Sơ đồ dòng chảy sản phẩm là đường đi của sản phẩm trong quy trình sản xuất và được vẽ ở Hình 2.2:
Nhìn vào sơ đồ đường đi ta thấy nó bao gồm rất nhiều mũi tên thể hiện sự di chuyển của người lao động, tác giả đã rất cố gắng đơn giản hóa sự di chuyển này. Trên thực tế quan sát thì tại bất cứ tổ nào cũng luôn có công nhân đi lại, chính sự di chuyển bất hợp lý này dẫn đến năng suất làm việc thấp, dễ dẫn đến mệt mỏi cho người lao động, làm kéo dài thời gian sản xuất. Đây là nguyên nhân chủ yếu dẫn đến làm việc tăng ca đêm, xuất hàng trễ trong thời gian vừa qua. Đồng thời chất lượng không được đảm bảo, tỷ lệ khách hàng kiểm đạt chỉ chiếm 68,1% (Theo bà Nguyễn Thị Liên –Phó tổng giám đốc). Tác giả xin mô tả từng đường di chuyển như sau:
Nguyên tắc đường đi của sơ đồ là điểm đầu và điểm đến được đánh chung số để dễ phân biệt giữa các đường đi với nhau. Đường có mũi tên hai chiều thể hiện rằng hàng đi hai chiều qua lại.
1. Đường đi số (1) là đường nhận hàng từ chuyền may vào tập kết để đóng bao giao đi wash. Theo diện tích mặt bằng thì đường di chuyển này có chiều dài tương đương (12 m + 70 m) * 2 = 164m cho một lần vận chuyển, việc tính toán này chỉ dừng lại ở tính khoảng cách, chưa tính đến thời gian chất hàng lên xe và xếp hàng xuống palet. Trong thời gian vận chuyển hàng hóa cũng thường rơi rớt vì đường đi thường bị chắn ngang bởi các bao hàng ứ đọng và xe chỉ có 2 tầng mặt bằng chứ không có các thanh chắn xung quanh. Một điều bất cập là diện tích xưởng hoàn tất hiện nay đang quá tải, có thời điểm không có chỗ làm buộc phải ra ngoài trời đóng bao trong điều kiện nắng nóng, trong khi diện tích đóng bao lại khá lớn.
2. Đường số (2) chuyển hàng sau khi kiểm tra chất lượng wash gửi về tới nơi phân size đếm số lượng. Quãng đường di chuyển này tương đương 24,5m * 2 = 49m cho một lần vận chuyển. Do đoạn đường xa, hàng nhiều nên sau khi kiểm phải đóng bao lại, có thể chuyển ngay hoặc để cho nhiều mới chuyển. Công đoạn phân size trước khi thực hiện công việc phải làm thao tác khui bao lấy hàng. Sau khi phân size xong tiếp tục đóng bao chuyển sang bên cắt chỉ. Bộ phận cắt chỉ trước và sau khi thực hiện thao tác làm việc đều phải thực hiện một công việc giống công đoạn phân size là khui hàng từ trong bao đã và đóng hàng vô bao lại.
3. Đường số (3): Hàng hoàn tất công đoạn cắt chỉ này sẽ được chuyển từ cuối xưởng lên đầu xưởng, khoảng cách đoạn đường này vào khoảng (36,5m + 35m)*2 = 143m cho một vòng di chuyển. Tại đây, công nhân đóng nút một lần nữa phải tháo bao lấy hàng. Sau công đoạn này hàng tiếp tục được đóng vào bao.
Trong các công đoạn có đường vận chuyển thể hiện ở sơ đồ thì có nhiều lúc vận chuyển vừa được thực hiện bởi người công nhân trực tiếp làm công đoạn, vừa do người tổ trưởng và giao nhận thực hiện. Vì vậy tác giả không tính giờ gán cho người công nhân vì nó không có ý nghĩa đại diện trong thống kê. Tác giả chỉ đi vào tính lãng phí thời gian ở các công đoạn mà lao động công đoạn trực tiếp phải dừng lại để thực hiện công việc gây lãng phí ở mức độ liên tục và đặc thù.
4. Đường số (4): hàng sẽ được chuyển tới tổ may nhãn. Do số lượng đóng nút quá lớn, không có chỗ để, tổ may nhãn không làm kịp nên tổ đóng nút sau khi hoàn tất phải đóng vào bao lại. Tại thời điểm tác giả quan sát, tổ này đang vận chuyển 18 bao đã đóng nút sang kho gửi, khi nào tổ may nhãn dùng tới lại cho chuyển về. Điều này làm lãng phí nhiều công sức của tổ. Nguyên nhân dẫn đến tình trạng này là xưởng chưa cân bằng sản xuất được các công đoạn.
