Môi giới chứng khoán là hoạt động mà SHBS làm trung gian mua hoặc bán các loại chứng khoán niêm yết và đăng ký giao dịch. Các bước giao dịch tại Công ty cổ phần chứng khoán SHBS bao gồm:
- Bước 1: Mở tài khoản giao dịch chứng khoán cho khách hàng
Kể từ ngày 01/8/2011, KH được phép mở nhiều tài khoản giao dịch chứng khoán tại các công ty chứng khoán (CTCK) khác nhau. Tại mỗi một CTCK, KH được mở một tài khoản giao dịch chứng khoán; Trong hồ sơ mở tài khoản tại CTCK thứ hai trở đi, KH chịu trách nhiệm cung cấp đầy đủ chính xác các thông tin: Số lượng tài khoản giao dịch chứng khoán đã mở mà KH đứng tên hoặc KH ủy quyền, mã số các tài khoản và tên CTCK. Trước khi thực hiện giao dịch mua và bán chứng khoán qua hoạt động môi giới, KH phải mở tài khoản giao dịch giao dịch chứng khoán và đăng ký các sản phẩm dịch vụ tại SHBS. Thủ tục như sau:
Khách hàng cập nhật đầy đủ thông tin vào hồ sơ mở tài khoản. Nhân viên nghiệp vụ tiếp nhận hồ sơ mở tài khoản của KH
Hồ sơ gồm:
Đối với KH cá nhân
Trong nước: Giấy yêu cầu mở tài khoản (01 bản), hợp đồng mở tài khoản (02 bản), giấy đăng ký sử dụng tiện ích giao dịch chứng khoán( 02 bản)– mẫu dành cho KH cá nhân, chứng minh thư nhân dân phô tô còn hiệu lực pháp lý của chủ tài khoản và người nhận ủy quyền (nếu ủy quyền), hợp đồng ủy quyền công chứng (nếu có)
Nước ngoài: Giấy yêu cầu mở tài khoản (01 bản), hợp đồng mở tài khoản (02 bản), giấy đăng ký sử dụng tiện ích giao dịch chứng khoán (02 bản) – mẫu dành cho KH cá nhân, chứng minh thư nhân dân phô tô còn hiệu lực pháp lý của chủ tài khoản hoặc Bản sao hợp lệ Hộ chiếu còn hiệu lực. Lý lịch tư pháp kèm theo bản dịch tiếng việt (được công chứng và hợp pháp hóa lãnh sự); giấy đăng ký mã số giao dịch do nhà đầu tư và SHBS lập
Đối với KH tổ chức
Trong nước: Giấy yêu cầu mở tài khoản (01 bản), hợp đồng mở tài khoản( 02 bản), giấy đăng ký sử dụng tiện ích giao dịch chứng khoán (02 bản) – mẫu dành cho KH tổ chức, bản sao Giấy chứng nhận ĐKKD, bản sao CMND còn hiệu lực pháp lý của người đại diện theo pháp luật, hoặc người ủy quyền, quyết định bổ nhiệm giám đốc, kế toán trưởng hoặc giám đốc tài chính, giấy ủy quyền người đại diện, bản sao điều lệ tổ chức hoạt động của công ty.
Nước ngoài: Giấy yêu cầu mở tài khoản (01 bản), hợp đồng mở tài khoản (02 bản), giấy đăng ký sử dụng tiện ích giao dịch chứng khoán( 02 bản) – mẫu dành cho KH tổ chức, bản sao giấy phép ĐKKD, kèm theo bản dịch tiếng Việt (đã được công chứng và hợp pháp hóa lãnh sự). Trường hợp ủy quyền: Hợp đồng ủy quyền và có xác nhận của chính quyền địa phương hoặc được công chứng theo quy định của pháp luật (nếu người nhận ủy quyền là người nước ngoài, tài liệu này phải được hợp pháp hóa lãnh sự); bản sao hợp lệ CMND hoặc hộ chiếu còn hiệu lực pháp lý (nếu người nhận ủy quyền là người nước ngoài, tài liệu này phải được hợp pháp hóa lãnh sự); lý lịch tư pháp (nếu người nhận ủy quyền là người nước ngoài, tài liệu này phải được công chứng và hợp pháp hóa lãnh sự).
Sau khi kiểm tra tính đầy đủ và chính xác thông tin của khách hàng, nhân viên nghiệp vụ tại các PGD/CN thực hiện cập nhật vào hệ thống phần mềm và cấp cho khách hàng một mã số giao dịch dưới dạng thẻ giao dịch.
