a. Nội dung.
Căn cứ theo yêu cầu về xây lắp công trình và sản xuất bê tông tƣơi, bộ phận thu mua của các đơn vị sản xuất của công ty sẽ mua vật tƣ từ cửa hàng của công ty và các đơn vị khác. Công việc thu mua vật tƣ của công ty đƣợc tiến hành thuận lợi vì công ty có riêng một trạm kinh doanh vật liệu xây dựng chuyên cung cấp vật tƣ cho các đơn vị khi các chỉ huy trƣởng có yêu cầu.
Cơ cấu vật tƣ chủ yếu là xi măng, cát, đá, sắt, thép, gạch, gỗ, phụ gia và các vật liệu khác chuyên dùng cho việc xây lắp và sản xuất. Những chủng loại vật tƣ này có sẵn trên thị trƣờng hiện nay rất nhiều. Khi nào có nhu cầu về vật tƣ thì các đơn vị mới tổ chức việc thu mua chứ không cần dự trữ. Nguyên vật liệu ở công ty đƣợc phân loại nhƣ sau:
- Vật liệu phụ: đinh, kẽm, dây buộc….. - Vật kết cấu: bê tông đúc sẵn…
- Nhiên liệu: xăng, dầu, than…
- Phụ tùng thay thế: các thiết bị dùng để thay thế khi sửa chữa hay thiếu phụ tùng cùng loại cho máy.
- Phế liệu: là những vật liệu bỏ đi nhƣ gạch thu đƣợc từ đập tƣờng, sắt thu đƣợc từ bê tông bị phá.
Hơn nữa do đặc điểm của ngành xây dựng là phụ thuộc vào địa điểm xây dựng, việc xây dựng lại diễn ra ở nhiều nơi trên địa bàn toàn tỉnh nên các đơn vị thực hiện nhiệm vụ xây lắp không bố trí kho dự trữ nguyên vật liệu. Nguyên vật liệu cho thi công công trình đƣợc mua và chuyển trực tiếp đến công trƣờng để sử dụng. Riêng vật tƣ dùng cho sản xuất bê tông tƣơi hay khai thác đá đƣợc mua và dự trữ tại kho của từng đơn vị trực thuộc để thuận tiện cho việc sản xuất.
Do vậy, việc hạch toán tính toán và theo dõi vật tƣ tại văn phòng công ty chủ yếu dựa vào các hoá đơn mua hàng và các chứng từ hợp lệ do các chỉ huy trƣởng mang đến. Kế toán tổng hợp căn cứ vào các hoá đơn này để lập phiếu nhập kho và phiếu xuất kho.
♦ Cách xác định giá nhập kho và xuất kho: - Ở khâu nhập kho:
Giá nhập kho NVL = Giá mua chưa VAT + Chi phí thu mua chưa VAT
- Ở khâu xuất kho: giá xuất kho NVL tính theo giá thực tế đích danh.
♦ Phƣơng pháp kế toán hàng tồn kho sử dụng là phƣơng pháp kê khai thƣờng xuyên để phản ánh và theo dõi một cách thƣờng xuyên liên tục tình hình xuất, nhập, tồn kho nguyên vật liệu trên sổ sách kế toán.
b. Tài khoản sử dụng.
TK 152 – Nguyên vật liệu: dùng để phản ánh tình hình nguyên vật liệu nhập, xuất, tồn kho.
TK 152 đƣợc mở chi tiết nhƣ sau: - TK 1521: Nguyên vật liệu chính. - TK 1522: Vật liệu phụ.
- TK 1523: Nhiên liệu. - TK 1524: Phụ tùng.
- TK 1526: Thiết bị xây dựng cơ bản. - TK 1528: Vật liệu khác
c. Chứng từ và thủ tục.
- Phiếu yêu cầu sử dụng vật tƣ: do bộ phận có nhu cầu về vật tƣ lập căn cứ vào nhu cầu sản xuất kinh doanh trong kỳ.
