Thực tế hoạt động phối hợp bổ sung của Liờn hợp phối hợp bổ sung nguồn tin điện tử ở Việt Nam thời gian qua (từ 2004 đến nay) cho thấy Liờn hợp này đó hoạt động khỏ tốt với nhiều thư viện tham gia gồm hầu hết cỏc thư viện trường đại học trong nước như ĐHQGHN, ĐH Bỏch khoa Hà Nội, ĐH Y tế Cụng cộng, ĐH Nụng nghiệp, Trung tõm Học liệu Huế, Đà Nẵng, ĐH Cần Thơ và cỏc trung tõm thụng tin lứn như Trung tõm Thụng tin Khoa học và Cụng nghệ Quốc gia, Thư viện Quốc gia Việt Nam. Tuy nhiờn do khụng cú sự bảo trợ của nhà nước nờn mụ hỡnh này rất kộm bền vững khi nguồn kinh phớ do cỏc tổ chức phi chớnh phủ tài trợ khụng cũn nữa.
Theo kinh nghiệm của CONCERT của Đài Loan và INDEST của Ấn Độ cũng như Digital Library của Pakistan thỡ mụ hỡnh Liờn hợp của Việt Nam nờn chuyển thành mụ hỡnh tập trung với sự bảo trợ của nhà nước.
Cơ sở thực tiễn để xõy dựng mụ hỡnh Liờn hợp thư viện kiểu được thể hiện ở những điểm sau:
- Hiện nay diện đào tạo của cỏc trường đại học đó mở rộng, cỏc chuyờn ngành cú nhu cầu lao động cao hay cũn được gọi là cỏc chuyờn ngành “hot” đang được cỏc trường đưa vào diện đào tạo của trường. Trong hầu hết cỏc trường đại học trờn địa bàn Hà Nội đều đang đào tạo cỏc chuyờn ngành rất phổ biến như cụng nghệ thụng tin, kinh tế, quản trị.
- Mặt khỏc, hiện nay, để đỏp ứng nhu cầu của số đụng khỏch hàng là cỏc trường đại học, cỏc nhà xuất bản đó xõy dựng, bao gúi khỏ nhiều CSDL đa ngành, đa lĩnh vực, cú phổ đề tài rất rộng, bao quỏt rất nhiều lĩnh vực, phự hợp với đối tượng sinh viờn, giảng viờn cỏc trường đại học như cỏc CSDL EBSCO của EBSCO Publishing, Proquest củaUMI, Synergy của BlackWell,…
- Việc tổ chức phối hợp bổ sung tài liệu trờn quy mụ lớn giữa cỏc trường đại học từ lõu đó thu hỳt được sự quan tõm của cỏc cấp quản lý. Một số bài học thành cụng của Liờn hợp bổ sung nguồn tin điện tử Việt Nam do Cục Thụng tin Khoa học và Cụng nghệ Quốc gia khởi xướng trong những năm qua đó tạo được sự chỳ ý của cỏc trường đại học và lónh đạo Bộ Giỏo dục và Đào tạo. Trong cỏc buổi làm việc giữa lónh đạo Cục Thụng tin Khoa học và Cụng nghệ Quốc và lónh đạo cỏc Vụ Khoa học - Cụng nghệ, Vụ Giỏo dục Đại học của Bộ Giỏo dục và Đào tạo diễn ra trong năm 2009 xung quanh vấn đề phối hợp bổ sung tài liệu, lónh đạo 2 vụ núi trờn của Bộ Giỏo dục và Đào tạo đó khẳng định tầm quan trọng của việc phối hợp bổ sung tài liệu giữa cỏc trường đại học và quyết tõm của Bộ Giỏo dục và Đào tạo trong việc triển khai sớm hoạt động này, mà trước hết là cú cụng văn cho cỏc trường đại học thuộc quản lý của Bộ tăng cường sử dụng CSDL Proquest Central mà Liờn hợp đó mua.
