2.3.1.1 Quy trình kiểm soát chung
Căn cứ vào mục tiêu chiến lược và ngắn hạn do HĐQT của Công ty đưa ra, chậm nhất ngày 30/10 hàng năm TGĐ xây dựng kế hoạch chi tiết trình HĐQT phê duyệt. Bao gồm các kế hoạch: sản xuất; bán hàng; giá thành; khấu hao TSCĐ; lao động và tiền lương; chi phí bán hàng; chi phí quản lý; lợi nhuận và phân phối lợi nhuận; kế hoạch thu chi tiền...
Trên cơ sở kế hoạch được duyệt, chậm nhất vào 31/12 năm báo cáo Ban TGĐ giao kế hoạch đến các đơn vị thành viên. Tùy thuộc vào chức năng, nhiệm vụ quyền hạn và mức độ phân cấp phân quyền trong hạch toán của mỗi đơn vị mà giao khoán đến công đoạn giá thành hay đến kết quả kinh doanh theo vụ, quý, năm. Phòng KHĐT và PT giúp việc cho TGĐ trong việc lập, giao kế hoạch, giám sát thực hiện kế hoạch.
Tuy nhiên, do Lasuco là doanh nghiệp sản xuất thời vụ, vì vậy chủ yếu kiểm soát giá thành sản phẩm được thực hiện theo vụ. Để kiểm soát chi phí sản xuất, trước mỗi vụ Công ty ban hành: Định mức kinh tế kỹ thuật, định mức tiêu hao nguyên nhiên vật liệu, điện nước, nhân công. Phòng KHĐT và PT cùng với các đơn vị giúp TGĐ xây dựng trình Chủ tịch HĐQT phê duyệt.
Quy trình giao kế hoạch: căn cứ các chỉ tiêu kế hoạch nguồn nguyên
liệu mía, sản lượng đường và cơ cấu sản phẩm, TGĐ yêu cầu Xí nghiệp Nguyên liệu và các các nhà máy lập kế hoạch thu mua, sản xuất và kế hoạch giá thành các phòng ban thẩm định trình TGĐ phê duyệt. Các Phòng VT và
TTSP, TCKT và KHĐT và PT lập các kế hoạch như chi phí quản lý, chi phí bán hàng, chi phí tài chính trình TGĐ phê duyệt.
Trong hệ thống báo quyết toán vụ có báo cáo tình hình thực hiện các định mức kinh tế kỹ thuật, báo cáo giá thành thực tế có so sánh với định mức, nguyên nhân tăng giảm. Tùy theo tình hình cụ thể hàng quý, hàng vụ, hàng năm Công ty tổ chức kiểm tra quyết toán SXKD tại các đơn vị, đánh giá tình hình thực hiện định mức, chi phí, giá thành tại các đơn vị.
Tuy nhiên, việc thực hiện chế độ báo cáo của các đơn vị là chưa kịp thời, một số báo cáo phân tích so sánh với định mức còn hình thức. Ví dụ: việc phân tích giá thành sản phẩm cần được so sánh với giá thành kế hoạch, phải xác định do nhân tố lượng hay giá tăng giảm là bao nhiêu, từ đó có đánh giá về định mức tiêu hao nguyên, nhiên vật liệu đã phù hợp chưa, có thể điều chỉnh giảm xuống không? Vấn đề giá mua nguyên, nhiên vật liệu đã hợp lý chưa, từ đó đề xuất các giải pháp trong công tác quản lý và kiểm soát chi phí, quản lý và kiểm soát mua các yếu tố chi phí SXKD. Công tác giám sát tình hình thực hiện định mức và giá thành sản xuất tại Công ty chưa thực sự trở thành công cụ thực hiện mục tiêu tiết kiệm chi phí và hạ giá thành sản phẩm.
