2.3.1.1. Phân tích công việc tại PECC4
Việc phân tích công việc, xây dựng các bảng mô tả công việc và Bản tiêu chuẩn đánh giá công việc được coi là vấn đề quan trọng của hoạt động phát triển nguồn nhân lực. PECC4 đã có tiến hành công việc này nhưng vẫn chưa triệt để và thống nhất. Việc tiến hành công việc, nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền hạn khi thực hiện công việc chủ yếu do lãnh đạo cấp trực tiếp trao đổi với nhân viên dưới quyền, việc quy định cụ thể bằng văn bản vẫn còn chung chung. Mặc khác, với nhiệm vụ làm công tác tư vấn, khối lượng công việc và nội dung công việc cũng khác nhau như lập dự toán, thiết kế, khảo sát địa hình, địa chất, thủy văn…, việc yêu cầu nhân viên này nắm được phần việc của nhân viên khác là rất khó, đòi hỏi phần mất nhiều thời gian tìm hiểu và nghiên cứu. Điều này thực sự gây khó khăn khi cần người thay thế, hỗ trợ khi nhân viên thực hiện công việc đó nghỉ việc hoặc tạm thời nghỉ hay điều chuyển công tác. Người được giao việc hết sức bị động vì chưa biết công việc của người giao lại đã thực hiện đến đâu và còn những khối lượng công việc gì chưa thực hiện. Vấn đề trên có thể được khắc phục bằng cách cho triển khai việc phân tích đánh giá chức năng nhiệm vụ của từng phòng ban, từng vị trí và từng loại công việc dựa trên Bảng mô tả công việc, làm cơ sở cho việc tuyển dụng, đào tạo, bố trí, sử dụng, đánh giá kết quả thực hiện công việc và hoán đổi luân chuyển khi cần thiết.
2.3.1.2. Phân tích công tác tuyển dụng tại PECC4
1) Nguồn tuyển dụng:
Là Đơn vị làm trong lĩnh vực chính là ngành tư vấn xây dựng điện, nhu cầu tuyển dụng nhân viên có trình độ nghiệp vụ tốt, được đào tạo bài bản, có khả năng tiếp cận công việc nhanh là quan trọng. Tuy nhiên với vị trí đóng trên địa bàn Nha Trang, việc các ứng viên tự tìm hiểu và biết được nhu cầu của Công ty là khó.
Như đã được đề cập ở phần thị trường lao động, Nguồn nhân lực hiện nay được đào tạo về kỹ thuật điện công nghiệp, thủy lợi-thủy điện, nhiệt điện, điện hạt nhân…
tại các trường Đại học trên địa bàn Tỉnh Khánh Hòa và lân cận không có. Thị phần hiện nay của Công ty tập trung tại Miền Trung, nguồn cung cấp nguồn nhân lực chủ yếu từ các trường Đại học và Cao đẳng kỹ thuật lại nằm ở các tỉnh xa như Đà Nẵng (Trường Đại học Bách Khoa Đà Nẵng), TP Hồ Chí Minh (Trường Đại học Bách Khoa, Đại học Kiến trúc), Hà Nội (Trường Đại học Thủy lợi Hà Nội, Đại học Mỏ - Địa chất, Đại học Bách Khoa, Đại học Xây dựng). Đây cũng là ba địa phương tập trung hầu hết các đơn vị hoạt động trong lĩnh vực Điện năng hoạt động, kể cả các đơn vị cạnh tranh cùng ngành, vì vậy việc thu hút, duy trì nguồn nhân lực từ các tỉnh xa về làm việc tại Công ty là khó khăn, điều đó cũng cho thấy Nguồn nhân lực có trình độ chuyên môn cao, có kinh nghiệm vào làm việc và cống hiến lâu dài cho PECC4 lại càng khó khăn gấp bội. Do đó việc các ứng viên sau khi đã được tuyển dụng, tiếp thu được các kỹ năng và kinh nghiệm chuyên môn thì sau một thời gian cống hiến thường xin nghỉ để chuyển công tác về địa phương hay gần nhà, gây ảnh hưởng nhiều đến việc phát triển nguồn nhân lực tại Công ty.
