SẢN XUẤT VÀ LẮP RÁP ÔTÔ Ở VIỆT NAM
2.1.3 Đặc điểm cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý
Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý điều hành của mỗi doanh nghiệp phụ thuộc chủ yếu vào quy mô và cơ cấu tố chức hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Thực hiện sản xuất và lắp ráp ôtô là hoạt động sản xuất kinh doanh có đặc điểm riêng là sản xuất cung cấp sản phẩm ôtô nguyên chiếc cho các nhu cầu sử dụng của con người. Đối tượng phục vụ là khách hàng phân bố rải rác trên khắp mọi miền của tổ quốc. Bởi vậy quy mô doanh nghiệp phụ thuộc vào vốn đầu tư và mạng lưới khách hàng sẽ tiêu thụ sản phẩm. Thông thường những doanh nghiệp sản xuất và lắp ráp ôtô sẽ có tổ chức là một công ty thực hiện việc sản xuất và lắp ráp còn các đại lý sẽ là nơi thực hiện việc tiêu thụ sản phẩm. Cụ thể đối với những doanh nghiệp lắp ráp và sản xuất ôtô ở Việt Nam như sau:
Công ty Ôtô Toyota Việt Nam có trụ sở chính tại Phúc Yên, Vĩnh Phúc và 2 chi nhánh tại Hà Nội và thành phố Hồ Chí Minh; ngoài ra công ty còn có một kho phụ tùng tại Bình Dương. Các chi nhánh và kho này chỉ tiến hành các hoạt động xúc tiến thương mại, lưu trữ hàng hóa và bán phụ tùng chính hãng, còn tất cả các hoạt động khác là ở trụ sở chính. Toyota có một mạng lưới các nhà phân phối khắp cả nước (18 đại lý); tuy nhiên, các nhà phân phối này là các pháp nhân độc lập, hoạt động theo hình thức mua đứt, bán đoạn.
Bộ phận sản xuất: Hoạt động chủ yếu của Toyota Việt Nam là sản xuất lắp ráp ô tô. Vì vậy, bộ phận sản xuất là bộ phận có số lượng phòng ban lớn nhất và số
nhân sự lớn nhất trong Công ty. Bộ phận sản xuất có 4 Trưởng phòng quản lý 8 phòng ban, với sự hỗ trợ của các Phó phòng. Mỗi phòng lại được chia ra làm các nhóm, chuyên trách những công việc cụ thể:
- Phòng Mua hàng
- Phòng Kỹ thuật sản xuất
- Phòng Quản lý sản xuất chung:
- Phòng Quản lý chất lượng - Phòng Quản lý thiết bị sản xuất:
- Phòng sản xuất xưởng 1 - Phòng sản xuất xưởng 2 - Phòng Hành chính sản xuất
Sơ đồ 2.3: Sơ đồ mô tả bộ máy quản lý của Công ty Ôtô Toyota Việt Nam Bộ phận Marketing: Gồm 3 trưởng phòng, lãnh đạo ba lĩnh vực hoạt động khác nhau của phòng Marketing: Dịch vụ sau bán hàng, Quảng cáo và Quản lý bán hàng.
Trong hoạt động Dịch vụ sau bán hàng gồm có các phòng: Tiếp thị sau bán hàng: Dịch vụ sửa chữa, tư vấn kỹ thuật, bảo hành và đào tạo kỹ thuật viên, quản lý bán hàng: hoạt động quảng cáo, các hoạt động nghiên cứu thị trường, nghiên cứư sản phẩm mới, quản lý hoạt động bán hàng, lập kế hoạch bán hàng, định giá sản phẩm và hoạt động vận chuyển hàng hoá đem bán và các hoạt động hỗ trợ khác cho
Tổng Giám Đốc
Giám Đốc Sản Xuất
Giám Đốc Marketing
Giám Đốc Hành Chính, Tài Chính
Tài chính Hành Chính Kiểm toán nội bộ
Sản Xuất Marketing
Phó Tổng Giám Đốc
công tác bán hàng.
