2.2.2.1 Hệ thống giám sát và thẩm định
Hệ thống giám sát và thẩm định là quá trình theo dõi và đánh giá chất lượng KSNB. Để thực hiện quá trình này Công ty đã có quy định thẩm quyền giám sát và thẩm định của các cấp như BKS, HĐQT, Ban Điều hành.
Quá trình thực hiện giám sát, thẩm định của các cơ quan trên được quy định tại Điều lệ Công ty, hệ thống các quy chế, hệ thống các quy định, quy trình, hướng dẫn của Công ty.
Theo quy định tại Điều lệ Công ty, BKS thực hiện giám sát hoạt động quản trị của HĐQT trong việc thực hiện Nghị quyết ĐHĐCĐ, nghị quyết HĐQT, chấp hành và thực hiện Luật Doanh nghiệp, Điều lệ Công ty, các quy chế quy định của Công ty có liên quan đến thực hiện quyền, nghĩa vụ, trách nhiệm của HĐQT, các thành viên HĐQT, BKS giám sát hoạt động điều hành của Ban Điều hành trong việc: thực hiện nghị quyết ĐHĐCĐ, Nghị quyết của HĐQT, chấp hành và thực hiện các quy định của pháp luật, Điều lệ Công ty, các quy chế quy định của Công ty có liên quan đến thực hiện quyền, nghĩa vụ, trách nhiệm của Ban Điều hành; kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp, tính trung thực và mức độ cẩn trọng trong quản lý, điều hành hoạt động kinh doanh, trong tổ chức công tác kế toán thống kê; thẩm định báo cáo tình hình kinh doanh, báo cáo tài chính quý, năm.
HĐQT thực hiện quá trình giám sát thông qua quá trình thực hiện quyền, trách nhiệm của mình được quy định tại Điều lệ Công ty như giám sát TGĐ điều hành và những người quản lý khác.
Ban điều hành thực hiện quá trình giám sát thẩm định theo phân cấp, giám sát từ trên xuống và giám sát lẫn nhau giữa các đơn vị, giữa các phòng ban, giám sát giữa các cương vị trong một đơn vị, giám sát giữa cấp trên và cấp dưới. Việc thẩm định thường thực hiện từ dưới lên: các đơn vị lập kế hoạch hoặc dự toán, đề xuất sau đó các phòng ban tiến hành thẩm định mới trình lên TGĐ điều hành. Các kế hoạch thuộc thẩm quyền của HĐQT phê duyệt thì TGĐ phải trình HĐQT phê duyệt. Các kế hoạch thuộc thẩm quyền ĐHĐCĐ phê duyệt thì HĐQT thẩm định và báo cáo ĐHĐCĐ quyết định.
Các quy chế tài chính của Công ty và quy chế hoạt động áp dụng cho các đơn vị thành viên đều có quy định cụ thể chi phí hợp lý hợp lệ, các quy định khoán chi phí gắn với tiền lương và thu nhập của CBCNV đơn vị. Khi kết thúc quý, năm, vụ Công ty tổ chức kiểm tra quyết toán tại các đơn vị nhằm kiểm tra việc chấp hành Luật Kế toán, chấp hành quy chế, quy định của Công ty, việc thực hiện các kế hoạch SXKD, các chỉ tiêu kinh tế kỹ thuật, các định mức…
Tuy nhiên, bên cạnh đó hệ thống giám sát và thẩm định của Lasuco còn một số hạn chế:
Một là, Công ty chưa xây dựng hệ thống báo cáo cho phép phát hiện
các sai lệch so với chỉ tiêu, kế hoạch, định mức đã định. Hàng vụ, hàng quý mới đánh giá nên chưa kịp thời phát hiện ra sai lệch, xác định nguyên nhân và có biện pháp kịp thời điều chỉnh thích hợp. Phòng KHĐT và PT thực hiện chức năng giám sát tình hình thực hiện kế hoạch và định mức chi phí SXKD ở các đơn vị nhưng chưa sâu sát và chưa hoàn thành nhiệm vụ.
Hai là, Công ty chưa thành lập bộ phận kiểm toán nội bộ điều này cũng
làm hạn chế kết quả của hoạt động kiểm soát. Thực hiện kiểm tra phát hiện ra những khiếm khuyết của hệ thống KSNB còn có vai trò của BKS Công ty. Nhưng các thông tin được báo cáo chưa kịp thời, kết thúc kỳ (quý và năm) vì vậy chủ yếu là rút kinh nghiệm và đề xuất hoàn thiện chứ chưa ngăn chặn kịp thời hậu quả mà do khiếm khuyết của hệ thồng KSNB.