Sơ đồ 2.2: Quy trình mở tài khoản giao dịch tại SHBS
Bước Người thực hiện Lưu đồ Đề mục Mẫu biểu
1 NV MTK 2.1. Giấy đề nghị mở TK, Hợp đồng mở TK, CMTND, Giấy đăng ký sản phẩm tiện ích 2 NV MTK 2.2 3 NV MTK 2.3 4 KSV Ban lãnh đạo 2.4 Giấy đề nghị mở TK, Hợp đồng mở TK, CMTND, Giấy đăng ký sản phẩm tiện ích 5 NV MTK 2.5 Thẻ GD,Giấy đề nghị mở TK, Hợp đồng mở TK, Giấy đăng ký sản phẩm tiện ích 6 NV MTK, / TPLK&QLCĐ 2.6 7 NV MTK 2.7 Giấy đề nghị mở TK, Hợp đồng mở TK, CMTND, Giấy đăng ký sản phẩm tiện ích 8 NVLK, KSLK 2.8 Hướng dẫn KH hồ sơ mở TK
Nhập các thông tin KH vào HT và cấp số tài khoản
Kiểm tra hồ sơ mở tài khoản của KH
khoản, các hợp đồng sử dụng dịch vụè
Kiểm tra, ký duyệt hồ sơ mở tài khoản
Làm thẻ giao dịch,Trả lại khách hàng 1 bộ hồ sơ
Scan chữ ký khách hàng, Đẩy chữ ký KH lên hệ thống
Lưu hồ sơ, lập báo cáo chuyển cho NV LK
- Bước 2: Nhận lệnh của khách hàng:
Khách hàng có thể thực hiện giao dịch mua bán chứng khoán, hủy sửa lệnh qua các kênh: Qua internet (itrade), qua điện thoại, qua nhân viên chăm sóc khách hàng (còn gọi là các broker).
Công ty cổ phần Chứng khoán SHB khuyến khích tất cả các khách hàng sử dụng dịch vụ giao dịch qua internet . Với việc các khách hàng tự giao dịch trực tuyến qua internet, chuyên viên chăm sóc khách hàng của chúng tôi sẽ có thể dành nhiều thời gian tư vấn cho quý khách về các chiến lược giao dịch. Hơn nữa, việc giao dịch trên internet sẽ hạn chế tối đa các thủ tục hành chính, giầy tờ và rủi ro hoạt động đối với các khách hàng.
Đối với đặt lệnh trực tiếp, SHBS nhận lệnh cùa khách hàng từ 8h30 sáng các ngày làm việc trong tuần.
Khi muốn mua bán chứng khoán trên Sàn giao dịch, khách hàng phải điền theo các mẫu mua bán có sẵn của SHBS bao gồm: Phiếu lệnh bán – SELL ORDER màu hồng, lệnh mua – BUY màu xanh, lệnh huỷ màu vàng. Các phiếu lệnh của công ty đều có 2 liên: Liên 1 do công ty giữ và liên 2 giao lại để khách hàng giữ. Việc sử dụng phiếu lệnh này giúp cho cả công ty và nhà đầu tư; nhà đầu tư kiểm soát được lệnh giao dịch của mình; tạo sự công bằng và rõ ràng trong hoạt động giao dịch của nhà đầu tư.
Các thông tin trên mỗi phiếu lệnh phải được khách hàng ghi đầy đủ và chính xác trước khi đưa cho nhân viên công ty bao gồm: Họ và tên, số chứng minh thư nhân dân, số tài khoản chứng khoán , mã chứng khoán, khối lượng, giá chứng khoán, ngày tháng năm và kí tên khách hàng.
Khi nhận phiếu lệnh từ khách hàng, nhân viên SHBS sẽ kiểm tra qua hình thức phiếu có hợp lệ về mã chứng khoán, về khối lượng chứng khoán hay không sau đó mới nhập vào hệ thống máy tính để kiểm tra số tiền ký quỹ trong tài khoản, giá chứng khoán, thông tin cá nhân của khách hàng.
Lệnh của nhà đầu tư sau khi được nhập vào hệ thống giao dịch của SHBS sẽ được đẩy thẳng vào hệ thống giao dịch của Sở giao dịch chứng khoán Thành phố Hồ Chí Minh (HSX) hoặc Sở giao dịch chứng khoán Hà Nội (HNX) thông qua giao dịch trực tuyến. Do đó, gần như ngay lập tức sau khi đặt lệnh, nhà đầu tư có thể theo dõi kết quả giao dịch của mình dựa trên mức giá hiện tại trên bảng giá. Điều này góp phần đảm bảo tính minh bạch trong giao dịch trên thị trường chứng khoán.
- Bước 4: Xác nhận kết quả thực hiện lệnh
Khách hàng có thể xác nhận kết quả giao dịch qua các hình thức sau:
- Xác nhận tại sàn giao dịch: Khách hàng cung cấp chứng minh thư nhân dân yêu cầu nhân viên giao dịch tại sàn cung cấp kết quả giao dịch trong ngày. Nếu cần thiết có thể in thành văn bản để khách hàng lưu trữ. Cuối giờ giao dịch, nhân viên giao dịch có trách nhiệm điền toàn bộ thông tin giao dịch lên phiếu giao dịch của khách hàng (lệnh có khớp hay không khớp, giá khớp, thời gian khớp lệnh…)
- Gọi điện tới phòng giao dịch: Tương tự như đặt lệnh giao dịch, khách hàng cung cấp mật khẩu cho nhân viên của phòng giao dịch điện tử để nhân viên xác nhận kết quả giao dịch. Việc xác nhận giao dịch qua điện thoại cũng được ghi âm làm chứng từ điện tử của công ty.
- Kiểm tra trên hệ thống giao dịch Internet : Khách hàng có thể kiểm tra trên trang web online.shbs.com.vn vì hệ thống có hiển thị đầy đủ và cập nhật liên tục kết quả giao dịch trong ngày của khách hàng.
Ngoài ra, đối với những khách hàng đăng ký dịch vụ SMS, SHB sẽ gửi thông báo khớp lệnh ngay sau khi khớp lệnh về số điện thoại di động mà khách hàng đã đăng ký.
Sơ đồ 2.3: Quy trình hoạt động giao dịch chứng khoán tại SHBS