Hạch toán tiền lƣơng là quá trình tính toán, ghi chép thời gian lao động hao phí và kết quả đạt đƣợc trong hoạt động sản xuất, hoạt động tổ chức và quản lý theo nguyên tắc và phƣơng pháp nhất định nhằm phục vụ công tác kiểm tra quỹ lƣơng, công tác chỉ đạo các hoạt động kinh tế đảm bảo quá trình tái sản xuất xã hội.
Trình tự hạch toán: Hàng tháng, căn cứ vào bảng chấm công, bảng chấm công làm thêm giờ, bảng nghiệm thu, … kế toán doanh nghiệp lập bảng thanh toán lƣơng cho từng tổ, đội, phân xƣởng sản xuất và các phòng ban để tính lƣơng cho từng ngƣời. Trên bảng tính lƣơng cần ghi rõ từng khoản tiền lƣơng (lƣơng sản phẩm, lƣơng thời gian), các khoản phụ cấp, trợ cấp, các khoản khấu trừ và số tiền ngƣời lao động thực lĩnh. Căn cứ vào giấy chứng nhận nghỉ hƣởng BHXH, kế toán lập danh sách ngƣời nghỉ hƣởng trợ cấp ốm đau, thai sản.
Kế toán căn cứ vào bảng thanh toán tiền lƣơng, bảng thanh toán tiền thƣởng, danh sách ngƣời nghỉ hƣởng trợ cấp ốm đau, thai sản và các chứng từ khác lập bảng phân bổ tiền lƣơng và BHXH, làm cơ sở ghi vào sổ kế toán, ghi nhận tăng các khoản phải trả ngƣời lao động, tăng quỹ trích lập BHXH, BHYT, KPCĐ, tăng trích trƣớc tiền lƣơng nghỉ phép của công nhân sản xuất (nếu có).
Các chứng từ về chi lƣơng, thƣởng, nộp quỹ bảo hiểm là cơ sở để ghi giảm các khoản phải trả ngƣời lao động và giảm các khoản trích theo lƣơng.
Thông thƣờng doanh nghiệp có 2 kỳ trả lƣơng cho công nhân viên, kỳ I là tạm ứng lƣơng, còn kỳ II sẽ nhận số tiền còn lại sau khi đã khấu trừ các khoản và nộp thuế thu nhập cá nhân.
1.2.2 Chứng từ sử dụng:
Để hạch toán, kế toán trong các doanh nghiệp sử dụng các chứng từ trong phần ba của quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ tài chính về việc ban hành chế độ kế toán doanh nghiệp. Các chứng từ gồm có:
- Bảng chấm công (01a – LĐTL)
- Bảng chấm công là thêm giờ (01b – LĐTL) - Bảng thanh toán tiền lƣơng (02 – LĐTL)
- Bảng thanh toán tiền làm thêm giờ (06 – LĐTL) - Bảng thanh toán tiền thuê ngoài (07 – LĐTL) - Hợp đồng giao khoán (08- LĐTL)
- Biên bản nghiệm thu hợp đồng giao khoán (09 – LĐTL ) - Bảng kê trích nộp các khoản theo lƣơng (10 – LĐTL) - Bảng phân bổ tiền lƣơng và BHXH (11 – LĐTL)
1.2.3 Kế toán các khoản phải trả ngƣời lao động: 1.2.3.1 Tài khoản sử dụng: 1.2.3.1 Tài khoản sử dụng:
Kế toán sử dụng tài khoản 334 – “Phải trả ngƣời lao động”.
Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản phải trả và tình hình thanh toán các khoản phải trả cho ngƣời lao động của doanh nghiệp về tiền lƣơng, tiền công, tiền thƣởng, bảo hiểm xã hội và các khoản phải trả khác thuộc về thu nhập của ngƣời lao động.
Tài khoản 334 có 2 tài khoản cấp 2:
+ Tài khoản 3341 - Phải trả công nhân viên + Tài khoản 3348 - Phải trả ngƣời lao động khác Kết cấu tài khoản:
Bên nợ:
- Các khoản tiền lƣơng, tiền thƣởng, BHXH, các khoản đã trả, đã ứng cho ngƣời lao động.
