7. Kết cấu luận văn
2.3.1.Tại Di tích Văn Miếu-Quốc Tử Giám
2.3.1.1. Về Bộ máy tổ chức và quản lý
Quản lý di tích VM-QTG nói chung và các DVDL tại đây nói riêng do Trung tâm Hoạt động VHKH VM-QTG thực hiện theo chức năng và nhiệm vụ được giao. Trung tâm được thành lập ngày 25/4/1988 với chức năng, nhiệm vụ: - Quản lý khu di tích VM-QTG theo Pháp lệnh bảo vệ và sử dụng DTLSVH.
- Tổ chức các hoạt động VHKH, nghệ thuật phục vụ sự nghiệp xây dựng và phát triển thủ đô.
- Tổ chức hướng dẫn khách tham quan du lịch
- Lập quy hoạch bảo vệ và tôn tạo khu di tích. Trang bị những phương tiện cần thiết nhằm phát huy tác dụng và đáp ứng những yêu cầu hoạt động khoa học.
Về cơ cấu bộ máy nhân sự, Trung tâm có 1 giám đốc, 2 phó giám đốc cùng 3 tổ chức năng là Hành chính - Bảo vệ, vệ sinh và hướng dẫn thuyết minh.
Như vậy, ngay từ khi mới thành lập, bộ máy quản lý của Trung tâm đã có bộ phận chức năng thực hiện các DVDL, đó là tổ hướng dẫn thuyết minh làm nhiệm vụ đón tiếp, thuyết minh cho khách tham quan, tổ Hành chính-Bảo vệ làm nhiệm vụ kiểm soát ra vào khu di tích (bao gồm bán vé và soát vé tham quan) và bảo vệ di tích, tổ vệ sinh đảm bảo vệ sinh khu di tích và dịch vụ vệ sinh.
Đến năm 2004, do nhu cầu về phát triển và phát huy giá trị khu di tích, Trung tâm được phép thành lập 3 phòng chức năng là Phòng Hành chính-Bảo vệ, phòng Duy tu môi trường, phòng Thuyết minh nghiệp vụ.
Năm 2009, để đáp ứng yêu cầu phát triển và khai thác giá trị khu di tích, căn cứ quyết định số 589/QĐ-UBND ngày 4/2/2009 của UBND thành phố Hà Nội về việc thành lập Trung tâm, Sở VHTT&DL đã ra quyết định số 531/QĐ-VHTT&DL ngày 30/6/2009 quy định về chức năng, nhiệm vụ cũng như cơ cấu bộ máy của Trung tâm. Theo quyết định này, Trung tâm Hoạt động VHKH VM-QTG là đơn vị sự nghiệp có thu, trực thuộc sở VHTT&DL Hà Nội có chức năng quản lý khu di tích VM-QTG; tổ chức các hoạt động VHKH, đón tiếp và hướng dẫn khách đến tham quan khu di tích.
Nhiệm vụ cơ bản của Trung tâm là:
- Tổ chức sưu tầm tài liệu, nghiên cứu lịch sử và trưng bày, giới thiệu về di tích VM-QTG
- Hướng dẫn, phục vụ khách trong nước đến nghiên cứu, tham quan, tuyên truyền, giáo dục về truyền thống khoa cử Thăng Long-Hà Nội.
- Tổ chức đón tiếp các đoàn khách quốc tế tới tham quan, nghiên cứu theo kế hoạch của Sở VHTT&DL và UBND thành phố Hà Nội.
- Tổ chức các hội thảo, hội nghị, nghiên cứu khoa học và các hoạt động dịch vụ văn hóa phù hợp với chức năng của Trung tâm; và thực hiện các nhiệm vụ khác do sở VHTT&DL và UBND thành phố giào
Về cơ cấu nhân sự bộ máy: gồm có Giám đốc, các Phó giám đốc, 4 phòng chức năng là Phòng Duy tu môi trường, phòng Hành chính tổng hợp, phòng Thuyết minh Nghiệp vụ, phòng Nghiên cứu Sưu tầm.
