đường
1.3.3.1 Sự cần thiết phải kiểm soát chi phí
Để đảm bảo khả năng cạnh tranh trong thời kỳ hội nhập toàn cầu thì doanh nghiệp nào cũng phải tính đến việc quản lý và tiết kiệm chi phí SXKD ngày càng hiệu quả hơn. Muốn quản lý và tiết kiệm được chi phí điều quan trọng nhất là doanh nghiệp phải kiểm soát được chi phí.
Kiểm soát chi phí SXKD là một trong những nội dung có ý nghĩa quan trọng hàng đầu trong các doanh nghiệp nói chung và doanh nghiệp sản xuất mía đường nói riêng. Để thực hiện được mục tiêu kiểm soát chi phí SXKD nhằm tối đa hóa lợi nhuận và tăng cường khả năng cạnh tranh của các doanh nghiệp trong thời kỳ hội nhập kinh tế có tính toàn cầu, thì thông tin về chi phí SXKD có vị trí đặc biệt quan trọng và hết sức hữu ích cho các nhà quản trị trong doanh nghiệp cũng như các nhà đầu tư.
Theo dự báo của Hiệp hội Mía Đường Việt Nam, giai đoạn 2006-2010, giá thành sản xuất đường của Việt Nam vẫn còn cao hơn khá nhiều so với mức giỏ chung của khu vực và thế giới. Cùng tác động của quá trình gia nhập WTO, do đó trong thời kỳ này chỉ có những doanh nghiệp sản xuất đường đạt hiệu quả kinh tế cao, giảm được giá thành và tăng sức cạnh tranh về sản phẩm đường của các nước trong khu vực và trên thế giới mới có thể trụ vững để tiếp tục duy trì, mở rộng sản xuất và xuất khẩu. Bởi vậy, các doanh nghiệp mía đường cần phải kiểm soát được chi phí SXKD mới có thể có các giải pháp hạ giá thành sản phẩm. Nếu kiểm soát được chi phí SXKD thì doanh nghiệp sẽ giảm thiểu được sự cần thiết phải liên tục đưa ra các kế hoạch cải thiện hoạt động kinh doanh trên quy mô lớn.
Tuy nhiên, kiểm soát chi phí khác với cắt giảm chi phí. Việc cắt giảm chi phí chỉ đơn thuần dẫn tới những kết quả tạm thời, có thể giúp các doanh nghiệp đạt được mục tiêu lợi nhuận ngắn hạn nhưng cũng có thể giảm sức cạnh tranh của doanh nghiệp về lâu dài. Khi cắt giảm chi phí thường không quan tâm đến đặc tính riêng biệt của từng bộ phận, không phân biệt giữa chi phí tích cực góp phần quan trọng đem lại lợi nhuận và chi phí không tích cực có thể loại bỏ mà không làm giảm lợi thế cạnh tranh của doanh nghiệp. Vì vậy, phải gắn kết chương trình cắt giảm chi phí với kiểm soát chi phí là rất quan trọng và có thể cải thiện cạnh tranh lâu bền hơn cho doanh nghiệp. Lợi thế có được từ hoạt động cắt giảm chi phí bền vững, nếu sau đó doanh nghiệp thực hiện một kế hoạch quản lý và kiểm soát chi phí hiệu quả. Tuy nhiên yếu tố quyết định để hoạt động kiểm soát chi phí đạt mục đích và hiệu quả chính là sự cân đối hài hòa giữa tiết kiệm chi phí với yếu tố tăng trưởng kinh doanh; hướng tới chi tiêu hợp lý, hiệu quả, đảm bảo kiểm soát được bội chi, đảm bảo tình hình tài chính lành mạnh.
1.3.3.2 Kiểm soát nội bộ về chi phí sản xuất kinh doanh trong các doanh nghiệp mía đường
Chi phí chỉ có thể được kiểm soát khi doanh nghiệp tuân thủ theo các bước kiểm soát chi phí sau đây:
Bước 1: Lập định mức chi phí.
Bước 2: Thu thập thông tin về chi phí thực tế.
Bước 3: Phân tích biến động giá cả trên thị trường theo định kỳ, dựa
trên thông tin thực tế và so sánh với định mức, xác định nguyên nhân biến động đến từng chi phí.
Trong SXKD, xây dựng định mức chi phí sản xuất sẽ giúp doanh nghiệp: xây dựng hệ thống dự toán chi phí sản xuất; động viên các cá nhân, bộ phận phấn đấu tiết kiệm chi phí sản xuất; khuyến khích việc kiểm soát chi phí sản xuất thông qua việc đánh giá những chênh lệch, kịp thời điều chỉnh những sai sót không tốt, phát huy những điều kiện thuận lợi và tăng cường trách nhiệm các cá nhân, bộ phận; đơn giản hệ thống kế toán chi phí sản xuất tạo điều kiện tăng tốc độ cung cấp thông tin chi phí, giá thành cho các quyết định quản trị thích hợp, kịp thời và hữu ích hơn.
