III. TÌNH HÌNH KINH DOANH VÀ THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG CHO THUÊ VĂN PHÒNG TẠI DỰ ÁN.
g Tên côn ty Nành nhề-Quốc ia Diện tích(m2) Tình trạn
5th Amigo Đa lĩnh vực- Toàn cầu 1300 Đang làm nội thất
6th Zamil Steel Thép- Nhật Bản 120 Đang hoạt động
6th DKT international Công nghệ thông tin 370 Đang hoạt động
6th Tenant Board Dự án-Nhật Bản 180 Đang hoạt động
6th Tập đoàn tư vấn ABA Tư vấn tài chính-Hàn
Quốc 263 Đang hoạt động
6th Hãng điều hòa Gree Kinh doanh điều hòa 167 Đang hoạt động
7th Phòng hành chính-kế toán
Indochina Plaza Hà Nội Chủ đầu tư 250 Đang hoạt động
7th EADS Tập đoàn hàng không vũ
trụ Châu Âu-Đức 122 Đang hoạt động
7th Văn phòng quản lý CBRE Bất động sản 122 Đang hoạt động
7th Bắc Việt Đầu tư-Việt Nam 257 Đặt cọc
8th Shenker Thiết bị số-Đức 645 Đang hoạt động
8th Rohde & Schwarz Viễn thông-Đức 490 Đặt cọc
9th Densu Media Truyền thông-Nhật Bản 135 Đang làm nội thất
9th Indochina Capital Chủ đầu tư 450 Đang hoạt động
9th Ban quản lý tòa nhà và bộ
phận kinh doanh căn hộ Chủ đầu tư 260 Đang hoạt động
9th Bay glocal Công nghệ thông tin-Toàn
cầu 450 Đang hoạt động
10th Baker & Mkenze Luật- Đa quốc gia 1000 Đang hoạt động
10th Procom Văn phòng ảo 178 Đang hoạt động
10th Công ty TNHH quốc tế Ban
Mai Luật-Toàn cầu 122 Đang hoạt động
11th Bảo hiểm AIA Bảo hiểm-Mỹ 1300 Đang hoạt động
Trống 5200
Nguồn: Ban quản lý tòa nhà
Dựa vào báo cáo trên đây về khách hàng hiện tại của Indochina Plaza Hà Nội, nhân viên kinh doanh có thể tư vấn cho khách hàng trong tương lai về diện tích có thể cho thuê ở các tầng của tòa nhà, giới thiệu các khách hàng hiện tại để thấy được chất lượng của tòa nhà. Với những khách hàng của mình, Indochina Plaza Hà Nội
rất tự tin với chất lượng khác hàng cũng như dịch vụ của tòa nhà. Những doanh nghiệp hiện đang là khách hàng của Indochina Plaza Hà Nội chủ yếu là những công ty, tập đoàn lớn, đa phần là công ty nước ngoài với phong cách làm việc chuyên nghiệp và uy tín. Đây là một trong những điểm mạnh của dự án mà người cho thuê thường xuyên nhấn mạnh với khách hàng tiềm năng. Quy trình và những thông tin mà người cho thuê cung cấp được với khách hàng tiềm năng khi họ đến thăm tòa nhà như sau:
Mặt bằng tổng thể của một sàn trống tại tầng 12A. Khách hàng xem một sàn trống để hình dung ra toàn bộ mặt sàn đồng thời nhìn thấy nguyên trạng khi bàn giao mặt bằng sẽ như thế nào. Tại đây khách hàng được tư vấn về chọn hướng thích hợp, tầm nhìn và khung cảnh bên ngoài tòa nhà đồng thời tìm hiểu các thiết bị được lắp đặt trên trần nhà như hệ thống điều hòa, báo cháy, loa thông báo, đèn, camera và khu vực vệ sinh, thoát hiểm và thang hàng.
Diện tích còn trống còn phù hợp với khách hàng: mỗi khách hàng đều đã xác định được nhu cầu cần thuê của mình khi đến xem văn phòng. Do đó người cho thuê sẽ giúp khách hàng tiếp cận với không gian phù hợp mà khách hàng có thể thuê. Trong quá trình đó sẽ giới thiệu những công ty hiện đang làm việc trên cùng tầng đó để khách hàng biết về hàng xóm trong tương lai nếu về thuê tại Indochina Plaza Hà Nội .
Giới thiệu cho khách hàng về các dịch vụ khác của tòa nhà như vệ sinh, bảo vệ, an ninh.
Khách hàng gặp quản lý và được giải đáp những thắc mắc khác. Trước khi khách hàng đến xem tháp văn phòng, giá chào thuê chung cho mọi đối tượng đã được gửi tới khách hàng. Khi làm việc tại phòng họp, người quản lý sẽ dựa trên nhu cầu của khách hàng để đưa ra những mức giá và gói chào thuê khuyến mãi hợp lý để khách hàng cân nhắc cho phù hợp với kế hoạch của công ty mình.