- Phiếu nhập kho: do bộ phận vật tƣ ở các đơn vị lập thành 2 liên : 1 liên lƣu tại cuốn, 1 liên thủ kho giữ lại để định kỳ chuyển lên phòng kế toán của công ty để hạch toán vào sổ sách. Để lập đƣợc phiếu nhập kho, thủ kho phải căn cứ vào hoá đơn, chứng từ bên bán và biên bản kiểm nghiệm vật tƣ, sản phẩm, hàng hóa. Sau đó kế toán bảo quản và lƣu trữ phiếu nhập kho.
- Phiếu xuất kho: do bộ phận vật tƣ ở các đơn vị lập thành 2 liên: 1 liên lƣu tại cuốn, 1 liên thủ kho giữ lại để định kỳ chuyển lên phòng kế toán để ghi sổ kế toán. Sau đó kế toán bảo quản và lƣu trữ phiếu xuất kho.
- Phiếu kế toán tổng hợp (hoá đơn mua hàng): là chứng từ nội bộ do kế toán tổng hợp lập khi các chỉ huy trƣởng công trình mang hoá đơn, chứng từ mua vật tƣ đã đƣợc xét duyệt về.
- Báo cáo nhập xuất tồn (đối với vật tƣ ở trạm trộn và trạm kinh doanh VLXD): để theo dõi số lƣợng vật tƣ còn lại cuối kỳ, sử dụng làm căn cứ tính giá thành sản phẩm và kiểm tra tình hình thực hiện định mức sử dụng vật tƣ.
- Biên bản kiểm kê vật tƣ : đƣợc dùng để xác định số lƣợng, chất lƣợng, giá trị vật tƣ có trong kho tại thời điểm kiểm kê, làm căn cứ để xác định trách nhiệm trong việc bảo quản, xử lý vật tƣ, biên bản thừa thiếu và ghi sổ kế toán.
- Hoá đơn GTGT. - Giấy đề nghị tạm ứng. - Phiếu chi, uỷ nhiệm chi
d.Quy trình hạch toán.
Nơi sử dụng Trƣởng phòng kinh doanh Giám đốc Kế toán trƣởng Kế toán tổng hợp
Bắt đầu
Lập bảng kế hoạch, phiếu yêu
cầu sử dụng VT Phiếu yêu cầu sử
dụng vật tƣ Bảng kế hoạch mua vật tƣ 2 Bảng kế hoạch mua vật tƣ 1 Xét duyệt
Phiếu yêu cầu sử dụng vật tƣ Bảng kế hoạch mua vật tƣ 2 Bảng kế hoạch mua vật tƣ 1 Ký duyệt Lựa chọn ngƣời bán, ký hợp đồng cung cấp VT
Phiếu yêu cầu sử dụng vật tƣ Bảng kế hoạch mua vật tƣ 2 Bảng kế hoạch mua vật tƣ 1 Hợp đồng CCVT 4 Hợp đồng CCVT 3 Hợp đồng CCVT 2 Hợp đồng cung cấp vật tƣ 1 Bảng kế hoạch mua vật tƣ 1 Hợp đồng cung cấp vật tƣ 4 Nhà cung cấp Định kỳ giao VT, hóa đơn Hóa đơn bán hàng Kiểm hàng, đƣa vào sử dụng. Lập giấy đề nghị tạm ứng Hóa đơn bán hàng Giấy đề nghị tạm ứng 1 Giấy đề nghị tạm ứng 2
Kiểm soát khối lƣợng vật tƣ và khối lƣợng tạm ứng Hóa đơn bán hàng Giấy đề nghị tạm ứng 1 Giấy đề nghị tạm ứng 2 Bảng kế hoạch mua vật tƣ 1Hợp đồng cung cấp vật tƣ 4 A A
Phiếu yêu cầu sử dụng vật tƣ Hợp đồng cung cấp vật tƣ 2 Kiểm tra chứng từ và khối lƣợng tạm ứng Hóa đơn bán hàng Giấy đề nghị tạm ứng 1 Hợp đồng cung cấp vật tƣ 2 Ký duyệt Hóa đơn bán hàng Giấy đề nghị tạm ứng 1 Hợp đồng cung cấp vật tƣ 2
Nhập hóa đơn mua dịch vụ (phiếu chi) và phiếu kế toán Hóa đơn bán hàng Giấy đề nghị tạm ứng 1 Hợp đồng cung cấp vật tƣ 2 Hóa đơn mua dịch vụ (phiếu chi) Phiếu kế toán tổng hợp N SCT vụ việc, NKC,, SC TK liên quan N
Giải thích:
Căn cứ vào hợp đồng giao khoán, hợp đồng xây dựng và dự toán xây dựng công trình, bộ phận vật tƣ của bộ phận xây lắp sẽ lập bảng kế hoạch mua vật tƣ cho từng đợt rồi chuyển lên phòng kinh doanh.
