a) Tài khoản sử dụng:
Các tài khoản đƣợc sử dụng:
- TK 151- “Hàng mua đang đi trên đƣờng”: Dùng để phản ánh giá trị hàng hóa - doanh nghiệp mua nhƣng cuối tháng chƣa về đến doanh nghiệp.
- TK 152- “Nguyên vật liệu”: Dùng để phản ánh tình hình nguyên vật liệu, nhập, xuất, tồm kho.
- TK153 – “Công cụ dụng cụ”: Dùng đẻ phản ánh giá trị CCDC nhập, xuất, tồn kho.
b) Chứng từ sử dụng:
- Phiếu yêu cầu sử dụng vật tƣ - Phiếu nhập kho
- Phiếu yêu cầu mua vật tƣ - Biên bản kiểm kê vật tƣ - Đơn đặt hàng
- Giấy đề nghị cấp vật tƣ - Phiếu báo giá
- Phiếu xuất vật tƣ theo hạn mức - Hợp đồng
- Thẻ kho - Hoá đơn
- Phiếu báo vật tƣ còn lại cuối kỳ. - Bảng giao nhận NVL
c) Quy trình hạch toán:
- Tổ chức hạch toán vật tƣ, CCDC phải tiến hành cả hạch toán chi tiết và hạch toán tổng hợp.
- Tổ chức đội ngũ thủ kho để tiến hành việc sắp xếp, bảo quản vật tƣ, CCDC và ghi vào sổ kế toán.
- Căn cứ vào hóa đơn chứng từ, kế toán vật tƣ lựa chon phƣơng pháp xác định vật tƣ xuất kho cho phù hợp. Sau khi hạch toán tổng hợp thì tiến hành vào sổ chi tiết cho từng loại vật tƣ, CCDC và cho từng kho. Kế toán chi tiết vật tƣ đƣợc thực
hiện theo một trong ba phƣơng pháp sau: Phƣơng pháp thẻ song song; Phƣơng pháp số dƣ ối luân chuyển; Phƣơng pháp số dƣ.
- Đối với vật tƣ xuất dùng thì kế toán cần phải xác định phạm vi đối tƣợng tập hợp chi phí, phƣơng pháp xác dịnh giá trị vật tƣ xuất dùng để trên cơ sở đó thiết kế các chứng từ sổ sách cho vật tƣ xuất dùng, còn lại chƣa xuất dùng, vật tƣ chƣa cần dùng.
- Căn cứ vào chứng từ đƣợc lập, kế toán tiến hành hạch toán kế toán tổng hợp vào tài khoản nơi sử dụng và tài khoản vật tƣ. Kế toán vật tƣ tham gia kiểm tra và điều chỉnh vật tƣ dự trữ trên sổ kho và sổ kế toán nếu nhƣ có sự chênh lệch.
- Đối với vật tƣ mua về đã có hóa đơn mà hàng hóa chƣa về đến kho, cuối tháng căn cứ vào các hóa đơn chứng từ để hạch toán vật tƣ hàng hóa đang đi trên đƣờng.
- Cuối kỳ, kế toán phải lập báo cáo hoặc bảng kê tình hình nhập, xuất tồn vật tƣ trong kỳ. 1.2.5.3. Tổ chức hạch toán kế toán TSCĐ a) Tài khoản sử dụng: Các tài khoản đƣợc sử dụng: - TK 211 – “TSCĐ hữu hình” - TK 212 – “TSCĐ thuê tài chính” - TK 213 – “TSCĐ vô hình” - TK 214 – “Hao mòn TSCĐ” - TK 2413 – “Sửa xhữa lớn TSCĐ” b) Chứng từ sử dụng: - Biên bản giao nhận TSCĐ - Thẻ TSCĐ - Biên bản thanh lý TSCĐ
- Biên bản giao nhận TSCĐ sữa chữa lớn hoàn thành - Biên bản đánh giá lại TSCĐ
c) Quy trình tổ chức hạch toán :
- Căn cứ vào các chứng từ gốc và các hóa đơn có liên quan, kế toán thực hiện ghi sổ cần thiết cho quản lý TSCĐ.
- Tổ chức hạch toán chi tiết TSCĐ hiện có phải bảo đảm ghi chép đƣợc các thông tinvề loại TSCĐ, nơi sản xuất, nơi sử dụng TSCĐ, thời gian sử dụng, nguyên giá, giá trị còn lại theo sổ sách. Sử dụng thẻ TSCĐ để phản ánh các thông tin trên. Thẻ TSCĐ phải mở cho từng loại TSCĐ.
- Tổ chức hạch toán tổng hợp căn cứ vào các chứng từ kế toán tổng hợp thực hiện nguyên tắc ghi chép trên hệ thống sổ nhật ký, sổ các theo từng hình thức kế toán.
