2.4.1 Bộ máy tổ chức cấp tín dụng tại BIDV Khánh Hịa
Tháng 10 năm 2008 BIDV Khánh Hịa đã tiến hành thay đổi lại cơ cấu tổ chức cấp tín dụng theo mơ hình TA2 để đảm bảo hoạt động tín dụng tách bạch giữa 3 chức năng là: Chức năng kinh doanh, chức năng quản lý rủi ro, chức năng tác nghiệp nhằm mục tiêu hàng đầu là giảm thiểu rủi ro ở mức thấp nhất. Cụ thể:
* Phịng quản lý khách hàng:
Tham mưu, đề xuất chính sách, kế hoạch phát triển quan hệ khách hàng. Trực tiếp tiếp thị và bán sản phẩm (sản phẩm bán buơn, bán lẻ, tài trợ thương mại, dịch vụ...), đề xuất hạn mức, giới hạn tín dụng và đề xuất tín dụng. Chịu trách nhiệm thiết lập, duy trì và phát triển quan hệ hợp tác với khách hàng và bán sản phẩm của ngân hàng Theo dõi, quản lý tình hình hoạt động của khách hàng. Kiểm tra giám sát quá trình sử dụng vốn vay, tài sản đảm bảo nợ vay. Đơn đốc khách hàng trả nợ gốc, lãi đúng hạn. Phân loại, rà sốt phát hiện rủi ro. Lập báo cáo phân tích, đề xuất các biện pháp phịng ngừa, xử lý rủi ro. Thực hiện xếp hạng tín dụng nội bộ cho khách hàng
theo quy định và tham gia ý kiến về việc trích lập dự phịng rủi ro tín dụng. Tiếp nhận, kiểm tra hồ sơ đề nghị miễn, giảm lãi, đề xuất miễn, giảm lãi và chuyển Phịng Quản lý rủi ro xử lý tiếp theo quy định. Tuân thủ các giới hạn hạn mức tín dụng của ngân hàng đối với khách hàng. Theo dõi việc sử dụng hạn mức của khách hàng.
Trực tiếp thẩm định các chỉ tiêu tài chính, kinh tế, kỹ thuật, hiệu quả dự án của khách hàng. Chịu trách nhiệm lập báo cáo đề xuất tài trợ dự án trình Lãnh đạo, chuyển Phịng Quản lý rủi ro trình cấp cĩ thẩm quyền phê duyệt. Chịu trách nhiệm phát triển nghiệp vụ tài trợ dự án. Tìm kiếm dự án tốt của các khách hàng hiện tại và khách hàng tiềm năng. Tư vấn, giới thiệu cho khách hàng lựa chọn sản phẩm, phương thức tài trợ, phương án thu xếp tài chính và các điều kiện cần đáp ứng.
* Phịng Quản lý rủi ro:
Tham mưu đề xuất chính sách, biện pháp phát triển và nâng cao chất lượng hoạt động tín dụng. Quản lý, giám sát, phân tích, đánh giá rủi ro tiềm ẩn đối với danh mục tín dụng của chi nhánh; duy trì và áp dụng hệ thống đánh giá, xếp hạng tín dụng vào việc quản lý danh mục. Đầu mối nghiên cứu, đề xuất trình lãnh đạo phê duyệt hạn mức, điều chỉnh hạn mức, cơ cấu, giới hạn tín dụng cho từng ngành, từng nhĩm và từng khách hàng phù hợp với chỉ đạo của BIDV và tình hình thực tế tại Chi nhánh. Kiểm tra việc thực hiện giới hạn tín dụng của các Phịng liên quan và đề xuất xử lý nếu cĩ vi phạm. Đầu mối đề xuất trình Giám đốc kế hoạch giảm nợ xấu của Chi nhánh, của khách hàng và phương án cơ cấu lại các khoản nợ vay của khách hàng theo quy định. Giám sát việc phân loại nợ và trích lập dự phịng rủi ro; tổng hợp kết quả phân loại nợ và trích lập dự phịng rủi ro gửi Phịng tài chính kế tốn để lập cân đối kế tốn theo quy định…
Đầu mối phối hợp với các bộ phận liên quan thực hiện đánh giá tài sản đảm bảo theo đúng quy định của BIDV.Thu thập, quản lý thơng tin về tín dụng, thực hiện các báo cáo về cơng tác tín dụng và chất lượng tín dụng của chi nhánh; lập báo cáo phân tích thực trạng tài sản đảm bảo nợ vay của chi nhánh.