Việc tiếp cận khách hàng đến bước này đã hoàn thiện và người cho thuê đã có thể kết thúc giao dịch bằng việc đàm phán và ký kết hợp đồng.
4.4 Đàm phán và ký kết hợp đồng.
Thông thường, khi khách hàng đã cảm thấy ưng ý với tòa nhà thì sẽ tiếp tục bước đàm phán những điều khoản trong hợp đồng. Indochina Plaza Hà Nội có một bộ phận pháp chế soạn thảo và quản lý tất cả hợp đồng liên quan đến mọi hoạt động của tòa nhà. Chính vì vậy hợp đồng liên quan đến việc thuê tòa nhà đã được soạn thảo rất kỹ càng và được thay đổi nội dung với từng khách hàng phù hợp: giá cả;
thời hạn hợp đồng; tiền cọc; thời gian làm nội thất; thời gian chuyển vào làm việc; diện tích; các thiết bị kỹ thuật; ưu đãi cho khách hàng về giảm giá thuê, bãi đỗ xe miễn phí,….Tuy nhiên trước khi đi vào đàm phán chi tiết các điều khoản trong hợp đồng thuê, các bên thuê sẽ thông quan thư mời thuê trước. Thư mời thuê được người quản lý phê duyệt và gửi tới khách hàng. Trong thư mời thuê đã có tương đối đầy đủ những thông tin mà khách hàng quan tâm liên quan đến việc thuê không gian văn phòng tại Indochina Plaza Hà Nội. Nếu khách hàng đồng ý với những nội dung trong đó sẽ ký thư mời thuê và tiến hành công việc đàm phán chi tiết từng khoản mục. Sau khi khách hàng ký thư mời thuê, phải đặt chỗ trước cho tòa nhà trong thời gian tiến hành những thủ tục tiếp theo. Trong bản hợp đồng thuê giữa hai bên có rất nhiều điều khoản, tuy nhiên những điều mà khách hàng quan tâm và cần thảo luận kỹ càng thông thường bao gồm:
Giá thuê
Hiện tại Indochina Plaza Hà Nội chào thuê mức giá 17$/mét vuông cộng với 6$ phí dịch vụ và VAT, như vậy giá thuê được chào là 25,3$/ mét vuông. Giá thuê tương đối phù hợp với vị trí và dịch vụ mà tòa nhà cung cấp. Tuy nhiên khách hàng nào cũng sẽ thỏa thuận mức giá thấp hơn cho không gian văn phòng mà mình muốn thuê. Với những khách hàng khác nhau, tùy thuộc thương hiệu, diện tích, mối quan hệ mà sẽ có những mức giá khác nhau. Song cũng không thể vượt quá giới hạn. Bên cạnh đó Indochina Plaza Hà Nội thường đưa ra những ưu đãi bằng những gói tằng kèm cho khách hàng không nằm trong giá thuê.
Tiền cọc
Sau 21 ngày ký thư mời thuê, khách hàng phải đặt cọc cho tòa nhà số tiền tương ứng là 3 tháng thuê. Số tiền này sẽ được tòa nhà bảo lưu trong tài khoản để chi trả cho các vấn đề phát sinh bất kỳ lúc nào trong quá trình hai bên hợp tác. Khoản tiền đặt cọc khi khách hàng nộp sẽ được khấu trừ khoản tiền đặt chỗ đã đóng trước đó. Cuối mỗi năm sẽ có điều chỉnh để khoản tiền cọc này luôn duy trì là 3 tháng tiền thuê tương ứng. Quyền lợi và nghĩa vụ của bên thuê và bên cho thuê đều được quy định rất rõ trong hợp đồng.
Tăng giá thuê
Điều khoản liên quan đến vấn đề tăng giá thuê được Indochina Plaza Hà Nộiáp dụng khác nhau tùy thỏa thuận với mỗi khách hàng. Giá thuê có thể tăng bị điều chỉnh tăng giảm hoặc được ấn định sẵn giá trị từng năm, điều này phụ thuộc vào sự
Thời hạn hợp đồng và gia hạn
Thông thường khách thuê văn phòng sẽ ký từ 3-5 năm. Đây là khoảng thời gian hợp lý để đồ đạc nội thất của văn phòng khấu hao hết. Indochina Plaza Hà Nội không ký các hợp đồng 1 năm hoặc dài hạn từ 10 năm trở lên. Trước thời hạn hết hợp đồng 3 tháng, khách hàng phải thông báo gia hạn hợp đồng hay sẽ kết thúc thời hạn hợp đồng thuê như đã ký kết và chuyển đi. Nếu khách hàng muốn chuyển đi và kết thúc hợp đồng sớm thì phải báo trước 6 tháng và bị phạt. Đây là những điều cơ bản được áp dụng với mọi khách hàng của Indochina Plaza Hà Nội.
Quyền cho thuê lại
Đối với việc cho thuê lại thì thông thường Indochina Plaza Hà Nội không cho phép khách hàng. Vì việc quản lý sẽ phức tạp và khó khăn hơn nếu đơn vị làm việc tại không gian văn phòng thuê đó không phải khách hàng trực tiếp của Indochina Plaza Hà Nội.