2.3.1.2 Quy trình kiểm soát mua mía nguyên liệu
( Phụ lục 2.3 Quá trình kiểm soát nội bộ thu mua mía nguyên liệu)
Công ty đã tổ chức một bộ máy riêng quản lý, điều hành toàn bộ việc đầu tư, phát triển, thu mua, vận chuyển mía đó là xí nghiệp Nguyên liệu. Cơ cấu tổ chức của Xí nghiệp nguyên liệu: Giám đốc xí nghiệp; giúp việc cho giám đốc có hai Phó Giám đốc, Bộ phận Kế toán thanh toán, Bộ phận Kế hoạch và 7 trạm nguyên liệu đặt tại các địa phương vùng mía. Mỗi trạm nguyên liệu đều có trạm trưởng, thống kê, các kỹ sư nông nghiệp. Trạm nguyên liệu thực hiện nhiệm vụ: quản lý các hợp đồng trồng mía từ lúc khảo sát ký hợp đồng, đầu tư, thu hoạch, vận chuyển về Công ty; quan hệ với chính
quyền địa phương phục vụ công tác đầu tư và phát triển vùng nguyên liệu theo mục tiêu và sự ủy quyền, sự phân cấp của Lasuco; chuyển giao, tập huấn, giám sát, đánh giá thực hiện các quy trình trồng, chăm sóc, thu hoạch mía đến người trồng mía.
Toàn bộ quy trình mua mía thực hiện theo QT-11 (Quy trình 11) trong hệ thống văn bản ISO 9000 của Công ty, được quy định cụ thể như sau:
Quý 4 và quý 1 hàng năm, Xí nghiệp tổ chức đánh giá thực tế về diện tích, địa điểm trồng mía, giống mía, sản lượng mía dự kiến; nếu các nhà cung cấp thỏa mãn yêu cầu: đơn xin trồng mía, hồ sơ khu đất có giấy xác nhận của UBND xã, biên bản bầu chủ hợp đồng thì tiến hành thương thảo các điều khoản với nhà cung cấp, soạn thảo hợp đồng, đóng dấu bảo lãnh của xã và phụ lục hợp đồng nếu có các hộ làm theo; Tháng 9 hoặc tháng 10 hàng năm Công ty ký hợp đồng mua bán mía với chủ hợp đồng; Căn cứ vào hợp đồng và các quy định về đầu tư cho nhà cung cấp, Xí nghiệp Nguyên liệu cấp ứng và được ghi vào sổ tay người trồng mía. Sổ tay người trồng mía được in sẵn, đóng dấu giáp lai và có số trang. Toàn bộ chi phí đầu tư được kế toán cập nhật vào sổ công nợ; Căn cứ kế hoạch thu hoạch, chủ hợp đồng sẽ được cấp kế hoạch và lệnh chặt mía hàng ngày tương đương với số chuyến xe, theo đó Công ty cổ phần Vận tải Lam Sơn sẽ điều xe vận chuyển. Sau khi thu hoạch nhập mía về Công ty, các nhà cung cấp lập bảng kê các phiếu cân mía gửi về Bộ phận Tài vụ của Xí nghiệp tiếp nhận và thanh toán.
2.3.1.3 Quy trình kiểm soát chi phí nguyên, nhiên vật liệu khác ( Phụ lục 2.4 Quá trình kiểm soát nội bộ về mua hàng)
Để kiểm soát chi phí này Công ty sử dụng công cụ định mức, kế hoạch và các quy trình, quy định, hướng dẫn. Kiểm soát tốt chi phí này, phải kiểm soát tốt các khâu mua hàng (vật tư), sử dụng vật tư và quản lý vật tư tồn kho.
