DANH MỤC SƠ ĐỒ, HÌNH VẼ
2.4.2 Những nguyên tắc của cơ cấu tổ chức
Khi xây dựng cấu trúc tổ chức bộ máy quản trị, các doanh nghiệp cần phải tuân thủ các nguyên tắc cơ bản như:
2.4.2.1 Đáp ứng yêu cầu của chiến lược kinh doanh
Nguyên tắc này được dựa trên một nguyên tắc tổng quát của lĩnh vực kiến trúc và kết cấu, đó là “hình thức phải đi sau chức năng”. Cụ thể, khi hình thành một cấu trúc nào đó, các bộ phận hay đơn vị cấu thành đều phải nhằm thực hiện các chức năng, hay phải xuất phát từ việc thực hiện các chức năng của doanh nghiệp.
Trong tổ chức hoạt động kinh doanh, mỗi bộ phận và cá nhân đều tồn tại khách quan và cần thiết, do việc tham gia thực hiện các chức năng của tổ chức. Nói cách khác sự lựa chọn mô hình, phân công, phân quyền hay giao trách nhiệm cho các bộ phận, cá nhân… đều phải xuất phát từ việc thực hiện chức năng, thực hiện các mục tiêu đã định. Cụ thể, trong quá trình hoạch định đã xác định được những mục tiêu mà doanh nghiệp cần phải phấn đấu hoàn thành cũng như những biện pháp để đạt được những mục tiêu đó thì vấn đề tiếp theo là ai thực hiện? Lúc này các nhà quản trị phải xem xét nên giao những công việc đó cho những ai và người nào làm việc gì, giữ chức vụ gì, rồi nhà quản trị lại phân chia các thành viên trong doanh nghiệp thành các nhóm người (bộ phận) theo những mục tiêu nào, trong nhóm sẽ có bao nhiêu người và những loại người nào (xét về trình độ chuyên môn, tay nghề…). Việc lựa chọn và phân chia công việc phụ thuộc phần lớn vào các chức năng mà doanh nghiệp cần thực hiện.
Chiến lược kinh doanh đã bao quát nhiệm vụ và chức năng của doanh nghiệp trong từng thời kỳ, chính vì vậy mà cấu trúc tổ chức phải đi theo và đáp ứng yêu cầu của chiến lược kinh doanh. Chiến lược kinh doanh phải là cái có trước tổ chức, điều đó không có nghĩa là doanh nghiệp chỉ xây dựng chiến lược khi chưa có một cấu trúc tổ chức. Mối quan hệ giữa chiến lược và tổ chức được thể hiện ở chỗ với mỗi chiến lược kinh doanh nhất định, tổ chức phải có sự thay đổi điều chỉnh sao cho luôn phù hợp và đáp ứng được yêu cầu của chiến lược. Một cấu trúc hiệu quả không bao giờ là tĩnh lại, không thể có một cấu trúc tổ chức nào là tốt nhất, duy nhất có thể vận hành
tốt trong mọi tình huống, trong mọi hoàn cảnh. Đây là nguyên tắc rất quan trọng và cơ bản trong việc hình thành cấu trúc tổ chức. Nếu vi phạm nguyên tắc này chắc chắn sẽ dẫn đến sự suy giảm của tổ chức và gây ra sự chồng chéo, trùng lặp hoặc bỏ trống chức năng, nhiệm vụ giữa các bộ phận và cá nhân trong tổ chức.
2.4.2.2 Nguyên tắc thống nhất chỉ huy
Theo nguyên tắc này các thành viên trong tổ chức chỉ bị chịu trách nhiệm báo cáo cho nhà quản trị trực tiếp của mình. Trong cơ cấu tổ chức của công ty đã quy định rõ trách nhiệm của mỗi nhà quản trị có trách nhiệm. Trong công ty thì Tổng giám đốc chịu trách nhiệm trước pháp luật những quyết định của mình.
2.4.2.3 Nguyên tắc gắn với mục tiêu
Mỗi doanh nghiệp ngay từ khi thành lập đều phải xác định rõ mục tiêu hoạt động của mình và các yếu tố cần thiết để thực hiện mục tiêu đó. Mục tiêu của doanh nghiệp là Năng suất – Chất lượng – Hiệu quả nên cần thiết kế cơ cấu tổ chức sao cho tận dụng được tất cả các lợi thế bên trong và bên ngoài của doanh nghiệp, từ đó có cơ hội để thực hiện mục tiêu đã đề ra. Mỗi phòng ban đều lại có nhiệm vụ riêng nhưng đều đi đến chung một mục tiêu chung đó là mục tiêu chiến lược của công ty