Cụng tỏc tuyờn truyền, quảng bỏ sự ra đời, cỏc hoạt động và hiệu quả đem lại từ Liờn hợp thư viện đúng một vai trũ vụ cựng quan trọng trong việc thu hỳt cỏc thư viện thành viờn tham gia, ảnh hưởng trực tiếp tới hiệu quả hoạt động của Liờn hợp. Do đặc thự của tài liệu nước ngoài (đặc biệt là CSDL nước ngoài) cú chi phớ khỏ lớn, nờn khi quyết định bổ sung loại tài liệu này, cỏc thư viện phải đồng thời thỏa món 2 điều kiện là: kinh phớ và nhu cầu (nhu cầu tin cụ thể về lĩnh vực bổ sung).
Nhỡn chung, cụng tỏc tuyờn truyền, phổ biến và marketing cỏc hoạt động và dịch vụ của Liờn hợp thư viện vẫn cũn yếu nờn nhiều nhà nghiờn cứu vẫn chưa biết đến hoạt động của Liờn hợp thư viện.
Trong những năm qua, Liờn hợp bổ sung và truy cập nguồn tin điện tử trực tuyến (Consortium on E-Resources in Vietnam) đó thường xuyờn đưa vấn đề quảng bỏ hoạt động của Liờn hợp ra thảo luận trong cỏc cuộc họp hàng năm của Liờn hợp và cũng cú một số hoạt động nhằm tuyờn truyền, quảng bỏ sự ra đời cũng như hoạt động của Liờn hợp tới cộng đồng thư viện Việt Nam như:
• Thỏng 12/2006: Giới thiệu Liờn hợp thư viện tại cuộc họp cỏc đơn vị thành viờn chương trỡnh tặng tạp chớ (JDP) và thảo luận về khả năng phối hợp giữa JDP và PERI.
• Thỏng 5/2007: Giới thiệu cỏc hoạt động của Liờn hợp thư viện tại cuộc họp hàng năm của chương trỡnh hợp tỏc nghiờn cứu Việt Nam – Thụy Điển (SIDA/Sarec) và đề nghị chương trỡnh xem xột hỗ trợ cho Liờn hợp.
• Trong 2 năm 2007-2008, Liờn hợp đó thực hiện Dự ỏn đó tổ chức đi giới thiệu cỏc hoạt động của Liờn hợp và hướng dẫn cỏch thức truy cập và khai thỏc nguồn tin điện tử tại Đại học Dõn lập Hải Phũng, Đại học Tõy Nguyờn và Đại học Thỏi Nguyờn. Kết thỳc Dự ỏn, cú thờm 03 trường: Đại học Dõn lập Hải Phũng, Đại học Tõy Nguyờn và Đại học Nụng lõm Huế gia nhập Liờn hợp.[1,2,3,4]
Tuy nhiờn, khi tiến hành khảo sỏt qua phiếu điều tra với cõu hỏi “Anh/Chị cú biết ở Việt Nam đó cú Liờn hợp phối hợp bổ sung tài liệu giữa cỏc thư viện khụng?”, kết quả 15/33 phiếu (chiếm 45%) cỏc thư viện trả lời khụng biết cú sự ra đời và hoạt động của Liờn hợp.
Với cỏc thư viện hiện cú sử dụng cỏc CSDL nước ngoài (nhưng sử dụng riờng lẻ, khụng tham gia phối hợp bổ sung), khi được hỏi “Lý do cơ quan anh/ chị khụng tham gia Liờn hợp phối hợp bổ sung?”, 55% cỏc thư viện cho rằng cú biết thụng tin ở Việt Nam cú Liờn hợp phối hợp bổ sung nhưng lại chưa cú thụng tin đầy đủ (như điều kiện tham gia, cỏc hoạt động do Liờn hợp tổ chức, cỏch thức hoạt động của Liờn hợp…), 12% cỏc thư viện được hỏi cho rằng chưa thực sự tin tưởng vào hiệu quả của Liờn hợp đem lại, muốn thấy một mụ hỡnh hoạt động hiệu quả trờn thực tế để cú thể tin tưởng và dựng làm minh chứng thuyết phục Nhà trường cấp kinh phớ cho tham gia Liờn hợp.