- Đối tượng tham gia Liờn hợp này sẽ bao gồm tất cả cỏc thư viện trường đại học trờn địa bàn Hà Nội, cả cỏc trường đại học đa ngành, cỏc trường đại học chuyờn ngành như khối cỏc trường khoa học tự nhiờn, khối cỏc trường khoa học kỹ thuật và khối cỏc trường khoa học xó hội, kể cả cỏc trường cụng lập và cỏc trường dõn lập. Ngoài ra, cỏc viện nghiờn cứu khoa học, cỏc trung tõm thụng tin khoa học khỏc cũng cú thể đăng ký tham gia Liờn hợp này nếu chấp thuận điều lệ hoạt động của Liờn hợp. Núi khỏc đi, Liờn hợp này được thiết kế theo mụ hỡnh mở .
Mụ hỡnh tổ chức Liờn hợp được thể hiện trờn hỡnh vẽ sau:
Hỡnh 3.1. Mụ hỡnh Liờn hợp thư viện cỏc trường đại học trờn địa bàn HN
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
TRUNG TÂM TT-TV ĐHQGHN HỘI ĐỒNG TƯ VẤN VĂN PHềNG THƯỜNG TRỰC
THƯ VIỆN THƯ VIỆN THƯ VIỆN
Về mặt quản lý, mụ hỡnh này chỉ cú thể thành cụng nếu cú sự bảo trợ của nhà nước mà trực tiếp là Bộ Giỏo dục và Đào tạo. Thay vỡ cấp kinh phớ cho cỏc trường mua tài liệu như trước đõy, Bộ Giỏo dục và Đào tạo cú thể giữ lại một phần kinh phớ (khoảng 20% phần kinh phớ hàng năm mà Bộ Giỏo dục vẫn cấp cho cỏc trường), để làm phần kinh phớ ban đầu của Liờn hợp. Dựa trờn phần kinh phớ này, Liờn hợp cú thể đàm phàn với cỏc nhà cung cấp để mua một số nguồn thụng tin lớn, cú nhu cầu sử dụng cao, mà đa số cỏc trường đều cú thể chấp nhận và sử dụng được như EBSCO, Proquest, Synergy,...
Hội đồng Tư vấn do hội nghị toàn thể cỏc thành viờn Liờn hợp thư viện trường đại học bầu ra, hoạt động theo nhiệm kỳ 2 năm. Thành viờn của Hội đồng Tư vấn chủ yếu là đại diện cú thẩm quyền của những đơn vị thành viờn nũng cốt. Hội đồng cú nhiệm vụ vạch ra chiến lược và cỏc kế hoạch hành động của Liờn hợp, quyết định những vấn đề lớn như danh mục nguồn tin bổ sung, phương ỏn đúng gúp tài chớnh, phương ỏn đàm phỏn với nhà xuất bản, chương trỡnh đào tạo, cũng như cỏc vấn đề quan trọng khỏc cú ý nghĩa quyết định tới hoạt động của Liờn hợp.
Cơ quan điều phối hoạt động của Liờn hợp trong trường hợp này nờn là Trung tõm Thụng tin Thư viện Đại học Quốc gia Hà Nội. Đõy là một đơn vị lớn, cú diện nhu cầu tin đa dạng, bao gồm nhiều ngành như: khoa học xó hội, khoa học tự nhiờn và khoa học ứng dụng ; cú kinh phớ bổ sung tài liệu lớn, cú nguồn thụng tin cũng như nguồn nhõn lực dồi dào, cú kinh nghiệm trong việc bổ sung và khai thỏc nguồn tin điện tử trong những năm qua, lónh đạo đơn vị này cũng rất chỳ trọng tới việc phối hợp bổ sung tài liệu, nờn nếu Trung tõm Thụng tin Thư viện Đại học Quốc gia Hà Nội làm đầu mối thỡ hoạt động của Liờn hợp sẽ rất thuận lợi.
Nhiệm vụ của cơ quan điều phối là trực tiếp ký hợp đồng với cỏc nàh xuất bản, thanh toỏn tiền cho nhà xuất bản, đảm bảo sự truy cập liờn tục và ổn định tới cỏc nguồn tin mà Liờn hợp đó mua, theo dừi và hướng dẫn việc truy cập vào cỏc
nguồn thụng tin, tổ chức phối hợp cỏc hoạt động khỏc của Liờn hợp như đào tạo, hội thảo.
