Để thực hiện được mục tiêu rút ngắn thời gian làm thủ tục cho vay nhằm phục vụ khách hàng nhanh chĩng và đảm bảo an tồn vốn vay địi hỏi phải tuân thủ một cách nghiêm ngặt quy trình tín dụng đã đề ra.
Quy trình cho vay tại Ngân hàng TMCP Đầu Tư và Phát Triển thực hiện thơng qua 14 bước cơ bản sau:
* Hướng dẫn thủ tục vay vốn và tiếp nhận hồ sơ
Tại chi nhánh và phịng giao dịch, khi khách hàng cĩ nhu cầu vay vốn sẽ được tiếp nhận và hướng dẫn về thủ tục, điều kiện và các loại giấy tờ, hồ sơ cần thiết. Việc này được thực hiện bởi cán bộ quản lý khách hàng.
* Thẩm định hồ sơ vay và lập tờ trình
Sau khi nhận đầy đủ hồ sơ vay vốn từ khách hàng, cán bộ quản lý khách hàng sẽ tiến hành định giá tài sản thế chấp, cầm cố nếu giá trị tài sản thế chấp khơng vượt quá 700 triệu đồng. Cán bộ quản lý khách hàng sẽ lập tờ trình thẩm định tài sản sau khi đã thẩm định tài sản đảm bảo. Và cán bộ quản lý khách hàng cũng sẽ tiến hành lập tờ trình thẩm định về tư cách và khả năng tài chính của khách hàng bao gồm: việc kiểm tra hồ sơ pháp lý(chứng minh thư nhân dân, hộ khẩu, giấy phép kinh doanh, giấy chứng nhận đăng ký thuế, quyết định bổ nhiệm người đại diện pháp nhân,…), kiểm tra lịch sử vay - trả của khách hàng để đánh giá uy tín của khách hàng, đồng thời kiểm tra năng lực tài chính của khách hàng thơng qua các số liệu trên các báo cáo tài chính do khách hàng cung cấp (những thơng tin này sẽ được phân tích và tính tốn thành các nhĩm chỉ tiêu như: Khả năng tạo ra lợi nhuận, Khả năng khai thác và sử dụng tài sản, Cơ cấu nguồn vốn tài trợ và cuối cùng là Khả năng thanh tốn của khách hàng) để từ
đĩ đánh giá một cách chính xác năng lực tài chính của khách hàng, đồng thời tiến hành phân tích phương án vay vốn trên các mặt: phương án sản xuất kinh doanh cĩ phù hợp với nhiệm vụ sản xuất kinh doanh đã đăng ký khơng? tính khả thi và hiệu quả dự kiến của phương án trên, nguồn trả nợ cho phương án vay đĩ cĩ phù hợp và đảm bảo khơng? Việc thẩm định phương án vay vốn để đạt được hiệu quả cao địi hỏi cán bộ quản lý khách hàng phải cĩ nghiệp vụ chuyên mơn vững vàng và cĩ kiến thức nhất định trong nhiều lĩnh vực sản xuất kinh doanh khác nhau để cĩ được những nhận định chính xác về tính khả thi cũng như hiệu quả của mỗi phương án. Ngồi ra cán bộ quản lý khách hàng cịn phải cập nhật những thơng tin về khách hàng vào phần mềm chấm điểm tín dụng nội bộ để đảm bảo tính khách quan trọng việc xem xét tư cách khách hàng.
* Quyết định cho vay và thơng báo cho khách hàng
Sau khi hồn thành tờ trình thẩm định khách hàng, cán bộ quản lý khách hàng sẽ tiến hành trình Phĩ giam đốc phụ trách Quan hệ khách hàng xem xét và ký vào tờ trình thẩm định khách hàng.