- Các khoản khấu trừ vào tiền lƣơng của ngƣời lao động.
Bên có:
- Các khoản tiền lƣơng, tiền thƣởng, BHXH và các khoản phải trả ngƣời lao động.
Số dư bên có:
- Các khoản tiền lƣơng, thƣởng, và các khoản còn phải trả cho ngƣời lao động.
Số dư bên nợ:
- Tài khoản 334 có số dƣ bên nợ trong trƣờng hợp đặc biệt, nó phản ánh số tiền đã trả quá số tiền lƣơng, thƣởng và các khoản phải trả ngƣời lao động.
1.2.3.2 Sơ đồ hạch toán: BHXH,YT,TN, các khoản khác khấu trừ vào lƣơng 338(3383,3384,3389,3388)
336
tính BHXH trả cho ngƣời lao động
trả nội bộ
khấu trừcác khoản phải
3335 3383
khấu trừ thuế TNCN vào lƣơng Các khoản tạm ứng, khoản bồi thƣờng khấu trừ
toán lƣơng kì II khoản phải trả ngƣời lao động tính lƣơng, thƣởng, và các tạm ứng lƣơng kì I, thanh 141,1388 622,627,641,642 635, 431,811,… 111,112 334
1.2.4 Kế toán các khoản trích theo lƣơng:
1.2.4.1 Tài khoản sử dụng: Tài khoản sử dụng là 338 – “phải trả phải nộp khác”.
Tài khoản 338 có 9 tài khoản cấp 2, tuy nhiên để hạch toán tổng hợp các khoản trích theo lƣơng kế toán sử dụng các tài khoản cấp 2 sau:
- Tài khoản 3382 – Kinh phí công đoàn - Tài khoản 3383 – Bảo hiểm xã hội - Tài khoản 3384 – Bảo hiểm y tế
- Tài khoản 3389 – Bảo hiểm thất nghiệp Kết cấu tài khoản:
Bên nợ:
- BHXH trả cho ngƣời lao động. - KPCĐ chi tại đơn vị.
- Số BHXH, BHYT, KPCĐ, BHTN đã nộp cho cơ quan quản lý quỹ bảo hiểm và công đoàn cấp trên.
- Các khoản đã trả khác.
Bên có:
- Giá trị tài sản thừa chờ xử lý (chƣa rõ nguyên nhân).
- Trích BHXH, BHYT, KPCĐ, BHTN vào chi phí sản xuất kinh doanh. - Trích BHXH, BHYT, BHTN trừ vào thu nhập của ngƣời lao động. - Trích BHXH, KPCĐ vƣợt chi đƣợc cấp bù.
- Các khoản thanh toán với ngƣời lao động về tiền nhà, điện, nƣớc ở tập thể. - Các khoản phải trả khác.
Số dư bên có:
- Số tiền còn phải nộp.
- BHXH, BHYT, KPCĐ, BHTN đã trích nhƣng chƣa nộp đủ cho cơ quan quản lý, hoặc số để lại cho đơn vị chƣa chi hết.
Số dư bên nợ:
- Phản ánh số đã trả, đã nộp nhiều hơn số phải trả, phải nộp, hoặc số BHXH, BHYT, KPCĐ, BHTN vƣợt chi chƣa đƣợc cấp bù.
