Mặc dù bộ máy kế toán của công ty hiện nay là khá hợp lý, với 3 nhân viên.Tuy nhiên, ta có thể đề xuất bộ máy kế toán mới nhƣ sau:
Sơ đồ 3.1: Tổ chức bộ máy kế toán được đề xuất.
Trong đó, chức năng của mỗi nhân viên nhƣ sau: Kế toán trưởng.
Kế toán trƣởng
Kế toán công nợ Kế toán tổng hợp Thủ quỹ
Kế toán bộ phận Giải thích:
Quan hệ chỉ đạo
- Trách nhiệm:
+ Điều hành và chịu trách nhiệm về toàn bộ sổ sách, chế độ kế toán và công tác chuyên môn trƣớc Ban Giám Đốc và Pháp luật.
+ Thực hiện tổ chế độ báo cáo, thỉnh thị ý kiến chỉ đạo của giám đốc.
+ Chỉ đạo việc chi tạm ứng cho cán bộ công nhân viên và các đội đúng mục đích và thời hạn 2 kỳ trong tháng.
+ Tổ chức việc tạm thanh khối lƣợng và quyết toán công trình đúng thủ tục và thời gian quy định khi công trình đã nghiệm thu từng hạng mục hoặc đã hoàn thành đƣa vào sử dụng.
+ Cung cấp số liệu về tài chính và sản xuất của công ty vào đúng ngày 10 hàng tháng. Lên báo cáo quản trị nhanh định kỳ hoặc đột xuất theo yêu cầu của Giám đốc.
+ Chỉ đạo nhân viên và các bộ phận liên quan trực tiếp gặp gỡ các bên A để yêu cầu trả nợ cũng nhƣ tháo gỡ những vƣớng mắc nhằm đẩy mạnh công tác thu hồi vốn.
+ Chỉ đạo việc ký các biên bản xác nhận nợ và yêu cầu thanh toán gởi đến cán bộ, công nhân viên, các đội, khách hàng thanh toán đúng thời hạn đã ký kết.
+ Lắng nghe và thu thập các ý kiến có sức thuyết phục của cấp dƣới và của bên ngoài nhằm cải tiến công việc theo hƣớng chuyên nghiệp hoá, tự động hoá, khoa học và hiệu quả.
- Quyền hạn:
+ Toàn quyền giải quyết công việc chuyên môn của phòng.
+ Tổ chức, phân công, kiểm soát các công việc đƣợc giao cho nhân viên dƣới quyền.
+ Yêu cầu các cá nhân và các phòng ban liên quan đẩy mạnh việc cùng nhau hoàn chỉnh khối lƣợng để thanh quyết toán công trình đúng thủ tục và thời hạn quy định.
+ Yêu cầu các phòng ban, các đội, cửa hàng, trạm trộn bê tông, mỏ khai thác đá, cá nhân,… cung cấp số liệu về tài chính liên quan đến đơn vị mình nhanh chóng để làm các báo cáo nhanh trình Ban giám đốc.
Kế toán tổng hợp.
- Trách nhiệm:
+ Thỉnh thị ý kiến chỉ đạo của kế toán trƣởng.
+ Chịu trách nhiệm về tính chính xác và trung thực của số liệu báo cáo của mình trƣớc kế toán trƣởng.
+ Giám sát việc thu chi tạm ứng đúng mục đích và đúng kỳ hạn quy định, cập nhật số liệu, lên các báo cáo thu chi tạm ứng nhằm giúp kế toán trƣởng có biện
pháp xử lý các đối tƣợng có số dƣ nợ lớn và các công trình, công việc quan trọng cần ứng vốn.
+ Theo dõi, tổng hợp số liệu tạm thanh quyết toán công trình và báo cáo cho kế toán trƣởng khi có vƣớng mắt phát sinh.
+ Thực hiện các báo cáo nhanh khi có yêu cầu của kế toán trƣởng và Giám đốc.
+ Phối hợp với các nhân viên khác gặp gỡ các khách hàng, các đội để xác nhận công nợ và yêu cầu trả nợ.
- Quyền hạn:
+ Đề xuất các biện pháp cải tiến có sức thuyết phục trong việc thanh quyết toán và các báo cáo liên quan đến tình hình tài chính và sản xuất của công ty.
+ Yêu cầu các phòng ban, các đội cung cấp đầy đủ chứng từ theo quy định để thanh quyết toán.
Kế toán công nợ.
- Trách nhiệm:
+ Thỉnh thị ý kiến của kế toán trƣởng.
+ Chịu trách nhiệm về tính chính xác và trung thực của các số liệu báo cáo của mình trƣớc kế toán trƣởng.
+ Theo dõi, đối chiếu công nợ phải thu, phải trả giữa công ty với bên A, tình hình công nợ nội bộ giữa công ty với các đội thi công xây lắp, trạm bê tông, cửa hàng VLXD và mỏ đá.
+ Thực hiện công tác thu hồi công nợ phải thu căn cứ vào chứng từ tài liệu đã đƣợc các bên ký kết.
+ Báo cáo công tác thu hồi nợ các bên A, các nhà thầu phụ, các đội theo định kỳ hàng tháng hoặc đột xuất theo yêu cầu của cấp trên.
- Quyền hạn:
+ Đề xuất các biện pháp cải tiến có sức thuyết phục để đẩy mạnh công tác thu hồi vốn.
+ Yêu cầu các đội, trạm bê tông đối chiếu công nợ định kỳ. Thủ quỹ.
- Trách nhiệm:
+ Thỉnh thị ý kiến chỉ đạo của kế toán trƣởng.
+ Chịu trách nhiệm về tính chính xác và trung thực các số liệu báo cáo của mình trƣớc kế toán trƣởng và Giám đốc.
+ Thu chi đúng nguyên tắc, cập nhật thu chi hàng ngày vào sổ quỹ, hàng tháng lập báo cáo quỹ trình cấp trên.
+ Quỹ tiền mặt ở két sắt của công ty đảm bảo an toàn, chốt khoá cẩn thận, cuối mỗi ngày niêm phong.
+ Quản lý quỹ tiền mặt phải đảm bảo khớp đúng với số dƣ tiền mặt trên sổ sách kế toán của công ty. Chịu trách nhiệm trƣớc công ty và pháp luật nếu có sự thiếu hụt, mất mát số tiền trong ngân quỹ.
+ Tiến hành chi tạm ứng vật tƣ, tiền lƣơng đúng thủ tục và thời hạn 2 kỳ/tháng theo quy định. Chi tạm ứng khi có đầy đủ chữ ký của Giám đốc và kế toán trƣởng.
+ Phối hợp các nhân viên khác để tăng cƣờng công tác thu hồi công nợ.
+ Cùng tham gia và theo dõi quá trình thanh quyết toán công trình bằng chuyển khoản các khoản mục: số tiền bảo lãnh, số tiền ứng trƣớc, số bảo hành, số tạm giữ chờ quyết toán…..
- Quyền hạn:
+ Đề xuất các biện pháp cải tiến có sức thuyết phục trong việc thanh quyết toán và các báo cáo của phòng.
+ Từ chối việc chi tiền không đúng mục đích hoặc không đƣợc phê duyệt.