Nếu khoản vay cĩ tổng dư nợ đối với tư nhân hơn 2 tỷ và doanh nghiệp là hơn 5 tỷ thì cán bộ quản lý khách hàng sẽ tiến hành photo hồ sơ gửi Hội đồng tín dụng, cán bộ quan hệ khách hàng sẽ trình bày với các thành viên về nội dung thẩm định hồ sơ vay vốn của khách hàng, phân tích, đánh giá và đưa ra quan điểm của mình về khoản vay mà khách hàng đã đề nghị. Các thành viên Hội đồng tín dụng sẽ trực tiếp phỏng vấn các vấn đề cĩ liên quan đến khách hàng vay đối với cán bộ quản lý khách hàng. Sau khi các thành viên đã trao đổi, thống nhất ý kiến cho vay hay khơng cho vay và các điều kiện cần thiết khi được cho vay. Thư ký sẽ lập Biên bản họp ghi nhận lại các ý kiến thống nhất của các thành viên Hội đồng tín dụng và sau đĩ sẽ lập phúc đáp thơng báo kết quả xét duyệt khoản vay cho cán bộ quản lý.Tối đa là 5 ngày làm việc kể từ ngày Hội đồng tín dụng quyết định cho vay hoặc khơng cho vay, cán bộ quản lý khách hàng phải thơng báo kết quả cho khách hàng biết.
* Hồn tất thủ tục pháp lý về tài sản đảm bảo
Căn cứ vào kết quả phê duyệt cho vay của Phĩ giám đốc phụ trách phịng Quan hệ khách hàng/Hội đồng tín dụng, cán bộ quản lý khách hàng chuyển giao tồn bộ hồ sơ cho cán bộ Quản trị tín dụng để chuẩn bị hồ sơ giải ngân, Cán bộ Quản trị tín dụng tiến hành chuyển hồ sơ phúc đáp thơng báo kết quả xét duyệt khoản vay cho cán bộ quản lý khách hàng .
* Nhận và quản lý tài sản đảm bảo
Khi khách hàng đã hồn tất thủ tục pháp lý về tải sản đảm bảo nợ vay, cán bộ quản lý khách hàng sẽ tiến hành thủ tục nhận và quản lý tài sản thế chấp, cầm cố theo quy định.
* Lập Hợp đồng tín dụng/Khế ước nhận nợ
Khi khách hàng cĩ nhu cầu rút tiền vay, căn cứ nhu cầu thực tế của khách hàng và nội dung phê duyệt phĩ giám đốc phụ trách/Hội đồng tín dụng đã được thực hiện hồn tất, cán bộ quan hệ khách hàng tiến hành soạn Hợp đồng tín dụng/Khế ước nhận nợ, chuyển cho khách hàng và bên cĩ liên quan ký, sau đĩ trình phĩ giám đốc phụ trách ký.
* Tạo tài khoản vay và giải ngân
Căn cứ vào Hợp đồng tín dụng/Khế ước nhận nợ, cán bộ quản trị tín dụng chịu trách nhiệm thực hiện thủ tục tạo tài khoản vay thích hợp cho khách hàng rồi trình phĩ giám đốc phụ trách ký. Sau đĩ cán bộ giao dịch sẽ thực hiện giải ngân cho khách hàng.
* Lưu trữ hồ sơ
Việc lưu trữ hồ sơ tín dụng (bản chính) và các hồ sơ khác cĩ liên quan sẽ được cán bộ quản trị tín dụng thực hiện theo quy định.
