Việc quản lý ngân sách nhà nước trong các cơ quan hành chính và đơn vị sự nghiệp đòi hỏi phải tuân theo một chu trình nhất định. Đó là toàn bộ hoạt động của ngân sách từ khi bắt đầu hình thành đến khi kết thúc, chuyển sang ngân sách mới. Chu trình ngân sách bao gồm các khâu: Lập dự toán ngân sách, chấp hành ngân sách quyết toán ngân sách.
Trọng tâm của một chu trình ngân sách là việc tổ chức thực hiện dự toán ngân sách. Giai đoạn này được gọi là chấp hành ngân sách. Khoảng thời gian chấp hành ngân sách nói chung trùng với năm ngân sách. Để có được dự toán ngân sách cho từng năm đòi hỏi phải có khâu lập ngân sách. Khâu này phải được thực hiện trước khi năm ngân sách bắt đầu. Sau khi năm ngân sách kết thúc phải có công tác tổng kết, đánh giá tình hình chấp hành ngân sách.
Khâu này được gọi là quyết toán ngân sách.
Thời gian của một chu trình ngân sách dài hơn thời gian của một năm ngân sách, vì năm ngân sách trùng với khâu chấp hành ngân sách, trong khi khâu lập ngân sách được thực hiện ở năm ngân sách trước, còn khâu quyết toán được thực hiện ở năm ngân sách sau.
Xét về mặt nội dung thì trong một năm ngân sách đồng thời diễn ra cả ba khâu, đó là, chấp hành ngân sách của chu trình hiện tại, quyết toán ngân sách của chu trình trước, lập dự toán ngân sách của chu trình tiếp theo.
3.2. Nội dung quản lý chu trình ngân sách 3.2.1. Lập dự toán ngân sách
Trong các cơ quan hành chính và đơn vị sự nghiệp, việc lập dự toán ngân sách là quá trình phân tích, đánh giá giữa khả năng và nhu cầu các nguồn thu tài chính để từ đó xác lập các chỉ tiêu thu, chi ngân sách hàng năm
một cách đúng đắn, có căn cứ khoa học và thực tiễn, đồng thời trên cơ sở đó xác lập những biện pháp nhằm tổ chức thực hiện tốt các chỉ tiêu đã đề ra.
* Yêu cầu của lập dự toán ngân sách
- Dự toán ngân sách của đơn vị dự toán các cấp phải lập theo đúng nội dung, biểu mẫu, thời hạn, thể hiện đầy đủ các khoản thu, chi theo Mục lục ngân sách nhà nước và hướng dẫn của Bộ tài chính.
- Dự toán ngân sách phải có báo cáo thuyết minh và căn cứ tính toán kèm theo.
- Dự toán ngân sách phải thực hiện đầy đủ và đúng đắn các quan điểm của Chính sách tài chính quốc gia trong thời kỳ và các yêu cầu của Luật ngân sách nhà nước.
- Dự toán ngân sách phải bám sát kế hoạch phát triển kinh tế xã hội và có tác động tích cực đối với việc thực hiện kế hoạch phát triển kinh tế xã hội.
* Căn cứ để lập dự toán ngân sách
Để dự toán ngân sách thành hiện thực, các cơ quan và đơn vị khi lập dự toán phải dựa vào những căn cứ sau:
- Các chỉ tiêu của kế hoạch phát triển kinh tế, văn hoá, xã hội của nhà nước trong năm kế hoạch.
- Nhiệm vụ phát triển kinh tế-xã hội và bảo đảm quốc phòng, an ninh của nhà nước trong năm kế hoạch và trong các năm tiếp theo.
- Các Luật, Pháp lệnh thuế, chế độ thu, tiêu chuẩn định mức chi ngân sách do cấp có thẩm quyền quy định, chính sách chế độ hiện hành. Cụ thể là:
+ Việc lập dự toán thu NSNN phải căn cứ vào mức tăng trưởng kinh tế, các chỉ tiêu liên quan và các qui định của pháp luật về thu ngân sách
+ Việc lập dự toán chi đầu tư phát triển phải căn cứ vào những dự án đầu tư có đủ các điều kiện bố trí vốn theo quy định về Quy chế quản lý vốn đầu tư xây dựng và phù hợp với kế hoạch tài chính 5 năm, khả năng ngân sách hàng năm; đồng thời ưu tiên bố trí đủ vốn phù hợp với tiến độ triển khai của các chương trình, dự án đã được cấp có thẩm quyền quyết định và đang thực hiện dở dang.
