Công tác sản xuất ghi hình là toàn bộ quá trình chuẩn bị cho chương trình TCTH được đi vào ghi hình. Tổ chức sản xuất là một chức danh quan
trọng thuộc công tác sản xuất ghi hình. Trước đây Ths Vũ Thanh Hường – công tác tại VTV3 Đài THVN đã từng có luận văn nghiên cứu về đề tài này. Theo kết quả nghiên cứu của chị, công tác tổ chức sản xuất được định nghĩa là “Tổ chức sản xuất chương trình TCTH là công việc bao quát và tổng hợp, bao gồm mọi công tác chuẩn bị về vật chất, máy móc, con người đồng thời bao gồm cả việc lên kế hoạch sản xuất dài lâu về thời lượng, thời gian cũng như lịch trình phát sóng cho một TCTH nhất định. Đây là vị trí trung gian trong bộ máy thực hiện sản xuất TCTH, có trách nhiệm lập kế hoạch sao cho một quy trình sản xuất TCTH vận hành tốt. Tổ chức sản xuất cũng chính là cầu nối giải quyết mọi vấn đề nảy sinh trong suốt quá trình sản xuất, đảm bảo cho việc sản xuất TCTH đạt kết quả cuối cùng.” [ 7,38]
Mô hình tổ chức sản xuất chuẩn bị cho một chương trình TCTH tại Việt Nam bao gồm ít nhất 14 chức danh chính (có thể kể ra một số chức danh như đạo diễn chương trình, chịu trách nhiệm sản xuất, biên tập viên, quay phim, họa sĩ thiết kế, kỹ thuật âm thanh – ánh sáng, kỹ thuật xe màu, đạo cụ, trợ lý trường quay …) mỗi chức danh đại diện cho một phần việc. Tuy nhiên đây là một mô hình TCSX thường thấy tại Việt Nam còn với các chương trình TCTH của nước ngoài số lượng chức danh có thể lên tới từ 25 – 30 chức danh cho một chương trình, tùy thuộc vào độ phức tạp cũng như số lượng người chơi tham gia vào TCTH ấy. Hiện nay, các chương trình TCTH sản xuất tại kênh VTV3 – Đài THVN nói chung và các kênh khác nói riêng đều được chia thành nhóm sản xuất ngay khi format chương trình được thông qua. Các thành viên trong nhóm thường dao động từ 7 – 12 người và được người chịu trách nhiệm cao nhất phân công công việc cụ thể. Thông thường đạo diễn chương trình luôn là người chịu trách nhiệm cao nhất và chính đạo diễn chương trình sẽ dựa trên yêu cầu thực tế để phân công nhân sự thực hiện các nhiệm vụ khác nhau. Đối với các chương trình thời lượng ngắn, format và nội dung đơn giản thì chỉ từ 1 – 2 người phụ trách TCSX, còn đối với những chương trình phức tạp hơn thì có từ 2 – 5 đảm nhận vai trò này trong một ekip. Người TCSX
thông thường không nhận thêm các công việc khác trong chương trình song cũng có nhiều trường hợp người đảm trách vai trò TCSX cũng kiêm nhiệm vị trí biên tập viên hoặc chủ nhiệm chương trình.
