III. TÌNH HÌNH KINH DOANH VÀ THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG CHO THUÊ VĂN PHÒNG TẠI DỰ ÁN.
3. Các giải pháp khác.
Bên cạnh hai nhóm giải pháp về chính sách nhân lực và marketing đã được đề xuất nêu trên, em còn đưa thêm một vài đề xuất để giải quyết những hạn chế của hoạt động cho thuê đã được phân tích ở phần trên.
Thứ nhất, cần tránh sự chồng chéo khách hàng và tranh giành quyền lợi giữa đơn vị môi giới Savill và người quản lý mảng cho thuê của dự án. Để làm được điều này, tổng giám đốc phải thống nhất quyền lợi, nghĩa vụ và trách nhiệm của từng bên rõ ràng. Phân công nhiệm vụ và có quy trình làm việc rõ ràng, mạch lạc thì sẽ tránh sự chồng chéo. Quy định rõ việc nhân viên của bên nào đã tiếp cận khách hàng tới bước nào thì sẽ do bên đó chăm sóc và bên kia không được tiếp cận để lôi kéo. Người quản lý văn phòng phải thường xuyên báo cáo tiến trình và kết quả làm việc cho tổng giám đốc. Đặc biệt khi khách hàng tiềm năng xuất hiện, phải báo cáo ngay và lập tức tiến hành bước tiếp theo để đánh dấu khách hàng. Nếu làm được như vậy, tổng giám đốc có thể bảo vệ quyền lợi cho nhân viên của mình trước bên môi giới, dựa trên những bằng chứng làm việc của nhân viên với khách hàng.
Thứ hai, tổng giám đốc cần bổ sung thêm nhân lực để hỗ trợ cho các nhân viên trong công việc cho thuê. Tuyển thêm nhân viên mùa vụ để hỗ trợ quản lý là việc tất yếu. Tuy nhiên do mỗi bộ phận của ban quản lý chi do một người phụ trách và nắm rõ nhất gây tình trạng gián đoạn công việc nếu một người trong chuỗi công việc không có khả năng hoàn thành nhiệm vụ. Do đó, cần bổ sung thêm người hỗ trợ từng người quản lý của từng bộ phận.
Thứ ba, các nhân viên trong một đội cũng cần bổ sung kiến thức về lĩnh vực của nhau để có thể hỗ trợ cho nhau. Toàn bộ dự án là một thể thống nhất, hoạt động của bộ phận cho thuê sẽ có ảnh hưởng và tác động tới bộ phận kỹ thuật và quản lý văn phòng. Hay nói cách khác, các bộ phận của ban quản lý tòa nhà đều có sự liên quan tới nhau. Hiểu biết công việc của nhau thì các nhân viên sẽ hộ trợ nhau tốt hơn trong quá trình làm việc. Người quản lý cho thuê ngoài nhiệm vụ tìm kiếm khách hàng, nếu am hiểu về kỹ thuật của tòa nhà sẽ hiểu thêm về sản phẩm, tư vấn cho khách hàng sẽ tốt hơn. Vì đôi khi, khách hàng quan tâm không chỉ về giá cả mà còn là các yếu tố kỹ thuật hay dịch vụ của ban quản lý tòa nhà. Ngược lại, bộ phận kỹ thuật, quản lý văn phòng hay trợ lý giám đốc có khả năng tư vấn, giới thiệu có thể dẫn khách hàng đi xem không gian văn phòng khi người quản lý và tổng giám đốc không có mặt tại văn phòng. Các nhân viên trong một đội luôn coi công việc của đồng nghiệp cũng là công việc của mình, không có nghĩa là xen ngang và làm ảnh hưởng tới công việc của nhau nhưng sẵn sàng hỗ trợ lúc cần thiết. Đó là một đội ngũ đoàn kết, biết tương trợ lẫn nhau để công việc luôn tiến hành trôi chảy và hiệu quả.