1.2.4.2 Sơ đồ hạch toán:
1.3 Kế toán trích trƣớc tiền lƣơng nghỉ phép cho công nhân sản xuất trực tiếp: 1.3.1 Nội dung: 1.3.1 Nội dung:
Theo quy định tại điều 74, 75 của Bộ luật lao động thì ngƣời lao động làm việc tại doanh nghiệp trên 12 tháng có tối thiểu là 12 ngày nghỉ phép, số ngày nghỉ phép sẽ tăng thêm theo thâm niên làm việc, cứ 5 năm đƣợc nghỉ thêm 1 ngày. Trong thời gian nghỉ phép đó, ngƣời lao động vẫn đƣợc hƣởng lƣơng đầy đủ nhƣ thời gian đi làm việc và có thể thỏa thuận với ngƣời lao động để một năm đƣợc nghỉ thành nhiều lần. Tiền lƣơng nghỉ phép phải đƣợc tính vào chi phí sản xuất một cách hợp lý vì nó ảnh hƣởng đến giá thành sản phẩm. Nếu doanh nghiệp bố trí cho công nhân
111, 112 BHXH trả cho ngƣời lao
từ cơ quan quản lý quỹ động trong doanh nghiệp
nhận tiền cấp bù BHXH 334
vào lƣơng ngƣời lao động Trích BHXH, BHYT, TN trừ
334 Chi tiêu KPCĐ tại đơn vị
BHTN cho cơ quan quản lý quỹ
Nộp BHXH, BHYT, KPCĐ trích BHXH, BHYT, KPCĐ, BHTN
622, 627, 641, 642 3382, 3383, 3384, 3389
111, 112
nghỉ phép đều đặn trong năm thì tiền lƣơng nghỉ phép đƣợc tính trực tiếp vào chi phí sản xuất. Đối với những doanh nghiệp sản xuất mang tính chất thời vụ hoặc không có điều kiện bố trí lao động nghỉ phép đều đặn giữa các kỳ hạch toán, để tránh sự biến động đột ngột về giá thành sản phẩm thì hàng tháng trên cơ sở tiền lƣơng thực tế, lƣơng chính phải trả cho công nhân sản xuất trực tiếp, kế toán phải dự toán tiền lƣơng nghỉ phép của lao động trực tiếp, tiến hành trích trƣớc tính vào chi phí của từng kỳ hạch toán theo số đã dự toán. Cuối năm sẽ tiến hành điều chỉnh số trích trƣớc theo kế hoạch cho phù hợp với thực tế tiền lƣơng của ngƣời lao động, nhằm phản ánh đúng chi phí tiền lƣơng vào chi phí sản xuất.
Mức trích trƣớc tiền lƣơng nghỉ phép đƣợc tính theo công thức:
Mức trích trƣớc = Tiền lƣơng chính phải x Tỷ lệ của CNSX theo KH trả cho CNSX trong kỳ trích trƣớc
∑ tiền lƣơng nghỉ phép theo KH trong năm của CNSX Tỷ lệ trích trƣớc =
∑ tiền lƣơng chính theo KH trong năm của CNSX 1.3.2 Tài khoản sử dụng:
Kế toán sử dụng tài khoản 335 – “Chi phí phải trả” Kết cấu tài khoản:
Bên nợ:
- Các chi phí thực tế phát sinh thuộc chi phí phải trả.
- Chênh lệch chi phí phải trả lớn hơn chi phí thực tế phát sinh, đƣợc ghi giảm chi phí.
Bên có: Chi phí phải trả dự tính đã đƣợc hạch toán vào chi phí sản xuất kinh doanh.
Số dư bên có: Chi phí đã trả tính vào chi phí sản xuất kinh doanh nhƣng thực tế chƣa phát sinh.
Khi sử dụng tài khoản 335 – “Chi phí phải trả” cần tôn trọng quy định sau: vào thời điểm cuối kỳ dự toán hoặc cuối năm, các khoản chi phí phải trả phải đƣợc quyết toán với số chi phí thực tế phát sinh. Cố gắng hạn chế đến mức tối đa việc
chuyển số dƣ sang năm sau. Những khoản chi phí phải trả chƣa đƣợc quyết toán đúng lúc cuối năm thì phái giải trình trong thuyết minh báo cáo tài chính.
1.3.3 Sơ đồ hạch toán: 1.4 Kế toán tiền thƣởng: 1.4.1 Khái niệm:
Tiền thƣởng thực chất là một khoản bổ sung cho tiền lƣơng nhằm quán triệt hơn nữa nguyên tắc phân phối theo lao động và gắn với hiệu quả lao động sản xuất kinh doanh của đơn vị.