Định mức chi phí SXKD là biểu hiện bằng tiền những hao phí lao động
sống và lao động vật hóa theo tiêu chuẩn để sản xuất ra một đơn vị sản phẩm ở điều kiện hoạt động nhất định. Định mức chi phí sản xuất được xây dựng từ hai yếu tố đó là định mức lượng và định mức giá.
Chi phí tiêu chuẩn là một khoản phí tổn kế hoạch, đó là số tiền mà
doanh nghiệp muốn chi cho một mặt hàng (giá tiêu chuẩn) hoặc là khối lượng nguyên liệu, số giờ lao động mà doanh nghiệp muốn sử dụng để sản xuất một sản phẩm (lượng tiêu chuẩn). Giá tiêu chuẩn là giá tính cho một loại nguyên liệu hoặc cho một giờ lao động tiêu chuẩn; lượng tiêu chuẩn là lượng vật chất về nguyên liệu trực tiếp, số giờ lao động mà doanh nghiệp dự tính tiêu hao trong quy trình sản xuất sản phẩm.
Tác dụng của hệ thống chi phí tiêu chuẩn: lập nên dự toán; kiểm soát
chi phí; động viên công nhân viên trong doanh nghiệp cố gắng thực hiện công việc được giao cao hơn so với định mức. Phòng mua hàng sẽ tìm các nguồn cung ứng nguyên vật liệu với giá hợp lý nhất, có thể thấp hơn định mức hoặc thấp hơn giá tiêu chuẩn… vì vậy hệ thống chi phí tiêu chuẩn cho phép kiểm soát kiểm soát chi phí ở từng bộ phận cũng như toàn doanh nghỉệp.
Trong quan hệ với quá trình quản lý, định mức chi phí SXKD có thể phân thành định mức lý tưởng và định mức thực tế.
Định mức lý tưởng là định mức được xây dựng với điều kiện sản xuất
hoàn hảo và tối ưu nhất, như không cho phép bất kỳ một sự hư hỏng hoặc gián đoạn trong hoạt động sản xuất, các điều kiện về chất lượng vật tư, thời gian hoạt động máy móc, thời gian làm việc của công nhân luôn đảm bảo chất lượng, liên tục trong suốt quá trình sản xuất. Định mức lý tưởng còn được gọi là định mức lý thuyết. Nó thường được xây dựng qua thí nghiệm, thực nghiệm nhằm cung cấp một mức tiêu chuẩn thấp nhất về chi phí sản xuất để xây dựng nền tảng cho việc xây dựng định mức chi phí thực tế, mức phấn đấu giảm chi phí sản xuất trong thực hiện.
Định mức thực hiện là định mức được xây dựng với điều kiện sản xuất
trung bình tiên tiến có thể phấn đấu đạt được. Điều kiện hoạt động trung bình ở mỗi doanh nghiệp khác nhau tùy thuộc vào năng lực, cơ sở vật chất, trình độ quản lý... vì vậy định mức thực hiện sẽ khác nhau. Định mức thực hiện chính là định mức để xây dựng dự toán, định mức chi phí tiêu chuẩn và là cơ sở để xác định, phân tích, đánh giá chênh lệch chi phí SXKD trong quá trình hoạt động.
Trong quan hệ với nội dung chi phí, hệ thống định mức chi chí SXKD
trong doanh nghiệp sản xuất mía đường, bao gồm: định mức chi phí nguyên vật liệu trực tiếp; định mức chi phí nhân công trực tiếp; định mức chi phí chung; định mức chi phí quản lý doanh nghiệp; định mức chi phí bán hàng.