Trọng trách và vai trò của người làm TCSX là rất lớn, họ có nhiệm vụ phải nhìn xa trông rộng, dựa trên kế hoạch phát sóng sẵn có để lên một kế hoạch sản xuất dài hơi, đủ để phát sóng liên tiếp nhưng cũng phải có những quãng nghỉ hợp lý cho ekip giữa các đợt sản xuất. Người TCSX cũng phải là người nắm vững nhất các đầu mối về máy móc, kỹ thuật, địa điểm, sân khấu, hậu cần cũng như các vấn đề phát sinh khác nằm ngoài nội dung trong quá trình sản xuất chương trình TCTH. Có thể nói rằng đạo diễn chương trình, biên tập kịch bản là linh hồn của TCTH song TCSX mới chính là thể xác của chương trình đó, nhờ có TCSX mà đạo diễn cũng như ekip biên tập chương trình mới có điều kiện để triển khai các công việc của mình. Tóm lại, chúng ta hình dung rằng vai trò của TCSX và công tác chuẩn bị sản xuất giống như người mở đường cho những công tác về sau có điều kiện thuận lợi phát triển hơn. TCSX tốt nhất phải đảm bảo được tiến độ ghi hình hợp lý với mỗi chương trình TCTH, đây là thể loại chương trình mà tính thời sự không cao, chủ yếu mang tính giải trí nên có thể chuẩn bị tốt để thực hiện ghi hình liên tục nhằm giảm chi phí về địa điểm, sân khấu, âm thanh ánh sáng, máy móc xe mầu cũng như toàn bộ quá trình vận chuyển, đi lại của người chơi. Công tác sản xuất ghi hình tùy thuộc vào quy mô fomat chương trình, số lượng người chơi và yêu cầu cụ thể về đạo cụ, sân khấu mà chiếm khoảng thời gian cụ thể. Thông thường với các fomat chương trình đơn giản, ít người chơi, công tác này mất từ 10 – 15 ngày cho một đợt ghi hình và 15 – 30 ngày cho một fomat phức tạp và nhiều người chơi hơn.
Dựa trên những chương trình được lựa chọn khảo sát, chúng ta có thể đi sâu vào phân tích công tác tổ chức sản xuất – chuẩn bị ghi hình của từng chương trình để hiểu rõ hơn về vai trò của khâu này.
Đồ Rê Mí là một chương trình mang format Việt thuần túy, công tác tổ chức sản xuất cho chương trình gặp phải rất nhiều khó khăn và bỡ ngỡ bởi lẽ nó không hề có những cơ sở sẵn có để TCSX giống như các chương trình mua bản quyền nước ngoài. Công tác TCSX của ĐRM được đạo diễn chương trình phân công gồm một TCSX chính và hai trợ lý. TCSX có vai trò liên hệ mọi đầu mối từ địa điểm ghi hình vòng loại tại ba miền Bắc – Trung – Nam, liên hệ dựng sân khấu, âm thanh ánh sáng, liên hệ vận chuyển máy móc, xe màu ghi hình vào địa điểm ghi hình. TCSX tiếp tục có trách nhiệm lên lịch trình sản xuất cụ thể và phân công nhân sự mỗi kíp sản xuất dưới sự chỉ đạo của đạo diễn chương trình. Sau khi phân công nhân sự về mỗi kíp, TCSX lại có cho mình hai trợ lý để hoàn thành các công việc cụ thể ở từng miền như kiểm tra sân khấu, máy móc, mời ban giám khảo, chuẩn bị đạo cụ và lo hậu cần cũng như liên hệ thí sinh tham gia cuộc thi từng miền. Công tác TCSX tiếp tục được duy trì trong suốt thời gian ghi hình diễn ra, bất cứ phát sinh nào trong chương trình nằm ngoài phần nội dung kịch bản đều cần TCSX giải quyết. TCSX cũng chính là người lo lắng về nơi ở, ăn uống cũng như các chế độ cho toàn bộ ekip mỗi khi nhóm đi ghi hình xa.
Đặc trưng là một chương trình dành cho thiếu nhi và được sản xuất theo mùa vụ nên TCSX của ĐRM đặc biệt gặp vất vả trong khâu xếp lịch tập luyện cho các thí sinh trong suốt quá trình diễn ra cuộc thi, khó khăn trong khâu khớp lịch giữa rất nhiều bộ phận liên quan bao gồm Nhà văn hóa, giáo viên thanh nhạc, biên đạo múa, đội phụ họa và thí sinh. Đặc thù format chương trình các thí sinh nhí ngoài tập luyện còn được tham gia các hoạt động ngoại khóa nên quá trình chuẩn bị cho 10 thí sinh nhỏ tuổi tham gia tìm hiểu về các hoạt động chủ đề đã được thống nhất từ trước là vô cùng vất vả và tỉ mẩn, vì thế kíp TCSX của ĐRM thông thường bao gồm một TCSX chính và khoảng bốn trợ lý TCSX chia theo từng nhóm để thực hiện quá trình chuẩn bị dưới sự hướng dẫn và giám sát của TCSX.