- Cuối kỳ trên cơ sở số liệu hạch toán ở sổ cái TSCĐ kế toán lên bảng báo cáo tình tăng giảm TSCĐ.
* Tổ chức hạch toán khấu hao TSCĐ
- Hàng tháng kế toán phải dựa vào định mức khấu hao cho từng loại TSCĐ mà tiến hành trích khấu hao.
- Tính toán chính xác giá trị TSCĐ cần phải trích khấu hao trong kỳ, tính toán kết quả sản xuất kinh doanh để làm căn cứ tính khấu hao theo công suất thực tế. - Kế toán phải theo dõi sự hình thành nguồn vốn khấu hao và tình hình sử dụng nguồn vốn khấu hao.
- Cuối kỳ phải tập hợp bảng khấu hao tài sản trong kỳ. * Tổ chức hạch toán sửa chữa lớn TSCĐ
- Lập thời gian sữa chữa lớn TSCĐ, quy định thời gian sửa chữa, nội dung sửa chữa, phƣơng thức sửa chữa tính cho năm báo cáo.
- Lập dự toán sửa chữa lớn, tiến hành ghi nhận chi phí sửa chữa lớn vào đối tƣợng đang sử dụng.
- Tổ chức quyết toán với đơn vị đang sửa chữa.
- Tổ chức hệ thống sổ kế toán tổng hợp, chi tiết để hạch toán. * Tổ chức hạch toán về quá trình đầu tư xây dựng cơ bản
- Tổ chức phản ánh ghi chép kịp thời vốn đầu tƣ xây dựng cơ bản đã đƣợc hình thành và sử dụng vốn đầu tƣ và xây dựng cơ bản.
- Tính toán chính xác kịp thời giá trị công trình đã đƣợc hoàn thành, bàn giao quyết toán vốn đầu tƣ.
- Nếu trƣờng hợp thi công theo phƣơng thức tự làm thì kế toán thực hiện những nhiệm vụ :
+ Tính toán chính xác kịp thời các chi phí phát sinh và các hạng mục công trình đã hoàn thành.
+ Kiểm tra tình hình thực hiện các định mức sử dụng lao động vật tƣ tiền vốn. + Kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch thi công và các kế hoạch khác.
1.2.5.4. Tổ chức hạch toán kế toán vốn bằng tiền
a. Tài khoản sử dụng
- TK 111 – “Tiền mặt” : Để phản ánh số tiền hiện có và tình hình thu chi tiền mặt tại quỹ. Ngoài ra kế toán còn sử dụng tài khoản cấp hai để theo dõi riêng cho từng lọai quỹ.
- TK 112- “Tiền gửi ngân hàng”: Để theo dõi số hiện có và tình hình biến động tăng giảm của TGNH. Tài khoản này cũng đƣợc mở những tài khoản cấp hai để theo dõi riêng cho từng loại tiền.
- TK 113 - Tiền đang chuyển
- Phiếu thu, Phiếu chi. - Phiếu đề nghị tạm ứng. - Biên lai thu tiền.
- Giấy thanh toán tiền tạm ứng - Bảng kê vàng bạc, ngoại tệ, đá quý - Giấy báo Có, Giấy báo Nợ.
- Ủy nhiệm chi, Ủy nhiệm thu - Bảng sao kê Ngân hàng
c. Quy trình tổ chức hạch toán.
Đối với tiền mặt tại quỹ.
Hằng ngày, khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến tiền hiện có tại quỹ. Cuối ngày toàn bộ phiếu thu và phiếu chi đƣợc thủ quỹ chuyển cho kế toán để ghi sổ kế toán. Cuối kỳ kế toán vốn bằng tiền phải lập báo cáo chi tiết về tình hình thu chi tiền mặt trong kỳ. Mọi hóa đơn chứng từ sai khi xử lý, kế toán có trách nhiệm lƣu trữ.
Đối với tiền gửi ngân hàng.
Khi nhận đƣợc chứng từ của ngân hàng gửi đến kế toán phải tiến hành kiểm tra đối chiếu với chứng từ gốc kèm theo, sau đó tiến hành ghi sổ tiền gửi ngân hàng. Nếu có trƣờng hợp chênh lệch số liệu trên sổ kế toán tiền gửi ngân hàng tại đơn vị, số liệu ở chứng từ gốc với số liệu trên chứng từ ngân hàng thì kế toán phải thông báo cho ngân hàng để cùng đối chiếu xử lý kịp thời.