Để đánh giá tình hình thực hiện định mức chi phí SXKD, doanh nghiệp cần phân tích biến động chi phí sản xuất theo các khoản mục:
Phân tích biến động chi phí nguyên vật liệu trực tiếp: Sự biến động này
phụ thuộc vào hai nhân tố chính là lượng và đơn giá của nguyên vật liệu. Các nguyên nhân biến động được xác định theo công thức sau:
Biến động về giá = Lượng thực tế (Giá thực tế - Giá định mức)
Biến động về lượng = Giá định mức (Lượng thực tế- Lượng định mức)
Sự biến động chi phí nguyên vật liệu trực tiếp bắt nguồn từ sự thay đổi giá nguyên vật liệu trực tiếp, có thể do các nguyên nhân sau: sự thay đổi đơn giá mua; thay đổi chi phí thu mua; hao hụt trong thu mua; thay đổi phương thức mua; thay đổi chất lượng nguyên vật liệu thu mua; giá cả nguyên vật liệu trên thị trường biến động thất thường...nếu chênh lệch âm thì giảm chi phí, kiểm soát được giá nguyên vật liệu hoặc chuyển biến thuận lợi từ những nguyên nhân tác động đến giá nguyên vật liệu trong thu mua. Nếu biến động giá nguyên vật liệu tăng thì ngược lại. Biến động về lượng nguyên vật liệu trực tiếp trong kỳ tăng hay giảm so với định mức thể hiện kiểm soát không tốt hay tốt lượng nguyên vật liệu sử dụng trong kỳ. Tuy nhiên, trường hợp giảm chi phí cũng phải xem xét được chất lượng sản phẩm được đảm bảo hay không. Giá thực tế mua nguyên vật liệu lớn hơn định mức do quan hệ cung cầu nguyên vật liệu, sự thay đổi về phương tiện vận chuyển. Ngược lại cũng có thể do cung cấp nguyên vật liệu hoặc là do nguyên liệu mua có phẩm chất kém hơn nên giá rẻ hơn. Nếu biến động về lượng nguyên liệu sử dụng có thể do chất lượng của nguyên liệu mua vào, nếu nguyên liệu có chất lượng kém hơn được dùng trong quá trình sản xuất thì số lượng phế liệu và sản phẩm hỏng có khuynh hướng tăng lên, kết quả là số lượng nguyên liệu dựng sẽ nhiều hơn. Ngoài ra, biến động không tốt về sử dụng nguyên liệu trực tiếp cũng có thể xảy ra do trình độ công nhân không phù hợp dẫn đến lãng phí nguyên vật liệu.
Phân tích biến động chi phí nhân công trực tiếp: biến động chi phí
nhân công giữa thực tế so với tiêu chuẩn gắn liền với hai nhân tố chính là giá nhân công và lượng nhân công trực tiếp. Biến động về giá nhân công trực tiếp có thể do các nguyên nhân sau: tuyển dụng nhân công không phù hợp với nhu cầu sử dụng; chế độ lương và chính sách lương thay đổi; các khoản điều tiết theo lương thay đổi; tình hình lao động trên thị trường lao động biến động. Biến động chi phí nhân công trực tiếp do lượng thường bắt nguồn từ thay đổi lượng nhân công trực tiếp sử dụng trong kỳ. Nó có thể do sự thay đổi trình độ, chất lượng lao động sử dụng; do việc bố trí, phối hợp lao động trong sản xuất; do điều kiện sản xuất như tình hình vật tư cung ứng, chất lượng vật tư, tình hình máy móc thiết bị, tay nghề công nhân thay đổi. Nếu biến động giá hoặc lượng nhân công là chênh lệch âm thể hiện sự tiết kiệm, kiểm soát được nhân công trong sản xuất hoặc những nguyên nhân tác động đến lượng nhân công trong sản xuất có chiều hướng thuận lợi và ngược lại. Khi có sự biến động bộ phận sử dụng nhân công cần có giải trình biến động và xác định nguyên nhân.
Phân tích biến động chi phí sản xuất chung: chi phí sản xuất chung
gồm biến phí sản xuất chung và định phí sản xuất chung. Biến phí chi phí sản xuất chung thường bao gồm những chi phí gián tiếp liên quan đến phục vụ, quản lý hoạt động sản xuất như chi phí nguyên vật liệu gián tiếp, lương quản lý, chi phí năng lượng... Biến động của biến chi phí sản xuất chung cũng phụ thuộc vào mức giá và lượng. Biến động biến phí sản xuất chung do thay đổi mức độ hoạt động có thể bắt nguồn từ những nhân tố sau: do tình hình sản xuất thay đổi khách quan hoặc chủ quan theo nhu cầu SXKD; do mức độ hoạt động chuẩn thay đổi không phù hợp; do các điều kiện sản xuất thay đổi không phù hợp; do hiệu suất mức độ hoạt động chuẩn thay đổi...định phí sản xuất chung Biến động định phí sản xuất chung thường gắn liền với biến động về dự toán và biến động do mức độ hoạt động. Vì vậy, việc phân tích biến động định phí sản xuất chung cần chú ý đến phạm vị hoạt động.