Thủ tục kiểm soát mua hàng, Công ty áp dụng quy trình mua hàng- QT12. Theo quy trình này:
Bước 1: Các đơn vị trong Công ty căn cứ kế hoạch SXKD và định mức
tiêu hao nguyên vật liệu lập kế hoạch sử dụng vật tư năm, quý, tháng;
Bước 2: Căn cứ kế hoạch và tình hình thực tế các đơn vị lập yêu cầu cung
cấp vật tư được thủ trưởng đơn vị ký, Phòng vật tư và TTSP thẩm định trình TGĐ phê duyệt;
Bước 3: Căn cứ kế hoạch được phê duyệt, Phòng Vật tư và TTSP đối
chiếu với tồn kho vật tư và lập kế hoạch mua hàng, sau đó tìm nguồn hàng, lấy báo giá trình TGĐ phê duyệt và soạn thảo hợp đồng hoặc đơn đặt hàng trình ký TGĐ;
Bước 4: Hàng mua về tổ chức nghiệm thu nhập vật tư, Phòng Kiểm soát
chất lượng chủ trì và lưu sổ nghiệm thu. Trường hợp vật tư có quy cách, chất lượng phức tạp Phòng Kiểm soát Chất lượng yêu cầu cán bộ kỹ thuật tham gia;
Bước 5: Sau khi nghiệm thu, Phòng Vật tư và TTSP lập phiếu nhập kho
và chuyển toàn bộ hồ sơ sang Phòng TCKT để thanh toán;
Bước 6: Căn cứ kế hoạch sử dụng vật tư, các đơn vị lập nhu cầu nhận
vật tư, ghi rõ số lượng, chủng loại vật tư và mục đích sử dụng, trình TGĐ phê duyệt, Phòng Vật tư lập phiếu xuất vật tư.
Để tránh nhầm lẫn trong công tác quản lý và hạch toán Nguyên vật liệu, Công ty đã xây dựng danh mục nguyên vật liệu từ tổng hợp đến chi tiết và đã được đánh số (tài khoản cấp 1, tài khoản cấp 2, nhóm, tiểu nhóm, tên vật tư). Vật tư trong kho được xếp xắp khoa học, dễ thấy, dễ lấy và được treo thẻ vật tư: tên vật tư, quy cách, ngày nhập kho, nước sản xuất. Mỗi năm kiểm kê định kỳ vào thời điểm 0 giờ ngày 1/1, thời điểm trước khi vào vụ sản xuất và thời điểm sau khi kết thúc vụ sản xuất, nhằm đánh giá tình hình kế hoạch mua và sử dụng vật tư qua đó phát hiện kịp thời mất mát, hư hỏng xác định nguyên nhân và có biện pháp xử lý.
Nhận xét: thủ tục kiểm soát còn rườm rà, trùng lắp và chưa chặt chẽ.
TGĐ phê duyệt kế hoạch sử dụng vật tư, kế hoạch sản xuất của các đơn vị, sau đó phê duyệt kế hoạch mua hàng do Phòng Vật tư và TTSP lập, phê duyệt vào phiếu lĩnh vật tư của các đơn vị... tạo nên việc phê duyệt trùng lắp nhiều lần. Mặt khác, hầu hết vật tư mua về không qua cân mà được đo đếm (trừ mía, vơi, muối) khi nghiệm thu, nhập kho. Khi xuất kho cũng không qua cân mà thực hiện đo đếm giữa thủ kho và người nhận vật tư, thành phẩm. Đều này, dẫn đến rủi ro có thể bị mất cắp vật tư, thành phẩm, tài sản. Việc hàng hóa, vật tư, tài sản ra vào không đóng dấu các thủ tục kiểm soát trên phiếu như: ”Đã nhập hàng”; ”Đã xuất hàng”; ”Đã kiểm tra” qua cổng... là sơ hở trong kiểm soát, dễ mất mát, thất thoát và khi phát hiện mất mát vật tư, tài sản việc xác định nguyên nhân và trách nhiệm thực sự khó khăn.