Sau khi phòng kinh doanh xem xét, kiểm tra, ký duyệt thì trình giám đốc duyệt. Khi dƣợc giám đốc duyệt bảng kế hoạch, phòng kinh doanh sẽ tiến hành lựa chọn nhà cung cấp căn cứ vào các phiếu báo giá rồi liên hệ với nhà cung cấp để gửi đơn đặt hàng và ký hợp đồng cung cấp vật tƣ.
Sau khi hợp đồng đƣợc ký kết, nhà cung cấp sẽ tiến hành cung cấp vật tƣ cho bộ phận vật tƣ của bộ phận xây lắp theo kế hoạch của hợp đồng và tiến độ thi công sản xuất.
Khi nhận hàng, bộ phận vật tƣ tiến hành kiểm hàng và giữ toàn bộ hoá đơn, chứng từ để định kỳ mỗi tháng 2 lần chỉ huy trƣởng (trạm trƣởng) sẽ mang toàn bộ chứng từ kèm theo giấy đề nghị tạm ứng đến phòng kinh doanh để kiểm tra, đối chiếu giá trị tạm ứng rồi chuyển toàn bộ chứng từ sang phòng kế toán để xin tạm ứng.
Tại phòng kế toán, kế toán trƣởng sẽ kiểm tra, đối chiếu các hoá đơn, chứng từ với tiến độ thi công và hợp đồng cung cấp vật tƣ, kiểm tra tổng kinh phí đã tạm ứng và những khoản nợ khác, nếu thấy hợp lý, hợp lệ sẽ ký duyệt tạm ứng và trình giám đốc xét duyệt. (Nếu không duyệt tạm ứng nhƣng hoá đơn hợp lý, hợp lệ thì sẽ treo nợ mua vật tƣ ).
Sau khi trình giám đốc ký duyệt tạm ứng, kế toán tổng hợp nhập dữ liệu vào phiếu chi (nếu đƣợc duyệt tạm ứng) hoặc phiếu nhập mua hàng (nêu chƣa thanh toán), hạch toán tăng vật tƣ. Đồng thời cập nhật dữ liệu vào phiếu kế toán tổng hợp, hạch toán giảm vật tƣ cho sản xuất ở từng đơn vị trực thuộc và cho từng đối tƣợng sản phẩm.
Phần mềm kế toán sẽ chuyển dữ liệu vào các sổ chi tiết cho từng vụ việc, lên nhật ký chung, các sổ sách và sổ cái các tài khoản liên quan theo định khoản đã đƣợc nhập.
Kế toán vật tư ở các bộ phận khác.