+ Việc lập dự toán chi thường xuyên, phải tuân theo các chính sách, chế độ, tiêu chuẩn, định mức do các cơ quan nhà nước có thẩm quyền quy định.
- Kết quả phân tích, đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch ngân sách của các năm trớc, đặc biệt là năm báo cáo.
* Quy trình lập dự toán ngân sách
Để lập kế hoạch ngân sách được tốt, cần tuân theo quy trình sau:
- Căn cứ vào Chỉ thị của Thủ tướng Chính phủ về việc xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội và dự toán ngân sách nhà nước năm sau, Bộ Tài chính ban hành Thông tư hướng dẫn về yêu cầu, nội dung, thời hạn lập dự toán ngân sách nhà nước và thông báo số kiểm tra về dự toán ngân sách nhà nước cho các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ.
- Các bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc chính phủ, cơ quan khác ở trung ương quán triệt quyết định của Chính phủ và hướng dẫn của Bộ Tài chính hướng dẫn các đơn vị trực thuộc lập dự toán ngân sách và thông báo số kiểm tra về dự toán ngân sách.
- Các đơn vị sử dụng ngân sách căn cứ vào tình hình thực hiện những năm gần đây nhất, căn cứ vào các chính sách, chế độ thu, chi tài chính hiện hành và dự kiến những biến động có thể có trong năm kế hoạch, cùng với các văn bản hướng dẫn và số kiểm tra được giao, tiến hành xác định, tính toán các nội dung thu chi cụ thể của đơn vị mình. Khi đã xác định đầy đủ các chỉ tiêu thu chi, các đơn vị sử dụng ngân sách mới tiến hành lập bản dự toán thu, chi ngân sách thuộc phạm vi nhiệm vụ được giao gửi lên cho cơ quan quản lý cấp trên trực tiếp và cơ quan tài chính đồng cấp.
- Các tổ chức được ngân sách hỗ trợ lập dự toán thu, chi ngân sách thuộc phạm vi nhiệm vụ được giao, gửi cơ quan Tài chính và cơ quan kế hoạch và đầu tư cung cấp.
- Các cơ quan Nhà nước ở Trung ương và địa phương (đơn vị dự toán cấp I) lập dự toán thu, chi ngân sách thuộc phạm vi trực tiếp quản lý, xem xét dự toán do các đơn vị trực thuộc lập; tổng hợp và lập dự toán thu, chi ngân sách thuộc phạm vi quản lý gửi cơ quan tài chính, cơ quan kế hoạch và đầu tư
toán chi Chương trình mục tiêu quốc gia); phối hợp với cơ quan tài chính cùng cấp lập dự toán và phương án phân bổ ngân sách theo lĩnh vực của ngân sách cấp mình.
- Lập dự toán ngân sách ngành, lĩnh vực: Các cơ quan quản lý ngành, lĩnh vực ở trung ương và địa phương phối hợp với cơ quan tài chính và cơ quan kế hoạch và đầu tư cùng cấp lập dự toán thu, chi ngân sách theo ngành, lĩnh vực phụ trách của ngân sách cấp mình. Cơ quan quản lý nhà nước về lĩnh vực giáo dục và đào tạo, về khoa học công nghệ ở trung ương và địa phương phối hợp với cơ quan Tài chính và cơ quan kế hoạch và đầu tư cùng cấp lập dự toán thu, chi ngân sách theo lĩnh vực phụ trách trong phạm vi cả nước và từng địa phương.
3.2.2. Chấp hành ngân sách nhà nước
Chấp hành ngân sách là khâu tiếp theo khâu lập ngân sách của một chu trình ngân sách. Chấp hành ngân sách là quá trình sử dụng tổng hợp các biện pháp kinh tế, tài chính và hành chính nhằm biến các chỉ tiêu thu chi ghi trong dự toán ngân sách của đơn vị trở thành hiện thực.
* Mục tiêu của chấp hành ngân sách
- Biến các chỉ tiêu ghi trong dự toán ngân sách năm của đơn vị từ khả năng, dự kiến thành hiện thực. Từ đó góp phần biến các chỉ tiêu của kế hoạch phát triển kinh tế xã hội của Nhà nước cũng từ khả năng thành hiện thực.
- Thông qua chấp hành ngân sách mà tiến hành kiểm tra việc thực hiện các chính sách, chế độ, tiêu chuẩn, định mức về kinh tế, tài chính.
