a. Nội dung.
Tại công ty việc theo dõi tình hình sử dụng lao động và các khoản thanh toán cho ngƣời lao động về tiền lƣơng, tiền thƣởng và các khoản phụ cấp, ...là do phòng tổ chức - hành chính đảm nhận. Do đặc điểm của lao động của ngành xây dựng là luôn tiếp xúc với công việc nặng nhọc và nguy hiểm lại chịu nhiều ảnh hƣởng của thời tiết nên công ty luôn cố gắng xây dựng quy chế lƣơng một cách hợp lý và thực hiện đúng đắn các chế độ về tiền lƣơng, thƣởng và phụ cấp lƣơng cho ngƣời lao động nhằm không ngừng gia tăng thu nhập và cải thiện điều kiện lao động cho ngƣời lao động.
Cách tính quỹ lương:
- Tổng quỹ lƣơng của công ty chiếm tối đa 15% doanh số.
- Tổng mức lƣơng bộ máy quản lý của văn phòng công ty và các đơn vị sản xuất chiếm tối đa 20% tổng quỹ lƣơng.
Hình thức tiền lương và cách tính lương tại đơn vị.
► Bộ máy quản lý văn phòng và trạm kinh doanh vật liệu xây dựng:
Mức lƣơng của cán bộ công nhân viên tại văn phòng do Giám đốc quyết định sau khi thỏa thuận và thông qua ý kiến của hội đồng quản trị.
Những ngƣời kiêm nhiệm các chức vụ đƣợc hƣởng thêm ngoài lƣơng chức danh chính không quá 60% mức lƣơng tối thiếu kiêm nhiệm và tỷ lệ cụ thể do ngƣời bổ nhiệm quyết định.
Mỗi thành viên trong hội đồng quản trị và ban kiểm soát đƣợc hƣởng thêm phụ cấp 300.000 đồng/tháng.
Chủ tịch hội đồng quản trị và giám đốc đƣợc hƣởng chi phí điện thoại: 300.000 đồng/tháng.
► Bộ phận thi công xây lắp và mỏ khai thác đá:
Công ty giao khoán toàn bộ cho chỉ huy trƣởng công trình, chỉ thu từ 3% đến 5% trên tổng doanh thu tuỳ mức độ khó khăn hay thuận lợi của việc thi công các công trình để trang trải các khoản chi phí hành chính và trích nộp BHXH,
BHYT, KPCĐ,
Chế độ lƣơng mà bộ phận thi công xây lắp áp dụng là chế độ lƣơng khoán. Giá trị tiền lƣơng đƣợc hƣởng bằng 30% tổng doanh thu của từng công trình.
Bộ phận này có hai chế độ tiền lƣơng, đó là lƣơng trực tiếp và lƣơng gián tiếp.
- Lƣơng công nhân trực tiếp đƣợc tính:
Lương = Số ngày công thực tế làm việc x Mức lương ngày được hưởng
Mức lƣơng ngày đƣợc tính tuỳ theo sự thoả thuận giữa chỉ huy trƣởng và ngƣời công nhân.
- Đối với bộ phận kỹ thuật, giám sát và quản lý tại công trƣờng đƣợc hƣởng lƣơng theo sự thoả thuận giữa chỉ huy trƣởng và ngƣời lao động chứ không tính theo lƣơng ngày.
► Trạm trộn bê tông:
Công ty giao khoán toàn bộ cho trạm trƣởng, chi thu lại 14% trên tổng doanh số. Bộ phận này áp dụng lƣơng khoán theo sản lƣợng. Tiền lƣơng đƣợc hƣởng trong tháng đƣợc xác định nhƣ sau:
Lương = Đơn giá tiền lương x Hệ số tính lương
- Đơn giá tiền lƣơng đƣợc tính nhƣ sau: Đơn giá tiền
lƣơng = Tổng sản lƣợng dự kiến x Đơn giá sản xuất Tổng hệ số lƣơng
- Tổng hệ số lƣơng = Hệ số khởi điểm + Hệ số độc hại + Hệ số theo thời gian + Hệ số trách nhiệm
Ví dụ:
Tổng sản lƣợng dự kiến trong tháng là 2000 m3
Đơn giá để sản xuất ra 1 m3 bê tông dự kiến là: 50.000 đồng/m3 Tổng hế số lƣơng của toàn đơn vị: 70,6 .
Đơn giá tiền
lƣơng = 2.000 x 50.000 70,6 = 1.416.430,59 Công nhân A có tổng hệ số tính lƣơng là 1,6.