Ba là, Công ty chưa có quy định cụ thể về việc yêu cầu các cấp trung
gian báo cáo ngay với lãnh đạo về mọi trường hợp gian lận, nghi ngờ gian lận, về các vi phạm nội quy, quy định của Công ty cũng như quy định của luật pháp hiện hành có khả năng làm giảm uy tín của Công ty và gây thiệt hại về kinh tế.
Bốn là, thủ tục kiểm soát chi phí chưa được thiết lập hoặc thiết lập chưa
chặt chẽ (ví dụ: thủ tục kiểm soát tính trích khấu hao TSCĐ, thu mua mía nguyên liệu, thủ tục kiểm soát chi phí quản lý chung, chi phí chung phân bổ, chi phí quản lý và chi phí bán hàng). Một số thủ tục kiểm soát chi phí đã thiết lập tương đối chặt chẽ nhưng việc tổ chức thực hiện còn chưa nghiêm và thiếu kiên quyết (ví dụ: mua vật tư, nhập xuất vật tư, thanh toán tiền lương cho CBCNV).
2.2.2.2 Đánh giá rủi ro trong kinh doanh
Vấn đề rủi ro có thể xuất hiện ở mọi công đoạn, vị trí, thời gian trong quá trình SXKD của Công ty. Tất cả các rủi ro xảy ra hầu như đều ảnh hưởng tăng chi phí SXKD và làm giảm hiệu quả SXKD của Công ty. Ban Lãnh đạo Công ty đã đề ra mục tiêu tổng thể và chi tiết làm cơ sở tham chiếu khi triển khai công việc. Khi thực hiện bất cứ công việc gì đều có mục tiêu về số lượng, chất lượng, tiến độ tổng thể và chi tiết, các đơn vị, cá nhân được phân công phải thực hiện đầy đủ các bước như lập kế hoạch công việc, triển khai, đánh giá thực hiện và điều chỉnh kế hoạch khi cần thiết. Công ty cũng đã đề ra biện pháp để giảm tác hại từng loại rủi ro:
Với rủi ro về nhân sự: có thể do đau ốm, bệnh tật, qua đời, tai nạn,
chuyển đi… đều ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí. Một là, các khoản chi cho người lao động mà làm tăng chi phí như tai nạn lao động, chi hỗ trợ chấm dứt hợp đồng lao động; Hai là, mất một lượng lao động đang là hạt nhân, có trình độ phù hợp cần cho sự phát triển của Công ty, điều này làm tác động giảm năng suất lao động và chi nhiều hơn tiền đào tạo lực lượng mới; Ba là, quản lý sản xuất và trong kinh doanh sẽ bị hạn chế bởi nguồn nhân lực trong việc thực hiện vai trò quản lý cũng như kiểm soát rủi ro trong quá trình SXKD;
Bốn là, do đặc điểm sản xuất thời vụ của Công ty nên hết vụ sản xuất
CBCNV không có việc làm, phát sinh khoản tiền lương phải chi trả chờ việc cũng làm tăng chi phí SXKD.
Với rủi ro trong hoạt động SXKD, Lasuco là doanh nghiệp chế biến
hàng nông sản theo quy trình khép kín, các công đoạn sản xuất liên hoàn nếu một khâu nào đó trong sản xuất bị ngừng hoạt động thì sẽ dẫn đến dừng sản xuất và tổn thất xảy ra. Các rủi ro trong hoạt động SXKD bao gồm:
Một là, rủi ro không có đủ nguyên liệu mía đáp ứng cho hai nhà máy
đường với công suất 7000 tấn mía /ngày. Trong quá trình chế biến có thể do thời tiết trời mưa dài ngày dẫn đến không có đủ nguyên liệu để ép do không vận chuyển được các nhà máy phải sản xuất cầm chừng hoặc phải dừng hẵn. Chi phí thiệt hại trong sản xuất sẽ cao do không khai thác hết công suất thiết bị, không tận dụng được năng lượng, nguyên liệu, nhân công…không đủ điện tự phát để sản xuất. Để hạn chế rủi ro về nguyên liệu mía, Lasuco luôn luôn đặt nhiệm vụ ổn định và phát triển vùng nguyên liệu lên hàng đầu. Đối với công tác thu hoạch vận chuyển mía nguyên liệu, Công ty lên kế hoạch thu hoạch những vùng sâu, vùng xa, vận chuyển khó khăn vào những ngày thời tiết thuận lợi và luôn có phương án dự phòng thời tiết bất thường xảy ra thu hoạch những vùng gần, giao thông tốt đảm bảo thấp nhất rủi ro về thời tiết
xảy ra làm thiếu nguyên liệu mía. Trước khi vào vụ sản xuất các đơn vị: Xí nghiệp Nguyên liệu, hai Nhà máy đường, Công ty cổ phần Vận tải Lam Sơn phải ký cam kết về việc thực hiện đầy đủ trách nhiệm, nghĩa vụ của mình phối hợp tốt đảm bảo đủ nguyên liệu sản xuất. Tuy nhiên, thực tế là trong quá trình SXKD Công ty không thể hạn chế hết những rủi ro này.