Tham mưu, đề xuất xây dựng các quy định, biện pháp quản lý rủi ro tín dụng Trình lãnh đạo cấp tín dụng, bảo lãnh cho khách hàng. Phối hợp, hỗ trợ Phịng Quan hệ khách hàng để phát hiện, xử lý các khoản nợ cĩ vấn đề. Chịu trách nhiệm hồn tồn về việc thiết lập, vận hành, thực hiện và kiểm tra, giám sát hệ thống quản lý rủi ro của Chi nhánh. Chịu trách nhiệm về an tồn, chất lượng, giảm thiểu rủi ro trong hoạt động tín
dụng theo phạm vi nhiệm vụ được giao. Đảm bảo mọi khoản tín dụng được cấp ra tuân thủ đúng quy định về quản lý rủi ro và trong mức chấp nhận rủi ro của BIDV .
* Phịng Quản trị tín dụng:
Trực tiếp thực hiện tác nghiệp và quản trị cho vay, bảo lãnh đối với khách hàng theo quy định, quy trình của BIDV và của Chi nhánh:
Thực hiện tính tốn trích lập dự phịng rủi ro theo kết quả phân loại nợ của Phịng Quan hệ khách hàng theo đúng các quy định của BIDV; gửi kết quả cho Phịng Quản lý rủi ro để thực hiện rà sốt, trình cấp cĩ thẩm quyền quyết định.
Chịu trách nhiệm hồn tồn về an tồn trong tác nghiệp của Phịng; tuân thủ đúng quy trình kiểm sốt nội bộ trước khi giao dịch được thực hiện. Giám sát khách hàng tuân thủ các điều kiện của hợp đồng tín dụng.
* Hội đồng Tín dụng:
Quyết định và chịu trách nhiệm về việc cấp tín dụng của chi nhánh đối với khách hàng trong phạm vi ủy quyền của Tổng Gám đốc
Thơng qua kết quả xếp hạng tín dụng của khách hàng và kết quả phân loại nợ của chi nhánh theo quy định của BIDV
Phê duyệt đề xuất các khoản tín dụng vượt thẩm quyền của chi nhánh Thảo luận và xem xét, quyết định tình trạng nợ xấu, nợ khĩ thu hồi.
Đánh giá xếp hạng rủi ro tín dụng của chi nhánh để trình lên hội sở chính theo quy định.
Thảo luận về tình trạng nợ khơng hoạt động để ra quyết định trình Hội sở chính theo quy định
Hàng quý xem xét quyết định miễn giảm lãi theo đề nghị của phịng Quản lý rủi ro vượt quyền của Giám đốc chi nhánh.
Định kỳ rà sốt, phân loại các khoản cho vay xếp hạng rủi ro.
* Tổ thẩm định TSĐB và Tái thẩm định TSĐB:
Tổ thẩm định TSĐB chỉ thẩm định đối với những tài sản mà chi nhánh cĩ khả năng định giá và cĩ giá trị: Từ 700 triệu đồng trở lên (dưới 700 triệu đồng giao cho cán bộ QHKH tự định giá)
Tổ thẩm định TSĐB được tự quyết định định giá TSĐB cĩ giá trị từ 700 triệu đồng đến 03 tỷ đồng.
Đối với TSĐB cĩ giá trị từ 03 tỷ đồng đến 05 tỷ đồng, Tổ trưởng tổ thẩm định TSĐB phải trực tiếp thẩm định, ghi rõ ý kiến về kết quả định giá trên báo cáo thẩm định giá trị TSĐB do cán bộ QHKH lập và chuyển sang tổ tái thẩm định TSĐB.
Từ 05 tỷ đồng trở lên phải trình hội đồng tái thẩm địnhTSĐB
* Tổ thẩm định dự án:
Tổ thẩm định dự án đầu tư cĩ trách nhiệm tổ chức xem xét một cách khách quan, tồn diện các nội dung cơ bản liên quan đến dự án đầu tư cĩ ảnh hưởng trực tiếp đến tính khả thi và khả năng hồn vốn đầu tư của dự án để phục vụ cho việc xem xét và quyết định cho khách hàng vay vốn đầu tư dự án.
2.4.2 Quy trình cho vay tại BIDV Khánh Hịa.
Để thực hiện được mục tiêu rút ngắn thời gian làm thủ tục cho vay nhằm phục vụ khách hàng nhanh chĩng và đảm bảo an tồn vốn vay địi hỏi phải tuân thủ một cách nghiêm ngặt quy trình tín dụng đã đề ra.
Quy trình cho vay tại Ngân hàng TMCP Đầu Tư và Phát Triển thực hiện thơng qua 14 bước cơ bản sau:
* Hướng dẫn thủ tục vay vốn và tiếp nhận hồ sơ
Tại chi nhánh và phịng giao dịch, khi khách hàng cĩ nhu cầu vay vốn sẽ được tiếp nhận và hướng dẫn về thủ tục, điều kiện và các loại giấy tờ, hồ sơ cần thiết. Việc này được thực hiện bởi cán bộ quản lý khách hàng.
