PHẨM TRONG KẾ TOÁN QUẢN TRỊ
Xác định chi phí là quá trình tổng hợp chi phí có liên quan đến saả xuất và tiêu thụ saả phẩm, nhằm cung cấp tài liệu chi phí đơn vị cần thiết cho các nhà quản trị để:
- Định giá bán sản phẩm;
- Định giá hàng hóa tồn kho cuối kỳ; - Xác định kết quả thu nhập trong kỳ; - Ra các quyết định tình huống hàng ngày.
Để lựa chọn phương pháp xác định chi phí, các doanh nghiệp công nghiệp công nghiệp cần dựa vào tính chất sản xuất của mình. Có hai loại hình sản xuất chủ yếu:
- Sản xuất theo đơn đặt hàng; - Sản xuất hàng loạt.
• Tùy theo tính chất của hoạt động sản xuất mà vận dụng một trong hai phương pháp xác định chi phí sau đây:
* Phương pháp xác định chi phí theo công việc ghi chép lại một cách chi tiết thông tin của từng sản phẩm, nhóm sản phẩm tương tự nhau.
* Phương pháp xác định chi phí theo quá trình sản xuất: ghi chép theo từng phân xưởng khi sản phẩm được chuyển từ phân xưởng này sang phân xưởng khác và trên cơ sở đó, xác định được chi phí cho từng đơn vị sản phẩm.
1.2.1. Phương pháp xác định chi phí theo công việc
1.2.1.1 Nội dung phương pháp xác định chi phí theo công việc
Phương pháp xác định chi phí theo công việc được sử dụng ở các doanh nghiệp sản xuất theo đơn đặt hàng, sản phẩm được sản xuất theo yêu cầu của khách hàng. Các đơn đặt hàng có thể khác nhau và cùng một lúc, doanh nghiệp có thêểsản xuất nhiều đơn đặt hàng khác nhau như trong xây dựng, trong sản xuất máy móc công nghiệp…
Hệ thống kế toán cần phản ánh những hoạt động của doanh nghiệp theo từng đơn đặt hàng, đó là:
- Khách hàng đến doanh nghiệp đặt hàng trong đó nêu rõ yêu cầu về sản phẩm mà khách hàng mong muốn.
- Doanh nghiệp cần đánh giá đơn đặt hàng để xác định giá bán cho sản phẩm trong đơn đặt hàng. Căn cứ vào yêu cầu của khách hàng, người ta tính toán chi phí dự toán cho việc hạch toán từng đơn vị đặt hàng.
Cộng dự toán vừa tính với số lãi mong muốn sẽ tạo ra giá bán cho sản phẩm trong đơn đặt hàng.
- Doanh nghiệp thực hiện sản xuất theo đơn đặt hàng, trong khi sản xuất theo đơn đặt hàng thì kế toán đã tập hợp chi phí theo từng đơn đặt hàng.
Noó chung, đơn đặt hàng được gửi ngay cho khách hàng khi nói kết thúc, do vậy doanh nghiệp không cần sử dụng tài khoản "Thành phẩm" trong hệ thống thông tin kế toán. Tuy nhiên, để phản ánh sự vận hành kế toán, doanh nghiệp đã sử dụng tài khoản "Thành phẩm" đêể phản ánh sự baà giao một đơn đặt hàng đã sản xuất xong vào kho thành phẩm. Việc ghi chép này cho phép xác định đơn đặt hàng đã xong, có thể đươợ gửi đi ngay cho khách hàng.
1.2.1.2. Quá trình tập hợp chi phí theo công việc
Theo phương pháp xác định chi phí theo công việc, đối tượng tập hợp chi phí là đơn đặt hàng của khách. Một doanh nghiệp có thể sản xuất nhiều đơn đặt hàng cùng một lúc, cần phản ánh riêng chi phí sản xuất cho từng đơn đặt hàng. Chi phí sản xuất được tập hợp vào tài khoản "Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang" (CPSXKDD) nó được mở chi tiết theo các đơn vị đặt hàng và phản ánh trên các phiếu chi phí tập hợp trên các phiếu chi phí công việc cần phải bằng tổng số dư nợ của tài khoản "Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang".
