III. TÌNH HÌNH KINH DOANH VÀ THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG CHO THUÊ VĂN PHÒNG TẠI DỰ ÁN.
5. Đánh giá tình hình cho thuê văn phòng tại Indochina Plaza Hà Nội 1 Những kết quả đạt được.
5.1 Những kết quả đạt được.
Với quy trình cho thuê từ bước tìm hiểu thị trường tới ký kết hợp đồng cuối cùng đều được người quản lý và nhân viên phụ trách cho thuê không gian văn phòng thực hiện tương đối chuyên nghiệp và bài bản. Không tính đến việc ký kết hợp đồng với môi giới để tìm kiển khách thuê, lực lượng nhân viên đảm trách công việc này của chủ đầu tư chỉ có hai người gồm tổng giám đốc dự án và một quản lý cho thuê. Với khối lượng công việc nhiều, phức tạp và kéo dài, hai người phải có sự phân công công việc và phối hợp nhịp nhàng với nhau và với đơn vị môi giới để tránh ảnh hưởng tới công việc cũng như quyền lợi của mỗi bên.
Đánh giá những kết quả đạt được trong suốt thời gian tòa tháp văn phòng được xây dựng và đi vào hoạt động đến nay, đã có những kết quả đáng ghi nhận:
Chính thức đi vào hoạt động vào tháng 9 năm 2012, chỉ chưa đầy 1 năm tỉ lệ lấp đầy văn phòng đạt 55%- tỷ lệ lấp đầy cao đối với một tòa tháp văn phòng mới và có vị trí không mấy thuận lợi như Indochina Plaza Hà Nội. Dựa trên những phân tích trên về thị trường và tòa nhà, có thể thấy tỷ lệ cho thuê tại thời điểm hiện tại của Indochina Plaza Hà Nội được đánh giá là tốt. Đây là kết quả cho thấy hoạt động cho thuê tương đối hiệu quả với những chính sách về giá cả và khai thác triệt để những nguồn lực của dự án.
Chất lượng khách hàng tương đối tốt, đều là những doanh nghiệp có quy mô, tên tuổi, kinh doanh nhiều ngành nghề khác nhau. Có thể kể đến những doanh nghiệp như Baker & Mkenze là hãng luật mang tầm quốc tế đứng đầu thế giới với mạng lưới 3800 luật sư cỡ thế giới tại 69 văn phòng ở 35 quốc gia trên khắp toàn cầu; tập đoàn hàng không vũ trụ Châu Âu; tập đoàn Rohde & Schwarz là một tập đoàn dẫn đầu trong lĩnh vực điện tử viễn thông, là nhà cung cấp hàng đầu các giải pháp đo lường và thử nghiệm, phát thanh truyền hình, giám sát tần phổ và định vị vô tuyến, hệ thống thông tin liên lạc vô tuyến chuyên dụng, an toàn thông tin và các dịch vụ hỗ trợ, tư vấn kỹ thuật.
Quá trình làm việc luôn theo lộ trình nên công việc diễn ra tương đối nhanh chóng, xử lý các thủ tục giấy tờ liên quan đến việc thuê của khách hàng kịp thời. Ngay từ đầu, bộ phận cho thuê đã xây dựng quy trình làm việc chuẩn. Trong quá trình làm việc, chỉ cần đi theo các bước đã đề ra thì công việc sẽ suôn sẻ và dễ dàng đem ra phân tích khi công việc không hiệu quả.
Công ty cũng chú trọng tới việc đào tạo tác phong làm việc chuyên nghiệp giúp nâng cao hình ảnh và uy tín của tòa nhà trong mắt khách hàng. Nơi làm việc của tổng giám đốc, bộ phận quản lý cho thuê và ban quản lý tòa nhà luôn được nhắc nhở phải gọn gàng và giữ vệ sinh. Do văn phòng của người quản lý sẽ là nơi khách hàng tham quan khi tới thăm tòa nhà nên phải luôn giữ vệ sinh sạch sẽ, gọn gàng và bố trí không gian thông minh, chuyên nghiệp để ghi điểm trong mắt khách hàng. Các khách hàng qua thăm văn phòng đều khen văn phòng làm việc của công ty được thiết kế chuyên nghiệp, thông minh tạo thuận lợi cho nhân viên làm việc, thiết bị hiện đại và đầy đủ các không gian hỗ trợ khác.