Bộ phận sử dụng vật tƣ Trƣởng phòng kinh doanh Giám đốc Kế toán trƣởng Kế toán tổng hợp
Bắt đầu
Căn cứ vào nhu cầu sử dụng vật tƣ,
tìm nhà cung cấp
Hóa đơn Nhà cung cấp
Kiểm hàng, đối chiếu hóa đơn, lập phiếu nhập kho, ghi thẻ kho
Phiếu nhập kho 1 Phiếu nhập kho 2 Hóa đơn Thẻ kho N Định kỳ lập giấy đề nghị tạm ứng Phiếu nhập kho 2 Hóa đơn Giấy đề nghị tạm ứng 2 Giấy đề nghị tạm ứng 1 Kiểm soát vật tƣ và khối lƣợng tạm ứng Phiếu nhập kho 2 Hóa đơn Giấy đề nghị tạm ứng 2 Giấy đề nghị tạm ứng 1 N
Kiểm tra hóa đơn và khối lƣợng tạm ứng Phiếu nhập kho 2 Hóa đơn Giấy đề nghị tạm ứng 2 Duyệt tạm ứng Phiếu nhập kho 2 Hóa đơn Giấy đề nghị tạm ứng đã duyệt
Nhập liệu vào hóa đơn mua dịch vụ (hoặc phiếu chi) Phiếu nhập kho 2 Hóa đơn Giấy đề nghị tạm ứng đã duyệt Hóa đơn mua dịch
vụ (phiếu chi)
Kiểm tra, đối chiếu chứng từ, vào SCT, SC Cập nhập SCT, SC các TK Phiếu nhập kho 2 Hóa đơn Giấy đề nghị tạm ứng đã duyệt Hóa đơn mua
dịch vụ (phiếu chi) N SCT, SC 152 và các TK liên quan, NKC
Giải thích:
Căn cứ vào kế hoạch sản xuật kinh doanh và nhu cầu sử dụng vật tƣ, bộ phận vật tƣ tại các đơn vị này chủ động tìm nhà cung cấp vật tƣ cho mình. Khi nhà cung cấp chuyển vật tƣ, hàng hoá đến, bộ phận vật tƣ ở các đơn vị sẽ tiến hành kiểm hàng và nhập kho. Thủ kho căn cứ vào số lƣợng thực nhập và hoá đơn do nhà cung cấp mang đến để viết phiếu nhập kho, vào thẻ kho và sổ theo dõi vật tƣ ở đơn vị mình.
Định lỳ mỗi tháng 2 lần, chỉ huy trƣởng các đơn vị này sẽ tập hợp toàn bộ hoá đơn, phiếu nhập kho và các chứng từ liên quan kèm theo giấy đề nghị tạm ứng mang lên phòng kinh doanh. Phòng kinh doanh tiến hành kiểm tra, kiểm soát khối lƣợng vật tƣ và khối lƣợng tạm ứng rồi chuyển chứng từ qua phòng kế toán. Lƣu lại bộ phận này một bảng giấy tạm ứng của bộ phận sử dụng.
Kế toán trƣởng sẽ tiến hành kiểm tra các hoá đơn, chứng từ, nếu thấy hợp lý, hợp lệ thì ký duyệt tạm ứng và trình giám đốc xét duyệt.
Sau khi đƣợc giám đốc xét duyệt, kế toán tổng hợp nhập hóa đơn mua dịch vụ hoặc lập phiếu chi (hoặc viết uỷ nhiệm chi để nhờ ngân hàng thanh toán qua chuyển khoản).
Phần mềm kế toán sẽ cập nhật dữ liệu vào phân hệ kế toán thích hợp hoặc phiếu kế toán (nếu nhƣ chƣa đƣợc duyệt tạm ứng), nhật ký chung, bảng tổng hợp vật tƣ nhập xuất tồn và sổ cái các TK liên quan.
Kế toán giảm vật tư.
Giải thích:
Khi có nhu cầu sử dụng vật tƣ, bộ phận sử dụng vật tƣ sẽ lập phiếu yêu cầu sử dụng vật tƣ và chuyển cho trạm trƣởng. Trạm trƣởng sẽ căn cứ vào kế hoạch sản xuất kinh doanh trong tháng và định mức tiêu hao nguyên vật liệu để duyệt phiếu yêu cầu sử dụng vật tƣ.Sau khi đƣợc trạm trƣởng ký duyệt thì thủ kho sẽ tiến hành xuất vật tƣ theo số lƣợng đã duyệt và lập phiếu xuất kho.
Định kỳ mỗi tháng 2 lần, chỉ huy trƣởng mang các phiếu yêu cầu sử dụng vật tƣ trong kỳ và phiếu xuất kho lên phòng kinh doanh kiểm tra đối chiếu với đinh mức vật tƣ. Sau đó chuyển chứng từ qua phòng kế toán.
Kế toán trƣởng tiến hành kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của chứng từ, sau đó kế toán tổng hợp sẽ tiến hành cập nhật dữ liệu vào phiếu kế toán ở phần hành kế toán tổng hợp.