Đối với tiền đang chuyển
Hằng ngày khi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh có liên quan đến lƣợng tiền đang chuyển của doanh nghiệp nhƣ : Tiền đã nộp vào ngân hàng, kho bạc nhƣng chƣa nhận đƣợc giấy báo có của đơn vị thụ hƣởng, thì kế toán căn cứ vào giá trị trên các chứng từ để hạch toán vào sổ kế toán tiền đang chuyển.
1.2.5.5. Tổ chức hạch toán kế toán công nợ
a. Tài khoản sử dụng. - TK 131 – “phải thu khách hàng” - Tk 331 – “phải trả ngƣời bán” - TK 331- “Vay ngắn hạn” - TK 341 – “Vay dài hạn” - TK 315 – “Nợ dài hạn đến hạn trả b. Chứng từ sử dụng. - Hóa đơn bán hàng - Hóa đơn giá trị gia tăng. - Phiếu thu
- Giấy báo Nợ. - Giấy báo Có
c. Quy trình tổ chức hạch toán.
Đối với các khoản phải thu phải trả.
Khi có các chứng từ liên quan đến kế toán phải thu và phải trả thì kế toán hạch toán vào sổ đồng thời mở các sổ chi tiết theo dõi riêng cho từng đối tƣợng và thời gian thanh toán để có thể có kế hoạch thu nợ, trả nợ.
Đối với chủ nợ hoặc con nợ có quan hệ mật thiết với doanh nghiệp với số tiền lớn thì kế toán phải thƣờng xuyên liên hệ đối chiếu với nhau để kịp thời phát hiện những chênh lệch nếu có.
Cuối kỳ, lập báo cáo chi tiết về các khoản phải thu của khách hàng và các khoản phải trả cho ngƣời bán.
Đối với vay ngắn hạn.
Căn cứ vào các biên bản, hợp đồng vay vốn và các chứng từ thanh toán tiền vay, kế toán tiến hành hạch toán chi tiết cho từng đối tƣợng vay, lãi vay, thời hạn thanh toán theo nguyên tắc quan hệ đối ứng
Đối với vay dài hạn
Kế toán phải theo dõi vốn vay dài hạn và mục đích sử dụng của loại vốn vay này. Cuối niên độ, kế toán phải xác định khoản vay dài hạn đến hạn trả trong năm tới để theo dõi và có kế hoạch chi trả.
Đối với vay dài hạn đến hạn trả
Cuối niên độ, kế toán căn cứ vào khế ƣớc vay, hợp đồng vay nợ để xác định số nợ dài hạn đến hạn trả cho niên độ kế toán tiếp theo.
1.2.5.6. Tổ chức hạch toán kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm
a. Tài khoản sử dụng
- TK 621 - “Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp” - TK622 – “Chi phí nhân công trực tiếp” - TK627 – “Chi nphí sản xuất chung”
- TK 154 – “Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang” để tính giá thành cho sản - phẩm hoàn thành( phƣơng pháp kiểm kê thƣờng xuyên )
- TK 631-Giá thành sản phẩm tổng hợp chi phí (phƣơng pháp kiểm kê định kỳ)
b. Chứng từ sử dụng.
- Phiếu thu, phiếu chi. - Giấy báo Có, Giấy báo Nợ
- Bảng thanh toán lƣơng, BHXH, BHYT, KPCĐ
- Bảng tính và phân bổ lƣơng,
- Phiếu nhập kho vật tƣ - Phiếu công cụ dụng cụ hỏng - Chứng từ về khấu hao TSCĐ - Phiếu báo sản phẩm hoàn thành
- ……….
- Tiến hành xác định đối tƣợng tập hợp chi phí và đối tƣợng tính giá thành. - Tổ chức tập hợp chi phí sản xuất trong kỳ.
- Mở các tài khoản phản ánh chi phí và xây dựng hệ thống sổ sách
- Tổng hợp và quy nạp chi phí sản xuất : quy nạp chi phí cơ bản, tiến hành phân bổ chi phí theo dự đoán.
- Xác định kỳ tính giá thành hợp lý, đánh giá sản phẩm dở dang theo phƣơng pháp thích hợp và lựa chọn phƣơng pháp tính giá thành cho sản phẩm hoàn thành. - Cuối kỳ lên báo cáo về tình hình sản phẩm sản xuất trong kỳ
1.2.5.7. Tổ chức hạch toán kế toán thành phẩm, tiêu thụ và xác định kết quả kinh doanh quả kinh doanh
a. Kế toán thành phẩm
- Tài khoản sử dụng : TK 155 – “Thành phẩm” TK 157 – “Hàng gửi bán”
- Chứng từ sử dụng: Phiếu nhập kho, xuất kho thành phẩm, hóa đơn kiêm phiếu xuất kho và vận chuyển nội bộ…
- Quy trình tổ chức hạch toán kế toán : Khi có hóa đơn chứng từ liên quan đến tình hình nhập xuất thành phẩm, kế toán tiến hành hạch toán về mặt giá trị. Kế toán lựa chọn phƣơng pháp đánh giá thành phẩm trong quá trình hạch toán hàng ngày
b. Kế toán tiêu thụ thành phẩm
- Tài khoản sử dụng: TK511 – “Doanh thu bán hàng”
TK 512 – “Doanh thu bán hàng nội bộ” TK 531 – “Hàng bán bị trả lại”
TK 532 – “Giảm giá hàng bán” TK 521 – “Chiết khấu thƣơng mại”
- Chứng từ sử dụng: Hóa đơn GTGT, Hóa đơn bán hàng, bảng kê hàng hóa gửi bán đã tiêu thụ và các chứng từ thanh toán.
