Từ khỏi niệm trờn, cú thể thấy cụng chứng cú cỏc đặc điểm cơ bản:
- Cụng chứng là một hoạt động mang tớnh chất cụng nhưng đồng thời cũng là một nghề
Yờu cầu này của hoạt động cụng chứng được thể hiện ở chỗ: một mặt người thực hiện cụng chứng phải do nhà nước bổ nhiệm và thực hiện nhiệm vụ do nhà nước giao đú là mang lại tớnh xỏc thực cho cỏc hợp đồng, giao dịch qua đú phũng ngừa tranh chấp, vi phạm phỏp luật, gúp phần bảo vệ quyền và lợi ớch hợp phỏp của cụng dõn; mặt khỏc, người hành nghề cụng chứng lại khụng nhất thiết phải là cụng chức làm việc trong cơ quan nhà nước, hưởng lương từ ngõn sỏch nhà nước mà được tự tổ chức hoạt động nghề nghiệp của mỡnh như một chủ doanh nghiệp và cú thu nhập từ chớnh hoạt động đú thụng qua việc thu phớ cụng chứng do nhà nước quy định và thự lao cụng chứng. Núi một cỏch khỏc, cụng chứng là một dịch vụ cụng, mà ở đú nghĩa vụ đối
với cụng chứng viờn là phải thực hiện cụng việc của mỡnh khi được yờu cầu và việc tiến hành nhiệm vụ đú luụn đặt dưới sự kiểm soỏt của nhà nước dự cụng chứng viờn khụng phải là cụng chức nhà nước [40, tr. 3].
- Nội dung của hoạt động cụng chứng là soạn thảo hoặc xem xột nội dung của hợp đồng, giao dịch, bảo đảm đỳng ý chớ của cỏc chủ thể và phự hợp với quy định của phỏp luật
Yờu cầu này phõn biệt cụng chứng với hoạt động chứng thực đơn giản khỏc. Ở nhiều nước trờn thế giới và ở nước ta trước đõy, ngoài chức năng cụng chứng, cụng chứng viờn cũn cú thể được giao thực hiện một số việc khỏc như chứng thực chữ ký, chứng thực bản sao từ bản chớnh. Tuy nhiờn, núi đến cụng chứng Latinh thỡ nội dung cốt lừi của hoạt động này đú là việc soạn thảo, xem xột tớnh xỏc thực, tớnh hợp phỏp của hợp đồng, giao dịch theo một trỡnh tự, thủ tục chặt chẽ do phỏp luật quy định. Cụ thể là người thực hiện cụng chứng phải xem xột về năng lực hành vi dõn sự của người tham gia hợp đồng, giao dịch, về sự tự nguyện giao kết của họ, đồng thời kiểm tra nội dung của hợp đồng, giao dịch cú vi phạm phỏp luật hay khụng, đối tượng của hợp đồng giao dịch là cú thật hay khụng... Trong quỏ trỡnh xem xột này, người thực hiện cụng chứng thụng qua hoạt động của mỡnh được thể hiện dưới nhiều hỡnh thức khỏc nhau (bằng lời núi, vớ dụ: giải thớch về quyền, nghĩa vụ của cỏc bờn khi giao kết hợp đồng; bằng văn bản, vớ dụ: gửi cỏc phiếu yờu cầu cung cấp thụng tin, xỏc minh, giỏm định; hoặc bằng hành vi cụ thể, vớ dụ: từ chối cụng chứng trong cỏc trường hợp theo quy định của phỏp luật), ở nhiều thời điểm khỏc nhau (từ khi cỏc bờn bày tỏ ý định giao kết hợp đồng cho đến khi đặt bỳt ký vào hợp đồng và được kết thỳc bằng một hợp đồng đó được cụng chứng) giỳp cỏc bờn thể hiện ý chớ của mỡnh đỳng phỏp luật qua đú bảo đảm sự cụng bằng trong cam kết của họ.
- Chủ thể của hoạt động cụng chứng là cụng chứng viờn
Để thực hiện chức năng xem xột tớnh xỏc thực, tớnh hợp phỏp của cỏc hợp đồng, giao dịch như trờn đó phõn tớch, cụng chứng viờn - chủ thể của hoạt
động cụng chứng phải là những người cú trỡnh độ về phỏp luật, nhất là trong cỏc lĩnh vực phỏp luật dõn sự cú liờn quan đến bất động sản, hụn nhõn, gia đỡnh và thừa kế... Tuy nhiờn, khỏc với cỏc chức danh tư phỏp khỏc, cụng chứng viờn cú địa vị phỏp lý và vai trũ khỏ đặc thự, cụ thể:
+ Do được Nhà nước bổ nhiệm để thực hiện một dịch vụ cụng nờn cụng chứng viờn được coi như một chức danh "bỏn cụng chức". Trong hoạt động hành nghề, cụng chứng viờn phải thu phớ theo đỳng quy định của nhà nước và khụng được phộp từ chối yờu cầu của người dõn ngay cả khi đú là những vụ việc nhỏ, phớ và thự lao thu được khụng nhiều.