Với chương trình dành cho đối tượng là sinh viên và triển khai theo format được mua bản quyền từ Hàn Quốc như Rung chuông vàng thì khi lên kế hoạch sản xuất chương trình này công việc, vị trí và trách nhiệm của các chức danh đều đã có trong format được chuyển về Việt Nam. Tuy nhiên, chúng ta không thể áp dụng dập khuôn cách thức của nước ngoài về Việt Nam được, chúng ta phải dựa trên quá trình TCSX của format gốc để thực hiện quá trình TCSX của chính mình, phù hợp với chương trình mà mình dự định sản xuất. TCSX của RCV thông thường chỉ bao gồm một TCSX tổng có trách nhiệm lên kế hoạch ghi hình cụ thể theo đợt của một năm để đảm bảo đủ 52 số phát sóng/năm. TCSX sau khi lên kế hoạch tổng phải có dự kiến đăng ký lịch trường quay (ở RCV là các nhà thi đấu tại các miền), đăng ký máy móc, xe màu cho ghi hình. Đồng thời TCSX cũng phải dựa trên sự bàn bạc và thống nhất của ekip để yêu cầu về sân khấu, ánh sáng, âm thanh cũng như đồ họa của chương trình. Sau khi hoàn tất các mảng công việc trên kế hoạch năm, TCSX sẽ phải bắt tay vào từng công việc cụ thể của các đợt ghi hình. Đó là mời các trường Đại học tham gia vào đợt ghi hình (thông thường một năm chia làm 5 đợt ghi hình tại 3 miền với 10 trường Đại học/đợt ghi hình). Sau khi đã chuẩn bị đầy đủ về địa điểm, thời gian ghi hình, máy móc, sân khấu, âm thanh, ánh sáng, đồ họa cũng như người chơi (mà ở đây là các trường Đại học tham gia chương trình) TCSX có trách nhiệm thông báo, đôn đốc các bộ phận phối hợp để có thể tiến hành ghi hình. Nếu các chương trình được ghi hình ở xa (cụ thể là tại Sài Gòn, Huế hoặc Đà Nẵng) thì TCSX lại có trách nhiệm lo cho ekip toàn bộ việc di chuyển, ăn ở tại nơi ghi hình.
Trong quá trình diễn ra ghi hình TCSX luôn sẵn sàng giải quyết những khúc mắc như thời gian ghi hình vượt quá thời gian dự kiến, sân khấu, máy móc cũng như âm thanh ánh sáng xảy ra sự cố hoặc các trường tham gia ghi hình gặp phải trục trặc. Với RCV chỉ có một chức danh TCSX duy nhất nhưng ngoài TCSX thực hiện các vấn đề chính, mỗi tổ (RCV thường được chia thành ba tổ sản xuất) thường cử ra một biên tập đảm trách thêm nhiệm vụ
trợ lý TCSX để giúp đỡ TCSX chính trong công tác liên hệ người chơi (các trường đại học, cao đẳng) và thực hiện công tác hậu cần nhằm tránh quá tải cho người TCSX cùng một lúc phải thực hiện quá nhiều công tác chuẩn bị cho đợt ghi hình.