Tuyển dụng nội bộ: Để nhằm tận dụng tối đa nguồn lực trong Công ty, Công ty đã có những quá trình đào tạo chéo, phân giao công việc kép cho một nhân viên có khả năng. Người đi trước dạy lại cho người sau nhằm khuyến khích phát triển nghề nghiệp, phát triển chuyên môn, giúp nhân viên phát huy tốt nhất và có thể lựa chọn công việc phù hợp hơn mà không phải rời bỏ doanh nghiệp. Người này có thể đảm đương công việc của người khác mặc dù về mặt chuyên môn là khác hoàn toàn với công việc mình đang làm.
Do nhân viên Công ty giới thiệu : Nhờ có các nhân viên đang làm việc tại Công ty mà đơn vị có thêm một số ứng viên từ bên ngoài.
Những nhân viên cũ : Một nguồn nhân lực không thể thiếu, sau một thời
gian làm việc tại các doanh nghiệp khác, họ đúc kết được những kinh nghiệm và lại quay về Công ty.
Quảng cáo, Internet : Mạng Internet đã trở thành một phương tiện phổ biến để quảng cáo việc làm. Các quảng cáo trên các phương tiện truyền thông đại chúng (báo chí, tạp chí ngành, truyền hình…). Công ty đã chủ động có đăng thông tin tuyển dụng trên trang web tại Công ty
Liên hệ với các trường đại học: Hiện nay Công ty đang hợp tác với các trường luôn có thông báo tuyển dụng tại các trường đại học đào tạo các chuyên ngành phục vụ Đơn vị như: Khoa điện Đại học Bách khoa Đà Nẵng, Đại học Bách Khoa TP Hồ Chí Minh, Đại học Xây dựng Hà Nội….. nhằm tìm kiếm những ứng viên ngay khi còn đang học trên ghế nhà Trường
Bảng 2.10: Tình hình tuyển dụng tại PECC4 từ năm 2008-2012
Đơn vị tính: người 2009 2010 2011 2012 Nguồn tuyển dụng Số lượng Tỷ trọng (%) Số lượng Tỷ trọng (%) Số lượng Tỷ trọng (%) Số lượng Tỷ trọng (%) Quảng cáo tuyển dụng
( trên web, báo, tại các trường đại học) 30 38,96 20 37,74 17 32,08 4 14,81 Ứng viên tự tìm đến CBCNV giới thiệu 47 61,04 33 62,26 36 67,92 23 85,19 Điều động từ các đơn vị trong ngành điện TỔNG SỐ 77 100,00 53 100,00 53 100,00 27 100,00
Nguồn: Tổng hợp số liệu từ Phòng Tổ chức – Nhân sự
Từ bảng thống kê đã cho ta thấy nguồn tuyển dụng do CBCNV giới thiệu chiếm tỷ trọng cao, năm 2009 có 77 người được tuyển thì trong đó CBCNV giới thiệu là 47 người chiếm 61%, và đến năm 2012 có 27 người được tuyển dụng thì tỷ lệ do CBCNV giới thiệu là 23 người chiếm tỷ trọng 85,19%. Năm 2012 tỷ trọng này cao vì nguồn tuyển dụng vào nhằm bổ sung nhân lực cho CNPN và Đoàn tư vấn giám sát, đây là hai đơn vị đòi hỏi phải là người có kinh nghiệm để kịp thời đáp ứng được công việc, do đó nguồn tuyển dụng từ CBCNV sẽ đảm bảo hơn về chất lượng cũng như lý lịch các ứng viên.