+ Khi thực hiện nhiệm vụ, khỏc với luật sư là đại diện bảo vệ quyền, lợi ớch cho khỏch hàng của mỡnh, cụng chứng viờn là bờn thứ ba được cỏc bờn tin tưởng, ủy nhiệm với tư cỏch là một người khỏch quan, trung thực, khụng thiờn vị, khụng phải là đại diện của một bờn giao kết nào, cú nghĩa vụ xem xột, loại trừ cỏc dấu hiệu lừa dối, cưỡng ộp, cỏc mõu thuẫn về lợi ớch để bảo đảm sự cụng bằng trong cam kết giữa cỏc bờn thụng qua một hợp đồng, giao dịch được cụng chứng. Do đú, cụng chứng viờn khụng chỉ phải chịu trỏch nhiệm trước một bờn khỏch hàng riờng biệt nào mà chịu trỏch nhiệm trước tất cả cỏc bờn liờn quan (vd: bờn bỏn, bờn mua trong hợp đồng mua bỏn; bờn bảo đảm, bờn nhận bảo đảm trong hợp đồng bảo đảm)... Xột trờn một khớa cạnh khỏc, cụng chứng viờn tham gia nhằm giỳp cỏc bờn thể hiện sự thỏa thuận nhất trớ của mỡnh theo quy định của phỏp luật chứ khụng phải là người tham gia giải quyết tranh chấp giữa cỏc bờn. Với ý nghĩa đú cụng chứng viờn cũn được coi là "thẩm phỏn phũng ngừa" [39, tr. 2].
+ Trong mối quan hệ với cỏc hoạt động như địa chớnh, đăng ký bất động sản, đăng ký giao dịch bảo đảm, cụng chứng viờn giữ vai trũ trung tõm, giỳp cho cỏc giao dịch về bất động sản diễn ra an toàn, ổn định. Thụng qua cơ quan địa chớnh, cụng chứng viờn cú được thụng tin về bất động sản là đối tượng của hợp đồng, giao dịch để soạn thảo và cụng chứng hợp đồng, giao dịch đú. Sau khi hoàn tất việc cụng chứng, cụng chứng viờn tiến hành việc
đăng ký giao dịch đú tại cơ quan đăng ký bất động sản, đăng ký giao dịch bảo đảm và chịu trỏch nhiệm về tớnh chớnh xỏc của những thụng tin do mỡnh đăng ký. Ở một số nước, cụng chứng viờn cũn đồng thời thay mặt chủ sở hữu bất động sản thực hiện cỏc nghĩa vụ về tài chớnh đối với Nhà nước.
- Kết quả của hoạt động cụng chứng là văn bản cụng chứng - văn bản xỏc thực, cú sức mạnh chứng minh và hiệu lực thi hành
Văn bản cụng chứng là sản phẩm nghề nghiệp của cụng chứng viờn, nú ghi nhận và phản ảnh ý chớ, nội dung thỏa thuận của cỏc bờn tham gia giao kết hợp đồng một cỏch trung thực, chớnh xỏc và phự hợp với quy định của phỏp luật. Chớnh vỡ vậy, văn bản cụng chứng được cho là văn bản cú "tớnh xỏc thực", hay núi cỏch khỏc là được bảo đảm, tin cậy cả về nội dung, hỡnh thức và về mặt phỏp lý của văn bản. Thụng qua hoạt động cụng chứng, cụng chứng viờn mang lại tớnh xỏc thực cho cỏc hợp đồng, giao dịch, nhờ đú những văn bản này được coi là cú sức mạnh chứng minh (giỏ trị chứng cứ khụng phải chứng minh) và cú hiệu lực (bắt buộc) thi hành.
Theo Jean Paul Decorps, nguyờn Chủ tịch Liờn minh cụng chứng Latinh quốc tế, giỏ trị chứng cứ khụng phải chứng minh và hiệu lực thi hành của văn bản cụng chứng được coi là hai "đặc quyền" [41, tr. 19] cơ bản cụng chứng. Trong đú, văn bản cụng chứng cú giỏ trị chứng cứ, những tỡnh tiết trong văn bản cụng chứng được cụng chứng viờn cụng chứng cú giỏ trị khụng phải chứng minh cho tới khi cú người kiện theo thủ tục khiếu kiện sự giả mạo giấy tờ; cũn hiệu lực thi hành của văn bản cụng chứng được hiểu là văn bản cụng chứng cú giỏ trị như một phỏn quyết chung thẩm và việc thi hành văn bản cụng chứng trong trường hợp bờn cú nghĩa vụ khụng thực hiện nghĩa vụ chỉ cần thụng qua việc tống đạt văn bản đú cho Thừa phỏt lại (chấp hành viờn) mà khụng cần đưa ra Tũa ỏn. Với những "đặc quyền" cơ bản nờu trờn, văn bản cụng chứng trở thành một cụng cụ phỏp lý hiệu quả trong xó hội hiện đại. Những vấn đề này sẽ được tập trung phõn tớch, làm rừ tại Chương 2 của luận văn này.