Ưu đãi
Các điều khoản đặc biệt khác trong hợp đồng chính là những ưu đãi mà bên cho thuê giành cho khách hàng. Indochina Plaza Hà Nội không giảm giá thuê quá nhiều nhưng tặng kèm khách nhiều khuyến mãi, ưu đãi khác như: miễn phí tiền thuê (thời gian miễn phí thỏa thuận), tặng thời gian làm nội thất, miễn phí để xe (số lượng thỏa thuận), tặng thảm hoặc thanh toán chi phí cán sàn,…và nhiều ưu đãi khác liên quan đến các dịch vụ khách của tòa nhà. Khi thỏa thuận, khách hàng sẽ rất quan tâm tới mục này để nhận được nhiều ưu đãi nhất có thể.
Việc thỏa thuận chi tiết hợp đồng diễn ra trong khoảng từ 1-2 tháng. Sau đó người quản lý sẽ soạn hợp đồng và các bên sẽ xem xét lại để chỉnh sửa hợp đồng. Hợp đồng sẽ bao gồm hai bản tiếng việt và 2 bản tiếng anh. Mỗi bên giữ hai bản và bản tiếng việt sẽ có hiệu lực pháp lý cao nhất. Do Indochina Plaza Hà Nội là dự án thuộc chủ đầu tư nước ngoài, khách hàng cũng đến từ nhiều quốc gia khác nhau, nên mọi giấy tờ làm việc đều có hai bản tiếng anh và tiếng việt để thuận lợi cho quá trình làm việc giữa các bên.
4.5 Sau ký kết hợp đồng.
Sau khi hợp đồng giao dịch được ký kết. Phần việc tiếp theo người quản lý cho thuê sẽ chuyển lại cho ban quản lý tòa nhà, kỹ sư cơ điện và giám sát trưởng hoàn thành tiếp công việc tiếp theo.
Để có thể đi vào làm việc tại tòa nhà, khách hàng phải tiến hành làm nội thất và làm các thủ tục xuất nhập với ban quản lý tòa nhà như thẻ gửi xe miễn phí cho nhân viên, đăng ký thẻ làm việc cho nhân viên và nhà thầu thi công, đăng ký thời gian chuyển đồ đạc và các thiết bị khác,..Việc thi công và lắp đặt trang thiết bị văn phòng phải chịu sự giám sát chặt chẽ của ban quản lý tòa nhà và giám sát viên không để ảnh hưởng đến hoạt động của những doanh nghiệp đang làm việc tại tòa nhà. Một số quy định của Indochina Plaza Hà Nội đối với khách hàng đang tiến hành lắp đặt nội thất như sau:
“Bên Thuê không được cho phép nhà thầu phần nội thất tiến hành khoan hoặc thực hiện các công việc khác có thể gây ra tiếng ồn quá lớn tại Phần Diện Tích Thuê trong giờ làm việc thông thường; các công việc gây tiếng ồn chỉ được thực hiện sau giờ làm việc và phải được đại diện ban quản lý toà nhà cho phép.”
“Bên Thuê không được thay đổi hoặc bằng bất kỳ hình thức nào sửa đổi các cửa ra vào Phần Diện Tích Thuê đã theo tiêu chuẩn chung do Bên Cho Thuê cung cấp nếu không có sự chấp thuận trước của Bên Cho Thuê hoặc đại diện được ủy quyền của Bên Cho Thuê.”
“Bên Thuê không được để bất kỳ vật nặng nào trên bất kỳ tầng nào của Phần Diện Tích Thuê vượt quá tải trọng được thiết kế cho tầng đó. Bên Cho Thuê có quyền quy định trọng lượng và vị trí xếp đặt két sắt và vật nặng sao cho bảo đảm việc phân bố tải trọng.”
“Các máy móc kinh doanh và thiết bị cơ khí, khi được Bên Cho Thuê cho phép, sẽ được Bên Thuê xếp đặt và bảo dưỡng bằng chi phí của Bên Thuê, theo những cách thức mà Bên Cho Thuê cho là thích hợp để hấp thụ và ngăn chặn tiếng ồn và không làm phiền đến những khách thuê ở các khu vực khác của tòa nhà văn phòng Indochina Plaza Hà Nội .”
“Mọi việc di chuyển, chở đến, mang đi đồ gỗ hoặc các đồ đạc cồng kềnh dưới bất kỳ hình thức nào phải được tiến hành sau giờ làm việc và trong thời gian do Bên Cho Thuê hoặc đại diện của Bên Cho Thuê xác định vào từng thời điểm.”
Trên đây là trích dẫn một vài quy định liên quan đến việc làm nội thất của bên thuê trong một bản hợp đồng thuê của Indochina Plaza Hà Nội và khách hàng. Việc quản lý khách thuê sau khi ký kết hợp đồng là nhiệm vụ chính của ban quản lý tòa nhà. Công việc của người quản lý cho thuê kết thúc khi khách hàng đã đặt cọc và ký kết hợp đồng thuê cuối cùng.