Bảng 2.11: Chất lượng tuyển dụng thông qua trình độ đào tạo tại PECC4 2009 2010 2011 2012 Trình độ lao động được tuyển dụng Số lượng Tỷ trọng (%) Số lượng Tỷ trọng (%) Số lượng Tỷ trọng (%) Số lượng Tỷ trọng (%) Thạc sỹ 1 1,30 1 1,89 4 7,55 2 7,41 Đại học 72 93,51 40 75,47 45 84,91 19 70,37 Cao đẳng - Trung cấp 4 5,19 7 13,21 2 3,77 2 7,41 Công nhân kỹ thuật 4 7,55 2 3,77 4 14,81
Khác 1 1,89
TỔNG SỐ 77 100,00 53 100,00 53 100,00 27 100,00
Nguồn: Tổng hợp số liệu từ Phòng Tổ chức – Nhân sự
Chất lượng tuyển dụng qua các năm là tương đối đều, trong đó năm 2011 là có nguồn tuyển dụng tương đối tốt trong các năm, Trong năm này Công ty đã tuyển dụng được 4 Thạc sỹ, chiếm 7,55 %, Đại học là 84,91%, dưới đại học chỉ 7,5%. Sang năm 2012 Công ty đã tuyển thêm được 2 Thạc sỹ, chiếm 7,41%, Đại học 19 người chiếm 70,37%. Nhìn chất lượng tuyển dụng là tương đối tốt, tuy nhiên trình độ Trên Đại học được tuyển dụng là quá thấp so với tỷ trọng lao động tại Công ty.
Nhận xét:
Ưu điểm của nguồn tuyển dụng hiện nay tại Công ty:
Việc tuyển dụng từ nguồn nội bộ sẽ giúp Công ty có được lý lịch rõ ràng của ứng viên, dễ trao đổi, nắm được nguyện vọng của ứng viên, thuận lợi trong việc tiếp cận công việc cũng như hòa nhập với văn hóa của Công ty.
Nguồn nhân lực được đào tạo bài bản tại các Trường Đại học có uy tín. Nhược điểm của nguồn tuyển dụng hiện nay tại Công ty:
Có thể bỏ sót những ứng viên có chuyên môn tốt. Giảm tính cạnh tranh trong việc xét tuyển dụng.
Dễ xảy ra tình trạng bè phái, gây mất đoàn kết, tạo tâm lý ỷ lại.
2) Tiêu chuẩn tuyển dụng:Một số tiêu chuẩn tuyển dụng được áp dụng:
- Trình độ học vấn, học lực, chuyên môn, kinh nghiệm; - Biết sử dụng Ngoại ngữ ( đặc biệt là tiếng Anh);
- Giới tính, sức khỏe, nơi thường trú;
- Kỷ năng làm việc độc lập và làm việc nhóm; - Am hiểu về ngành và lĩnh vực tư vấn;
- Nhiệt tình, đam mê công việc, ham học hỏi, mong muốn làm việc lâu dài ; - Ưu tiên cho các ứng viên là con em CBCNV Công ty, do CBCNV giới thiệu. Nhận xét: Ưu - nhược điểm của tiêu chuẩn tuyển dụng tại PECC4
Ưu điểm: Dễ dàng sàng lọc và lựa chọn được ứng viên xin việc.
Hạn chế: Có thể xảy ra hiện tượng tuyển dụng nhưng không đáp ứng được công việc, do việc ưu tiên ứng viên là con em hoặc người quen trong CNCNV Công ty, dể xảy ra tình trạng cả nể, ảnh hưởng đến chất lượng tuyển dụng.
a.1 Lập kế hoạch tuyển dụng lao động
Căn cứ vào nhiệm vụ kế hoạch sản xuất hàng năm của Công ty. Căn cứ nhân lực thực tế hiện có của các đơn vị, Phòng Tổ chức – Nhân sự (P1) lập và trình Tổng Giám đốc Công ty xem xét phê duyệt kế hoạch tuyển dụng lao động hằng năm.