- Giám đốc: chịu trách nhiệm trước pháp luật và trước Sở VHTT&DL Hà Nội về toàn bộ hoạt động của Trung tâm trong việc thực hiện nhiệm vụ được giao.
- Phó Giám đốc Trung tâm chịu trách nhiệm trước pháp luật và trước Giám đốc Trung tâm về lĩnh vực công tác được phân công hoặc ủy quyền phụ trách. Hiện tại Trung tâm có 3 Phó giám đốc phụ trách 3 phòng chuyên môn.
- Phòng Duy tu môi trường: Bảo tồn và chỉnh trang môi trường, cây xanh, vệ sinh khu di tích.
- Phòng Hành chính tổng hợp: tài chính- kế toán, bảo vệ, hành chính văn thư, nhân sự, tu sửa nhỏ.
- Phòng Thuyết minh Nghiệp vụ: đón tiếp, thuyết minh cho khách tham quan, học tập, nghiên cứu di tích, tổ chức in ấn phẩm, trưng bày tuyên truyền về lịch sử di tích.
- Phòng Nghiên cứu Sưu tầm: nghiên cứu khoa học và sưu tầm hiện vật về lịch sử di tích và các vấn đề liên quan. Ngoài ra, phòng còn có nhiệm vụ tổ chức các hoạt động khoa học như hội thảo khoa học, biên soạn và in ấn, xuất bản các tài liệu khoa học, sách, tạp chí; quản lý thư viện của Trung tâm và cung cấp các bản sao hiện vật, chỉ dẫn cho các dòng họ, địa phương; cung cấp giấy chứng nhận danh nhân Nho học và xác nhận hành trạng tiến sĩ Nho học.
Nhân sự của Trung tâm gồm 50 cán bộ, viên chức được UBND thành phố Hà Nội giao hàng năm. Ngoài ra, Trung tâm có thể sử dụng lao động hợp đồng thỏa thuận để thực hiện nhiệm vụ được giao.
2.3.1.2. Về việc tổ chức và quản lý các DVDL
Việc TCQL các DVDL đã được Trung tâm thực hiện ngay từ khi mới thành lập và ngày càng hoàn thiện, đáp ứng nhu cầu của du khách. Trung tâm
thực hiện mở cửa di tích hàng ngày từ 7h30 đến 17h, không nghỉ trưa. Di tích chỉ đóng cửa 1/2 ngày mồng một tết Nguyên đán hàng năm.
- Dịch vụ phục vụ nhu cầu tham quan tìm hiểu
Dịch vụ phục vụ nhu cầu tham quan, tìm hiểu bao gồm việc trông giữ phương tiện giao thông, bán vé tham quan, thuyết minh hướng dẫn cho khách tham quan, học tập nghiên cứu di tích. Tổ chức và quản lý các dịch vụ này là việc cung ứng và giám sát những dịch vụ này sao cho hợp lý, khoa học và đạt hiệu quả cao, đáp ứng tốt nhất nhu cầu của du khách.
- Trong giữ phương tiện giao thông: Ô tô của khách tham quan gửi tại bãi gửi xe do Giao thông công chính thành phố bố trí. Điểm giữ xe ô tô ngay bên cạnh khu di tích, trên vỉa hè phố Văn Miếu. Các phương tiện khác như xe đạp, xe máy gửi tại bãi giữ xe của Trung tâm được bố trí ở khu vườn Giám, phía trước bên trái khu di tích. Việc trông giữ bãi xe do nhân viên của Trung tâm tự nguyện làm ngoài giờ có ký hợp đồng theo đúng quy định của pháp luật.
- Bán vé tham quan: Hiện Trung tâm đã bố trí quầy bán vé tham quan trước khu di tích và kiểm soát ra, vào du khách ngay tại lối ra, vào của khu di tích. Thông thường, Trung tâm bố trí một người bán vé. Trong những ngày đông khách, Trung tâm bố trí thêm người bán vé tại quầy, và một quầy bán vé phụ tại cửa sau của khu di tích nếu cần thiết. Việc bán vé này do phòng Hành chính tổng hợp đảm nhiệm.