Sự vận động của sản phẩm và các chi phí sản xuất gắn liền với sản phẩm có thể biểu hiện theo sơ đồ sau:
Sơ đồ 1.1: Quá trình tập hợp chi phí theo công việc
(1) Phản ánh giá thành của đơn đặt hàng đã hoàn thành Nợ: Tài khoản "Thành phẩm"
Phân xưởng
sản xuất thành phẩm Kho gửi hàng Dịch vụ
Hệ thống thông tin kế toán - Nguyên vật liệu trực tiếp - Chi phí nhân công trực tiếp - Chi phí sản xuất chung phân bổ Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang
(1) *** *** Thành phẩm (2) *** *** Giá vốn hàng bán
Có: Tài khoản "Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang"
(2) Phản ánh giá thành của đơn đặt hàng đã gửi cho khách hàng Nợ: Tài khoản "Giá vốn hàng bán"
Có: Tài khoản "Thành phẩm"
Quá trình vận động của chứng từ trong phương pháp xác định chi phí theo công việc được trình bày theo sơ đồ sau:
Sơ đồ 1.2: Quá trình vận động của chứng từ trong phương pháp xác định chi phí theo công việc
Phiếu chi phí công việc là căn cứ để xác định: - Chi phí sản xuất của từng đơn đặt hàng; - Chi phí đơn vị sản phẩm;
- Chi phí hàng chưa hoàn thành; - Giá vốn hàng bán.
Theo mô hình trên, chi phí nguyên vật liệu trực tiếp được xác định căn cứ trên phiếu xuất kho hoặc bảng phân bổ vật liệu, chi phí nhân công trực tiếp đươợ căn cứ trên bảng phân bổ tiền lương hoặc bảng chấm công, phiếu theo dõi sản phẩm hoàn
Phiếu xuất kho vật liệu
Phiếu theo dõi thời gian khối lượng sản phẩm Mức phẩn bổ chi phí sản xuất chung Phiếu chi phí công việc Lệnh sản xuất Đơn đặt hàng
thành. Chi phí sản xuất chung được xác định theo mức phân bổ, cuối cùng các chi phí trên được tập hợp vào phiếu chi phí công việc.
Phiếu chi phí công việc được thành lập khi phòng kế toán nhận được phát ra cho công việc đó. Mỗi đơn đặt hàng cần lập một phiếu chi phí công việc mà không cần quan tâm tới số lượng sản xuất trong đơn đặt hàng đó nhiều hay ít, phiếu này có tác dụng như một sổ phụ phản ánh chi phí sản xuất đã phát sinh trong quá trình sản xuất và có tác dụng như một báo cáo về sản phẩm sản xuất dở dang, khi sản phẩm hoàn thành giao cho khách hàng thì phiếu chi phí công việc được chuyển từ khâu sản xuất sang tập hồ sơ theo dõi đơn đặt hàng đã kết thúc.
Căn cứ để xác định chi phí nguyên vật liệu trực tiếp và gián tiếp là phiếu xuất kho (Bảng phân bổ nguyên vật liệu). Giá xuất kho được tính là giá nhập.
Căn cứ để xác định tiền lương của lao động trực tiếp và gián tiếp là các chứng từ theo dõi lao động, bảng chấm công, phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc đã hoàn thành.
Bảng chấm công là chứng từ theo dõi ngày công của người lao động làm cơ sở cho việc tính lương hàng tháng và xét khen thưởng cuối kỳ.
Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc đã hoàn thành là chứng từ xác nhận số sản phẩm hoặc công việc hoàn thành của đơn vị hay cá nhân người lao động, là cơ sở để tính lương theo sản phẩm trả cho người lao động.
Chi phí sản xuất chung cũng là một khoản mục chi phí trong giá thành sản phẩm, như chi phí nguyên vật liệu trực tiếp và chi phí nhân công trực tiếp, nhưng chi phí sản xuất chung là một chi phí gián tiếp đối với từng sản phẩm và nó bao gồm nhiều mục chi phí mà phần lớn là định phí, nên có xu hướng biến động theo khối lượng sản phẩm sản xuất.
Do vậy, để xác định chi phí sản xuất chung cho từng đơn mặt hàng, cho từng đơn vị sản phẩm cần chọn căn cứ phân bổ chung.
Những căn cứ chung thường được chọn, nhất là tổng thời gian lao động trực tiếp, tổng chi phí lao động trực tiếp, tổng số giờ máy hoạt động…
được, trong khi đó doanh nghiệp cần phải có sớm về chi phí này để định giá sản phẩm, công việc đã hoàn thành và sớm có quyết định sản xuất kinh doanh, nên trong thực tế phần lớn doanh nghiệp ước tính chi phí sản xuất chung ngay từ đầu kỳ. Mức ước tính chi phí sản xuất chung này nhân với mức hoạt động ước tính của từng công việc (đơn đặt hàng) sẽ tính được mức phân bổ với tổng chi phí sản xuất chung cho từng công việc.
