Hoàn thiện hệ thống thôn tin đảm bảo: thông suốt trong tồn hệ thống, kịp thời, độ tin cậy cao nhằm kịp thời phát hiện những rủi ro, mất mát, thất thoát làm tăng chi phí SXKD của Lasuco
Để chất lượng hệ thống thông tin tốt, đặc biệt thông tin về quản lý chi phí SXKD, Công ty cần đảm bảo các yêu cầu sau:
Một là, cần hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán về chi phí SXKD:
- Tổ chức kế toán về tập hợp chi phí SXKD và tính giá thành sản phẩm phù hợp với cơ cấu tổ chức mới, hạch toán tập trung tại Phòng TCKT;
về chi phí SXKD, giá thành sản phẩm, gắn giữa giá thành thực tế với định mức và kế hoạch để làm cơ sở phân tích tình hình thực hiện kế hoạch và định mức giá thành và chi phí, đáp ứng yêu cầu của công tác tổng hợp, phân tích thông tin chi phí;
- Công ty cần tạo các điều kiện tốt nhất cho hệ thống kế toán làm việc, như hoàn thiện phần mềm kế toán đảm bảo các báo cáo quản trị về chi phí SXKD được lập tự động, các chính sách, phương pháp tính toán chi phí cần tương đối ổn định;
- Ngoài việc phân tích chi phí đã trình bày ở trên, Công ty cần phân loại chi phí theo mối quan hệ và mức độ hoạt động, theo đó chi phí được phân loại thành biến phí, định phí và chi phí hỗn hợp. Theo cách phân loại này giúp Ban lãnh đạo Lasuco có cách nhìn và quyết định tốt hơn khi có sự thay đổi về mức độ hoạt động;
- Đào tạo tại chỗ và gửi đi đào tạo, tập huấn cán bộ làm kế toán về các chính sách, chế độ chuyên ngành mới. Củng cố và xây dựng Phòng TCKT có đủ cán bộ tinh nhuệ, mẫn cán đảm bảo thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ được Công ty giao, đáp ứng cung cấp thông tin ra bên ngoài và bên trong Công ty một cách chính xác, kịp thời, đầy đủ.
Hai là, phải thường xuyên cập nhật các thông tin quan trọng cho Ban
lãnh đạo và những người có thẩm quyền, đặc biệt các thông tin về tình hình thực hiện định mức chi phí vật tư, nguyên liệu, điện năng, nhân công, tình hình các sự cố, rủi ro xảy ra. Lasuco đã áp dụng phần mềm quản trị doanh nghiệp Oracle và đã nối mạng toàn Công ty, Công ty cần có quy định phân cấp phân quyền đối với HĐQT, BKS, Ban TGĐ, các đơn vị phòng ban thậm chí phân quyền đến từng cương vị trong việc được tiếp cận các thông tin về chi phí SXKD của Công ty để quản trị, điều hành và kiểm soát một cách tốt nhất.
hiểm họa hoặc kế hoạch ứng cứu sự cố mất thông tin.
Bốn là, hệ thống thông tin của Công ty phải đảm bảo cho nhân viên ở
mọi cấp độ đều có thể hiểu và nắm rõ các nội quy, chuẩn mực của tổ chức, đảm bảo thông tin được cung cấp kịp thời chính xác đến các cấp có thẩm quyền theo quy định. Đồng thời, Công ty cần có chế tài xử lý nghiêm minh những trường hợp vi phạm quy định.
Công ty cần xây dựng một trang thông tin nội bộ Công ty trên mạng nội bộ. Bao gồm: hệ thống các chuẩn mực quy tắc trong quản lý và điều hành Công ty (toàn bộ văn bản từ Điều lệ Công ty, hệ thống các quy chế, các quy định, các hướng dẫn, các quy trình, các thông báo, các quyết định, các thông tin về tình hình SXKD trong ngày, trong tuần, trong tháng, vụ, năm) và các bản tin nội bộ về việc phát hiện vi phạm, xử lý các vi phạm về quy định và quy chế của Công ty cho mọi người đều biết để rút kinh nghiệm.
Sáu là, cần thiết lập các kênh thông tin nóng cho phép nhân viên báo
cáo về các hành vi, sự kiện bất thường có khả năng gây thiệt hại cho Công ty;
Bảy là, Công ty cần hình thành Trung tâm Chi phí tại Phòng TCKT.
Thông qua Trung tâm chi phí này Công ty sẽ thiết lập được việc quản lý chi phí theo từng lĩnh vực cụ thể như Nguyên liệu chính, vật liệu phụ, giá thành sản phẩm, chi phí quản lý chung, chi phí quản lý, chi phí bán hàng...từ đó có cách nhìn toàn diện, chi tiết hơn chi phí trong từng lĩnh vực hoạt động chuyên môn hóa. Không những vậy, việc hình thành Trung tâm chi phí cũng tạo điều kiện để kiểm soát chi phí theo từng khâu, từng lĩnh vực SXKD, đồng thời kích thích được sự nỗ lực tiết kiệm chi phí của từng thành viên, từng đơn vị. Giao cho Kế toán trưởng chịu trách nhiệm phụ trách Trung tâm chi phí để giữ cho chi phí không vượt quá mức kế hoạch và định mức. Trung tâm chi phí sẽ cung cấp các thông tin đến HĐQT, Ban TGĐ về chi phí SXKD kịp thời chính xác theo yêu cầu của công tác quản trị và kiểm soát chi phí.