* Nội dung tổ chức chấp hành ngân sách
Các cơ quan hành chính và đơn vị sự nghiệp có nhiệm vụ và trách nhiệm thực hiện tốt việc tổ chức chấp hành ngân sách. Tổ chức chấp hành ngân sách nhà nước cũng là trách nhiệm của tất cả các cấp, các ngành, các đơn vị có liên quan đến các hoạt động thu chi ngân sách nhà nước. Nội dung tổ chức chấp hành ngân sách như sau:
- Khi nhận được số phân bổ về ngân sách, các cơ quan nhà nước và các đơn vị dự toán cấp I giao nhiệm vụ cho các đơn vị trực thuộc bảo đảm đúng
chớnh cựng cấp và Kho bạc nhà nước nơi giao dịch để theo dừi, cấp phỏt, quản lý. Trong trường hợp vào đầu năm ngân sách, dự toán ngân sách và chỉ tiêu phân bổ ngân sách chưa được cơ quan nhà nước có thẩm quyền quyết định, cơ quan tài chính các cấp được phép tạm cấp kinh phí cho các nhu cầu chi không thể trì hoãn được cho tới khi dự toán ngân sách và phân bổ ngân sách được quyết định.
- Các cơ quan nhà nước trong phạm vi, nhiệm vụ và quyền hạn của mình đề ra những biện pháp cần thiết nhằm đảm bảo hoàn thành tốt nhiệm vụ thu, chi ngân sách được giao.
- Các đơn vị dự toán ngân sách, các tổ chức và cá nhân phải chấp hành nghĩa vụ nộp ngân sách theo quy định của pháp luật, sử dụng kinh phí ngân sách theo đúng mục đích, đúng chế độ, tiết kiệm, hiệu quả.
- Các cơ quan tài chính các cấp, trong phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn của mình có trách nhiệm đôn đốc, kiểm tra các tổ chức cá nhân có nghĩa vụ nộp ngân sách nhà nước, nộp đầy đủ, nộp đúng kỳ hạn các khoản phải nộp vào ngân sách.
- Tất cả các khoản thu ngân sách phải được nộp trực tiếp vào kho bạc nhà nước, trường hợp đặc biệt cơ quan thu được tổ chức thu trực tiếp và phải nộp đầy đủ, đúng thời hạn vào kho bạc nhà nước theo quy định của Bộ trưởng Bộ tài chính.
- Các khoản chi thường xuyên theo định kỳ phải được bố trí kinh phí đều trong năm để chi. Các khoản có tính thời vụ hoặc mua sắm lớn phải có kế hoạch với cơ quan tài chính để chủ động bố trí kinh phí.
- Việc cấp phát các khoản chi thường xuyên được thực hiện theo quy định sau:
+ Căn cứ vào dự toán ngân sách nhà nước đợc giao, tiến độ triển khai công việc và điều kiện chi ngân sách, thủ trưởng đơn vị sử dụng ngân sách quyết định chi gửi Kho bạc nhà nước nơi giao dịch, kèm theo các tài liệu cần thiết theo quy định.
+ Kho bạc nhà nước kiểm tra tính hợp pháp của các tài liệu do đơn vị sử dụng ngân sách gửi, thực hiện việc thanh toán khi có đủ các điều kiện quy
+ Việc thanh toán thực hiện theo nguyên tắc trực tiếp từ Kho bạc nhà nước cho người hưởng. Đối với các khoản chi chưa có điều kiện thanh toán trực tiếp, Kho bạc nhà nước tạm ứng cho đơn vị sử dụng ngân sách để chủ động chi theo dự toán được giao, sau đó thanh toán với Kho bạc theo đúng nội dung, thời hạn quy định.
- Các đơn vị sử dụng có nhiệm vụ báo cáo định kỳ tình hình thực hiện ngân sách nhà nước gửi cho cơ quan tài chính. Nếu vi phạm chế độ báo cáo, cơ quan tài chính cùng cấp có quyền tạm đình chỉ cấp phát kinh phí của tổ chức, cá nhân và chịu trách nhiệm về quyết định của mình.
3.2.3. Quyết toán ngân sách
Quyết toán ngân sách là khâu cuối cùng trong một chu trình ngân sách.
Quyết toán ngân sách là bảng tổng hợp toàn bộ số thực thu và thực chi trong năm ngân sách vào cuối năm ngân sách. Các tổ chức thực hiện việc thu chi ngân sách nhà nước phải tổ chức hạch toán kế toán, báo cáo và quyết toán theo đúng chế độ kế toán nhà nước.
* Mục đích của quyết toán ngân sách
Đó là tổng kết, đánh giá lại toàn bộ quá trình hoạt động thu, chi ngân sách trong một năm ngân sách, đồng thời cung cấp đầy đủ thông tin về quản lý điều hành thu chi trong năm ngân sách đã qua của đơn vị mình cho các cơ quan quản lý cấp trên.
