cụng chứng cho cỏc bờn cựng nghe và việc ký cụng chứng chỉ được thực hiện khi cỏc bờn đó hoàn toàn đồng ý về tất cả cỏc nội dung đó cú trong văn bản cụng chứng.
- Về nội dung, văn bản cụng chứng phải bao gồm cỏc nội dung sau đõy:
+ Hợp đồng, giao dịch:
Nội dung của văn bản cụng chứng trước hết là hợp đồng, giao dịch hay núi cỏch khỏc là cỏc thỏa thuận, cam kết mà cỏc bờn đó đưa ra và được
ghi nhận trong hợp đồng, giao dịch đú. Tựy thuộc loại hợp đồng, giao dịch mà nội dung cỏc thỏa thuận, cam kết cú thể khỏc nhau nhưng nhỡn chung phải bao gồm một số nội dung chủ yếu đó được phỏp luật dõn sự quy định như thụng tin về cỏc bờn giao kết hợp đồng, giao dịch; đối tượng của hợp đồng giao dịch là tài sản phải giao, cụng việc phải làm hoặc khụng được làm; số lượng chất lượng; giỏ, phương thức thanh toỏn; thời hạn, địa điểm, phương thức thực hiện hợp đồng; quyền, nghĩa vụ cỏc bờn; trỏch nhiệm do vi phạm hợp đồng; phạt vi phạm hợp đồng và một số nội dung khỏc... Trờn cơ sở nội dung cỏc bờn thỏa thuận, cụng chứng viờn cú trỏch nhiệm xem xột về cỏc khớa cạnh phỏp lý khỏc nhau, cụ thể là về năng lực hành vi dõn sự của người tham gia hợp đồng, giao dịch, về sự tự nguyện giao kết của họ, đồng thời cụng chứng viờn kiểm tra nội dung cỏc thỏa thuận, cam kết đú cú vi phạm phỏp luật hay khụng, đối tượng của hợp đồng giao dịch là cú thật hay khụng... qua đú giỳp cỏc bờn thể hiện ý chớ của mỡnh đỳng phỏp luật và bảo đảm sự cụng bằng trong cam kết của họ.
+ Lời chứng của cụng chứng viờn:
Lời chứng của cụng chứng viờn là một bộ phận cấu thành của văn bản cụng chứng, thể hiện trỏch nhiệm của cụng chứng viờn đối với việc cụng chứng. Lời chứng của cụng chứng viờn phải ghi rừ thời gian, địa điểm cụng chứng, họ, tờn cụng chứng viờn, tờn tổ chức hành nghề cụng chứng; chứng nhận người tham gia hợp đồng, giao dịch hoàn toàn tự nguyện, cú năng lực hành vi dõn sự, mục đớch, nội dung của hợp đồng, giao dịch khụng vi phạm phỏp luật, khụng trỏi đạo đức xó hội, đối tượng của hợp đồng, giao dịch là cú thật, chữ ký trong hợp đồng, giao dịch là đỳng chữ ký của người tham gia hợp đồng, giao dịch; cú chữ ký của cụng chứng viờn và đúng dấu của tổ chức hành nghề cụng chứng (Điều 5). Nếu so với quy định về lời chứng trong Nghị định số 75/2000/NĐ-CP thỡ nội dung lời chứng quy định tại Luật Cụng chứng một mặt được thể hiện cụ thể, chi tiết hơn, mặt khỏc thể hiện mức độ trỏch nhiệm cao hơn của cụng chứng viờn đối với việc cụng chứng.
- Về hỡnh thức, văn bản cụng chứng phải bảo đảm cỏc yờu cầu sau đõy:
+ Yờu cầu về chữ viết trong văn bản cụng chứng:
Để bảo đảm tớnh xỏc thực của văn bản cụng chứng, Luật Cụng chứng quy định chữ viết trong văn bản cụng chứng phải rừ ràng, dễ đọc, khụng được viết tắt hoặc viết bằng ký hiệu, khụng được viết xen dũng, viết đố dũng, khụng được tẩy xúa, khụng được để trống; thời điểm cụng chứng phải được ghi cả ngày, thỏng, năm, cú thể ghi giờ, phỳt nếu người yờu cầu cụng chứng đề nghị hoặc cụng chứng viờn thấy cần thiết; cỏc con số phải được ghi cả bằng số và chữ, trừ trường hợp phỏp luật cú quy định khỏc; trừ trường hợp phỏp luật cú quy định khỏc.