- Dịch vụ thuyết minh, hướng dẫn: bao gồm hệ thống sơ đồ tham quan, bảng chỉ dẫn, giới thiệu, tài liệu giới thiệu và dịch vụ thuyết minh, hướng dẫn.
+ Hệ thống sơ đồ tham quan và bảng chỉ dẫn: Hiện tại di tích chưa có bảng sơ đồ tham quan khu di tích; hệ thống biển chỉ dẫn tham quan tuy đã có nhưng chưa đầy đủ và thiếu đồng bộ. Trung tâm đã đầu tư công phu hệ thống
chưa hợp lý với nội dung giới thiệu của bảng. Tài liệu thông tin hướng dẫn (tờ gấp) được biên soạn công phu, ngắn gọn bằng 3 ngôn ngữ Việt, Anh, Pháp ở 3 tờ khác nhau được bán ngay tại quầy bán vé tham quan. Nội dung hệ thống biển chỉ dẫn, bảng thuyết minh, tài liệu giới thiệu do phòng Thuyết minh nghiệp vụ biên soạn, nhưng việc bố trí do phòng Hành chính tổng hợp đảm nhiệm.
+ Dịch vụ thuyết minh, hướng dẫn: Đây là dịch vụ chính trong dịch vụ phục vụ nhu cầu tham quan, tìm hiểu di tích. Hiện tại, Trung tâm có thể phục vụ nhu cầu tham quan tìm hiểu di tích ở mọi cấp độ, với mọi lứa tuổi, trình độ. Đối với khách nước ngòai, Trung tâm có thể thuyết minh, giới thiệu bằng tiếng Anh, tiếng Pháp, tiếng Nga, tiếng Trung, vì vậy có thể đáp ứng hầu hết nhu cầu tham quan tìm hiểu di tích. Tuy nhiên, do lượng khách vào khu di tích đông, nên việc thuyết minh, giới thiệu di tích chỉ dành cho những khách thực sự có nhu cầu tìm hiểu và phải trả phí (50.000đồng/đoàn khách dưới 30 người). Phòng Thuyết minh nghiệp vụ cung ứng dịch vụ này. Khi khách có nhu cầu nghe thuyết minh, nhân viên bán vé sẽ gọi điện thoại vào phòng báo thuyết minh, trên cơ sở đó, phòng bố trí thuyết minh viên theo yêu cầu. Khách chờ khoảng 5 phút để có thuyết minh. Đối với các đoàn khách quan trọng, đặc biệt đã đăng ký trước, thuyết minh viên được bố trí và ra cổng di tích trước giờ hẹn từ 10-15 phút để chủ động đón khách. Thời gian thuyết minh cho một đoàn khách trung bình là 45 phút, theo đúng lịch trình, lộ trình đã được nghiên cứu và thống nhất đối với việc thuyết minh. Thời gian thuyết minh dài, ngắn còn tùy thuộc vào nhu cầu và điều kiện cụ thể của từng đoàn khách.
Thuyết minh viên được yêu cầu trang phục đồng phục: Nữ mặc áo dài, nam mặc quần âu sẫm màu, áo sơ mi sáng màu, đi giày da hoặc dép quai hậu, được bố trí loa và các dụng cụ cần thiết cho công tác thuyết minh.
Việc bố trí thuyết minh viên phải đảm bảo đáp ứng hết yêu cầu của các đoàn khách đăng ký trước, kể cả ngày lễ, chủ nhật. Việc đăng ký trước rất thuận tiện, có thể gọi điện đến phòng Thuyết minh nghiệp vụ hoặc Fax đến Trung tâm thông báo thời gian tham quan và nhu cầu tìm hiểu cụ thể của đoàn khách. Trong những trường hợp đặc biệt, Trung tâm có thể trao đổi thêm về thời gian, lịch trình tham quan để phục vụ tốt nhất cho đoàn khách.