Vậy mức lƣơng công nhân A đƣợc hƣởng trong tháng sẽ là: 1.416.430,59 x 1,6 = 2.266.289 đồng
Các khoản trích theo lương
Tuy công ty rất đông lao động nhƣng chỉ có 115 lao động đƣợc hƣởng chế độ BHXH. Công ty áp dụng chế độ các khoản trích theo lƣơng theo đúng quy định của nhà nƣớc:
- Mức trích BHXH và BHYT là 28,5%: trong đó đơn vị đóng 20% tiền lƣơng tháng và đƣợc tính vào chi phí quản lý, và ngƣời lao động phải đóng 8,5% trên tiền lƣơng tháng. Tiền lƣơng tính BHXH chính là mức lƣơng cơ bản theo hệ số quy định của nhà nƣớc và đƣợc tính nhƣ sau:
Tiền lƣơng tính BHXH = Hệ số lƣơng x Mức lƣơng cơ bản - BHXH và BHYT đƣợc hạch toán chung vào TK 3383 - Bảo hiểm xã hội - Kinh phí công đoàn đƣợc tính theo tỷ lệ 2% tổng quỹ lƣơng theo kế hoạch của Sở xây dựng và đƣợc hạch toán vào TK 3382 - Kinh phí công đoàn.
- Bảo hiểm thất nghiệp đƣợc tính theo tỷ lệ 1% vào tổng qũy lƣơng, 1% do ngƣời lao động đóng và đƣợc hạch toán vào TK 3389 – Bảo hiểm thất nghiệp.
b. Tài khoản sử dụng.
- TK 334: Phải trả công nhân viên
+ TK 3341: Phải trả công nhân viên gián tiếp + TK 3342: Phải trả công nhân viên trực tiếp - TK 338: Phải trả, phải nộp khác.
+ TK 3382: Kinh phí công đoàn. + TK 3383: Bảo hiểm xã hội + TK 3389: Bảo hiểm thất nghiệp.
c. Chứng từ và thủ tục.
- Bảng chấm công: đƣợc dùng để theo dõi ngày công thực tế làm việc, nghỉ việc, ngƣng việc, nghỉ BHXH và để quản lý lao động trong công ty.
- Giấy chứng nhận nghỉ hƣởng BHXH: là chứng từ xác nhận số ngày đƣợc nghỉ do ốm đau, thai sản, tai nạn lao động, ... của ngƣời lao động, làm căn cứ tính trợ cấp BHXH trả thay lƣơng theo chế độ quy định.
- Danh sách ngƣời lao động hƣởng trợ cấp xã hội: liệt kê tất cả những ngƣời đƣợc hƣởng BHXH.
- Bảnh thanh toán lƣơng: dùng để thanh toán lƣơng cho ngƣời lao động.
- Bảng thanh toán BHXH: đƣợc dùng để thanh toán BHXH cho ngƣời lao động đƣợc hƣởng BHXH theo quy định.
- Phiếu báo làm thêm giờ - Hợp đồng lao động. - Giấy đề nghị tạm ứng.
- ………..
d. Quy trình hạch toán.
Kế toán tiền lương.
Kế toán tiền lương bộ phận quản lý.
Giải thích:
Định kỳ đến cuối tháng phòng tổ chức hành chính lập bảng tính lƣơng cho nhân viên bộ máy gián tiếp rồi trình giám đốc duyệt.
Sau khi giám đốc ký duyệt sẽ chuyển bảng tính lƣơng cho phòng kế toán. Kế toán tổng hợp sẽ căn cứ vào bảng tính lƣơng để lập phiếu chi, hạch toán chi phí vào phần hành kế toán tổng hợp. Phiếu chi sẽ đƣợc chuyển cho thủ quỹ để tiến hành chi lƣơng cho cán bộ nhân viên sau khi đƣợc giám đốc và kế toán trƣởng ký duyệt.