Hai là, rủi ro về máy móc thiết bị hỏng: sự cố hỏng hóc máy móc thiết
bị phải dừng ép sẽ gây tổn thất do mía đã thu hoạch không đưa vào ép được bị giảm chất lượng thậm chí mất chất lượng, tỷ lệ mía/ đường cao làm tăng chi phí sản xuất. Một mặt Công ty thực hiện kiểm tu, sửa chữa lớn thật tốt và có quy chế thưởng phạt nếu để máy móc thiết bị dừng ép do hỏng hóc phạt vào quỹ lương của các Nhà máy. Mặt khác, Công ty có quy định dừng định kỳ trong vụ để bảo dưỡng thiết bị và có danh mục thiết bị dự phòng để khi có sự cố hỏng hóc bất thường khắc phục nhanh nhất. Bởi vậy, đã hạn chế được rủi ro về hỏng máy móc thiết bị.
Ba là, rủi ro về mất nguồn điện, nước: để đảm bảo đủ nguồn điện, nước
phục vụ sản xuất Công ty đã ký hợp đồng với Công ty thủy nông Sông Chu, Công ty Điện lực Thanh hóa để ổn định nguồn nước và điều chỉnh nguồn điện trong thời gian sản xuất.
Bốn là, rủi ro về cung ứng vật tư nhiên liệu cho sản xuất bị gián đoạn,
trong sản xuất nếu cung cấp các loại vật tư, hóa chất, bao bì không đầy đủ, kịp thời, đảm bảo chất lượng… thì đều có thể dừng sản xuất và bởi vậy tổn thất trong sản xuất tăng lên. Thực tế, những vấn đề này Công ty chuẩn bị tương đối tốt nên hiện tượng này hầu như không xảy ra. Tuy nhiên, rủi ro xảy ra ở góc độ khác ví dụ: dự trù thừa nhiều vật tư, hóa chất, bao bì, phụ tùng thiết bị… gây tăng tồn kho, tăng chi phí tài chính và rủi ro vật tư hư hỏng, lỗi thời, kém mất chất cũng làm tăng chi chi phí SXKD.
Với rủi ro trong quản lý sử dụng công cụ dụng cụ và TSCĐ: Công ty đã
ban hành các quy trình vận hành, bảo dưỡng TSCĐ. Đối với dây chuyền thiết bị chính thì các đơn vị được quản lý chặt chẽ từng giờ và ghi chép đầy đủ sự cố, cũng như các chi phí sửa chữa lớn. Tuy nhiên, những TSCĐ và các công cụ dụng cụ không thuộc dây truyền như các máy hàn, Palăng, máy đánh ống và công cụ khác …thì việc quản lý sử dụng chưa hiệu quả, đơn vị nào cũng trang bị và máy chờ việc. Bên cạnh đó, Công ty chưa ban hành tiêu chuẩn công nhân vận hành máy móc thiết bị vì vậy hiệu quả sử dụng tài sản thấp thậm chí có thể làm hỏng trước thời hạn TSCĐ. Trong các chỉ tiêu định mức kinh tế kỹ thuật giao khoán cho các nhà máy thực hiện cũng bao gồm có cả giờ dừng ép, năng suất ép bình quân, mía/đường, chỉ tiêu chất lượng sản phẩm đường, mật rỉ, điện, hơi …Các chỉ tiêu này dựng để đánh giá chất lượng và hiệu quả công việc và là chỉ tiêu tính lương và khen thưởng nên đã khuyến khích các đơn vị thực hiện tốt nhờ đó mà tổn thất cũng được hạn chế.
Với rủi ro về công nợ phải thu: Đú là phát sinh rủi ro phải thu khó đòi
(nợ xấu). Công ty đã thường xuyên theo dõi chặt chẽ công nợ và phân loại công nợ đến hạn, quá hạn, khó thu và không thu được để có các biện pháp tích cực thu hồi hoặc trích lập dự phòng phải thu khó đòi. Trong các khoản công nợ phải thu hoặc trả trước cho người bán thì công nợ đầu tư trước cho người trồng mía là hàng trăm tỷ đồng cho một năm, Công ty đã phân cấp cho Xí nghiệp Nguyên liệu chịu trách nhiệm kiểm tra, phê duyệt, giám sát và thu hồi đầu tư. Xí nghiệp Nguyên liệu đã giao cho các cán bộ địa bàn chịu trách nhiệm, trường hợp không thu hồi được thì cán bộ địa bàn chịu trách nhiệm chính (trừ trường hợp bất khả kháng). Tuy nhiên công nợ phải thu khách hàng và công nợ khác Công ty chưa có quy định cụ thể trách nhiệm và xử lý trách nhiệm nếu tổn thất xảy ra.
