Công ty chỉ có thể kiểm soát được chi phí khi phát huy được vai trò, tác dụng của công cụ kế hoạch. Muốn thực hiện được điều đó Công ty cần:
Một là, xây dựng định mức lý tưởng trong SXKD đường (định mức
trong điều kiện sản xuất hoàn hảo);
Hai là, soát xét đánh giá lại hệ thống định mức chi phí trong những
năm qua, so sánh với các doanh nghiệp mía đường trong nước và một số nước trong khu vực, từ đó có định hướng xây dựng định mức chi phí thực hiện tiến dần tới gần hơn với định mức lý tưởng;
Ba là, chấn chỉnh công tác giao kế hoạch kịp thời và mang tính pháp
lệnh. Công ty cần xây dựng quy trình lập kế hoạch chi phí SXKD, phân cấp phân quyền trong việc lập, thẩm định và phê duyệt kế hoạch chi phí SXKD.
Bốn là, giám sát và đánh giá kịp thời tình hình thực hiện các chỉ tiêu
định mức và kế hoạch chi phí theo các yếu tố lượng và giá, xác định nguyên nhân tăng, giảm từ đó có những giải pháp về quản lý để điều chỉnh kịp thời;
Để quá trình theo dõi và đánh giá chất lượng KSNB về chi phí SXKD đảm bảo được triển khai, điều chỉnh liên tục hệ thống này cần phải:
Một là, xây dựng hệ thống báo cáo cho phép phát hiện các sai lệch so
với chỉ tiêu, kế hoạch đã định. Khi phát hiện sai lệch, Công ty cần triển khai các biện pháp điều chỉnh thích hợp;
Hai là, những khiếm khuyết của hệ thống KSNB được phát hiện phải
báo cáo hoặc thông báo trực tiếp và kịp thời với HĐQT và Ban Điều hành để điều chỉnh phù hợp;
Ba là, Công ty cần yêu cầu các cấp quản lý trung gian báo cáo ngay với
lãnh đạo về mọi trường hợp gian lận, nghi ngờ gian lận, về các vi phạm nội quy, quy định của Công ty cũng như quy định của luật pháp hiện hành có khả
năng làm giảm uy tín doanh nghiệp và gây thiệt hại về kinh tế;
Bốn là, Công ty cần đề ra các định mức xác định về tài chính và các chỉ
số căn bản đánh giá hiệu quả hoạt động như những chỉ số quản lý khi lập kế hoạch và kiểm soát điều chỉnh hoạt động sản xuất phù hợp với mục tiêu đề ra. Công ty cần tổng hợp và thông báo kết quả sản xuất đều đặn và đối chiếu các kết quả thu được với các định mức, chỉ số định trước, định mức kinh tế kỹ thuật để điều chỉnh, bổ sung kịp thời.