a. Tài khoản sử dụng
- TK 111 – “Tiền mặt” : Để phản ánh số tiền hiện có và tình hình thu chi tiền mặt tại quỹ. Ngoài ra kế toán còn sử dụng tài khoản cấp hai để theo dõi riêng cho từng lọai quỹ.
- TK 112- “Tiền gửi ngân hàng”: Để theo dõi số hiện có và tình hình biến động tăng giảm của TGNH. Tài khoản này cũng đƣợc mở những tài khoản cấp hai để theo dõi riêng cho từng loại tiền.
- TK 113 - Tiền đang chuyển
- Phiếu thu, Phiếu chi. - Phiếu đề nghị tạm ứng. - Biên lai thu tiền.
- Giấy thanh toán tiền tạm ứng - Bảng kê vàng bạc, ngoại tệ, đá quý - Giấy báo Có, Giấy báo Nợ.
- Ủy nhiệm chi, Ủy nhiệm thu - Bảng sao kê Ngân hàng
c. Quy trình tổ chức hạch toán.
Đối với tiền mặt tại quỹ.
Hằng ngày, khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến tiền hiện có tại quỹ. Cuối ngày toàn bộ phiếu thu và phiếu chi đƣợc thủ quỹ chuyển cho kế toán để ghi sổ kế toán. Cuối kỳ kế toán vốn bằng tiền phải lập báo cáo chi tiết về tình hình thu chi tiền mặt trong kỳ. Mọi hóa đơn chứng từ sai khi xử lý, kế toán có trách nhiệm lƣu trữ.
Đối với tiền gửi ngân hàng.
Khi nhận đƣợc chứng từ của ngân hàng gửi đến kế toán phải tiến hành kiểm tra đối chiếu với chứng từ gốc kèm theo, sau đó tiến hành ghi sổ tiền gửi ngân hàng. Nếu có trƣờng hợp chênh lệch số liệu trên sổ kế toán tiền gửi ngân hàng tại đơn vị, số liệu ở chứng từ gốc với số liệu trên chứng từ ngân hàng thì kế toán phải thông báo cho ngân hàng để cùng đối chiếu xử lý kịp thời.
Đối với tiền đang chuyển
Hằng ngày khi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh có liên quan đến lƣợng tiền đang chuyển của doanh nghiệp nhƣ : Tiền đã nộp vào ngân hàng, kho bạc nhƣng chƣa nhận đƣợc giấy báo có của đơn vị thụ hƣởng, thì kế toán căn cứ vào giá trị trên các chứng từ để hạch toán vào sổ kế toán tiền đang chuyển.