+ Yờu cầu về ký, điểm chỉ trong văn bản cụng chứng
Một yờu cầu quan trọng trong hoạt động cụng chứng đú là phải bảo đảm chữ ký trong hợp đồng, giao dịch là đỳng chữ ký của người tham gia hợp đồng, giao dịch đú. Chớnh vỡ vậy, Luật Cụng chứng quy định người yờu cầu cụng chứng, người làm chứng phải ký vào văn bản cụng chứng trước mặt cụng chứng viờn. Người yờu cầu cụng chứng cú thể soạn thảo hợp đồng, giao dịch rồi yờu cầu cụng chứng viờn cụng chứng nhưng khụng được ký trước vào hợp đồng, giao dịch đú mà việc ký phải được thực hiện trước mặt cụng chứng viờn. Tuy nhiờn, để thực hiện chủ trương cải cỏch hành chớnh, giảm bớt phiền hà cho cỏc tổ chức đặc biệt là cỏc tổ chức tớn dụng, doanh nghiệp khi yờu cầu cụng chứng thỡ Luật Cụng chứng quy định trong trường hợp người cú thẩm quyền giao kết hợp đồng của tổ chức tớn dụng, doanh nghiệp khỏc đó đăng ký chữ ký mẫu tại tổ chức hành nghề cụng chứng thỡ người đú cú thể ký trước vào hợp đồng; trong trường hợp này cụng chứng viờn phải đối chiếu chữ ký của họ trong hợp đồng với chữ ký mẫu trước khi thực hiện việc cụng chứng.
Đối với trường hợp người yờu cầu cụng chứng, người làm chứng khụng ký được do khuyết tật hoặc khụng biết ký, Luật Cụng chứng cho phộp việc điểm chỉ được thay thế việc ký trong văn bản cụng chứng và quy định rừ
khi điểm chỉ, người yờu cầu cụng chứng, người làm chứng sử dụng ngún trỏ phải; nếu khụng điểm chỉ được bằng ngún trỏ phải thỡ điểm chỉ bằng ngún trỏ trỏi; trường hợp khụng thể điểm chỉ bằng hai ngún trỏ đú thỡ điểm chỉ bằng ngún khỏc và phải ghi rừ việc điểm chỉ đú bằng ngún nào, của bàn tay nào.
Ngoài ra, Luật cũn quy định việc điểm chỉ cũng cú thể thực hiện đồng thời với việc ký trong cỏc trường hợp: cụng chứng di chỳc, theo đề nghị của người yờu cầu cụng chứng hoặc cụng chứng viờn thấy cần thiết để bảo vệ quyền lợi cho người yờu cầu cụng chứng.
+ Yờu cầu về việc ghi trang, tờ trong văn bản cụng chứng
Để bảo đảm văn bản cụng chứng khụng bị thay trang, thay tờ làm ảnh hưởng đến nội dung văn bản, phũng ngừa cỏc hành vi gian dối, vi phạm phỏp luật, Luật Cụng chứng quy định trong trường hợp văn bản cụng chứng cú từ hai trang trở lờn thỡ từng trang phải được đỏnh số thứ tự; nếu văn bản cụng chứng cú từ hai tờ trở lờn phải được đúng dấu giỏp lai giữa cỏc tờ.
+ Yờu cầu về việc sửa lỗi kỹ thuật trong văn bản cụng chứng (Điều 43) Lỗi kỹ thuật trong văn bản cụng chứng là lỗi do sai sút trong khi ghi chộp, đỏnh mỏy, in ấn trong văn bản cụng chứng mà việc sửa lỗi đú khụng làm ảnh hưởng đến quyền và nghĩa vụ của người tham gia hợp đồng, giao dịch.