Công cụ marketing, hệ thống thông tin và các công cụ kinh doanh được hỗ trợ tối đa cho người quản lý trong quá trình tác nghiệp. Điều đáng nói ở đây là hoạt động marketing cho toàn bộ dự án. Indochina Plaza Hà Nội là một tổ hợp nhà ở, trung tâm thương mại và văn phòng. Các trung tâm thương mại để thu hút khách hàng, thường xuyên tổ chức nhiều sự kiện và đẩy mạnh truyền thông. Những chương trình đã được tổ chức tại Indochina Plaza Hà Nội như “ Ngày hội đọc sách miễn phí”, “ Khám phá không gian 3D”, “Hưởng ứng giờ trái đất cùng IPH”, nhảy flash mob, nhãn hiệu Nike khai trương cửa hàng lớn nhất,...đều thu hút rất nhiều khách hàng và các công ty truyền thông đến đưa tin và chụp hình. Những sự kiện của khối căn hộ và trung tâm thương mại đã góp phần đưa tên tuổi của Indochina Plaza Hà Nội trở nên quen thuộc với người dân, khách hàng tại Hà Nội. Đây là hiệu quả mang lại của chiến lược marketing của toàn bộ dự án đối với hoạt động cho thuê.
Bộ máy làm việc gọn nhẹ, chuyên môn hóa từng bộ phận, trình độ nghiệp vụ của nhân viên không ngừng được nâng cao. Với sự nỗ lực và chăm chỉ, quản lý cho thuê đã mang về cho công ty nguồn dữ liệu chất lượng về khách hàng tiềm năng. Trong dữ liệu data có đầy đủ các doanh nghiệp đang làm việc tại tất cả các tòa nhà hạng A, B và một số tòa nhà hạng C trên địa bàn Hà Nội. Ngoài ra có danh sách và số điện thoại của gần 500 doanh nghiệp khác. Bên cạnh số lượng các doanh nghiệp, thông tin trên dữ liệu cũng tương đối chất lượng khi có đầy đủ thông tin về diện tích hiện tại và đặc biệt là giá thuê. Thông thường giá thuê được bảo mật theo thỏa thuận của một vài doanh nghiệp với tòa nhà. Việc nắm được thông tin về giá cả sẽ giúp quản lý cho thuê lên chiến lược giá cả để thuyết phục khách hàng.
Dự án có bộ phận chuyên môn về các vấn đề hợp đồng nên các hợp đồng cho thuê của tòa nhà với khách hàng luôn bảo vệ được quyền lợi của tòa nhà đồng
thời làm hài lòng khách hàng. Với sự chuyên môn hóa cao nhất là trong vấn đề pháp lý như vậy sẽ làm tăng sự chuyên nghiệp và uy tín của tòa nhà trong mắt khách hàng. Một bản hợp đồng sửa đi sửa lại nhiều lần chắc chắn sẽ gây ra sự chán nản và khó chịu với cả hai bên tham gia giao dịch.
5.2 Hạn chế và nguyên nhân.
Một số hạn chế của hoạt động cho thuê tại tòa nhà văn phòng Indochina và nguyên nhân:
Một số quy trình nghiệp vụ chưa được thực hiện chặt chẽ và hiệu quả. Từ việc điều tra thị trường, tiếp cận tìm hiểu nhu cầu khách hàng, đưa khách hàng đi xem không gian văn phòng và tư vấn thuê cũng như sửa hợp đồng đều do quản lý cho thuê thực hiện. Tổng giám đốc là người phụ trách toàn bộ các hạng mục khác nhau của dự án nên các nghiệp vụ nêu trên đều do một người làm. Do lực lượng lao động tiến hành các bước trong quy trình cho thuê quá ít nên không thể tránh khỏi việc hiệu quả đem lại chưa cao cũng như làm chậm quá trình tiến hành công việc. Trong khi người quản lý đi khảo sát thị trường hoặc gặp gỡ khách hàng tiềm năng thì tại văn phòng có khách hàng tới xem tòa nhà. Những khách hàng tới không báo trước cũng có thể là khách hàng tiềm năng hoặc chỉ là những người khảo sát của tòa nhà khác, tuy nhiên công việc vẫn phải tiếp những vị khách này. Khi người quản lý không có mặt tại văn phòng, tổng giám đốc không có thời gian tiếp khách thì việc dẫn khách hàng xem không gian sẽ phải giao lại cho trợ lý giám đốc hoặc ban quản lý tòa nhà. Những người này không thuộc bộ phận kinh doanh, không nắm rõ kỹ thuật giới thiệu nên sẽ không thể phục vụ tốt nhất cho khách hàng.