Sơ đồ 2.19: Quy trình luân chuyển chứng từ tiền lƣơng bộ phận quản lý Giám đốc,
Kế toán trƣởng Kế toán tổng hợp Thủ quỹ NV hành chính Bắt đầu Tuyển dụng NV Hợp đồng
Lao độngHồ sơ nhân
viên N Định kỳ lập bảng tính lƣơng Bảng tính lƣơng Duyệt bảng tính lƣơng Bảng tính lƣơng đã duyệt
Lập phiếu chi lƣơng, phiếu kế toán tổng
hợp
Phiếu chi 1 Phiếu chi 2
Bảng tính
lƣơng đã duyệtPhiếu KT
tổng hợp Kiểm tra,
ký duyệt
Phiếu chi 1
Đã duyệtPhiếu chi 2
Đã duyệt Đối chiếu chứng từ Cập nhật vào, NKC, Sổ cái Chi lƣơng cho NV, ký PC Bảng tính
lƣơng đã duyệtPhiếu chi 2
Đã duyệt Phiếu chi 2 đã duyệt, ký Bảng tính lƣơng đã duyệt N Phiếu chi 2 đã duyệt, ký N NKC, Sổ cái 334... Kết thúc Phiếu chi 1 Đã duyệt Phiếu chi 1 đã duyệt, ký Phiếu KT tổng hợp Phiếu KT tổng hợp
Sơ đồ 2.20: Quy trình luân chuyển chứng từ tiền lƣơng ở bộ phận sản xuất
Thủ quỹ Kế toán tổng hợp
Trạm trƣởng Trƣởng phòng kinh doanh Giám đốc Kế toán trƣởng Ngƣời chấm công Bắt đầu Bảng chấm công Ký duyệt, lập giấy đề nghị tạm ứng Giấy đề nghị tạm ứng 2 Giấy đề nghị tạm ƣng 1 Bảng chấm công Kiểm tra giá trị tạm ứng Duyệt tạm ứng Giấy đề nghị tạm ứng 2 Giấy đề nghị tạm ƣng 1 Bảng chấm công đã duyệt Kiểm tra chứng từ Nhập dữ liệu vào phiếu chi, phiếu KT
A Giấy đề nghị tạm ƣng 1 đã duyệt In Phiếu chi 2 Phiếu chi 1 Phiếu kế toán Giấy đề nghị tạm ứng 2 Bảng chấm công đã duyệt Đối chiếu chứng từ, ký duyệt phiếu chi Phiếu chi 2 Phiếu chi 1 Phiếu kế toán Giấy đề nghị tạm ứng 2 Bảng chấm công đã duyệt Ký duyệt phiếu chi Phiếu chi 2 Phiếu chi 1 Giấy đề nghị tạm ứng 2 1 1 Phiếu chi 2 Phiếu chi 1 Giấy đề nghị tạm ứng 2 Chi lƣơng, ký phiếu chi Phiếu chi 2 Phiếu chi 1 Giấy đề nghị tạm ứng 2 N Nhập liệu Cập nhật NKC, Sổ cái Phiếu kế toán Bảng chấm công đã duyệt Phiếu chi 2 Giấy đề nghị tạm ứng 2 N
Giải thích:
Hàng ngày đội trƣởng của từng đội ở từng đơn vị sản xuất sẽ tiến hành chấm công và lập bảng chấm công. Cuối tháng sẽ chuyển cho chỉ huy trƣởng để kiểm tra. Chỉ huy trƣởng xác nhận xong mang lên phòng kinh doanh cùng với giấy đề nghị tạm ứng lƣơng.
Phòng kinh doanh sẽ tiến hành kiểm tra giá trị đã tạm ứng, ký duyệt rồi chuyển cho giám đốc xét duyệt. Sau đó các chứng từ này sẽ đƣợc chuyển sang phòng kế toán. Kế toán tổng hợp lập phiếu chi ở phần hành kế toán vốn bằng tiền, rồi hạch toán chi phí chi cho từng vụ việc vào phần hành kế toán tổng hợp. Phần mềm kế toán sẽ tự động cập nhật vào nhật ký chung và sổ cái các tài khoản liên quan. Phiếu chi sau khi đƣợc kế toán trƣởng và giám đốc ký sẽ đƣợc chuyển cho thủ quỹ để tiến hành chi lƣơng cho cán bộ nhân viên.
Kế toán các khoản trích theo lương.
Giải thích:
Hàng quý, phòng tổ chức hành chính sẽ tiến hành trích BHXH, BHYT cho cán bộ công nhân viên toàn công ty, đồng thời lập biên bản đối chiếu BHXH nộp rồi chuyển cho giám đốc kiểm tra và ký duyệt, sau đó nhân viên phòng TC-HC sẽ mang những chứng từ này lên Cơ quan BHXH để tiến hành đối chiếu. Căn cứ vào bảng trích BHXH, BHYT đã đƣợc giám đốc duyệt, kế toán tổng hợp tiến hành hạch toán vào chi phí ở phân hệ kế toán tổng hợp. Riêng đối với kinh phí công đoàn sẽ đƣợc kế toán tổng hợp tiến hành trích theo kế hoạch của Sở Xây Dựng đầu mỗi năm và trích theo từng quý.
Phần mềm kế toán sẽ xử lý dữ liệu, đƣa vào nhật ký chung, TK 3382, 3383 và các TK khác có liên quan.