Trường hợp đột xuất cần bổ sung lao động ngoài kế hoạch để hoàn thành công việc, P1 trực tiếp đề xuất sau khi trao đổi với các đơn vị có nhu cầu và trình Tổng Giám đốc xem xét quyết định.
a.2 Thông tin tuyển dụng
Thông báo nội bộ (Thông báo cho CBCNV trên mạng nội bộ Công ty)
Thông báo ra bên ngoài: Thông qua Quảng cáo trên các phương tiện thông tin đại chúng (báo chí, đài…) hoặc liên hệ trực tiếp với các Trường đại học, trung học chuyên nghiệp.
a.3 Nộp hồ sơ
Các ứng viên nộp hồ sơ cho P1, hồ sơ bao gồm: - Đơn xin việc : Có ghi rõ họ tên, ngày và chữ ký…
- Bản sao công chứng các văn bằng chứng chỉ hoặc giấy chứng nhận đã tốt nghiệp (nếu chưa có bằng) kèm theo bảng điểm các năm học, văn bằng hoặc chứng chỉ vi tính, ngoại ngữ ....(nếu có).
- Bản sơ yếu lý lịch có xác nhận của địa phương.
- Phiếu khám sức khoẻ do phòng khám bệnh viện đa khoa cấp quận, huyện trở lên, thực hiện trong thời gian 06 tháng kể từ ngày nộp hồ sơ.
- 02 ảnh chân dung 4x6.
Đối với các ứng viên đã có thời gian công tác ở các đơn vị khác, khi nộp hồ sơ ngoài các văn bản như yêu cầu ở mục 5.3 cần bổ sung các loại văn bản sau (nếu có ):
- Quyết định chuyển công tác hoặc thôi việc tại đơn vị cũ. - Giấy thôi trả lương của đơn vị cũ (nếu chuyển công tác).
- Sổ Bảo hiểm xã hội có xác nhận thời gian công tác tại đơn vị cũ hoặc các loại giấy tờ chứng minh thời gian công tác tại đơn vị cũ (nếu chưa có Sổ Bảo hiểm xã hội).
a.4 Sơ tuyển
P1 chịu trách nhiệm sơ tuyển các hồ sơ của ứng viên:
- Trường hợp sơ tuyển không đạt yêu cầu, P1 thông báo lại để đối tượng biết. - Trường hợp sơ tuyển đạt yêu cầu, P1 tổng hợp trình Tổng Giám đốc quyết định. Nếu được duyệt, P1 căn cứ kế hoạch tuyển dụng được duyệt để thông báo cho các đối tượng có hồ sơ được sơ tuyển về thời gian và nội dung để phỏng vấn, kiểm tra.
a.5 Phỏng vấn, kiểm tra
Lãnh đạo Công ty phỏng vấn kiểm tra chung.
Sau khi Lãnh đạo phỏng vấn đạt yêu cầu và chấp nhận cho kiểm tra, P1 sẽ lập Phiếu đề nghị phỏng vấn kiểm tra - gửi về các đơn vị liên quan tổ chức kiểm tra (áp dụng đối với ứng viên có trình độ từ Trung cấp trở lên).
Những ứng viên có trình độ trung cấp được bố trí làm công nhân, ứng viên là lao động phổ thông và những ứng viên đã có thời gian công tác tại các đơn vị khác có ngành nghề chuyên môn tương ứng vị trí cần tuyển dụng, đồng thời qua phỏng vấn và xem xét hồ sơ thấy có đủ yếu tố xác định trình độ năng lực cần thiết thì không phải thực hiện kiểm tra theo phiếu trên.
Căn cứ vào kết quả kiểm tra, P1 lập danh sách báo cáo Tổng Giám đốc/Hội đồng tuyển dụng xem xét, quyết định tuyển chọn.
a.6 Thử việc
Các đối tượng được tuyển chọn sẽ ký HĐLĐ thử việc (theo quy định của Bộ Luật lao động hiện hành) đưa về thử việc tại các đơn vị chuyên môn liên quan.