Theo khảo sỏt ở một số thư viện cho thấy rằng, gần đõy cỏc thư viện đại học quyết định mua CSDL nước ngoài thường do xin được kinh phớ của nhà trường hoặc xin được dự ỏn đầu tư cho thư viện. Khi đú, hoặc là dự ỏn cấp kinh phớ để thư viện tự bổ sung tài liệu (điển hỡnh như thư viện trường Đại học
Thương mại, trong những năm vừa qua, thư viện được dự ỏn cấp kinh phớ để tự lựa chọn mua 4 CSDL: Business Periodical ondise (BPO), ECONLIT, Business & Management prachase (BMP) và Dissertations abstracts) hay dự ỏn cấp kinh phớ và chỉ định mua tài liệu (điển hỡnh là Thư viện Đại học Luật Hà Nội và Thư viện Đại học Luật Tp. Hồ Chớ Minh được dự ỏn cấp kinh phớ mua CSDL về Luật sử dụng ở 2 đơn vị). Tuy nhiờn, cả 2 trường hợp kể trờn, cỏc thư viện đều sử dụng riờng lẻ tài liệu được dự ỏn đầu tư mà khụng cú hoạt động chia sẻ với cỏc thư viện cú diện bổ sung tương tự. Điều này cú thể do nhiều nguyờn nhõn khỏc nhau, trong đú cú thể thấy một nguyờn nhõn cỏc thư viện đưa ra là mặc dự đó biết cú Liờn hợp thư viện bổ sung tài liệu nước ngoài nhưng nhận thấy rằng cỏc hoạt động này vẫn cũn mang tớnh chất sơ khai, phức tạp, chưa thực sự tin tưởng vào hiệu quả Liờn hợp sẽ đem lại (vỡ chưa thấy rừ hiệu quả Liờn hợp đem lại) ; hơn nữa, cỏc thư viện dự cú đề nghị lờn nhà trường về việc tham gia Liờn hợp nhưng khụng được sự phờ duyệt vỡ tõm lý sử dụng chung sẽ nảy sinh nhiều vấn đề phức tạp.
Kết quả trờn cho thấy rằng: rừ ràng hiện nay cụng tỏc tuyờn truyền, quảng bỏ hoạt động của Liờn hợp phối hợp bổ sung tài liệu nước ngoài ở nước ta vẫn chưa thực sự cú hiệu quả. Thiết nghĩ, nếu muốn Liờn hợp thu hỳt được nhiều thư viện thành viờn tham gia (hay cỏc thư viện mong muốn tham gia cú thể thuyết phục Nhà trường đồng ý duyệt tham gia Liờn hợp), hoạt động cú hiệu quả thỡ cần phải đẩy mạnh hơn nữa cụng tỏc tuyờn truyền, quảng bỏ, nhất là quảng bỏ về hiệu quả Liờn hợp đem lại cho cỏc thành viờn. Chỉ cú như vậy, mỗi khi cú nhu cầu về bổ sung tài liệu nước ngoài, cỏc thư viện sẽ nghĩ ngay đến việc cú thể phối hợp với đơn vị nào cú diện bổ sung gần giống để cựng bổ sung, tiết kiệm chi phớ bổ sung.
Để làm tốt được cụng tỏc tuyờn truyền, quảng bỏ hoạt động của Liờn hợp, thiết nghĩ, Liờn hợp cú thể phối hợp với cỏc liờn hiệp thư viện (như Liờn hiệp cỏc thư viện đại học phớa Bắc, Hội Thư viện, Vụ Thư viện…), với Bộ Giỏo dục và Đào
tạo,… để giới thiệu sõu, rộng tới đụng đảo cỏc thư viện trường cao đẳng, đại học trờn địa bàn Hà Nội cũng như cỏc thư viện trong cả nước.
