DANH MỤC SƠ ĐỒ, HÌNH VẼ
2.4.4 Một số mô hình cơ cấu tổ chức đơn giản
Mô hình cấu trúc tổ chức bộ máy quản trị của doanh nghiệp có thể được minh họa như cấu trúc của một doanh nghiệp thương mại như sau:
2.4.4.1 Cấu trúc đơn giản ( cấu trúc trực tuyến)
Sơ đồ 2.1: Cấu trúc tổ chức đơn giản
a. Đặc điểm
Đây là một trong những loại hình cấu trúc đầu tiên và là dạng của tổ chức trong đó nhà quản trị - người chủ ra hầu hết các quyết định. Nhà quản trị giám sát mọi hoạt động trong tổ chức, việc hợp tác của các thành viên củ yếu là phi chính thức dưới sự giám sát và chỉ đạo trực tiếp của nhà quản trị.
Mọi thông tin đều được tập trung cho người quản lý cấp cao nhất và mọi quyết định đều được phát ra từ đó. Mặc dù nhà quản trị cấp cao luôn có mức độ tham gia rất cao trong tất cả các hoạt động của tổ chức, các nhà quản trị cấp dưới luôn sử dụng để hỗ trợ trong việc chỉ đạo các hoạt động hàng ngày.
b. Ưu điểm
Ưu điểm của mô hình này là nhanh chóng, linh hoạt, gọn nhẹ và ít tốn kém. Việc kiểm soát và điều chỉnh các hoạt động kinh doanh, các bộ phận bên trong doanh nghiệp thuận lợi, dễ dàng, chớp được thời cơ kinh doanh, giảm thiểu được các chi phí về giấy tờ và nạn tham nhũng
c. Nhược điểm
Nhược điểm của mô hình này là chỉ có thể áp dụng cho các doanh nghiệp nhỏ, sự tập trung vào nhà quản trị sẽ gây sự tắc nghẽn do quá tải, và doanh nghiệp sẽ không hoạt động được. Ngoài ra mô hình còn mang tính mạo hiểm cao, vì nếu do một biến cố bất ngờ mà nhà quản trị không còn tiếp tục làm việc được thì cả doanh nghiệp sẽ rơi vào tình trạng khủng hoảng
Cửa hàng trưởng Tổ bán hàng Tổ mua hàng Tổ vận chuyển Tổ kế toán
Sơ đồ 2.2: Cấu trúc tổ chức theo chức năng
a. Đặc điểm
Mô hình cơ cấu chức năng là cách thức tổ chức căn bản nhất đối với một loại doanh nghiệp, trong đó nhân viên được tập trung thành đơn vị căn cứ theo tương đồng về công nghiệp, kỹ năng hoạt động. Chia tổ chức thành các tuyến chức năng, mỗi tuyến là một bộ phận hay đơn vị đảm nhận thực hiện một hay một số chức năng, nhiệm vụ nào đó của tổ chức
b. Ưu điểm
Sử dụng tài nguyên hiệu quả hơn do cơ cấu tổ chức này có tính chuyên môn hóa cao, giảm được sự trùng lặp về nguồn lực. Các khối chức năng gánh vác những phần việc mang tính chuyên sâu và đặc thù, chất lượng và hiệu quả của các quyết định được đảm bảo hơn so với cấu trúc trực tuyến
Nhân viên phát huy được năng lực sở trường của mình, có điều kiện để tích lũy kiến thức và kinh nghiệm cho bản thân. Các bộ phận chức năng được ủy quyền chỉ đạo để giải quyết các công việc mà mình phụ trách nhờ đó mà có điều kiện sử dụng các chuyên gia, nâng cao được chất lượng quản lý. Lãnh đạo nhờ sự hỗ trợ của hệ thống chức năng mà đưa ra được các quyết định đúng đắn hơn.