Tiền thƣởng là một phần cứng mà doanh nghiệp trả trực tiếp cho ngƣời lao động, để kích thích lao động tạo sản xuất, tạo ra giá trị thặng dƣ (lợi nhuận) cho doanh nghiệp. Vì vậy, ngoài tiền lƣơng ngƣời lao động còn đƣợc hƣởng một phần lợi nhuận dƣới dạng tiền thƣởng bổ sung vào tiền lƣơng.
tiền lƣơng nghỉ phép phải trả
Trích BHXH, BHYT, KPCĐ, BHTN tính trên
nghỉ phép của CNSX Số trích trƣớc tiền lƣơng phải trả cho CNSX
Tiền lƣơng nghỉ phép
Cuối niên độ kế toán điều chỉnh số CL tiền lƣơng nghỉ
phép thực tế phát sinh lớn hơn số đã trích phép lớn hơn tiền lƣơng
nghỉ phép thực tế phát sinh Hoàn nhập CL chi phí trích trƣớc tiền lƣơng nghỉ 338 622 335 334 622
1.4.2 Vai trò của tiền thƣởng:
Tiền thƣởng là một trong những biện pháp khuyến khích ngƣời lao động trên phƣơng diện vật chất, có tác dụng rất tích cực để ngƣời lao động phấn đấu thực hiện công việc tốt hơn, tạo điều kiện nâng cao năng suất lao động, chất lƣợng sản phẩm, tiết kiệm thời gian làm việc.
1.4.3 Nội dung tổ chức tiền thƣởng:
- Chỉ tiêu thƣởng: Có 2 nhóm chỉ tiêu thƣởng là chỉ tiêu về số lƣợng và chỉ tiêu về chất lƣợng gắn với thành tích ngƣời lao động. Yêu cầu của chỉ tiêu thƣởng là chính xác, rõ ràng và cụ thể.
- Điều kiện thƣởng: Đó là những tiền đề, chuẩn mực để thực hiện các chỉ tiêu thƣởng, đây là những quy định tối thiểu của doanh nghiệp mà nếu đạt đƣợc nó thì sẽ có đƣợc mức thƣởng. Tùy theo mục tiêu mỗi doanh nghiệp mà có các điều kiện thƣởng khác nhau.
- Mức tiền thƣởng: Là số tiền thƣởng cho ngƣời lao động khi họ đạt các chỉ tiêu và điều kiện thƣởng. Tuy nhiên, mức tiền thƣởng cao hay thấp còn phụ thuộc vào tính chất phức tạp, tầm quan trọng của công việc, điều kiện lao động của từng bộ phận, nguồn tiền thƣởng của doanh nghiệp và yêu cầu khuyến khích của từng loại công việc.
- Nguồn tiền thƣởng: Đó là nguồn tiền đƣợc dùng để trả tiền thƣởng cho ngƣời lao động, nhƣ: trích từ lợi nhuận doanh nghiệp, từ tiết kiệm quỹ tiền lƣơng,…
1.4.4 Các hình thức thƣởng:
Hiện nay có rất nhiều hình thức thƣởng đƣợc các doanh nghiệp áp dụng. Ví dụ nhƣ: - Thƣởng tiết kiệm
- Thƣởng năng suất chất lƣợng - Thƣởng sáng kiến
- Thƣởng theo kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp - Thƣởng tìm đƣợc nơi cung ứng tiêu thụ sản phẩm
CHƢƠNG 2:
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN TIỀN LƢƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƢƠNG
2.1. KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN XI MĂNG HÒN KHÓI: 2.1.1. Quá trình hình thành, phát triển của công ty cổ phần xi măng Hòn Khói: 2.1.1.1. Giới thiệu sơ lƣợc về công ty:
Tên công ty: Công ty cổ phần xi măng Hòn Khói.