Sơ đồ 2.21: Quy trình luân chuyển chứng từ các khoản trích theo lƣơng Giám đốc Phòng kế toán Nhân viên phòng TC - HC Bắt đầu Lập bảng trích các khoản theo lƣơng. Lập biên bản đối chiếu
nộp BHXH Bảng trích các khoản
trích theo lƣơng 2 Bảng trích các khoản
trích theo lƣơng 1 Biên bản đối chiếu nộp
bảo hiểm xã hội 1 Biên bản đối chiếu nộp
bảo hiểm xã hội 2 Biên bản đối chiếu nộp
bảo hiểm xã hội 3
Ký duyệt Bảng trích các khoản trích theo lƣơng 2 Bảng trích các khoản trích theo lƣơng 1 Biên bản đối chiếu nộp
bảo hiểm xã hội 1 Biên bản đối chiếu nộp
bảo hiểm xã hội 2 Biên bản đối chiếu nộp
bảo hiểm xã hội 3
Cơ quan BHXH Khánh Hòa
Kiểm tra, nhập dữ liệu vào phiếu kế toán
N
Cập nhật Nhật ký chung, Sổ chi tiết, sổ
cái
Bảng trích các khoản trích theo lƣơng 2 Biên bản đối chiếu nộp bảo hiểm xã hội 2 Phiếu kế toán NKC, SCT, SC 334,338 N Kết thúc
e. Định khoản một số nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
- Căn cứ vào Phiếu chi 414 ngày 05/12/2012 về chi lƣơng cho công trình THPT – Trần Cao Vân, kế toán định khoản nhƣ sau:
Nợ 334 50.740.000
Có 1111 50.740.000
- Căn cứ vào phiếu chi 424 ngày 10/12/2012 về khoản phụ cấp hội đồng quản trị tháng 12/2012, kế toán định khoản:
Nợ 334 8.000.000
- Căn cứ vào phiếu kế toán 267 ngày 31/12/2012 về tập hợp chi phí sản xuất 07-12/2012 công trình sân nền trƣờng Phƣớc Hải, kế toán định khoản:
Nợ 6221 22.287.565
Có 334 22.287.565
- Căn cứ vào Phiếu kế toán số 292 ngày 31/12/2012 về trích bổ sung Quỹ lƣơng VP 07-12/2012 và Quỹ thù lao HĐQT, BKS đến 31/12/2012, kế toán định khoản nhƣ sau:
Nợ 6421 489.651.355
Có 334 489.651.355
Nợ 6421 52.800.000
Có 334 52.800.000
- Căn cứ vào phiếu chi 415 ngày 07/12/2012 về khoản chi tiền trợ cấp ốm đau công nhân theo danh sách đƣợc duyệt, kế toán định khoản:
Nợ 338 3.470.100
Có 1111 3.470.100
- Căn cứ vào Ủy nhiệm chi số 521 ngày 19/12/2012 về nhờ ngân hàng chi nộp tiền BHXH + BHYT + BHTN phát sinh tháng 11/2012, kế toán đinh khoản nhƣ sau:
Nợ 338 102.658.012
Có 1121B 102.658.012
- Căn cứ vào phiếu kế toán 227 ngày 31/12/2012 trích kinh phí công đoàn Quý III + Quý IV/2012 của BQL DA các công trình XDDD Khánh Hòa -01, kế toán định khoản: Nợ 6421 38.500.000 Có 338 38.500.000 f. Sơ đồ định khoản. 1111 334 6221 D: 2.175.133.083 58.740.000 22.287.565 6421 542.451.355 ……….. ………. 3.757.278.197 6.355.390.989 D: 422.979.709
1111 338 6421 D: 482.001.955 3.470.100 38.500.000 1121B 102.658.012 ……….. ………. 119.752.012 1.401.944.397 D: 800.190.430 g. Chứng từ sổ sách minh họa.
- Sổ cái tài khoản 334 – Phải trả công nhân viên từ ngày 01/12/2012 đến ngày 31/12/2012. (Phụ lục – Trang 168)
- Sổ cái tài khoản 338 – Phải trả, phải nộp khác từ ngày 01/12/2012 đến ngày 31/12/2012. (Phụ lục – Trang 169)
h. Nhận xét.
Công ty thực hiện đúng đắn các chế độ tiền lƣơng, theo đúng quy định của nhà nƣớc.
Các chứng từ tiền lƣơng đƣợc sử dụng ở công ty rất đầy đủ theo quy định. Từ các khâu luân chuyển chứng từ và việc ghi sổ chứng từ đều nhanh chóng, chính xác và rõ ràng từng khâu. Mỗi chứng từ đều đƣợc hoàn thiện và hợp lý trong từng khâu. Việc tính lƣơng và trích các khoản theo lƣơng cũng theo đúng quy định của nhà nƣớc và do phòng tổ chức - hành chính thực hiện. Phòng kế toán chỉ có trách nhiệm hạch toán vào sổ sách. Tuy nhiên do số lƣợng lao động thời vụ của công ty khá nhiều nên cũng it nhiều gây khó khăn cho công ty trong việc quản lý số lƣợng lao động của doanh nghiệp mình.