của cỏc thư viện
Ích lợi của việc phối hợp bổ sung là rất rừ ràng, tuy nhiờn khụng phải ai cũng thấy hết điều đú, do vậy việc nõng cao nhận thức về tầm quan trọng của phối hợp bổ sung tài liệu là một trong những việc cần thiết phải thực hiện đầu tiờn khi xõy dựng Liờn hợp. Bởi, chỉ khi nắm bắt rừ thụng tin về Liờn hợp và những lợi ớch đem lại khi tham gia vào Liờn hợp thỡ cỏc thư viện mới mong muốn và tớch cực tham gia làm thành viờn của Liờn hợp. Hơn nữa, nếu bản thõn thư viện nhận thấy việc tham gia phối hợp bổ sung là cú lợi mới cú thể giải trỡnh, thuyết phục cơ quan chủ quản (Ban giỏm hiệu Trường) đồng ý cho thư viện tham gia Liờn hợp. Do đú, thụng qua việc nõng cao nhận thức về tầm quan trọng của
cụng tỏc phối hợp bổ sung, Liờn hợp thư viện cú thể thu hỳt đụng đảo cỏc thư viện tham gia.
Cụng tỏc phối hợp bổ sung tài liệu (đặc biệt là tài liệu nước ngoài) của Liờn hợp cỏc thư viện trường đại học trờn địa bàn Hà Nội cú liờn quan tới nhiều bộ, ngành. Theo cỏch quản lý hiện hành, kinh phớ bổ sung tài liệu cũng như kinh phớ cho hoạt động của cỏc thư viện đều do Bộ Tài chớnh cấp (số kinh phớ này năm chung trong khoản ngõn sỏch Bộ Tài chớn cấp hàng năm cho Bộ Giỏo dục Đào tạo). Trờn cơ sở nguồn kinh phớ được cấp từ Bộ Tài chớnh, Bộ Giỏo dục và Đào tạo lại cấp tiếp cho cỏc trường đại học, rồi sau đú nhà trường lại cấp cho Thư viện. Cơ chế quản lý như vậy liờn quan tới và đồng thời cũng chịu sự ràng buộc từ nhiều cơ quan. Để tạo sự thống nhất và đồng thuận giữa cỏc cấp cỏc ngành, cần phải cú cuộc họp giữa lónh đạo cỏc bờn liờn quan. Đõy cú thể xem như chỡa khúa thành cụng của mụ hỡnh Liờn hợp bổ sung.
Trong cỏc hội thảo đó được tổ chức trước đõy, thành phần tham dự hội thảo thường là cỏc giỏm đốc thư viện hoặc cỏn bộ phụ trỏch bổ sung tài liệu ở thư viện. Những đại biểu này tuy rất tõm huyết với vấn đề phối hợp bổ sung nhưng họ khụng phải là những người cú tiếng núi quyết định trong việc cõn đối kinh phớ mua tài liệu. Thụng thường sau khi kết thỳc hội nghị, cỏc đại biểu về phải bỏo cỏo lại với cấp trờn (lónh đạo nhà trường) để xin chủ trương và trong khụng ớt trường hợp, những người cú thể ra quyết định lại khụng được cung cấp thụng tin đầy đủ về hoạt động của Liờn hợp. Để Liờn hợp bổ sung tài liệu giữa cỏc thư viện trường đại học trờn địa bàn Hà Nội và sau đú là Liờn hợp bổ sung tài liệu của cỏc thư viện trường đại học quy mụ cả nước sớm được hỡnh thành và đi vào hoạt động ổn định, bền vững, trước hết cần cú một cuộc họp với sự tham dự của lónh đạo Bộ Giỏo dục và Đào tạo, lónh đạo một số vụ liờn quan của Bộ Tài chớnh cựng với lónh đạo cỏc trường đại học trờn địa bàn Hà Nội để thống nhất chủ trương. Điều này là cực kỳ quan trọng, bởi chỉ khi cú sự thống nhất về chủ trương, đường lối xõy dựng và điều hành Liờn hợp thỡ Liờn hợp mới hoạt
động hiệu quả. Thời gian tổ chức hội nghị cỏc lónh đạo nờn tổ chức càng sớm càng tốt, trước khi cỏc ngành xõy dựng kế hoạch tài chớnh cho năm 2012.
Tiếp theo hội nghị thống nhất chủ trương của của cỏc lónh đạo như vừa nờu là hội nghị quỏn triệt tinh thần của hội nghị cấp lónh đạo với thành phần tham dự là cỏc giỏm đốc thư viện, cỏc cỏn bộ phụ trỏch cụng tỏc bổ sung của cỏc thư viện. Đõy cú thể xem như là hội nghị thành lập Liờn hợp bổ sung tài liệu giữa cỏc thư viện trường đại học trờn địa bàn Hà Nội. Nội dung của hội nghị này cú thể xoay quanh cỏc vấn đề như:
- Làm rừ lợi ớch đem lại từ cụng tỏc phối hợp bổ sung đối với cỏc thư viện Việt Nam, trong đú đặc biệt nhấn mạnh đến lợi ớch của cỏc thư viện đại học;
- Thống nhất chủ trương xõy dựng Liờn hợp bổ sung tài liệu trong cỏc thư viện đại học núi chung và thư viện đại học trờn địa bàn Hà Nội;
- Thống nhất mụ hỡnh tổ chức cũng như quản lý cỏc Liờn hợp thư viện đại học
- Thụng qua quy chế hoạt động cũng như điều lệ của Liờn hợp.
- Thống nhất phương thức đúng gúp kinh phớ của cỏc thư viện thành viờn khi tham gia phối hợp bổ sung.
- Hỡnh thành ban điều hành hoạt động của Liờn hợp
Sau khi Liờn hợp được hỡnh thành, Ban điều phối hoạt động của Liờn hợp sẽ họp và xem xột nhu cầu thụng tin thực tế của cỏc trường, kế hoạch bổ sung tài liệu của cỏc thư viện và quyết định danh mục tài liệu sẽ mua qua Liờn hợp, phương chõm đàm phỏn với cỏc nhà xuất bản. Thời gian tổ chức hội nghị, hội thảo nờn tổ chức vào giữa năm học (khoảng thỏng 4, 5) vỡ đõy là thời kỳ cỏc thư viện trường đại học đang xõy dựng kinh phớ dự trự cho năm học tiếp theo để đề xuất lờn Nhà trường.