* Kiểm tra, theo dõi khoản vay - thu nợ gốc và lãi vay
Sau khi đã giải ngân cho khách hàng, cán bộ quan hệ khách hàng sẽ thường xuyên theo dõi tình hình trả nợ, kỳ hạn nợ của khách hàng thơng qua Hệ thống BDS (Branch Delivery System) hoặc bảng kê các khoản nợ gốc, lãi vay đến hạn phát sinh. cán bộ quan hệ khách hàng cĩ trách nhiệm soạn thư báo nợ gốc và lãi vay đến hạn, tiến hành nhắc nhở, đơn đốc khách hàng trả nợ và đề xuất ý kiến xử lý khi nhận thấy khách hàng cĩ dấu hiệu bất ổn trong thanh tốn hoặc cĩ những thay đổi làm ảnh hưởng đến khoản vay. Cán bộ quan hệ khách hàng phải kiểm tra thường xuyên việc sử dụng vốn vay và tình hình sản xuất kinh doanh, tình hình tài chính, thu nhập, cơng nợ của khách hàng sau khi giải ngân để đảm bảo các khoản vay được sử dụng đúng mục đích. Khi kiểm tra, cán bộ quan hệ khách hàng phải lập Biên bản kiểm tra (theo mẫu). Nếu khách hàng sử dụng vốn vay khơng đúng mục đích hoặc tình hình hoạt động ảnh hưởng xấu đến khả năng trả nợ của khách hàng thì cán bộ quan hệ khách hàng tiến hành lập tờ trình báo cáo và đề xuất hướng xử lý trình cấp cĩ thẩm quyền xem xét và ký vào tờ trình.
* Cơ cấu lại thời hạn trả nợ
Khi cĩ nhu cầu cơ cấu lại thời hạn trả nợ (gia hạn nợ hoặc điều chỉnh kỳ hạn trả nợ), khách hàng phải gửi Giấy đề nghị (theo mẫu) cho ngân hàng theo thời gian đã quy định trong Hợp đồng tín dụng. Căn cứ giấy đề nghị này, cán bộ quản lý khách hàng sẽ tiến hành khảo sát, đánh giá tình hình tài chính và hoạt động của khách hàng, sau đĩ lập tờ trình thẩm định khách hàng, trong đĩ phân tích tình hình sản xuất kinh doanh, nguồn trả nợ và nêu rõ lý do gia hạn nợ/điều chỉnh kỳ hạn trả nợ và ý kiến đề xuất đồng ý hoặc khơng đồng ý, PGĐ phụ trách/Hội đồng tín dụng xét duyệt (trình tự hồ sơ gia hạn nợ/điều chỉnh kỳ hạn trả nợ giống như bước quyết định cho vay và thơng báo kết quả cho khách hàng).
Phĩ Giám Đốc phụ trách /Hội đồng tín dụng phê duyệt gia hạn nợ/điều chỉnh kỳ hạn trả nợ theo hình thức duyệt ngay trên tờ trình hoặc lập Biên bản họp (theo mẫu). Trường hợp đồng ý gia hạn nợ/điều chỉnh kỳ hạn trả nợ, trong Biên bản họp phải nêu rõ: thời hạn gia hạn, lãi suất gia hạn, phương thức thanh tốn trong thời gian gia hạn/thay đổi kỳ hạn/số tiền trả mỗi kỳ hạn. Sau khi nhận được phê duyệt đồng ý, cán bộ quản trị tín dụng tiến hành cập nhật, điều chỉnh thơng tin thay đổi trên Hệ thống BDS và lập Phụ lục Hợp đồng tín dụng sửa đổi, bổ sung (theo mẫu).
