a. Sổ kế toán.
Sổ kế toán dùng để ghi chép, hệ thống và lƣu giữ toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế đã phát sinh theo nội dung kinh tế và theo trình tự thời gian.
Các loại sổ kế toán:
Để thuận tiện cho việc sử dụng các sổ loại kế toán ngƣời ta thƣờng phân các loại sổ kế toán theo các đặc trƣng chủ yếu nhƣ: Nội dung kinh tế, hình thức bên ngoài, công dụng của nó, trình độ khái quát của nội dung phản ánh.
♣ Căn cứ vào nội dung bên trong của sổ, Có thể chia sổ kế toán thành các nhóm sau: + Sổ tài sản cố định; + Sổ vật tƣ (hàng hóa, sản phẩm, vật liệu, dụng cụ…); + Sổ chi phí sản xuất; + Sổ bán hàng; + Sổ thanh toán; + Sổ tiền mặt…
♣ Căn cứ vào hình thức cấu trúc có thể chi sổ kế toán thành các loại sau : + Sổ một bên;
+ Sổ hai bên; + Sổ nhiều cột; + Sổ bàn cờ.
+ Sổ đóng thành tập: Gồm một số tờ với các số trang xác định đƣợc đánh số thứ tự liên tục đóng lại thành tập.
+ Sổ tờ rời: Là những tờ sổ để riêng lẻ kẹp trong các bìa cứng theo trình tự nhất định.
♣ Căn cứ vào công dụng chia thành hai loại :
+ Sổ nhật ký: Là loại sổ hệ thống các nghiệp vụ kế toán theo trình tự thời gian. + Sổ phân loại: Là loại sổ hệ thống các nghiệp vụ theo đối tƣợng của kế toán hay các quá trình kinh doanh.
♣ Căn cứ vào trình độ khái quát của nội dung phản ánh có hai loại : * Sổ kế toán tổng hợp.
- Sổ Nhật ký dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong từng kỳ kế toán và trong một niên độ kế toán theo trình tự thời gian và quan hệ đối ứng các tài khoản của các nghiệp vụ đó. Số liệu kế toán trên sổ Nhật ký phản ánh tổng số phát sinh bên Nợ và bên Có của tất cả các tài khoản kế toán sử dụng ở doanh nghiệp.
- Sổ Cái dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong từng kỳ và trong một niên độ kế toán theo các tài khoản kế toán đƣợc quy định trong chế độ tài khoản kế toán áp dụng cho doanh nghiệp. Số liệu kế toán trên Sổ Cái phản ánh tổng hợp tình hình tài sản, nguồn vốn, tình hình và kết quả hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
* Sổ, thẻ kế toán chi tiết.
Sổ kế toán chi tiết dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến các đối tƣợng kế toán cần thiết phải theo dõi chi tiết theo yêu cầu quản lý. Số liệu trên sổ kế toán chi tiết cung cấp các thông tin phục vụ cho việc quản lý từng loại tài sản, nguồn vốn, doanh thu, chi phí chƣa đƣợc phản ánh trên sổ Nhật ký và Sổ Cái.
Số lƣợng, kết cấu các sổ kế toán chi tiết không quy định bắt buộc. Các doanh nghiệp căn cứ vào quy định mang tính hƣớng dẫn của Nhà nƣớc về sổ kế toán chi tiết và yêu cầu quản lý của doanh nghiệp để mở các sổ kế toán chi tiết cần thiết, phù hợp.
b. Kỹ thuật chữa sổ kế toán.
- Phương pháp cải chính:
Phƣơng pháp này dùng để đính chính những sai sót bằng cách gạch một đƣờng thẳng xoá bỏ chỗ ghi sai nhƣng vẫn đảm bảo nhìn rõ nội dung sai. Trên chỗ bị xoá bỏ ghi con số hoặc chữ đúng bằng mực thƣờng ở phía trên và phải có chữ ký của kế toán trƣởng hoặc phụ trách kế toán bên cạnh chỗ sửa. Phƣơng pháp này áp dụng cho các trƣờng hợp:
+ Sai sót trong diễn giải, không liên quan đến quan hệ đối ứng của các tài khoản;
+ Sai sót không ảnh hƣởng đến số tiền tổng cộng.
- Phương pháp ghi số âm (còn gọi Phƣơng pháp ghi đỏ):
Phƣơng pháp này dùng để điều chỉnh những sai sót bằng cách: Ghi lại bằng mực đỏ hoặc ghi trong ngoặc đơn bút toán đã ghi sai để huỷ bút toán đã ghi sai. Ghi lại bút toán đúng bằng mực thƣờng để thay thế. Phƣơng pháp này áp dụng cho các trƣờng hợp:
+ Sai về quan hệ đối ứng giữa các tài khoản do định khoản sai đã ghi sổ kế toán mà không thể sửa lại bằng phƣơng pháp cải chính;
+ Phát hiện ra sai sót sau khi đã nộp báo cáo tài chính cho cơ quan có thẩm quyền Trong trƣờng hợp này đƣợc sửa chữa sai sót vào sổ kế toán năm phát hiện ra sai sót theo phƣơng pháp phi hồi tố, hoặc hồi tố theo quy định của chuẩn mực kế toán số 29 “Thay đổi chính sách kế toán, ƣớc tính kế toán và các sai sót”;
+ Sai sót trong đó bút toán ở tài khoản đã ghi số tiền nhiều lần hoặc con số ghi sai lớn hơn con số ghi đúng.
Khi dùng phƣơng pháp ghi số âm để đính chính chỗ sai thì phải lập một “Chứng từ ghi sổ đính chính” do kế toán trƣởng (hoặc phụ trách kế toán) ký xác nhận.
- Phương pháp ghi bổ sung:
Phƣơng pháp này áp dụng cho trƣờng hợp ghi đúng về quan hệ đối ứng tài khoản nhƣng số tiền ghi sổ ít hơn số tiền trên chứng từ hoặc là bỏ sót không cộng đủ số tiền ghi trên chứng từ. Sửa chữa theo phƣơng pháp này phải lập “Chứng từ ghi sổ bổ sung" để ghi bổ sung bằng mực thƣờng số tiền chênh lệch còn thiếu so với chứng