2.3.1.4 Quy trình kiểm soát tài sản cố định
Công ty cũng đã ban hành một hệ thống các quy trình, hướng dẫn vận hành, bảo trì máy móc thiết bị. Mỗi TSCĐ đều mở một thẻ tài sản để theo dõi từ khi bàn giao ghi tăng giá trị TSCĐ cho đến khi thanh lý. Thẻ tài sản được đánh số và quản lý theo 3 chỉ tiêu là nguyên giá, giá trị hao mòn và giá trị còn lại. Mỗi năm ít nhất một lần, vào ngày 1 tháng 1 Công ty đều tổ chức tổng kiểm kê. Mọi trường hợp phát hiện thừa thiếu TSCĐ đều phải được lập biên bản, tìm nguyên nhân và có biện pháp xử lý. TSCĐ do các đơn vị nhà máy trực tiếp quản lý, khai thác, sửa chữa nhưng sổ TSCĐ và tính trích khấu hao TSCĐ do Phòng TCKT Công ty báo nợ các đơn vị. Chi phí sửa chữa lớn và kiểm tu TSCĐ các nhà máy đường do Nhà máy lập, Phòng KHĐT và PT và các phòng ban khác thẩm định, trình TGĐ phê duyệt trong giới hạn kinh phí do HĐQT Công ty giao cho ban TGĐ điều hành.
Tuy nhiên, do đặc điểm quản lý tập trung TSCĐ tại Phòng TCKT Công ty, nhà máy không chủ động được việc tính trính khấu hao. Các chi phí sửa chữa
lớn, hư hỏng bất thường trong vụ không cập nhật vào sổ tại Phòng TCKT; Phòng TCKT chưa mở và lập được báo cáo kế toán quản trị về TSCĐ; Việc sử dụng TSCĐ đơn lẻ tại Công ty là chưa hiệu quả, các đơn vị đều muốn mua sắm TSCĐ để chủ động nên nhiều máy còn chờ việc. Bên cạnh đó, Công ty chưa xây dựng tiêu chuẩn thợ vận hành từng loại máy móc thiết bị, vì vậy có thể công nhân không đủ tiêu chuẩn vận hành máy, điều này dẫn đến sự hư hỏng bất thường hoặc hư hỏng trước thời gian sử dụng của TSCĐ. Một số TSCĐ chưa được đánh giá hàng năm như công suất sử dụng, hiệu quả sử dụng của TSCĐ so với báo cáo trước khi đầu tư, từ đó xác định nguyên nhân và đề xuất hướng khắc phục giải quyết. Việc thực hiện các quy trình về vận hành, bảo trì, bảo dưỡng, TSCĐ là chưa thường xuyên, liên tục nên chưa đạt được mục tiêu trong quản lý và sử dụng TSCĐ.
2.3.1.5 Quy trình kiểm soát chi phí tiền lương
Căn cứ vào: kế hoạch lao động, đơn giá tiền lương, bảng chấm công, khối lượng sản phẩm thực tế sản xuất và tổng doanh thu kế toán lập bảng phân bổ tiền lương phải trả cho CBCNV Công ty theo từng đơn vị. Đối với các nhà máy đường tiền lương được phân chia theo các bộ phận trực tiếp sản xuất và bộ phận quản lý phục vụ, việc phân bổ tiền lương vào giá thành do Bộ phận Kế toán đơn vị thực hiện. Tiền lương của Xí nghiệp nguyên liệu được Xí nghiệp hạch toán vào chi phí nông vụ và phân bổ vào giá thành mía nguyên liệu trong từng tháng. Tiền lương của các bộ phận quản lý Công ty, bộ phận phục vụ chung do Phòng TCKT Công ty lập và trình TGĐ ký trích vào chi phí nhân công quản lý, bán hàng và phục vụ sản xuất trong kỳ. Hàng tháng, CBCNV tạm ứng một khoản tiền lương, sau khi kết thúc vụ tiến hành thanh quyết toán. Thường mỗi năm hai kỳ thanh toán một lần sau khi kết thúc vụ ép giai đoạn này thường là từ tháng 11 năm nay đến tháng 4 sang năm và tiền lương ngoài vụ từ tháng 5 năm nay đến tháng 10 sang năm. Do sản xuất thời
vụ nên khi kết thúc vụ các đơn vị sản xuất chỉ bố trí đến 50% nhân lực sửa chữa và kiểm tu máy móc thiết bị, số còn lại cho nghỉ hưởng lương chờ việc.