Vui, Khỏe, Có ích cũng là một trong những TCTH khá đặc biệt vì đối tượng mà nó hướng tới là người cao tuổi. Với loại chương trình ít mang tính sôi nổi, vận động này thì công việc của TCSX cũng có phần ít vất vả hơn. TCSX của VKCI cũng giống như TCSX của các chương trình khác là phải lên kế hoạch cụ thể từng đợt ghi hình trong năm sao cho đảm bảo ghi hình khoa học, tiết kiệm chi phí và nhân lực mà vẫn đủ số phát sóng. Sau khi lên kế hoạch hoàn chỉnh, TCSX cũng tiến hành đăng ký máy móc, trường quay (do đặc điểm của chương trình nên VKCI chỉ sản xuất tại trường quay S9 mà không di chuyển bất cứ đâu), sân khấu, âm thanh – ánh sáng, quay phim, kỹ thuật và xe màu. Trong từng đợt ghi hình TCSX có nhiệm vụ theo dõi sát sao toàn bộ những đầu mục đã được đăng ký, kiểm tra xem những đầu mục công việc đó đã được thực hiện đầy đủ chưa, sau đó bắt đầu tiến hành lựa chọn người chơi cho từng đợt ghi hình. Khi đã có người chơi đủ tham gia đợt ghi hình (thường được sản xuất từ 8 – 10 số/lần ghi hình) TCSX bắt đầu lên kế hoạch phân chia nhân sự ghi hình, chuẩn bị hậu cần và các yếu tố cần cho ghi hình như đạo cụ, hóa trang, quà tặng … Công việc của TCSX chương trình VKCI thường đơn giản và ít phức tạp hơn so với hai chương trình kể trên bởi lẽ format chương trình khá đơn giản, đối tượng hướng đến là người cao tuổi nên nội dung chương trình cũng nhẹ nhàng và mang yếu tố sân chơi, nhằm khuyến khích động viên tinh thần của người cao tuổi nhiều hơn là một cuộc chơi đấu trí căng thẳng hoặc một cuộc thi sôi nổi, rộn rã. VKCI chỉ có một người duy nhất đảm nhiệm vị trí TCSX và không có trợ lý vì các đầu mục công việc của TCSX VKCI đơn giản và ít phức tạp hơn so với các chương trình TCTH khác. Tuy nhiên, không vì thế mà có thể xem nhẹ yếu tố TCSX
trong VKCI bởi lẽ thiếu đi cái nền móng TCSX thì các bộ phận khác không thể có cơ sở để vận hành các quá trình ghi hình để tạo nên VKCI hoàn chỉnh.
Với 3 chương trình cụ thể được lựa chọn khảo sát có thể thấy rằng vai trò TCXS là cần thiết song với điều kiện và khối lượng công việc cụ thể mà có sự phân công số lượng nhân lực đảm trách khác nhau, tùy theo thời gian triển khai công việc mà số lượng này được tăng lên hoặc giảm đi để tiết kiệm nhân sự, kiểm soát quá trình sử dụng nhân lực hiệu quả hơn. Quá trình chuẩn bị sản xuất một chương trình TCTH là quá trình vô cùng quan trọng, có thể nói nó là sự chuẩn bị đầy đủ nhất về cơ sở vật chất để các bộ phận khác trong ekip có thể triển khai các công việc khác để tiến hành sản xuất một chương trình TCTH hoàn chỉnh. Việc lên kế hoạch sản xuất lâu dài cho một chương trình không chỉ mang lại sự chủ động cho nhóm những người thực hiện mà việc tính toán một cách khoa học và logic trong tất cả các kế hoạch làm việc là vô cùng cần thiết trong tình hình bùng nổ thông tin và xu hướng hội nhập toàn cầu như hiện nay. Truyền hình Việt Nam được xem là một trong những loại hình báo chí quan trọng nhất và đang trên đà phát triển vô cùng mạnh mẽ. Vì thế, chúng ta luôn luôn phải nhìn thấy sự cần thiết và quan trọng của việc TCSX cho các chương trình truyền hình nói chung và TCTH nói riêng, phụ thuộc vào tính chất và đặc trưng của từng thể loại nhằm nâng cao hiệu quả và chất lượng của các chương trình phát sóng để làm tốt công tác tuyên truyền và giáo dục quần chúng. Trước đây, khi mới phát triển thể loại TCTH công tác TCSX chưa được phân tách rõ ràng và cụ thể, cũng như chưa được đưa chức danh này vào danh mục chức danh thực hiện chương trình nhưng với thời gian ngày càng phát triển, cần nhận thức được rõ rệt vai trò và trách nhiệm của công tác TCSX. Hiện nay chức danh này đã được tách biệt và đề cao trong suốt quá trình chuẩn bị hậu kỳ cũng như ghi hình một chương trình TCTH. Vai trò của công việc TCSX cho chương trình TCTH là một việc khá phức tạp, đòi hỏi kinh nghiệm tổ chức, chủ động và nhạy bén trong một số trường hợp đột xuất, cần có mối quan hệ rộng và mật thiết với các đơn vị hoặc
cá nhân phối hợp. TCSX luôn phải nắm rõ những sự kiện và nội dung cần đề cập cho phù hợp, luôn kiểm soát mọi việc trong khuôn khổ, tránh bỏ sót hoặc trùng lặp nội dung phản ánh trong chương trình cũng như các công việc đã, đang và sẽ được triển khai.