* Thẩm định hồ sơ vay và lập tờ trình
Sau khi nhận đầy đủ hồ sơ vay vốn từ khách hàng, cán bộ quản lý khách hàng sẽ tiến hành định giá tài sản thế chấp, cầm cố nếu giá trị tài sản thế chấp khơng vượt quá 700 triệu đồng. Cán bộ quản lý khách hàng sẽ lập tờ trình thẩm định tài sản sau khi đã thẩm định tài sản đảm bảo. Và cán bộ quản lý khách hàng cũng sẽ tiến hành lập tờ trình thẩm định về tư cách và khả năng tài chính của khách hàng bao gồm: việc kiểm tra hồ sơ pháp lý(chứng minh thư nhân dân, hộ khẩu, giấy phép kinh doanh, giấy chứng nhận đăng ký thuế, quyết định bổ nhiệm người đại diện pháp nhân,…), kiểm tra lịch sử vay - trả của khách hàng để đánh giá uy tín của khách hàng, đồng thời kiểm tra năng lực tài chính của khách hàng thơng qua các số liệu trên các báo cáo tài chính do khách hàng cung cấp (những thơng tin này sẽ được phân tích và tính tốn thành các nhĩm chỉ tiêu như: Khả năng tạo ra lợi nhuận, Khả năng khai thác và sử dụng tài sản, Cơ cấu nguồn vốn tài trợ và cuối cùng là Khả năng thanh tốn của khách hàng) để từ
đĩ đánh giá một cách chính xác năng lực tài chính của khách hàng, đồng thời tiến hành phân tích phương án vay vốn trên các mặt: phương án sản xuất kinh doanh cĩ phù hợp với nhiệm vụ sản xuất kinh doanh đã đăng ký khơng? tính khả thi và hiệu quả dự kiến của phương án trên, nguồn trả nợ cho phương án vay đĩ cĩ phù hợp và đảm bảo khơng? Việc thẩm định phương án vay vốn để đạt được hiệu quả cao địi hỏi cán bộ quản lý khách hàng phải cĩ nghiệp vụ chuyên mơn vững vàng và cĩ kiến thức nhất định trong nhiều lĩnh vực sản xuất kinh doanh khác nhau để cĩ được những nhận định chính xác về tính khả thi cũng như hiệu quả của mỗi phương án. Ngồi ra cán bộ quản lý khách hàng cịn phải cập nhật những thơng tin về khách hàng vào phần mềm chấm điểm tín dụng nội bộ để đảm bảo tính khách quan trọng việc xem xét tư cách khách hàng.
* Quyết định cho vay và thơng báo cho khách hàng
Sau khi hồn thành tờ trình thẩm định khách hàng, cán bộ quản lý khách hàng sẽ tiến hành trình Phĩ giam đốc phụ trách Quan hệ khách hàng xem xét và ký vào tờ trình thẩm định khách hàng.
Nếu khoản vay cĩ tổng dư nợ đối với tư nhân hơn 2 tỷ và doanh nghiệp là hơn 5 tỷ thì cán bộ quản lý khách hàng sẽ tiến hành photo hồ sơ gửi Hội đồng tín dụng, cán bộ quan hệ khách hàng sẽ trình bày với các thành viên về nội dung thẩm định hồ sơ vay vốn của khách hàng, phân tích, đánh giá và đưa ra quan điểm của mình về khoản vay mà khách hàng đã đề nghị. Các thành viên Hội đồng tín dụng sẽ trực tiếp phỏng vấn các vấn đề cĩ liên quan đến khách hàng vay đối với cán bộ quản lý khách hàng. Sau khi các thành viên đã trao đổi, thống nhất ý kiến cho vay hay khơng cho vay và các điều kiện cần thiết khi được cho vay. Thư ký sẽ lập Biên bản họp ghi nhận lại các ý kiến thống nhất của các thành viên Hội đồng tín dụng và sau đĩ sẽ lập phúc đáp thơng báo kết quả xét duyệt khoản vay cho cán bộ quản lý.Tối đa là 5 ngày làm việc kể từ ngày Hội đồng tín dụng quyết định cho vay hoặc khơng cho vay, cán bộ quản lý khách hàng phải thơng báo kết quả cho khách hàng biết.
* Hồn tất thủ tục pháp lý về tài sản đảm bảo
Căn cứ vào kết quả phê duyệt cho vay của Phĩ giám đốc phụ trách phịng Quan hệ khách hàng/Hội đồng tín dụng, cán bộ quản lý khách hàng chuyển giao tồn bộ hồ sơ cho cán bộ Quản trị tín dụng để chuẩn bị hồ sơ giải ngân, Cán bộ Quản trị tín dụng tiến hành chuyển hồ sơ phúc đáp thơng báo kết quả xét duyệt khoản vay cho cán bộ quản lý khách hàng .
