III. TÌNH HÌNH KINH DOANH VÀ THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG CHO THUÊ VĂN PHÒNG TẠI DỰ ÁN.
4. Hoạt động cho thuê văn phòng của Indochina Plaza Hà Nội.
Quy trình hoạt động cho thuê văn phòng của Indochina Plaza Hà Nội có thể được mô tả ngắn gọn như sau:
Với đội ngũ nhân lực hiện tại của bộ phận cho thuê văn phòng, việc phân công nhiệm vụ sẽ như sau:
Đối với mảng cho thuê văn phòng, tổng giám đốc dự án và quản lý cho thuê đang chịu trách nhiệm chính. Như vậy chỉ có hai người đảm nhận các đầu việc từ nghiên cứu thị trường, marketing, tiếp cận khách hàng và ký kết hợp đồng. Trong quá trình thỏa thuận và khách hàng tìm hiểu về dự án, bộ phận quản lý kỹ thuật và giám sát sẽ hỗ trợ tổng giám đốc và quản lý cho thuê. Bộ phận quản lý kỹ thuật và giám sát của Indochina Plaza Hà Nội thuộc ban quản lý tòa nhà gồm có hai người phụ trách chính tham gia vào việc hỗ trợ hoạt động cho thuê gồm một kỹ sư cơ điện trưởng và một trưởng giám sát dự án.
Khi tổng giám đốc và quản lý cho thuê đàm phán những điều khoản trong hợp đồng, sẽ có nhiều điều khoản liên quan tới kỹ thuật của tòa nhà như việc lắp đặt nội thất và hệ thống kỹ thuật hỗ trợ cho hoạt động của khách hàng cần phải được sự tư vấn và phê duyệt của kỹ sư cơ điện. Kỹ sư cơ điện là người am hiểu nhất về cấu trúc các hệ thống trong tòa nhà, nên việc thi công và lắp đặt trang thiết bị của khách hàng phải phù hợp với hệ thống tổng của tòa nhà. Việc chia diện tích và không gian thuê cũng do kỹ sư trưởng và giám sát tiến hành và thể hiện trên bản vẽ. Do khi xây dựng, tòa nhà đã chia sẵn những ô cho thuê có những diện tích khác nhau và hệ thống điều hòa, đèn, báo cháy,.. được chia sẵn cho phù hợp. Kỹ sư trưởng và người giám sát nắm rõ nhất điều này sẽ có sự tư vấn chia không gian hợp lý để đảm bảo giữ nguyên cấu trúc của tòa nhà.
Sơ đồ chia một sàn của tháp văn phòng
Dựa trên sơ đồ nguyên gốc, khi khách hàng vào thuê, kỹ sư trưởng và giám sát sẽ vẽ lên diện tích đã được thuê và còn trống. Dựa trên sơ đồ từng sàn, người quản lý sẽ nắm được diện tích còn bao nhiêu và nên chào thuê cho khách như thế nào để hiệu quả.
4.1 Hoạt động nghiên cứu thị trường.
Để hoạt động cho thuê văn phòng hiệu quả, trước hết người quản lý cho thuê phải nắm bắt được tình hình kinh tế nói chung và thị trường bất động sản nói riêng. Trong quá trình làm việc, phải liên tục cập nhật tình hình thị trường thông qua những phương tiện truyền thông như internet, báo chí kinh tế và các bản tin kinh doanh và các hội thảo kinh tế, doanh nghiệp,…
Mặc dù nền kinh tế suy thoái, thị trường bất động sản ảm đạm nhưng các doanh nghiệp vẫn phải tiếp tục hoạt động kinh doanh của mình và cần văn phòng để hoạt động. Thậm chí thời điểm này hầu hết các tòa nhà đều lựa chọn giảm giá cho thuê để giữ khách hàng và thu hút khách hàng mới. Một trong những nhiệm vụ đặt ra đó là người cho thuê phải nắm được tình hình của đối thủ cạnh tranh, những khách hàng hiện tại và giá cả cho thuê để có chiến chào hàng hiệu quả. Để làm được điều này, nhân viên cho thuê của tháp văn phòng Indochina Plaza Hà Nội đã tiến hành khảo sát một số tòa nhà hạng A và B trên địa bàn thành phố Hà Nội và đưa ra