Phần mềm kế toán sẽ cập nhật vào sổ chi tiết cho từng vụ việc, nhật ký chung, bảng tổng hợp vật tƣ nhập xuất tồn và sổ cái TK 152 và các TK khác có liên quan.
Bộ phận sử dụng Trạm trƣởng Kế toán bộ phận Trƣởng phòng KD Kế toán trƣởng Kế toán tổng hợp
Bắt đầu
Lập phiếu yêu cầu sử dụng vật tƣ Phiếu yêu cầu sử dụng vật tƣ
Kiểm tra, ký duyệt
Phiếu yêu cầu sử dụng vật tƣ đã
duyệt
Xuất vật tƣ, lập phiếu xuất kho
Phiếu yêu cầu sử dụng vật tƣ đã
duyệt Phiếu xuất kho 2
Phiếu xuất kho 1 N
Kiểm tra đối chiếu với định mức vật
tƣ
Kiểm tra tính hợp lý hợp lệ
của chứng từ Nhập dữ liệu vào phiếu kế toán
Phiếu yêu cầu sử dụng vật tƣ
đã duyệt Phiếu xuất kho
2 Phiếu kế toán
N Kết thúc
e. Định khoản một số nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
- Căn cứ vào hóa đơn GTGT số 0004659 ngày 11/12/2012, hóa đơn mua dịch vụ số 470 vật tƣ sử dụng tại trạm trộn bê tông Phƣớc Đồng, kế toán đinh khoản:
Nợ 1521 28.927.273
Có 3311 28.927.273
- Căn cứ vào phiếu kế toán 471 ngày 31/12/2012 mua vật tƣ của công ty TNHH TM & khai thác – Thịnh Phát – L135, treo nợ vật tƣ trạm trộn Phƣớc Đồng, kế toán định khoản:
Nợ 1521 11.072.727
Có 3311 11.072.727
- Căn cứ vào phiếu kế toán 472 ngày 31/12/2012 mua vật tƣ của Công ty cổ phần Thủy Sản 584 Nha Trang – 10, treo nợ vật tƣ trạm trộn, kế toán định khoản:
Nợ 1521 16.203.640 Có 3311 16.203.640 Nợ 1521 4.050.909 Có 3311 4.050.909 Nợ 1521 3.996.364 Có 3311 3.996.364
- Căn cứ vào phiếu kế toán 473 ngày 31/12/2012 mua vật tƣ của công ty TNHH Thanh Yến – T589, treo nợ vật tƣ trạm trộn, kế toán định khoản:
Nợ 1521 3.272.727
Có 3311 3.272.727
- Căn cứ vào phiếu kế toán 230 ngày 31/12/2012 xuất vật tƣ sản xuất bê tông tháng 12/2012, kế toán định khoản nhƣ sau:
Nợ 6212 172.889.975
Có 1521 172.889.975
f. Sơ đồ tài khoản: (số liệu tháng 12/2012)
3311 1521 6212
D: 272.069.807
Mua vật tƣ chƣa thanh toán Xuất vật tƣ cho sản xuất bê tông
151.941.819 172.889.975 151.941.819 172.889.975 D: 251.121.651 g. Chứng từ sổ sách minh họa.
- Hóa đơn mua dịch vụ. (Phụ lục – Trang 166) - Phiếu nhập. (Phụ lục – Trang 167)
- Sổ chi tiết vụ việc. (Phụ lục – Trang 168)
h. Nhận xét.
Đối với từng phần hành kế toán vật tƣ, công ty đã tuân thủ theo quá trình ghi chép, luân chuyển chứng từ của Bộ tài chính ban hành.
Công ty không dự trữ nguyên vật liệu cho xây lắp công trình mà khi có nhu cầu thì đội thi công sẽ tiến hành mua và chuyển thẳng ra công trƣờng. Do đó sẽ tiết kiệm đƣợc chi phí lƣu kho, bãi, chi phí bảo quản nguyên vật liệu. Hơn nữa nhƣ vậy sẽ thuận tiện cho việc thi công xây lắp vì việc thi công thƣờng diễn ra ở nhiều nơi khác nhau.Tuy nhiên việc hạch toán và theo dõi vật tƣ tại công ty