Đối với cỏc thư viện thành viờn đó tham gia phối hợp bổ sung tài liệu nước ngoài, đang tiến hành sử dụng thỡ cũng cần phải cú cỏc biện phỏp tuyờn truyền tới người dựng tin để nõng cao hiệu quả sử dụng, trỏnh gõy lóng phớ nguồn tin. Mặc dự, nhỡn chung, hiện nay trỡnh độ ngoại ngữ của cỏc nhúm người dựng tin ở cỏc trường đại học đó được nõng cao nhưng để sử dụng thành thạo ngoại ngữ trong cụng việc thỡ số lượng này cũn bị hạn chế ở một số ớt nhúm người dựng là sinh viờn ngoại ngữ, hay những giảng viờn được đào tạo ở nước ngoài. Chớnh vỡ vậy, nhiều người dựng tin cũn e ngại việc sử dụng cỏc tài liệu nước ngoài, điều này làm ảnh hưởng đến hiệu quả sử dụng tài liệu nước ngoài của thư viện. Chớnh vỡ vậy, muốn nõng cao hiệu quả sử dụng tài liệu nước ngoài ở cỏc thư viện thành viờn (cũng chớnh là nõng cao hiệu quả hoạt động của Liờn hợp phối hợp bổ sung tài liệu nước ngoài), thỡ cụng tỏc quảng bỏ việc sử dụng tài liệu nước ngoài khụng chỉ dừng lại ở mức quảng bỏ với cỏc thư viện mà ngược lại cần tiến hành sõu, rộng hơn đối với từng nhúm người dựng tin trong thư viện. Để làm được điều này, cỏc thư viện cần kết hợp với nhà trường, giới thiệu cho giảng viờn về nguồn tài liệu phong phỳ này ; thụng qua giảng viờn để giới thiệu tới sinh viờn ; đưa việc tỡm kiếm thụng tin trở thành một yờu cầu trong chương trỡnh học của sinh viờn. Nếu thực hiện được điều này, tỏc giả tin rằng hiệu quả từ việc khai thỏc tài liệu nước ngoài núi chung, hiệu quả từ cụng tỏc phối hợp bổ sung tài liệu nước ngoài núi riờng của cỏc thư viện thành viờn sẽ được nõng cao đỏng kể.
Như vậy, để cụng tỏc phối hợp bổ sung giữa cỏc thư viện trường đại học trờn địa bàn Hà Nội cú thể tiến hành trong thực tiễn, cần phải cú đủ 4 điều kiện cần đó nờu ở mục trờn gồm: cơ sở phỏp lý tiến hành và cú một cơ quan Nhà nước đứng ra bảo trợ, sự nhận thức đỳng đắn của bản thõn cỏc thư viện đối với cụng tỏc phối hợp bổ sung, kinh phớ bổ sung tài liệu và việc kết hợp giữa cỏc thư viện cú nhu cầu tin giống nhau. Bờn cạnh đú, để hoạt động phối hợp bổ sung cú hiệu
quả cao, cỏc thư viện cần trang bị cơ sở vật chất, hạ tầng ; nguồn nhõn lực cú trỡnh độ.
Trờn thực tế, khảo sỏt cỏc thư viện trường đại học trờn địa bàn Hà Nội cho thấy: hầu hết cỏc thư viện đều đó và đang trong quỏ trỡnh ứng dụng cụng nghệ thụng tin vào thư viện với việc đầu tư mỏy tớnh, mạng internet IP tĩnh, cỏc phần mềm quản lý thư viện tớch hợp ; nguồn nhõn lực được đào tạo đỳng chuyờn ngành, cú trỡnh độ chuyờn mụn ngày càng cao ; cú sự trựng lặp về nhu cầu tin giữa cỏc trường do diện đào tạo giống nhau. Tuy nhiờn, kinh phớ cỏc thư viện trường đại học dành cho bổ sung tài liệu hầu hết vẫn cũn hạn chế, đặc biệt đối với nguồn tài liệu điện tử vốn cú giỏ thành cao. Chớnh vỡ vậy, việc phối hợp bổ sung giữa cỏc thư viện trường đại học trờn địa bàn Hà Nội là một nhu cầu cấp thiết và hoàn toàn cú thể thực hiện được.
Để cụng tỏc phối hợp bổ sung giữa cỏc thư viện trường đại học trờn địa bàn Hà Nội cú thể thực hiện được trong thực tiễn và hoạt động cú hiệu quả, cần phải giải quyết được những điều kiện cần đó nờu ở trờn gồm: cơ chế phỏp lý để tiến hành phối hợp bổ sung, cần một cơ quan nhà nước đứng ra bảo trợ và quan trọng hơn cả là phải cú những hoạt động tuyờn truyền, quảng cỏ nhằm nõng cao nhận thức của cỏc thư viện về cụng tỏc phối hợp bổ sung.
Chương 3: XÂY DỰNG Mễ HèNH PHỐI HỢP BỔ SUNG GIỮA CÁC THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC TRấN ĐỊA BÀN HÀ NỘI VÀ MỘT SỐ KHUYẾN NGHỊ