= (1.4)
= x (1.5)
1.2.1.3. Hệ thống sổ sách sử dụng
Ngoài việc tập hợp chi phí sản xuất vào phiếu chi phí công việc, chi phí này còn được bộ phận kế toán phản ánh vào các tài liệu liên quan.
Sử dụng các tài khoản sau để phản ánh chi phí theo công việc
- Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp - Chi phí nhân công trực tiếp - Chi phí sản xuất chung
- Chi phí sản xấut kinh doanh dở dang - Thành phẩm.
a. Căn cứ vào phiếu xuất kho (bảng phân bổ vật liệu) doanh nghiệp phản ánh chi phí nguyên vật liệu trực tiếp dùng vào sản xuất và cuối kỳ kết chuyển chi phí này vào tài khoản tính giá thành.
Nợ: Tài khoản "Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp" Có: Tài khoản "Nguyên liệu, vật liệu"
Nợ: Tài khoản "Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang" Có: Tài khoản "Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp"
b. Chi phí nhân công trực tiếp gồm có tiền lương, các khoản có tính chất lương: chi phí bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn. Các chi phí này được phản ánh như sau:
Nợ: Tài khoản "Chi phí nhân công trực tiếp" Có: Tài khoản "Phải trả khác"
Nợ: Tài khoản "Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang" Có: Tài khoản "Chi phí nhân công trực tiếp"
c. Chi phí sản xuất chung gồm chi phí nhân viên phân xưởng, chi phí vật liệu, công cụ dụng cụ, chi phí khấu hao tài sản cố định dùng trong phân xưởng và các chi phí khác bằng tiền.
Chi phí sản xuất chung thực tế phát sinh được phản ánh vào bên nợ tài khoản "Chi phí sản xuất chung".
Bên có tài khoản này phản ánh chi phí sản xuất chung được phân bổ đầu kỳ, đây là số phân bổ ước tính. Phản ánh số phân bổ ước tính này như sau:
Nợ: Tài khoản "Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang" Có: Tài khoản "Chi phí sản xuất chung"
Cuối kỳ so sánh phát sinh Nợ và phát sinh Có tài khoản "Chi phí sản xuất chung": Nếu số bên Nợ bằng số bên Có có nghãi là số phát sinh thực tế đã phân bổ hết. Nếu phát sinh Nợ lớn hơn phát sinh Có, chi phí sản xuất chung thực tế nhiều hơn chi phí sản xuất chung phân bổ.
Nếu bên Nợ nhỏ hơn bên Có, số phân bổ đã nhiều hơn số chi phí thực tế phát sinh. Các phương pháp giải quyết số phân bổ thừa hoặc thiếu của chi phí sản xuất chung là:
* Nếu mức chênh lệch nhỏ thì, phân bổ cả mức chênh lệch đó vào tài khoản "giá vốn hàng bán" của kỳ đó.
* Nếu chênh lệch lớn, thì phân bổ số chênh lệch vào các tài khoản: Tài khoản "Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang"
Tài khoản "Thành hẩm" Tài khoản "Giá vốn hàng bán"
theo tỷ lệ số dư của các tài khoản này.
d. Khi đơn đặt hàng đã thực hiện, sản phẩm hoàn thành được chuyển kho thành phẩm. Nghiệp vụ này được phản ánh như sau:
Nợ: Tài khoản "Thành phẩm"
Giá trị thành phẩm chuyển giao cho khách hàng được phản ánh trên tài khoản như sau:
Nợ: Tài khoản "Giá vốn hàng bán" Có: Tài khoản "Thành phẩm"
Sơ đồ kế toán chi phí công việc theo phương pháp kiểm kê thường xuyên:
Sơ đồ 1.3: Hạch toán chi phí công việc theo phương pháp kê khai thường xuyên
Chi phí sản xuất theo công việc trên tài khoản "Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang", đồng thời được phản ánh trên phiếu chi phí công việc.