Việc thanh toán tiền lương đến người lao động tại các Nhà máy Đường, Xí nghiệp Nguyên liệu, do các đơn vị thực hiện trên tổng quỹ lương được Công ty giao khoán. Khối văn phòng quản lý, bán hàng, phục vụ phương án do Phòng Nhân sự giúp TGĐ xây dựng phương án trình Chủ tịch HĐQT phê duyệt. Tạm ứng tiền lương cũng như thanh toán lương của CBCNV toàn Công ty được thực hiện thông qua thẻ ATM vừa an toàn, tiết kiệm thời gian và tránh rủi ro từ việc cấp phát tiền mặt. Phòng Nhân sự giúp TGĐ trong việc kiểm soát quá trình thanh toán tiền lương đến CBCNV của các đơn vị trong toàn Công ty.
2.3.1.6 Quy trình kiểm soát các khoản chi phí quản lý, chi phí bán hàng
Căn cứ định mức chi phí quản lý, chi phí bán hàng theo từng khoản mục chi tiết; Căn cứ kế hoạch tài chính từng tháng, quý, năm đã được phê duyệt; Căn cứ quy chế, hướng dẫn về chi tiền, thanh toán,... ; Căn cứ hợp đồng (nếu có) và các hồ sơ chứng từ có liên quan như giấy đề nghị thanh toán, giấy đề nghị tạm ứng kế toán tiến hành kiểm tra hồ sơ ban đầu, nếu đảm bảo trình Kế toán trưởng ký, sau đó trình TGĐ ký duyệt. Trường hợp không đạt trả lại cho người đề nghị thanh toán hoặc tạm ứng nêu rõ lý do và cách khắc phục. Kế toán chi phí quản lý và chi phí bán hàng chỉ mới phản ánh được các loại chi phí quản lý và bán hàng phát sinh trong kỳ theo tiểu mục chi phí, nhưng chưa thực hiện được nhiệm vụ giám sát tình hình thực hiện chi phí so với định mức và kế hoạch, xác định nguyên nhân báo cáo với TGĐ biết để kịp thời điều chỉnh.
Công tác kiểm soát chi phí SXKD tại Lasuco thông qua kết quả thực
hiện chi phí SXKD so với định mức chi phí tại Lasuco hiện nay tương đối tốt thể hiện kết quả chi phí, giá thành hàng năm. Giá thành sản xuất đường và kết quả SXKD của Lasuco qua các năm:
Phụ lục 2.5 Giá thành sản xuất đường từ vụ 2001-2002 đến 2006-2007.
cho thấy chi phí nguyên liệu chính (mía cây) được điều chỉnh tăng, làm tỷ trọng mía trong giá thành đường tăng từ 64,48% vào vụ 2000-2001 lên 80,66% vào vụ 2006-2007, trong khi đó các sản phẩm phụ và phế liệu thu hồi tăng rất cao đã làm giá thành đường từ năm 2001 giảm được 1,88%/giá thành thì đến 2006-2007 đã giảm 6,3%. Như vậy Công ty đã tăng giá mía cho người trồng nguyên liệu nhưng đã giảm chi phí từ phế liệu và sản phẩm phụ thu hồi, giải quyết hài hòa lợi ích của người trồng mía. Chi phí nhân công trực tiếp trên sản phẩm đường cũng được điều chỉnh tăng: vụ 2000-2001 là 84.944 đ/tấn đường, đến 2006-2007 tăng 142.239 đ/tấn đường, tuy nhiên tỷ trọng trong giá thành của khoản mục phí này tăng không đáng kể vụ 2000-2001 là 2,76% thì đến 2006-2007 là 2,95%; chi phí sản xuất chung liên tục được điều chỉnh giảm xuống từ 30,64% vụ 2000-2001 xuống còn 17,04% vụ 2006-2007. Qua số liệu cũng thấy rằng, mức tính trích khấu hao TSCĐ được thực hiện linh hoạt theo quy định được vận dụng phù hợp với giá đường từng thời điểm. Tuy nhiên với chi phí phục vụ (chi phí an ninh bảo vệ, chi phí kiểm soát chất