Luật Cụng chứng quy định người thực hiện việc sửa lỗi kỹ thuật văn bản cụng chứng phải là cụng chứng viờn của tổ chức hành nghề cụng chứng đó thực hiện việc cụng chứng đú. Trường hợp tổ chức hành nghề cụng chứng đó thực hiện việc cụng chứng chấm dứt hoạt động hoặc giải thể thỡ cụng chứng viờn thuộc tổ chức hành nghề cụng chứng đang lưu trữ hồ sơ cụng chứng thực hiện việc sửa lỗi kỹ thuật.
Khi sửa lỗi kỹ thuật văn bản cụng chứng, cụng chứng viờn cú trỏch nhiệm đối chiếu từng lỗi cần sửa với cỏc giấy tờ trong hồ sơ cụng chứng, gạch chõn chỗ cần sửa, sau đú ghi chữ, dấu hoặc con số đó được sửa vào bờn lề kốm theo chữ ký của mỡnh và đúng dấu của tổ chức hành nghề cụng chứng.
Cụng chứng viờn cú trỏch nhiệm thụng bỏo việc sửa lỗi kỹ thuật đú cho người tham gia hợp đồng, giao dịch.
d) Ngày cú hiệu lực của văn bản cụng chứng là ngày văn bản cụng chứng được cụng chứng viờn ký và cú đúng dấu của tổ chức hành nghề cụng chứng
Việc xỏc định ngày cú hiệu lực của văn bản cụng chứng cú ý nghĩa phỏp lý quan trọng vỡ chỉ khi văn bản cụng chứng cú hiệu lực thỡ mới làm phỏt sinh cỏc quyền, nghĩa vụ của cỏc bờn trong văn bản cụng chứng cũng như trỏch nhiệm của cụng chứng viờn đối việc cụng chứng đó thực hiện.
Tuy nhiờn, cần phõn biệt ngày cú hiệu lực của văn bản cụng chứng với thời điểm cú hiệu lực của hợp đồng, giao dịch. Theo quy định của phỏp luật về dõn sự, tương ứng với mỗi loại hỡnh thức hợp đồng thỡ thời điểm giao kết hợp đồng được xỏc định một cỏch phự hợp trờn cơ sở cụng nhận hiệu lực của cam kết, thỏa thuận giữa cỏc bờn. Theo nguyờn tắc chung, hợp đồng được giao kết vào thời điểm bờn đề nghị nhận được trả lời chấp nhận giao kết. Đối với hợp đồng bằng văn bản, thời điểm giao kết là thời điểm bờn sau cựng ký vào văn bản và thời điểm cú hiệu lực của loại hợp đồng này được tớnh từ thời điểm giao kết nờu trờn hoặc cũng cú thể cú hiệu lực vào thời điểm khỏc do cỏc bờn cú thỏa thuận hoặc phỏp luật cú quy định. Một cỏch tương tự, đối với hợp đồng bằng văn bản được cụng chứng, thời điểm cú hiệu lực của hợp đồng cú thể là ngày được cụng chứng viờn ký và cú đúng dấu của tổ chức hành nghề cụng chứng (ngày cú hiệu lực của văn bản cụng chứng) nhưng cũng cú thể cú hiệu lực vào một thời điểm khỏc sau đú do cỏc bờn thỏa thuận (vớ dụ: cỏc bờn tham gia hợp đồng, giao dịch thỏa thuận về ngày cú hiệu lực của hợp đồng giao dịch là một ngày cụ thể hoặc khi xảy ra một sự kiện nào đú trong tương lai sau thời điểm cụng chứng hoặc cú thề là khi một bờn đỏp ứng một điều kiện nào đú) hoặc phỏp luật cú quy định (vớ dụ: phỏp luật về đất đai cũn quy định hợp đồng chuyển đổi, chuyển nhượng, thuờ, thuờ lại quyền sử dụng đất; hợp đồng hoặc văn bản tặng cho quyền sử dụng đất; hợp đồng thế chấp, bảo lónh, gúp vốn bằng quyền sử dụng đất cú hiệu lực kể từ thời điểm đăng ký tại Văn phũng đăng ký quyền sử dụng đất).