* Chuyển nợ quá hạn
Trong các trường hợp: đến hạn trả nợ mà khách hàng khơng trả đủ nợ đến hạn và khơng được đồng ý gia hạn nợ/điều chỉnh kỳ hạn trả nợ; hoặc cĩ quyết định thu hồi nợ trước hạn nhưng trong vịng 10 ngày mà khách hàng vẫn khơng thanh tốn đủ nợ vay thìcán bộ quan hệ khách hàng lập tờ trình thẩm định khách hàng về việc xét duyệt chuyển nợ quá hạn trình cấp cĩ thẩm quyền phê duyệt (Chỉ sau 1 ngày mà khách hàng khơng thanh tốn khoản nợ đến hạn thì Hệ thống BDS sẽ tự động chuyển sang nợ quá hạn)
* Khởi kiện thu hồi nợ xấu
Căn cứ vào hồ sơ khách hàng nợ quá hạn do cán bộ quản trị tín dụng chuyển sang, cán bộ quan hệ khách hàng /Bộ phận xử lý nợ thực hiện thu hồi nợ theo đúng quy định chức năng, nhiệm vụ, cán bộ quan hệ khách hàng /Bộ phận xử lý nợ. Cán bộ quan hệ khách hàng /Bộ phận xử lý nợ sẽ dùng một số biện pháp xử lý nợ như: Đốc nợ (là việc áp dụng các biện pháp đơn đốc khách hàng trả nợ mà chưa phải áp dụng biện pháp khởi kiện); Khởi kiện (là biện pháp thu hồi nợ bằng việc tham gia tố tụng bắt đầu từ giai đoạn khởi kiện cho đến khi hồn tất việc thi hành án để thu hồi nợ); Xử lý tài
sản đảm bảo; Và một số biện pháp khác như: Chuyển nợ sang Ngân hàng khác, bán nợ cho các tổ chức mua bán nợ,…
* Miễn, giảm lãi
Khi khách hàng gặp khĩ khăn trong việc trả lãi vay và cĩ đề nghị nộp hồ sơ đề nghị miễn, giảm lãi vay, cán bộ quan hệ khách hàng sẽ tiếp nhận hồ sơ (bao gồm: Kế hoạch trả nợ và cam kết trả nợ; Tài liệu chứng minh nguyên nhân, những mức độ tổn thất về tài sản; khĩ khăn về tài chính; Báo cáo tài chính đến thời điểm gần nhất).
Sau đĩ, cán bộ quan hệ khách hàng sẽ tiến hành kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ, các thơng tin, số liệu được cung cấp và đối chiếu với thực tế, lập tờ trình miễn, giảm lãi kèm hồ sơ trình cấp cĩ thẩm quyền ký. Trong tờ trình phải nêu rõ: quá trình cho vay, thu nợ và các biện pháp đang áp dụng; mức độ tổn thất tài sản và khĩ khăn tài chính của khách hàng; và đề xuất mức miễn, giảm lãi.
Sau khi cấp cĩ thẩm quyền xem xét hồ sơ vay và cĩ ý kiến đề nghị mức miễn, giảm lãi, cán bộ quan hệ khách hàng sẽ trình lên phĩ gián đốc phụ trách/Hội đồng tín dụng (theo trình tự giống như bước quyết định cho vay và thơng báo kết quả cho khách hàng).
Sau khi nhận được phúc đáp của phĩ gián đốc phụ trách/Hội đồng tín dụng chấp thuận miễn, giảm lãi vay, cán bộ quan hệ khách hàng thơng báo cho cán bộ quản trị tín dụng thực hiện việc miễn, giảm lãi vay trên Hệ thống BDS.
* Thanh lý -Tất tốn khoản vay
Hồ sơ vay sẽ được thanh lý khi khách hàng thanh tốn đầy đủ vốn vay, lãi vay và các chi phí khác cĩ liên quan. Cán bộ giao dịch thu hồi vốn, lãi, phí,… lần cuối trên tài khoản tiền vay của khách hàng. Cũng như các khoản phải thu trên tài khoản vay này để xác định xử lý, tất tốn khoản vay.
Khi khách hàng cĩ đề nghị giải chấp tài sản, cán bộ quản trị tín dụng sẽ tiếp nhận, kiểm tra dư nợ của khách hàng và làm giấy đề nghị giải chấp tài sản theo mẫu và trình cấp cĩ thẩm quyền phê duyệt.
Sau khi nhận được đề nghị giải chấp, cán bộ quản trị tín dụng sẽ tiến hành làm thủ tục giải chấp tài sản thế chấp. Cán bộ quản trị tín dụng sẽ kiểm tra lại quá trình thanh tốn của khách hàng trên tất cả số dư (vốn, lãi, phí, phạt,…)