* Yêu cầu đối với báo cáo quyết toán ngân sách
- Số liệu báo cáo quyết toán phải chính xác, trung thực, đầy đủ. Nội dung báo cáo quyết toán ngân sách phải theo đúng các nội dung ghi trong dự toán đợc giao (hoặc được cơ quan có thẩm quyền cho phép) và chi tiết theo Mục lục ngân sách.
- Số liệu trên sổ kế toán của đơn vị phải bảo đảm cân đối và khớp đúng với chứng từ thu, chi ngân sách của đơn vị và số liệu của cơ quan tài chính, kho bạc nhà nước về tổng số và chi tiết.
- Mẫu biểu báo cáo quyết toán phải theo quy định của Bộ tài chính, đơn vị dự toán phải gửi kèm báo cáo giải trình chi tiết các loại hàng hoá, vật tư tồn kho, các khoản nợ, vay và tạm ứng, tạm thu, tạm giữ tồn quỹ tiền mặt, số dư
tài khoản tiền gửi của đơn vị dự toán để cơ quan chủ quản cấp trên (hoặc cơ quan tài chính cùng cấp) xem xét trước khi ra thông báo duyệt (hoặc thẩm định) quyết toán năm cho đơn vị.
Lập quyết toán ngân sách thường được thực hiện theo phương pháp lập từ cơ sở, tổng hợp từ dưới lên. Với phương pháp này cho phép công tác lập quyết toán ngân sách được thực hiện đầy đủ, chính xác và khách quan, trung thực với tình hình hoạt động thu chi ngân sách.
* Trình tự lập, xét duyệt báo cáo quyết toán ngân sách
Sau khi năm ngân sách kết thúc, các đơn vị dự toán tiến hành lập báo cáo quyết toán theo trình tự sau:
- Cuối năm ngân sách, Bộ trưởng Bộ Tài chính hướng dẫn việc khoá sổ kế toán và lập báo cáo quyết toán ngân sách theo đúng các nội dung ghi trong dự toán năm được duyệt và theo mục lục ngân sách nhà nước.
- Căn cứ vào hướng dẫn của Bộ trưởng Bộ tài chính, thủ trưởng các đơn vị có nhiệm vụ thu, chi ngân sách lập quyết toán thu, chi ngân sách của đơn vị mình gửi cơ quan quản lý cấp trên. Số liệu quyết toán phải được đối chiếu và được kho bạc nhà nước nơi giao dịch xác nhận.
- Thủ trưởng đơn vị dự toán cấp trên phải có trách nhiệm kiểm tra và duyệt quyết toán thu chi ngân sách của các đơn vị trực thuộc, sau đó tiến hành tổng hợp quyết toán thu chi của các đơn vị này thành quyết toán thu chi ngân sách thuộc phạm vi mình quản lý gửi cho cơ quan tài chính cùng cấp.
- Cơ quan tài chính cùng cấp ở địa phương thẩm định quyết toán thu chi ngân sách của các cơ quan cùng cấp và quyết toán ngân sách của cấp dưới, tổng hợp, lập quyết toán ngân sách địa phương trình UBND cùng cấp để UBND xem xét trình HĐND cùng cấp phê chuẩn và báo cáo UBND và cơ quan tài chính cấp trên trực tiếp.
Trong trờng hợp đơn vị dự toán cấp I đồng thời là đơn vị sử dụng ngân sách, Cơ quan tài chính duyệt quyết toán và thông báo kết quả xét duyệt quyết toán cho đơn vị dự toán.
Bộ Tài chính thẩm định quyết toán thu chi ngân sách của các Bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, cơ quan khác ở trung ương và
Trong quá trình thẩm định quyết toán, nếu phát hiện sai sót, cơ quan tài chính có quyền yêu cầu cơ quan duyệt quyết toán điều chỉnh lại cho đúng, đồng thời xử lý hoặc đề nghị xử lý vi phạm theo quy định của pháp luật.
- Sau khi tổng quyết toán ngân sách nhà nước do Bộ tài chính lập đã được cơ quan kiểm toán nhà nước xác nhận trình Chính phủ thì Chính phủ tiếp tục trình Quốc hội xem xét. Nếu tất cả trình tự các công việc lập quyết toán ngân sách nhà nớc đợc thực hiện tốt thì Quốc hội xem xét và phê chuẩn tổng quyết toán ngân sách nhà nước trong kỳ họp thứ 2 của năm mới.
4. Quản lý tài chính ở các cơ quan thực hiện khoán biên chế và