Bộ phận Hành chính, tài chính: do một Giám đốc quản lý chung và 3 Trưởng phòng điều hành ba bộ phận hành chính, tài chính và kiểm toán nội bộ:
Bộ phận Hành Chính: Gồm 3 phòng: Phòng Nhân lực, Phòng Hành chính Phòng Mua hàng: Phòng Xuất Nhập Khẩu: Phòng hệ thống:
Bộ phận tài chính: Gồm 3 bộ phận: Kế toán: có chức năng ghi sổ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh; lập các báo cáo tài chính; báo cáo thuế, ngân sách: Chịu trách nhiệm quản lý ngân sách của công ty; phân phối ngân sách đến các bộ phận và quản lý quỹ tiền mặt và tiền gửi và tài chính: có chức năng quản lý tài chính của công ty, quản lý tình hình thanh toán của công ty.
Bộ phận kiểm toán nội bộ: có chức năng kiểm tra, kiểm soát các hoạt động kế toán của công ty, đảm bảo sự tuân thủ các nguyên tắc và chuẩn mực kế toán
Công ty ôtô Hòa Bình: Bộ máy tổ chức quản lý của Công ty gồm 1 Giám đốc và 3 Phó Giám đốc phụ trách 3 lĩnh vực sản xuất, kinh doanh và kỹ thuật của Công ty. Dưới ban giám đốc là hệ thống các phòng ban, các phân xưởng sản xuất. Mỗi phòng ban gồm cấp trưởng phòng, phó phòng và nhân viên. Tại mỗi phân xưởng có các cấp giám đốc, phó giám đốc, tổ trưởng và nhân viên.
Bộ máy quản lý của Công ty được tổ chức theo kiểu trực tuyến. Đây là kiểu tổ chức hợp lý, phổ biến ở các doanh nghiệp nước ta hiện nay và được thể hiên qua sơ đồ sau:
Giám đốc
PGĐ sản xuất
Phân xưởng sản
xuất
PGĐ kỹ thuật
PGĐ kinh doanh
Phòng kinh doanh
Phòng tài chính kế
toán
Phòng kỹ thuật
Phòng KCS
Sơ đồ 2.4: Sơ đồ mô tả bộ máy quản lý của Công ty ôtô Hòa Bình
Giám đốc: Là người lãnh đạo cao nhất, có nhiêm vụ quản lý toàn diện, chịu trách nhiệm trước Nhà nước về hiệu quả sản xuất kinh doanh, đời sống của cán bộ công nhân viên. Giám đốc có nhiệm vụ cùng với Phó Giám đốc chỉ đạo, hướng dẫn các phòng ban chức năng thực hiện tác nghiệp, chức năng cụ thể của mình.
Phó giám đốc sản xuất: quản lý Phân xưởng khung xương, Phân xưởng vỏ xe, Phân xưởng hoàn thiện
Phó giám đốc kinh doanh: Là người nhận chỉ đạo trực tiếp từ Giám đốc và xử lý những vấn đề trong lĩnh vực được phân công, chịu trách nhiệm trước Giám đốc về lĩnh vực kinh doanh. Phó Giám đốc kinh doanh còn có nhiệm vụ hướng dẫn thi hành các quyết định của Giám đốc và nhận phản hồi những thông tin từ các phòng ban nghiệp vụ trình lên Giám đốc để bàn phương hướng giải quyết.
Phó giám đốc kỹ thuật Chịu trách nhiệm trước Giám đốc về lĩnh vực kỹ thuật và tiến độ sản xuất. Ngoài ra, Phó Giám đốc kỹ thuật còn có nhiệm vụ hướng dẫn thi hành quyết định của Giám đốc và nhận phản hồi các thông tin từ các phòng ban nghiệp vụ trình lên Giám đốc để bàn phương hướng giải quyết.
Các phòng nghiệp vụ thực hiện chức năng tham mưu giúp việc Giám đốc trong điều hành hoạt động của Công ty, gồm Phòng Tài chính kế toán, Phòng kinh doanh, Phòng tổ chức hành chính, Phòng kỹ thuật, Phòng KCS, Phòng kế hoạch điều độ.
2.1.4 Đặc điểm tổ chức công tác kế toán