5. Đường vận chuyển số (5) được giải thích như sau: Vì tổ đóng nút đã đóng bao ở công đoạn trước, do đó tổ may nhãn một lần nữa phải khui bao ra, lấy hàng, sau khi hoàn tất tiếp tục làm động tác đóng bao lại. Nguyên nhân của sự việc này vẫn là bộ phận kiểm trái không theo kịp tốc độ may nhãn. Như vậy thay vì tập trung vào thực hiện thao tác tạo ra giá trị cho hàng hóa thì các tổ sử dụng rất nhiều thời gian vào việc khui bao lấy hàng, đóng bao lại và vận chuyển. Sau khi kết thúc công việc này, hàng được chuyển tới bộ phận kiểm (QC) mặt trái ở ba nhóm, ba nơi tương đối tách biệt. Từ đây hàng được tách làm hai nhánh số (6) và số (7)
6. Đường vận chuyển số (6): Tổ kiểm hàng mặt trái nhận hàng ở trạng thái trong bao, giờ đây tiếp tục khui bao, kiểm mặt trái, hàng lỗi được chuyển tới tổ sửa hàng ở bên kia tổ may nhãn, sau khi sửa xong sẽ chuyển trở lại để kiểm cho tới khi hàng đạt chất lượng. Như vậy, đây là vận chuyển đi và về và được thể hiện bằng mũi tên hai chiều.
7. Đường vận chuyển số (7) có nội dung như sau: Hàng đạt mặt trái sẽ được chuyển tới máy hút bụi ở phía góc xưởng. Công việc vận chuyển này chủ yếu do công nhân nam đứng máy hút bụi thực hiện. Sau khi hút bụi có một công nhân gài nút và kéo dây kéo rồi chuyển sang máy lộn quần. Do khoảng cách ba công đoạn này gần nhau và hầu như không phải vận chuyển giữa chúng nên tác giả không thực hiện việc đánh số mà chỉ thể hiện bằng mũi tên.
8. Đường vận chuyển số (8): Công nhân ủi từ vị trí số 1 đến 16 tới vị trí máy lộn quần nhận hàng, Do công suất ủi đang lớn hơn lượng hàng công đoạn lộn quần nên thợ ủi thường xuyên phải chờ hàng. Mỗi lần nhận được số lượng nhỏ nhưng phải di chuyển một đoạn đường khá xa, đặc biệt là công nhân đứng máy ủi số 1,2 và 3 phải đi một đoạn đường bằng chiều dài của Xưởng mới tới được chỗ giao hàng.
9. Đường vận chuyển số (9): quần sau khi ủi sẽ chuyển qua kiểm ủi và kiểm mặt phải, riêng việc vận chuyển này, nhóm kiểm ủi phải mất nguyên một nhân sự nam thực hiện việc chuyển hàng liên tục. Nếu hàng ủi đạt sẽ chuyển tới công đoạn tiếp theo, nếu không đạt sẽ chuyển trả lại cho tổ ủi nếu là lỗi của ủi hoặc chuyển trả về tổ sửa hàng nếu là lỗi khác. Một vấn đề khác phát sinh là sau khi sửa hàng xong, kiểm xong thì chiếc quần đó bị nhăn và phải ủi lại. Chính vì vậy mà số lượng báo cáo ủi luôn vượt trội xa so với số thực. Điều này vừa ảnh hưởng đến việc chốt số lượng khi xuất hàng vừa ảnh hưởng tới việc tính lương sản phẩm trội lên so với số lượng thực xuất. Điều này làm cho công việc của nhân viên thống kê hoàn tất và kế toán tiền lương luôn phải chạy theo những con số không thực tế. Việc trả hàng này đôi khi cũng gặp khó khăn do không biết hàng lỗi ủi là do công nhân nào làm ra và thường dẫn đến tranh cãi. Người tổ trưởng tổ ủi không còn cách nào khác là chia đều số lượng hàng lỗi này cho tất cả công nhân ủi. Chính cách làm này dẫn đến tâm lý công nhân ủi không chú trọng đến chất lượng ủi mà chạy theo sản lượng vì anh ta nghĩ rằng nếu có bị sửa hàng ủi thì cũng chia đều cho cả tổ. Vì vậy tỷ lệ trả ủi luôn ở mức cao và làm cho người QC kiểm ủi và đo thông số kiểm đi kiểm lại mất nhiều thời gian. Theo quy trình làm việc chuẩn thì công đoạn kiểm mặt trái và phải phải được thực hiện trước khi công đoạn ủi để đảm bảo loại bỏ những hàng hư ngay từ đầu. Điều này sẽ tránh được các bất cập ở trên. Tuy nhiên, theo quản lý xưởng, việc đảo lộn quy trình này do công nhân ủi thường không có đủ hàng sản xuất.
10. Đường vận chuyển số (10): Hàng sau khi kiểm đạt sẽ chuyển tới đo thông số. Nếu đo thông số không đạt sẽ chuyển sang cho tổ ủi xử lý, nếu đạt sẽ chuyển qua bàn bên kia thực hiện lại công việc kiểm mặt phải, lộn mặt trái, kiểm mặt trái rồi lộn mặt phải. Các công đoạn lộn này được thực hiện bằng tay. Ta thấy rằng các công đoạn kiểm này hoàn toàn đã được thực hiện trước đó.