Với những đoàn khách đông, có yêu cầu những dịch vụ khác đồng thời như dâng hương, khuyến học, Trung tâm kê bàn ghế, bố trí loa tại sân Đại bái hay Thái học để phục vụ. Một thuyết minh viên sẽ thuyết minh cho cả đoàn. Việc tổ chức dâng hương, khuyến học của các trường ở Hà Nội và các tỉnh phía bắc rất phổ biến hiện nay, chính vì thế, đôi khi, Trung tâm không thể phục vụ hết, nhất là những trường không đăng ký trước. Việc dâng hương khuyến học hiện nay cũng đã có lúc “quá tải” với di tích.
Với những đoàn khách có nhu cầu tra cứu, tìm hiểu sâu, thuyết minh viên sẽ gặp gỡ, làm việc tại phòng Thuyết minh Nghiệp vụ. Tại đây có thư viện với các tài liệu nghiên cứu và các phương tiện tra cứu sẽ đáp ứng các nhu cầu của du khách.
Hiện tại, Trung tâm chưa bố trí việc thuyết minh bằng các phương tiện nghe nhìn như chưa có phòng chiếu video; chưa bố trí thuyết minh bằng loa hay tai nghe cố định tại từng điểm như khu bia tiến sĩ, khu Thái học…
- Dịch vụ phục vụ nhu cầu tâm linh, kỷ niệm
Đây là những dịch vụ nhằm đáp ứng nhu cầu thờ cúng, tín ngưỡng, quay phim, chụp ảnh lưu niệm, ghi cảm tưởng, đồ lưu niệm của du khách.
+ Dịch vụ đáp ứng nhu cầu thờ cúng, tín ngưỡng: Văn Miếu-Quốc Tử Giám là một di tích có liên quan đến việc thờ cúng, tín ngưỡng nên đây là một dịch vụ không thể thiếu tại di tích. Ngay từ khi mới mở cửa, Trung tâm
khách tham quan có nhu cầu dâng hương tại di tích, vì thế Trung tâm đã đặt quy định và chỉ dẫn cụ thể việc đốt hương, đốt vàng mã để đảm bảo trật tự, an ninh và an toàn cho khu di tích. Việc quản lý, bảo vệ dịch vụ này do tổ Bảo vệ của phòng Hành chính tổng hợp đảm nhiệm.
Đối với các đoàn khách có nhu cầu dâng hương, Trung tâm tổ chức dâng hương theo nghi lễ truyền thống vừa trang trọng, vừa văn hóa, tuân thủ quy định của pháp luật, đúng thuần phong, mỹ tục lại thỏa mãn đúng tâm tư, nguyện vọng của đoàn khách. Việc dâng hương tại di tích đã trở thành một nghi lễ quan trọng đối với những đoàn khách đến di tích cũng như những hoạt động VHKH tại đây.
Hàng năm, vào dịp tết Nguyên đán, có nhiều đoàn tế từ các nơi đến tế lễ tại di tích. Để đảm bảo việc tế lễ tại di tích đúng giá trị, công năng của di tích, Trung tâm thường kiểm tra, xem xét trước nội dung và cách thức dâng hương của từng đoàn. Nếu nội dung và/hoặc hình thức không phù hợp, Trung tâm yêu cầu đoàn lễ sửa đổi sao cho phù hợp. Nội dung, chủ trì việc tế lễ, dâng hương do phòng Thuyết minh Nghiệp vụ đảm nhiệm.
Việc dâng lễ vật và tiền công đức là một phần không thể thiếu trong nghi lễ thờ cúng, tâm linh. Trung tâm đã bố trí hòm công đức tại những vị trí thuận tiện, bố trí nhân viên trực tiếp hướng dẫn để du khách có thể dễ dàng thực hiện nhu cầu. Trung tâm không thực hiện việc ghi chứng nhận công đức cho du khách.