- Quy trình tổ chức hạch toán: Căn cứ vào hóa đơn, chứng từ liên quan đến quá trình tiêu thụ sản phẩm của doanh nghiệp, kế toán tiến hành ghi sổ kế toán. Kế toán mở sổ theo dõi chi tiết doanh thu cho từng hoạt động bán hàng hóa, thành phẩm cung cấp dịch vụ. Chỉ hạch toán vào doanh thu khi sản phẩm hàng hóa hoặc dịch vụ đƣợc khách hàng chấp nhận thanh toán. Cuối kỳ, kế toán tiến hành xác định doanh thu thuần và kết chuyển sang TK 911 để xác định kết quả kinh doanh và lên báo cáo tiêu thụ về sản phẩm, hàng hóa cho từng mặt hàng và cho từng khách hàng.
c. Kế toán xác định kết quả kinh doanh
- Tài khoản sử dụng : TK 632 – “Giá vốn hàng bán” TK 641 – “Chi phí bán hàng”
TK 642 – “Chi phí quản lý doanh nghiệp” TK 911 – “Xác định kết quả kinh doanh” - Chứng từ sử dụng : Phiếu xuất kho, phiếu chi, hóa đơn,….
- Quy trình tổ chức hạch toán : Tổ chức ghi chép phản ánh giá vốn bán hàng vào sổ sách hàng hóa, sản phẩm dịch vụ đã đƣợc khách hàng chấp nhận thanh toán. Theo dõi ghi chép oàn bộ chi phí phát sinh liên quan đến chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp. Cuối kỳ kết chuyển toàn bộ chi phí đã tập hợp trong kỳ và của cả kỳ trƣớc chuyển sang kỳ này sang bên nợ TK 911 để xác định kết quả kinh doanh
d. Kế toán về hoạt động tài chính của doanh nghiệp
- Tài khoản sử dụng : TK 515 – “Doanh thu hoạt động tài chính” TK 635 – “Chi phí tài chính”
- Chứng từ sử dụng: Các giấy báo nợ, Giấy báo có….
- Quy trình tổ chức hạch toán: Kế toán phải theo dõi hoạt động tài chính mà doanh nghiệp tham gia tổ chức ghi chép và phản ánh theo dõi vào sổ sách kế toán khi có thu nhập từ các hoạt động đó và những chi phí phát sinh cho hoạt động đó
e. Kế toán về các hoạt động khác của doanh nghiệp
- Tài khoản sử dụng: TK 711 – “Thu nhập khác” TK 811 – “Chi phí khác”
- Chứng từ sử dụng: Phiếu thu, Phiếu chi, Phiếu nhập kho…..
- Quy trình tổ chức hạch toán: Tổ chức theo dõi những khoản thu nhập và chi phí phát sinh cho từng hoạt động. Cuối kỳ kế toán kết chuyển hoạt động tài chính và hoạt động khác sang bên nợ TK 911 để xác định kết quả kinh doanh.
1.2.6. Tổ chức cung cấp thông tin qua hệ thống báo cáo kế toán
Báo cáo kế toán là kết quả của công tác kế toán trong doanh nghiệp, là nguồn thông tin về tình hình tài chính, kinh tế và các luồng tiền của một doanh nghiệp, đáp ứng yêu cầu quản lý của các nhà quản trị của doanh nghiệp, cũng nhƣ cho các đối tƣợng khác bên ngoài doanh nghiệp trong đó có các cơ quan chức năng của nhà nƣớc trong việc đƣa ra các quyết định kinh tế.
Báo cáo kế toán gồm hai phân hệ: Hệ thống báo cáo tài chính và hệ thống báo cáo quản trị.
1.2.6.1. Hệ thống báo cáo tài chính.
Hệ thống báo cáo tài chính gồm báo cáo tài chính năm và báo cáo tài chính giữa niên độ.
* Báo cáo tài chính năm
Báo cáo tài chính năm, gồm:
- Bảng cân đối kế toán. Mẫu số B 01 - DN