Chứng từ kế toán là tài liệu kế toán để làm căn cứ cho việc kiểm tra, đối chiếu sau này. Vì thế tại công ty tổ chức công tác bảo quản chứng từ rất chặt chẽ. Đối với chứng từ kế toán đang trong niên độ kế toán, phụ thuộc bộ phận nào, nhân viên kế toán nào thì bộ phận, nhân viên kế toán đó có trách nhiệm bảo quản chúng tại nơi làm việc của mình. Còn các chứng từ kế toán thuộc các niên độ kế toán trƣớc đƣợc công ty tổ chức lƣu trữ tại kho lƣu trữ hồ sơ tài liệu kế toán.
Nhận xét :
Hệ thống chứng từ sử dụng tại công ty và cách thức ghi chép luân chuyển các chứng từ này phù hợp với hình thức kế toán trên máy theo hệ thống sổ sách nhật ký chung đang áp dụng tại công ty, đảm bảo tính hợp lý, hợp lệ về hệ thống chứng từ do nhà nƣớc ban hành, đơn giản, dể hiểu, thể hiện tính chuẩn xác của số liệu đƣợc ghi trên sổ sách kế toán. Công ty còn sử dụng thêm một số chứng từ khác trong nội bộ công ty để thuận tiện cho việc hạch toán kế toán và kiểm tra, đối chiếu và nhằm đảm bảo kiểm soát chặt chẽ các quy trình kế toán.
Tuy nhiên, do sử dụng việc hạch toán kế toán trên máy vi tính nên có những chứng từ công ty không lập đầy đủ số liên mà để lƣu lại trên máy. Ví dụ nhƣ theo quy định thì phiếu chi phải lập làm 3 liên nhƣng công ty chỉ lập làm 2 liên, 1 liên đƣa cho ngƣời nhận tiền còn 1 liên lƣu tại phòng kế toán.