c. Nhược điểm
Mô hình cơ cấu chức năng có nhược điểm là đào sâu sự phân chia giữa các đơn vị chức năng. Mỗi đơn vị chức năng chỉ chăm chú theo đuổi mục tiêu chức năng của mình mà bỏ quên mục tiêu chung của tổ chức. Mô hình này cũng đặt trách nhiệm phối hợp nặng nề lên vai các nhà quản trị cấp cao nếu muốn hướng hoạt động của đơn vị chức năng vào mục tiêu chung. Trong quan hệ, mâu thuẫn cũng thường xảy ra giữa các đơn vị chức năng, vì đơn vị nào cũng chỉ thấy mục tiêu của riêng mình
2.4.4.3 Cấu trúc tổ chức doanh nghiệp theo ngành hàng, mặt hàng kinh doanh
Sơ đồ 2.3: Cấu trúc tổ chức theo ngành hàng, mặt hàng kinh doanh
Tổng giám đốc
Giám đốc tài
chính marketingGiám đốc Giám đốc nhân sự Giám đốc
a. Đặc điểm
Đây là cấu trúc tiêu biểu cho loại hình cấu trúc tổ chức hiện đại hóa, hướng ngoại với đặc điểm cơ bản là chia doanh nghiệp thành các “nhánh” mà mỗi nhánh sẽ đảm nhận toàn bộ hoạt động kinh doanh theo một ngành hàng hay mặt hàng nhất định.
b. Ưu điểm
Cấu trúc tổ chức theo ngành hàng, mặt hàng kinh doanh có thể dễ dàng đổi mới và thích ứng với sự thay đổi của thị trường. Cấu trúc này tạo cho giám đốc bộ phận có thể linh hoạt khi xử lý các tình huống kinh doanh có thể phản ứng nhanh chóng khi gặp các khó khăn trong quá trình thực hiện các hoạt động kinh doanh do mình phụ trách.
Có thể xây dựng được một ê kíp làm việc rõ ràng với sự thống hiểu và giúp đỡ lẫn nhau giữa các thành viên trong ê kíp.
Đảm bảo được sự phối kết hợp và liên kết chặt chẽ giữa các bộ phận, các nhóm trong doanh nghiệp. Tạo ra được sự bao quát chung trong toàn bộ hoạt động kinh doanh, kết hợp các mục tiêu của cả doanh nghiệp với mục tiêu của bộ phận.
c. Nhược điểm
Trong nhiều hoạt động hay công việc có thể trùng lặp trong các bộ phận khác nhau, dẫn tới chi phí và giá thành tăng. Có thể gặp nhiều khó khăn trong công tác quản trị nhân sự, như không cung cấp một nền tảng chung cho cá nhân có đào tạo chuyên sâu và kinh nghiệm tốt để giải quyết vấn đề. Không phát huy được đầy đủ các năng lực sở trường của nhân viên. Khó thu hút được các chuyên gia giỏi và khó duy trì được vị trí “hàng đầu” của họ trong hoạt động kinh doanh.
Khả năng trao đổi kinh nghiệm trong hoạt động chuyên môn của các chuyên gia và nhà quản trị có thể bị hạn chế.
2.4.4.4 Cấu trúc tổ chức doanh nghiệp theo khu vực a. Đặc điểm
Cấu trúc theo khu vực là cơ chế phối hợp hữu hiệu để tập trung các đơn vị khác nhau của Công ty có sản phẩm và dịch vụ quan hệ với nhau. Cấu trúc này phân chia doanh nghiệp thành các chi nhánh mà mỗi chi nhánh thực hiện hoạt động kinh
Tổng giám đốc Giám đốc ngành hàng A Giám đốc ngành hàng B Giám đốc ngành hàng C
doanh của doanh nghiệp theo từng khu vực địa lý (hay lãnh thổ). Đứng đầu mỗi chi nhánh là một giám đốc khu vực (hay trưởng chi nhánh).
Sơ đồ 2.4: Cấu trúc tổ chức theo khu vực
b. Ưu điểm
Cấu trúc theo khu vực làm giảm bớt phạm vi công việc cần phải điều hành trực tiếp của nhà quản trị cao nhất, giúp cho các cấp quản trị có thêm điều kiện để đầu tư cho hoạt động chiến lược. Tiết kiệm chi phí cho nhân viên, tận dụng các điều kiện thuận lợi cho môi trường địa lý - tự nhiên tạo ra, nhất là trong việc tạo ra các yếu tố đầu vào với chi phí thấp và ít rủi ro.