1.2.2. Phương pháp xác định chi phí theo quá trình sản xuất
1.2.2.1. Nội dung phương pháp xác định chi phí theo quá trình sản xuất
Phương pháp xác định chi phí theo quá trình sản xuất được ứng dụng trong các doanh nghiệp sản xuất một loạt sản phẩm, sản phẩm lần lượt đi qua nhiều giai đoạn
Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang
Giá thành Sản phẩm hoàn thành Thành phẩm Giá vốn của hàng đã bán Giá vốn hàng bán Chi phí nhân công trực tiếp Chi phí nhân công trực tiếp
Chi phí sản xuất chung
Chi phí sản xuất chung
sản xuất khác nhau, sản phẩm hoàn chỉnh của bước này sẽ là đối tượng chế biến của bước sau. Ví dụ, trong công nghiệp hóa học, dệt, chế biến dầu, sản xuất xi măng, sản xuất ôtô v.v…
Khác với sản phẩm được tập hợp chi phí theo công việc, sản phẩm được tập hợp chi phí theo quá trình sản xuất có đặc điểm:
- Có cùng hình thái, kích cỡ; - Có kích cỡ nhỏ;
- Không có giá trị cao, như: đường, sữa… - Được đặt mua sau khi sản xuất.
Đối tượng tập hợp chi phí theo phương pháp này không phải từng lô hàng sản phẩm cụ thể, mà là các công đoạn hoặc từng bộ phận sản xuất khác nhau của doanh nghiệp, thường là các phân xưởng sản xuất. ở đây, chi phí nguyên vật liệu chính trực tiếp thường được xuất dùng ở ngay phân xưởng sản xuất đầu tiên, còn các phân xưởng tiếp theo phải chi các chi phí để gia công chế biến sản phẩm hoàn thành của bước trước.
Sơ đồ 1: Phản ánh đặc biệt quá trình sản xuất áp dụng phương pháp xác định chi phí theo quá trình sản xuất và đặc điểm kế toán chi phí theo phương pháp này.
(1). Giá trị sản phẩm hoàn thành chuyển từ phân xưởng I sang phân xưởng II được phản ánh.
Nợ: Tài khoản "Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang" phân xưởng II Có: Tài khoản "Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang" phân xưởng I (2). Giá thành sản phẩm đã hoàn thành, nhập kho:
Nợ: tài khoản "Thành phẩm"
Có: Tài khoản "Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang" phân xưởng II
Phân xưởng I Phân xưởng II Kho thành phẩm Hệ thống thông tin kế toán - Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp (A) - Chi phí nhân công trực tiếp - Chi phí sản xuất chung phân bổ Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang
Phân xưởng I
(1)
*** ***
Thành phẩm
Nguyên vật liệu A Nguyên vật liệu B
Chi phí chế biến Chi phí chế biến
Trình tự tập hợp chi phí
Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang
Phân xưởng II (2) *** *** - Chi phí nguyên vật liệu (B) - Chi phí nhân công trực tiếp - Chi phí sản xuất chung phân bổ
Sơ đồ 1.4: Đặc điểm sản xuất
1.2.2.2. Quy trình tập hợp chi phí theo quá trình sản xuất
Phương xác định chi phí theo quá trình sản xuất sử dụng các tài khoản sau để phản ánh chi phí sản xuất:
- Tài khoản "Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp" - Tài khoản "Chi phí nhân công trực tiếp" - Tài khoản "Chi phí sản xuất chung" - Tài khoản "Thành phẩm"
- Tài khoản "Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang" - Tài khoản "Giá vốn hàng bán"
Theo phương pháp xác định chi phí theo quá trình sản xuất, mỗi công đoạn sản xuất, hoặc mỗi phân xưởng sản xuất mở một tài khoản "Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang" riêng để tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm hoàn thành của mỗi bước hay của mỗi phân xưởng. Thành phần hoàn thành của mỗi bước hay phân xưởng cuối cùng được chuyển vào kho thành phẩm.
Sản phẩm hoàn thành của phân xưởng này sẽ được chuyển cho phân xưởng sau tiếp tục chế biến. Quá trình vận động sản phẩm giữa các phân xưởng cứ thế tiếp tục cho đến phân xưởng cuối cùng, sản phẩm hoàn thành phân xưởng cuối cùng là thành phẩm được nhập kho thành phẩm. Trong phương pháp xác định chi phí theo quá trình sản xuất, chi phí sản xuất sản phẩm của từng phân xưởng được tập hợp vào tài khoản "Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang" đồng thời theo dõi trên báo cáo sản xuất. Báo cáo sản xuất là báo cáo tổng hợp các hoạt động sản xuất diễn ra
trong kỳ của một phân xưởng sản xuất. Mỗi phân xưởng phải lập một báo cáo sản