Văn phũng thường trực giỳp việc của Liờn hợp thư viện là một bộ phận độc lập với cỏc đơn vị thành viờn, cú chức năng giỳp việc cho cơ quan điều phối. Văn phũng Liờn hợp cú thể đặt trụ sở tại một đơn vị thành viờn, gồm cỏc thành viờn nũng cốt chịu trỏch nhiệm điều phối, quản lý và giỏm sỏt cỏc hoạt động thường xuyờn của Liờn hợp, đồng thời là đầu mối liờn lạc giữa Liờn hợp với cỏc đơn vị thành viờn.
Văn phũng thường trực gồm một nhúm nhỏ (2-3 người) là cỏc chuyờn gia cú kinh nghiệm trong việc bổ sung và khai thỏc nguồn tin điện tử. Nhúm chuyờn gia này hoạt động khụng chuyờn trỏch, tức là họ thực hiện cỏc nhiệm vụ của Liờn hợp ngoài thời gian làm việc chuyờn mụn hàng ngày của đơn vị. Nhiệm vụ của nhúm chuyờn gia này là giỳp kết nối, truy cập và hướng dẫn cỏc thư viện thành viờn truy cập, khai thỏc CSDL, làm cỏc bỏo cỏo định kỳ về mức độ khai thỏc cỏc CSDL
Mỗi thư viện thành viờn của Liờn hợp phải cử ra một người cú trỏch nhiệm để văn phũng Liờn hợp liờn hệ trong khuụn khổ cỏc hoạt động của Liờn hợp. Người được cử ra để liờn hệ này cần phải là một người cố định để đảm bảo nắm vững được cỏc hoạt động của Liờn hợp cũng như đảm bảo sự liờn lạc giữa Liờn hợp và đơn vị thành viờn.
Về mặt dài hạn, cơ cấu tổ chức của Liờn hợp thư viện sẽ được phỏt triển qua ba giai đoạn sau:
Hỡnh 3.2. Cỏc giai đoạn phỏt triển của Liờn hợp thư viện cỏc trường đại học trờn địa bàn HN
Giai đoạn 1: Hỡnh
Giai đoạn 1 tập trung vào việc thành lập Liờn hợp thư viện với sự tham gia của một số thư viện lớn trong nước đúng vai trũ là thành viờn nũng cốt của Liờn hợp. Trong giai đoạn này, do cú sự chờnh lệch về tiềm lực tài chớnh cũng như nguồn lực giữa cỏc đơn vị, nờn cú thể cỏc thành viờn nũng cốt sẽ đúng gúp phần lớn kinh phớ để duy trỡ hoạt động của Liờn hợp, đồng thời cần phải cú sự hỗ trợ tài chớnh từ bờn ngoài.
Giai đoạn 2 tập trung vào việc tăng cường số lượng cỏc thành viờn tham gia. Trong giai đoạn này cần đẩy mạnh cỏc hoạt động quảng bỏ về Liờn hợp để cỏc thư viện thấy được lợi ớch khi tham gia vào Liờn hợp.
Giai đoạn 3 tập trung hoàn thiện cơ cấu của Liờn hợp. Tại giai đoạn này, khi mà Liờn hợp đó tạo được vị trớ vững chắc, đồng thời cỏc thành viờn cũng cú sự phỏt triển tương đối đồng đều nhau, thỡ cơ cấu của Liờn hợp cú thể được hoàn thiện hơn nhằm đảm bảo tất cả cỏc thành viờn đều cú nghĩa vụ và quyền lợi bỡnh đẳng với nhau.
Liờn hợp thư viện cỏc trường đại học trờn địa bàn Hà Nội cú thể bao gồm cỏc thành phần sau đõy: Ban chỉ đạo Cỏc nhúm cụng tỏc Cỏc đối tỏc: nhà xuất bản, cụng ty phần mềm, v.v… Văn phũng Liờn hợp thư viện Cỏc thư viện thành viờn
Hỡnh 3.3. Cỏc thành phần tham gia Liờn hợp thư viện cỏc trường đại học trờn địa bàn HN
Như đó phõn tớch ở trờn, Liờn hợp phối hợp bổ sung tài liệu giữa cỏc thư viện trường đại học trờn địa bàn Hà Nội nờn được hỡnh thành dưới dạng một cơ quan phi hành chớnh, sẽ là một cơ quan mang tớnh chất nghề nghiệp.