Cấu trúc theo khu vực góp phần giảm thiểu các thách thức do môi trường văn hóa - xã hội đặt ra cho doanh nghiệp, giúp cho doanh nghiệp gây được thiện cảm với chính quyền và nhân dân địa phương.
c. Nhược điểm
2.4.5.5 Cấu trúc tổ chức theo khách hàng
Sơ đồ 2.5: Cấu trúc tổ chức theo khách hàng
a. Đặc điểm
Cấu trúc này chia doanh nghiệp thành nhiều nhánh trong đó mỗi nhánh là một bộ phận hay đơn vị đảm nhận toàn bộ hoạt động kinh doanh nhằm phục vụ đối tượng khách hàng nào đó của doanh nghiệp
b. Ưu điểm
Cơ cấu tổ chức này cho phép doanh nghiệp hiểu rõ hơn về tâm lý và nhu cầu của khách hàng, từ đó có thể phục vụ khách hàng tốt hơn. Nó cho phép các bộ phận quản trị cấp cao không phải bận tâm hàng ngày và các sự phục vụ hàng hóa mà có thể tập trung vào các chiến lược dài hạn
c. Nhược điểm
Tổng giám đốc
Giám đốc theo khu
vực Miền Bắc Giám đốc theo khu vực Miền Trung Giám đốc theo khu vực Miền Nam
Tổng giám đốc
Giám đốc khách hàng
Cơ cấu tổ chức này tạo ra nhiều sự trùng lặp về các hoạt động, chức năng và sử dụng các nguồn lực. Cần nhiều nhà quản trị tổng hợp, khó kiểm soát và dễ xảy ra cạnh tranh nội bộ về nguồn lực
2.4.5.6 Cấu trúc ma trận
Sơ đồ 2.6: Cấu trúc tổ chức ma trận
a. Đặc điểm
Cấu trúc ma trận được tạo ra bởi sự kết hợp của hai cơ cấu tổ chức khác nhau, cơ cấu tổ chức theo chức năng và cơ cấu tổ chức theo khách hàng hay theo khu vực lãnh thổ
b. Ưu điểm
Cơ cấu tổ chức cho phép doanh nghiệp đạt được đồng thời nhiều mục đích. Trách nhiệm của từng bộ phận được phân định rõ rang, có sự phối hợp tốt giữa các bộ phận. Giúp rèn luyện kỹ năng tổng hợp cho nhà quản trị
c. Nhược điểm
Dễ gây ra sự lộn xộn và có thể là nguyên nhân gây sự tranh chấp quyền lực giữa các bộ phận. Đồng thời, trong việc xác định đánh giá, xác định mức độ hoàn thành công việc của từng bộ phận thì nhà quản trị gặp rất nhiều khó khăn. Và nhân viên cũng gặp khó khăn khi có nhiều chỉ huy, họ không biết phải tuân theo ai.
2.4.5.7 Cấu trúc tổ chức kiểu hỗn hợp a. Đặc điểm
Cấu trúc tổ chức hỗn hợp là sự kết hợp một cách hữu cơ của các loại cấu trúc đơn giản hơn, để có thể khai thác hiệu quả nhất mọi nguồn lực của doanh nghiệp và đáp ứng được nhu cầu của thị trường trên cơ sở cân bằng những lợi thế và bất lợi của các loại cơ cấu tổ chức đó
Tổng giám đốc Giám đốc kinh doanh Giám đốc nhân sự Giám đốc tài chính Giám đốc tiếp thị Giám đốc ngành hàng A Giám đốc ngành hàng B
Sơ đồ 2.7: Cấu trúc tổ chức hỗn hợp
b. Ưu điểm
Giúp doanh nghiệp có thể dễ dàng thích nghi với sự biến động phức tạp của môi trườn, tận dụng được các cơ hội của thị trường, mang lại hiệu quả cao trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp và đặc biệt có thể phục vụ khách hàng một cách tốt nhất
c. Nhược điểm
Cơ cấu tổ chức cồng kềnh, phức tạp, khó kiểm soat các hoạt động trong doanh nghiệp. Sự trùng lặp các bộ phận, các hoạt động, dẫn tới sự lãng phí, nhất là chi phí về nhân sự.