Với rủi ro về tài chính: Ngành Mía Đường là một ngành SXKD mang
trong khi đó để ổn định và phát triển vùng nguyên liệu thì các doanh nghiệp phải ổn định chính sách giá và chính sách đầu tư cho người trồng mía, vì vậy rủi ro về tài chính đối với các doanh nghiệp là rất lớn khi giá đường xuống thấp. Vấn đề bình ổn giá mía đường, Hiệp hội Mía Đường Việt Nam đã chỉ đạo các nhà máy đường cùng nhau có các giải pháp đồng bộ để giảm rủi ro và bình ổn giá mía đường, trong đó Lasuco luôn là đơn vị mẫu mực và tiên phong trong vấn đề bình ổn giá. Tuy nhiên, Hiệp hội Mía đường Việt Nam chưa có chế tài cụ thể nên một số doanh nghiệp đã không thực hiện nghiêm cam kết làm ảnh hưởng đến việc bình ổn giá thị trường đường Việt Nam.
Với rủi ro về mặt kỹ thuật, công nghệ: không ngừng nghiên cứu, tìm
tòi, sáng tạo và học hỏi, đầu tư nâng cấp thiết bị và công nghệ chế biến, vì vậy Lasuco là một trong những Công ty sản xuất đường có công nghệ tiên tiến nhất Việt Nam và sản phẩm đạt tiêu chuẩn Châu Âu. Từ những năm 1990 đến nay, lãnh đạo Công ty thường xuyên nghiên cứu hợp tác với các nhà khoa học, không ngừng cải tạo thiết bị, công nghệ để tăng chất lượng sản phẩm và hiệu quả SXKD. Công ty có lộ trình từng bước đưa công nghệ mới vào đảm bảo mục tiêu tốc độ tăng trưởng - phát triển bền vững và tăng khả năng cạnh tranh của Lasuco trên thị trường quốc tế.
Với rủi ro về thủ tục: các định hướng phát triển vùng nguyên liệu, quy
hoạch và phát triển vùng nguyên liệu, chủ trương đưa mía xuống ruộng và xây dựng cánh đồng mía đạt mức trên 50 triệu/ha và các thủ tục cấp đất đai xây dựng các dự án đều liên quan đến việc trình UBND Tỉnh Thanh Hóa phê duyệt; Các chính sách ưu đãi đầu tư các dự án, các chính sách đầu tư cơ sở hạ tầng như đường giao thông, thủy lợi cũng phụ thuộc vào chính sách khuyến khích của Tỉnh Thanh Hóa. Chương trình “Đưa mía xuống ruộng” của Lasuco gặp trở ngại về “An ninh lương thực” của Tỉnh Thanh Hóa. Hiện nay Lasuco đang xây dựng mô hình những cánh đồng trên 50 triệu/ha và đã đạt được
những kết quả đáng thuyết phục. Từ kết quả đó Lasuco tiếp tục làm việc với lãnh đạo tỉnh nhà thống nhất và phê duyệt chương trình này.
Với rủi ro về thiên nhiên: Lasuco là đơn vị sản xuất chế biến hàng nông
sản nên vấn đề rủi ro thiên tai là rất lớn. Mặt khác, vùng nguyên liệu của Lasuco hầu hết trên đồi cao và một số ven bãi Sông Chu. Do đó, vấn đề khắc phục hạn hán, bão lụt nếu xảy ra là khó khăn. Lãnh đạo Lasuco đã dựng các chính sách như trợ giá vùng gần, thưởng năng suất chất lượng mía, trợ giá thêm cho đất mía ruộng để khuyến khích đưa mía xuống đồng ruộng giảm dần độ cao, đồng thời áp dụng khoa học kỹ thuật và thâm canh tăng năng suất chất lượng mía, đầu tư cơ sở hạ tầng đường giao thông nội vùng, hệ thống kênh mương tưới tiêu nước. Cơng ty là sáng lập viên Hiệp hội Mía Đường Lam Sơn, Hiệp hội mía đường Lam Sơn là chiếc cầu nối giữa Công ty với người trồng mía. Hiệp hội Mía Đường Lam Sơn còn có nhiệm vụ quan trọng là xây dựng quỹ phòng chống rủi ro về thiên tai cho cây mía vùng Lam Sơn. Tuy nhiên quy mô còn chưa được lớn do chính sách của Nhà nước chưa cho phép trích lập quỹ này vào giá thành sản xuất đường mà các thành viên phải góp bằng lợi nhuận sau thuế. Để có thể bù đắp rủi ro cho người trồng mía về thiên