Nếu biến động chi phí sản xuất là một mức chênh lệch âm, đây là biến động tốt góp phần làm giảm chi phí sản xuất, giảm giá thành sản phẩm, góp phần làm tăng lợi nhuận trong kỳ. Ngược lại nếu biến động là mức chênh lệch dương, đây là biến động không tốt tăng chi phí, giảm lợi nhuận. Vì vậy các bộ phận liên quan cần tìm hiểu những nguyên nhân tạo nên những thuận lợi hoặc bất lợi để tạo điều kiện hoàn thiện hơn sự tiết kiệm chi phí sản xuất hoặc có thể tăng cường kiểm soát chi phí tốt hơn. Việc phân tích này làm càng thường xuyên thì tốt hơn cuối kỳ mới thực hiện bởi sẽ có thông tin nhanh hơn, kịp thời hơn đối với nhà quản trị.
Để tập hợp, phân tích và cung cấp thông tin chi phí SXKD phục vụ nhà lãnh đạo ra quyết định, doanh nghiệp cần thành lập các Trung tâm chi phí. Trung tâm chi phí là một bộ phận trong cơ cấu tổ chức SXKD của doanh nghiệp, là nơi phát sinh chi phí, trong các doanh nghiệp đặc biệt doanh nghiệp có quy mô lớn, cần phải tổ chức các trung tâm chi phí để quản lý và khai thác có hiệu quả chi phí SXKD. Thông qua các trung tâm này, doanh nghiệp sẽ thiết lập được việc quản lý chi phí theo từng lĩnh vực cụ thể từ đó có cách nhìn toàn diện, cụ thể hơn chi phí theo từng lĩnh vực SXKD và kích thích được sự nỗ lực tiết kiệm chi phí của mỗi thành viên. Mỗi một trung tâm chi phí phải có một cán bộ quản lý phụ trách với nhiệm vụ giữ cho chi phí không vượt quá định mức, kế hoạch, đảm bảo tính tiết kiệm và hiệu quả trong hoạt động. Trung tâm chi phí phải lập các báo cáo chi phí và các báo cáo này chỉ phục vụ cho các nhà quản trị doanh nghiệp, không công khai bên ngoài và thuộc thông tin mật của doanh nghiệp. Thông tin chi phí từ trung tâm chi phí là hệ thống thông tin hết sức quan trọng và hữu ích trong quản lý ở các phương diện sau: xây dựng kế hoạch và phân bổ nguồn lực thích hợp nhằm tác động tích cực đến việc khai thác, phát huy nguồn lực sản xuất; kiểm soát tình hình chi phí ở từng bộ phận để kịp thời hạn chế những tổn thất, rủi ro;
đánh giá thành quả của nhà quản lý để nhận biết những thành tích, kịp thời điều chỉnh những sai sót yếu kém.
Biểu mẫu báo cáo của trung tâm chi phí gồm (Phụ lục 1.1) “Báo cáo
chênh lệch chi phí”, biểu này giúp nhà quản trị thấy được những dấu hiệu
biến động tốt hay xấu của chi phí ở từng giai đoạn, từng trung tâm, xác định được nguyên nhân, khả năng kiểm soát chi phí của nhà quản lý trung tâm; (Phụ lục 1.2) “Báo cáo chi phí sản phẩm”, biểu này cho biết tình hình phát sinh, luân chuyển, tồn đọng chi phí trong sản xuất và tồn kho của trung tâm, từ đó đánh giá khả năng bù đắp chi phí trong kỳ; (Phụ lục 1.3) “Báo cáo kết
quả kinh doanh bộ phận”, giúp nhà quản trị đánh giá về chi phí và kết quả,
hiệu quả của trung tâm chi phí.
Đánh giá trung tâm chi phí thường hướng đến những vấn đề chính sau: Xem xét tình hình thực hiện dự toán chi phí của trung tâm để tìm hiểu tình hình biến động và những nguyên nhân trách nhiệm của từng bộ phận; Xem xét tình hình phát sinh và chuyển đổi chi phí phát sinh ở trung tâm; Xem xét lợi nhuận và phạm vi ảnh hưởng của trung tâm chi phí đến lợi nhuận.
Khi xem xét chi phí một cách cô lập nhà quản lý rất dễ chỉ quan tâm giảm chi phí, hạ giá thành càng nhiều càng tốt, bỏ qua các quan hệ giữa chi phí – khối lượng – lợi nhuận. Nhà quản lý cần phải giải thích sự thay đổi chi phí trong mối quan hệ chi phí - khối lượng - lợi nhuận để có cách nhỡn toàn diện hơn về chi phí và tính hiệu quả.
Các doanh nghiệp sản xuất đường hầu hết đều tập hợp chi phí theo quá trình sản xuất và tập hợp chi phí theo phân xưởng sản xuất. Do sản xuất thời vụ nên các chi phí sản xuất chung không ổn định, vì vậy các đơn vị phải phân