Trong đú:
Cỏc nhúm cụng tỏc: là những nhúm đặc biệt được lập ra để phục vụ cho một cụng việc cụ thể, vớ dụ: nhúm cụng tỏc về bổ sung nguồn tin điện tử, nhúm cụng tỏc về đào tạo nhõn viờn của cỏc thành viờn Liờn hợp,… Nhúm cụng tỏc được lập ra trờn cơ sở từng vụ việc và sẽ giải tỏn sau khi hoàn thành cụng việc đú. Thành phần của cỏc nhúm cụng tỏc chủ yếu là cỏn bộ của đơn vị thành viờn.
Tổ chức, đào tạo người dựng tin: Liờn hợp sẽ mở cỏc lớp tập huấn, đào tạo cho cỏc cỏn bộ của cỏc thư viện thành viờn về cỏch thức sử dụng, khai thỏc từng nguồn tin do Liờn hợp bổ sung. Sau đú, cỏc cỏn bộ này sẽ chịu trỏch nhiệm, về hướng dẫn, đào tạo cho cỏc cỏn bộ và người dựng tin tại đơn vị mỡnh.
Tổ chức hội nghị, hội thảo nghề nghiệp: để cỏc cỏn bộ thư viện thành viờn và cỏc cỏn bộ ở cỏc thư viện khỏc cú dịp trao đổi, chia sẻ kinh nghiệm hoạt động của đơn vị mỡnh, đưa ra những ý kiến, giải phỏp nhằm phỏt triển hoạt động của Liờn hợp.
Hoạt động của Liờn hợp:
Liờn hợp cỏc thư viện trường đại học trờn địa bàn Hà Nội sẽ tập trung vào cỏc hoạt động:
- Thu hỳt thành viờn tham gia
- Thu nhận, điều phối cỏc nhúm nhu cầu tin của cỏc thành viờn - Đàm phỏn với cỏc nhà xuất bản để đặt mua nguồn tin điện tử - Chia sẻ nguồn tin giữa cỏc thành viờn
- Xõy dựng mục lục Liờn hợp tài liệu để chia sẻ giữa cỏc thư viện thành viờn - Tổ chức đào tạo cỏn bộ thụng tin, người dựng tin.
- Tổ chức hội nghị, hội thảo nghề nghiệp.
Để cú thể mua tài liệu theo phương thức consortium, việc đầu tiờn là phải hỡnh thành Liờn hợp. Cỏc thư viện tham gia Liờn hợp cần cử đại diện của mỡnh vào ban điều hành để thống nhất cỏc danh mục tài liệu cần bổ sung, lựa chọn nhà cung cấp, xõy dựng mụ hỡnh đúng gúp tài chớnh (thường được xỏc định dựa vào độ lớn của đơn đặt của thư viện vào năm trước và số người dựng của thư viện).
Thu nhận, điều phối cỏc nhúm nhu cầu tin của cỏc thành viờn: Liờn hợp thư viện sẽ đúng vai trũ là nơi thu nhận diện bổ sung của từng thư viện, từ đú điều phối cỏc thư viện cú cựng diện bổ sung, đặc biệt là diện bổ sung chuyờn ngành hẹp để cỏc thư viện thành viờn biết cỏc thành viờn khỏc hiện cú cựng nhu cầu tin cụ thể, hỡnh thành cỏc kiểu Liờn hợp thư viện với quy mụ khỏc nhau. Tuy nhiờn, đối với từng mụ hỡnh Liờn hợp, thỡ cần cõn nhắc vấn đề hỗ trợ kinh phớ từ cơ quan Nhà nước.
Bước tiếp theo là đàm phỏn với nhà xuất bản hoặc nhà cung cấp để hỡnh thành hợp đồng thuờ mua (license agreement) và hướng dẫn cho cỏc thành viờn truy cập tài liệu đó mua theo đỳng cỏc điều khoản đó ký kết với nhà xuất bản[22]