11. Đường vận chuyển số (11): Sau khi đường vận chuyển số (10) kết thúc, công đoạn ở đường vận chuyển này lại tiếp tục thực hiện lại công việc số (10). Lý do
mà quản lý QC đưa ra là hàng kiểm vẫn phát hiện ra lỗi nên vẫn tiếp tục kiểm. Một câu hỏi đặt ra là tại sao phải thực hiện công đoạn này ba lần mà không làm tốt ngay từ đầu để không tạo ra nút cổ chai đồng thời không bị phân tán nguồn lực không cần thiết.
12. Đường vận chuyển số (12): Hàng kiểm đạt chuyển sang bàn chặm bụi. Công việc vận chuyển do người công nhân chặm bụi đảm nhận.
13. Đường vận chuyển số (13): Hàng sau chặm bụi sẽ được chuyển ngược trở lại cho công đoạn đóng Matchbook. Thời gian lãng phí do vận chuyển này được tính cho công đoạn đóng Matchbook.
14. Đường vận chuyển số (14): Ngoài sự gắn kết vị trí giữa ba công đoạn hút bụi, cài nút và lộn quần ra thì đây là công đoạn được xem là thuận tiện cho người công nhân hơn cả. Người công nhân dán nhãn đáy đứng ngay sau lưng người đóng Matchbook nên việc lấy hàng tương đối dễ dàng. Công đoạn gấp xếp, dán nhãn đáy và kiểm tem nhãn cũng được thực hiện trên cùng một bàn làm việc liền mạch với nhau. Vì vậy khi quan sát thời gian lãng phí, tác giả không đề cập đến công đoạn này.
15. Đường vận chuyển số (15): Quần sau khi dán nhãn đáy, gấp xếp, kiểm nhãn ở bên trái của xưởng sẽ đi vòng và băng qua một số dãy bàn để sang phía bên kia của Xưởng. Tại đây quần được phân ra các ánh màu cùng nhóm để đóng riêng vào thùng.
16. Đường vận chuyển số (16): Việc đặt bàn phân ánh màu ở vị trí này rõ ràng không hợp lý. Hàng sau khi phân ánh màu lại được chuyển trở lại phía bên kia xưởng để làm công đoạn tiếp theo là phân size và đóng thùng. Ở sát hàng rào của xưởng có nguyên một dãy để hàng tồn đọng. Đây là lượng quần đã làm hết tất cả các công đoạn nhưng do chúng không phải là những size cần cho xuất hàng đợt này, size cần thì không có mà size không cần lại quá nhiều. Mục đích của phân size ngay khi nhận hàng wash về là đưa vào sản xuất theo tỷ lệ đóng thùng, tránh gây lên tình trạng bất cập trên. Như vậy công đoạn phân size đếm số lượng ở phần đầu không có ý nghĩa mà chỉ làm tốn thêm lao động.
Kết luận:
Qua sơ đồ ta có thể thấy rằng, hầu hết các công đoạn liền kề nhau trong quy trình sản xuất lại không được bố trí gần nhau mà ở các vị trí đan chéo nhau, xa nhau, tạo ra nhiều đường vận chuyển không cần thiết. Nếu không phải là người trong cuộc thì rất khó hình dung ra đường đi của sản phẩm từ đầu tới cuối. Trên thực tế sản xuất, nếu bước vào xưởng, ta luôn luôn gặp cảnh công nhân đi lên đi xuống, đi ngang đi dọc
mà ít thấy công nhân ở tại chỗ thực hiện thao tác làm gia tăng giá trị hàng hóa. Việc vận chuyển này không theo một hướng hay một người thực hiện nhất định. Có lúc thì người này thực hiện vận chuyển, lúc khác lại người khác chuyển hàng. Mặt khác, có lúc công đoạn được làm ở vị trí này, ngày hôm sau lại được thực hiện ở chỗ khác. Vì vậy khi khảo sát, tác giả chỉ tính tại thời điểm mà tác giả vẽ sơ đồ và bấm giờ.
Ngoài ra, xưởng còn phải sử dụng một quỹ thời gian làm việc rất lớn của công nhân cho việc đóng bao và khui bao trong quá trình sản xuất. Thời gian lãng phí này sinh ra do hai nguyên nhân. Một là việc bố trí các vị trí làm việc không theo trình tự quy trình, không theo một dòng chảy hợp lý. Hai là, xưởng không tính toán cân bằng giữa các công đoạn sản xuất. Công đoạn thì có tốc độ ra hàng quá nhanh làm cho công đoạn sau không theo kịp dẫn đến ứ đọng hàng, công đoạn thì có tốc độ ra hàng quá chậm. Nói cách khác là nhịp sản xuất các nhóm không tương đồng nhau. Điều này tạo ra nút cổ chai. Năng suất của cả xưởng tối đa chỉ bằng năng suất tại vị trí cổ chai này. Theo như quan sát phía trên thì nút cổ chai ở những công đoạn đầu chính là công đoạn kiểm mặt trái. Công nhân kiểm vị trí này thường xuyên phải dừng sản xuất để đi vào khu gấp xếp, đóng thùng để kiểm lại lượng hàng đã qua rất nhiều khâu kiểm. Để xác định công đoạn nút cổ chai cho toàn quy trình một cách chính xác ta cần tính giờ cho tất cả các công đoạn.