Địa chỉ: Tổ dân phố Mỹ Á, Phƣờng Ninh Thủy, Thị xã Ninh Hòa, Tỉnh Khánh Hòa. Điện thoại: (058) 3676 120
Fax: (058) 3676 277
Mã số thuế: 4200527390, ngày cấp: 17/07/2003 Tên viết tắt: HOCECO
Ngành nghề chính: sản xuất kinh doanh xi măng, vôi và thạch cao Vốn điều lệ: 9,7 tỷ
2.1.1.2. Quá trình hình thành của công ty:
Sau ngày đất nƣớc thống nhất, việc xây dựng cơ sở hạ tầng của nƣớc ta hết sức cần thiết và cấp bách, nhu cầu cung cấp vật liệu cho cả nƣớc nói chung và cho miền Trung rất lớn, để góp phần đáp ứng nhu cầu trên, ngày 04/04/1978 Ủy Ban Nhân Dân tỉnh Phú Khánh (hiện nay tách ra 2 tỉnh là Phú Yên và Khánh Hòa) ra quyết định thành lập xí nghiệp xi măng Hòn Khói (tiền thân của công ty cổ phần xi măng Hòn Khói). Xí nghiệp xi măng Hòn Khói là một doanh nghiệp nhà nƣớc, cơ quan quản lý cấp trên là sở xây dựng. Nhiệm vụ chính là sản xuất xi măng, có tƣ cách pháp nhân, hoạt động theo phƣơng thức hạch toán độc lập. Lúc này thôn Mỹ Á, Ninh Thủy, Ninh Hòa, Khánh Hòa đƣợc chọn làm nơi đặt trụ sở chính. Bởi vì Mỹ Á là một dải đất ven biển, gần nguồn san hô đã đƣợc biển bồi đắp từ hàng ngàn năm có trữ lƣợng lớn, việc gần nguồn nguyên liệu tự nhiên này giúp cho việc khai thác đƣợc thực hiện dễ dàng.
2.1.1.3. Quá trình phát triển của công ty:
Quá trình phát triển của công ty đƣợc chia ra làm 3 giai đoạn:
Giai đoạn 1978-1985:
Đây là giai đoạn khởi đầu, do mới đi vào hoạt động và còn quá non trẻ nên ở giai đoạn này xí nghiệp gặp rất nhiều khó khăn trên đủ các mặt, về vốn, về thị
trƣờng, về trang thiết bị , về kỹ thuật,… Song với tinh thần quyết tâm cao, ban lãnh đạo công ty cùng các công nhân xí nghiệp đã cố gắng khắc phục khó khăn. Giai đoạn này nƣớc ta vẫn còn đang trong thời kỳ bao cấp nên hầu hết các doanh nghiệp đều hoạt động theo chỉ tiêu, theo kế hoạch cấp trên đƣa xuống, tất cả đều đƣợc bao tiêu từ đầu vào đến đầu ra.
Giai đoạn 1986-1990:
Đây là giai đoạn chuyển đổi nền kinh tế tập trung quan liêu bao cấp sang nền kinh tế thị trƣờng. Xí nghiệp đƣợc tự hạch toán, chủ động trong sản xuất kinh doanh. Tình hình chung ở giai đoạn này hầu hết các xí nghiệp gặp khó khăn, đã có rất nhiều nhà máy đã giải thể do không thể tiếp tục hoạt động đƣợc và ngày càng thua lỗ. Trƣớc tình hình đó, cán bộ cùng công nhân viên của xí nghiệp đã kiên trì bám trụ, tranh thủ đƣợc sự giúp đỡ của các cấp lãnh đạo tỉnh và sự giúp đỡ từ ngân sách của các ngân hàng, xí nghiệp đã thay đổi, sắp xếp lại, tự tìm cho mình một con đƣờng đi riêng trong cơn bão táp của khó khăn. Chính nhờ sự quyết tâm của cán bộ công nhân xí nghiệp đã giúp cho xí nghiệp đứng vững và từng bƣớc phát triển đi lên.
Giai đoạn 1991 đến nay:
Ở giai đoạn này tình hình chung của doanh nghiệp tƣơng đối ổn định và có chiều hƣớng phát triển đi lên cùng với sự phát triển của nền kinh tế đất nƣớc. Đặc biệt vào những năm gần đây xi măng của xí nghiệp đã đƣợc ngƣời tiêu dùng ở một số thị trƣờng biết nhƣ Ninh Hòa, Đăk Lăk,…
Năm 1997 để tiếp tục nâng cao uy tín và chất lƣợng của sản phẩm, xí nghiệp đã thay đổi công nghệ: công nghệ sản xuất xi măng lò đứng Trung Quốc - công suất thiết kế 50.000 tấn/năm (thay vì 30.000 tấn/năm). Sau một năm thi công, dây