Đơn vị quản lý trực tiếp có trách nhiệm phân công, hướng dẫn công việc, trình bày rõ trách nhiệm và quyền hạn cho nhân viên thử việc. Đơn vị quản lý trực tiếp sẽ đưa ra chương trình thử việc mà nhân viên mới phải thực hiện.
Kết thúc thời gian thử việc, người thử việc phải viết báo cáo thu hoạch trong thời gian thử việc theo biểu mẫu Báo cáo kết quả thử việc.
Người hướng dẫn, trưởng đơn vị sử dụng lao động có ý kiến đánh giá, nhận xét người thử việc theo biểu mẫu Nhận xét sau thời gian thử việc và gửi P1 tổng hợp, trình Hội đồng để xem xét tuyển dụng chính thức.
Các trường hợp không phải trải qua thời gian thử việc:
Ứng viên đã có thời gian công tác tại các đơn vị khác từ một năm trở lên, có ngành nghề chuyên môn tương ứng vị trí cần tuyển dụng đồng thời qua phỏng vấn và xem xét hồ sơ thấy có đủ yếu tố xác định trình độ năng lực cần thiết.
Ứng viên là sinh viên mới ra trường có bằng tốt nghiệp đại học loại giỏi nếu phỏng vấn, kiểm tra đạt kết quả giỏi sẽ được miễn thử việc.
a.7 Tuyển dụng theo hình thức hợp đồng xác định thời hạn và không xác định thời hạn
Tuyển dụng theo hình thức hợp đồng xác định thời hạn:
Các đối tượng sau thời gian thử việc đạt yêu cầu hoặc những đối tượng được miễn thử việc được Công ty quyết định tuyển dụng và ký hợp đồng lao động (HĐLĐ) xác định thời hạn từ 1 năm đến 3 năm.
Sau 2 năm làm việc tại Công ty, người lao động có trình độ cao đẳng, trung cấp phải viết báo cáo theo biểu mẫu Báo cáo kết quả sau 2 năm công tác và Trưởng đơn vị sử dụng lao động có ý kiến nhận xét và đề nghị theo biểu mẫu Nhận xét sau 2 năm công tác. Công nhân, lao động phổ thông hoặc lao động không qua đào tạo không phải viết báo cáo.
Tuyển dụng theo hình thức hợp đồng không xác định thời hạn: Những đối tượng được tuyển dụng theo chế độ hợp đồng xác định thời hạn, sau khi kết thúc hợp đồng nếu Công ty có nhu cầu sử dụng lâu dài thì được xem xét để ký hợp đồng không xác định thời hạn.
Quy định về viết báo cáo chuyên đề: Cán bộ có trình độ đại học trở lên, sau 2 năm công tác tại Công ty phải viết báo cáo chuyên đề thuộc lĩnh vực chuyên môn, nghiệp vụ được phân công (chuyên đề do Công ty giao) và bảo vệ báo cáo trước Hội đồng đánh giá chuyên đề. Báo cáo chuyên đề được lập theo biểu mẫu Báo cáo chuyên đề sau 2 năm công tác và biểu mẫu Nhận xét sau 2 năm công tác. Kết quả báo cáo chuyên đề là cơ sở để Công ty xem xét chuẩn bị bố trí các chức danh chuyên môn và tiếp tục ký kết hợp đồng lao động.
Nhận xét : Ưu - Nhược điểm của quy trình tuyển dụng của PECC4:
Ưu điểm: Quy trình đã thể hiện tốt những bước nhằm tìm được ứng viên tốt nhất, phù hợp với nhu cầu tuyển dụng, đồng thời có những chính sách hợp lý cho những ứng viên không cần phải thử việc do đã có những kinh nghiệm từ nơi khác chuyển đến. Nhanh chóng tìm được ứng viên có trình độ chuyên môn tốt, có kinh nghiệm để tuyển dụng.
Hạn chế: Việc đánh giá tuyển chọn là do Phòng Tổ chức – Nhân sự chủ trì,