Mặc dù tính chuyên môn hóa từng bộ phận cao nhưng mỗi nghiệp vụ lại chỉ do một người đảm nhiệm. Bên cạnh đó, các bộ phận phải phối hợp với nhau một cách chặt chẽ. Vì vậy chỉ cần một người thuộc một bộ phận nào đó trong chuỗi công việc nghỉ làm việc thì công việc sẽ bị gián đoạn. Ví dụ để người quản lý có thể soạn thảo hợp đồng thì cần có bản chia diện tích của kỹ sư trưởng để tính toán giá thuê và điều chỉnh giá dựa trên diện tích. Tuy nhiên khi kỹ sư trưởng bận hoặc không thể đáp ứng ngày yêu cầu bản vẽ, người quản lý không có đầy đủ thông tin nên không thể soạn thảo hợp đồng và tiếp tục những công việc tiếp theo.
Kỹ năng của quản lý cho thuê và nhân viên mùa vụ hỗ trợ quản lý còn một số hạn chế. Phân tích trên đã chỉ ra tiềm lực con người là một yếu tố ảnh hưởng tới hiệu quả công việc. Nhân viên có kỹ năng tốt, tinh thần làm việc cao, yêu nghề,....sẽ đem lại hiệu quả làm việc tốt. Hoạt động cho thuê cũng giống như hoạt động bán
hàng. Sản phầm để bán là không gian văn phòng cao cấp, với giá trị một hợp đồng lớn và khách hàng ở tầm cao đòi hỏi nhân viên phải có rất nhiều kỹ năng.
• Kỹ năng giao tiếp và thuyết phục khách hàng: đây là kỹ năng quan trọng nhất để có thể thiết lập được mối quan hệ với khách hàng cũng như ký kết được hợp đồng. Thực trạng tại dự án, các nhân viên thuộc bộ phận cho thuê vẫn cần hoàn thiện kỹ năng này hơn nữa. Đặc biệt là thái độ đối với các khách hàng nhỏ. Trong quá trình tiếp cận và tìm hiểu khách hàng, các doanh nghiệp vừa và nhỏ có số lượng nhiều hơn doanh nghiệp lớn và tên tuổi. Khi tiếp cận khách hàng hoặc khách đến xem văn phòng, quản lý cho thuê chưa thực sự nhiệt tình vì cho rằng khách hàng nhỏ sẽ không tiềm năng hoặc đó chỉ là môi giới. Thái độ hời hợt đối với khách nhỏ sẽ tạo một thói quen không tốt trong quá trình làm việc. Mỗi khách hàng đều sẽ có những tiềm năng khác nhau cũng như ảnh hưởng khác nhau tới dự án. Những khách hàng dù nhỏ khi đến xem không gian văn phòng, khi được tiếp đón nhiệt tình sẽ có cái nhìn tích cực đối với thái độ phục vụ của nhân viên. Họ có thể không thuê được văn phòng tại đây nhưng có thể là khách hàng tương lại trong dự án khác của công ty. Phản ứng tích cực của họ có thể ảnh hưởng tới những doanh nghiệp lớn hơn khi nhắc đến Indochina Plaza Hà Nội. Do vậy, phải nâng cao nhận thức và kỹ năng cho nhân viên. Để họ có thể khéo léo trong giao tiếp, đàm phán để vừa gây được ấn tượng cho khách hàng vừa giữ được vị thế của một tòa nhà cao cấp trước khách hàng.
• Kỹ năng chốt cuộc hẹn qua điện thoại, chốt hợp đồng còn bộc lộ nhiều hạn chế. Đó là thiếu tính sáng tạo, chưa mềm dẻo, chưa kích thích sự tò mò của khách hàng và mất quá nhiều thời gian để trình bày sản phẩm. Chính vì vậy mà tỉ lệ cuộc hẹn để giới thiệu sản phẩm cho khách hàng là rất thấp ( 3 cuộc hẹn/ tuần). Kỹ thuật chốt hợp đồng của quản lý cho thuê dập khuôn và không chủ động. Sau khi gửi thư mời thuê có đầy đủ thông tin về sản phẩm và giá cả thì người quản lý thường chờ đợi phản hồi từ khách hàng. Nếu thư mời thuê không được chấp nhận từ phía khách hàng thì hầu hết người quản lý không thể tìm ra cách khác để xử lý, bỏ phí một thương vụ mà đã mất thời gian tiến hành đàm phán và thỏa thuận.
Không gian văn phòng còn được Indochina Plaza Hà Nội thuê Savill độc quyền môi giới song song với hoạt động của người quản lý cho thuê. Chính vì vậy không thể tránh khỏi sự tiếp cận trùng lặp khách hàng giữa hai bên, dễ xảy ra tình trạng giành giật những khách hàng lớn nếu không có sự kiểm soát chặt chẽ cũng như thống nhất nhiệm vụ, quyền lợi của hai bên.
CHƯƠNG III