+ Ghi cảm tưởng, chụp ảnh lưu niệm: Trung tâm có bố trí sổ ghi cảm tưởng nhưng thường chỉ dành cho các đoàn khách ngọai giao cấp nhà nước, đoàn khách đặc biệt. Sổ ghi lưu niệm hiện được phòng Thuyết minh nghiệp vụ giữ có lưu bút của hàng trăm nguyên thủ quốc gia, lãnh đạo chính đảng các nước như W.J Clinton, Hồ Cẩm Đào, F. Mitran, V. Putin, Norodom Shihamoni…
Dich vụ chụp ảnh, quay phim lưu niệm được tổ chức từ sớm tại di tích. Trung tâm chọn những nhân viên của Trung tâm có tư chất, tư cách và kỹ thuật cho phép chụp ảnh phục vụ nhu cầu của khách ngoại giao và khách tham quan. Trung tâm ký hợp đồng với những nhân viên đó và yêu cầu nộp lệ phí tùy theo khả năng và điều kiện của từng người. Việc hạch toán, kinh doanh do từng nhân viên chịu trách nhiệm. Hiện tại có 4 nhân viên độc lập kinh doanh dịch vụ chụp ảnh tại di tích. Cho đến nay, dịch vụ này mới đáp ứng nhu cầu chụp ảnh kỷ niệm và khách thường phải chờ từ 1h-2h mới có được những bức ảnh thông thường. Chưa có ảnh kỷ niệm lấy ngay sau chuyến tham quan hoặc những sản phẩm đặc biệt hơn như ảnh in trên những chất liệu đặc biệt như sành sứ, gốm… chưa có dịch vụ quay video ghi lại chuyến tham quan của khách.
+ Đồ lưu niệm: Đây là một trong những dịch vụ quan trọng bởi nó không chỉ đem lại nguồn thu cho di tích mà còn góp phần vào việc quảng bá, tuyên truyền cho di tích và cho văn hóa Việt Nam.
Hiện nay, tại di tích có 5 cửa hàng bán đồ lưu niệm được bố trí trong những công trình kiến trúc của di tích: nhà Tả vu, hữu vu, nhà Bái đường khu Điện Đại thành, và gian đầu hồi nhà Hậu đường khu Thái học.
Chủ các cửa hàng này là nhân viên của Trung tâm ký hợp đồng thuê địa điểm với Trung tâm và tự tổ chức kinh doanh. Các sản phẩm lưu niệm rất đa dạng từ sách báo, văn hóa phẩm đến đồ thủ công, mỹ nghệ, tranh ảnh…giá cả rất đa dạng từ một vài ngàn đồng cho đến hàng ngàn đô la Mỹ. Sản phẩm có tính đặc thù của di tích đã được chú ý, như hình ảnh, mô hình Khuê văn các in trên đĩa đồng hoặc sơn mài, các sản phẩm mang tính khuyến học (bút, tranh thư pháp, dây đeo có chữ Hán cầu may trong học tập thi cử như Đăng khoa, đỗ đạt, phúc, lộc..), sách, ấn phẩm hướng dẫn về di tích... Chủ các cửa hàng thỏa thuận ngầm với nhau về thị trường chính của mình, nhưng những sản
phẩm đặc thù vẫn trùng lặp, giống nhau. Ba cửa hàng vẫn kinh doanh nhiều mặt hàng trùng lắp do đó tạo nên sự cạnh tranh ngầm với nhau. Chủ các cửa hàng tìm mọi cách để thu hút khách, quản lý hàng. Trình độ nhân viên bán hàng, chất lượng các đồ lưu niệm thấp, giá cả của sản phẩm thường cao, việc bày hàng, chào mời khách.. còn tuy tiện.
- Các dịch vụ khác
+ Những dịch vụ đáp ứng nhu cầu nghỉ ngơi, giải trí của du khách tại di