* Nhận và quản lý tài sản đảm bảo
Khi khách hàng đã hồn tất thủ tục pháp lý về tải sản đảm bảo nợ vay, cán bộ quản lý khách hàng sẽ tiến hành thủ tục nhận và quản lý tài sản thế chấp, cầm cố theo quy định.
* Lập Hợp đồng tín dụng/Khế ước nhận nợ
Khi khách hàng cĩ nhu cầu rút tiền vay, căn cứ nhu cầu thực tế của khách hàng và nội dung phê duyệt phĩ giám đốc phụ trách/Hội đồng tín dụng đã được thực hiện hồn tất, cán bộ quan hệ khách hàng tiến hành soạn Hợp đồng tín dụng/Khế ước nhận nợ, chuyển cho khách hàng và bên cĩ liên quan ký, sau đĩ trình phĩ giám đốc phụ trách ký.
* Tạo tài khoản vay và giải ngân
Căn cứ vào Hợp đồng tín dụng/Khế ước nhận nợ, cán bộ quản trị tín dụng chịu trách nhiệm thực hiện thủ tục tạo tài khoản vay thích hợp cho khách hàng rồi trình phĩ giám đốc phụ trách ký. Sau đĩ cán bộ giao dịch sẽ thực hiện giải ngân cho khách hàng.
* Lưu trữ hồ sơ
Việc lưu trữ hồ sơ tín dụng (bản chính) và các hồ sơ khác cĩ liên quan sẽ được cán bộ quản trị tín dụng thực hiện theo quy định.
* Kiểm tra, theo dõi khoản vay - thu nợ gốc và lãi vay
Sau khi đã giải ngân cho khách hàng, cán bộ quan hệ khách hàng sẽ thường xuyên theo dõi tình hình trả nợ, kỳ hạn nợ của khách hàng thơng qua Hệ thống BDS (Branch Delivery System) hoặc bảng kê các khoản nợ gốc, lãi vay đến hạn phát sinh. cán bộ quan hệ khách hàng cĩ trách nhiệm soạn thư báo nợ gốc và lãi vay đến hạn, tiến hành nhắc nhở, đơn đốc khách hàng trả nợ và đề xuất ý kiến xử lý khi nhận thấy khách hàng cĩ dấu hiệu bất ổn trong thanh tốn hoặc cĩ những thay đổi làm ảnh hưởng đến khoản vay. Cán bộ quan hệ khách hàng phải kiểm tra thường xuyên việc sử dụng vốn vay và tình hình sản xuất kinh doanh, tình hình tài chính, thu nhập, cơng nợ của khách hàng sau khi giải ngân để đảm bảo các khoản vay được sử dụng đúng mục đích. Khi kiểm tra, cán bộ quan hệ khách hàng phải lập Biên bản kiểm tra (theo mẫu). Nếu khách hàng sử dụng vốn vay khơng đúng mục đích hoặc tình hình hoạt động ảnh hưởng xấu đến khả năng trả nợ của khách hàng thì cán bộ quan hệ khách hàng tiến hành lập tờ trình báo cáo và đề xuất hướng xử lý trình cấp cĩ thẩm quyền xem xét và ký vào tờ trình.
* Cơ cấu lại thời hạn trả nợ
Khi cĩ nhu cầu cơ cấu lại thời hạn trả nợ (gia hạn nợ hoặc điều chỉnh kỳ hạn trả nợ), khách hàng phải gửi Giấy đề nghị (theo mẫu) cho ngân hàng theo thời gian đã quy định trong Hợp đồng tín dụng. Căn cứ giấy đề nghị này, cán bộ quản lý khách hàng sẽ tiến hành khảo sát, đánh giá tình hình tài chính và hoạt động của khách hàng, sau đĩ lập tờ trình thẩm định khách hàng, trong đĩ phân tích tình hình sản xuất kinh doanh, nguồn trả nợ và nêu rõ lý do gia hạn nợ/điều chỉnh kỳ hạn trả nợ và ý kiến đề xuất đồng ý hoặc khơng đồng ý, PGĐ phụ trách/Hội đồng tín dụng xét duyệt (trình tự hồ sơ gia hạn nợ/điều chỉnh kỳ hạn trả nợ giống như bước quyết định cho vay và thơng báo kết quả cho khách hàng).
Phĩ Giám Đốc phụ trách /Hội đồng tín dụng phê duyệt gia hạn nợ/điều chỉnh kỳ hạn trả nợ theo hình thức duyệt ngay trên tờ trình hoặc lập Biên bản họp (theo mẫu). Trường hợp đồng ý gia hạn nợ/điều chỉnh kỳ hạn trả nợ, trong Biên bản họp phải nêu rõ: thời hạn gia hạn, lãi suất gia hạn, phương thức thanh tốn trong thời gian gia hạn/thay đổi kỳ hạn/số tiền trả mỗi kỳ hạn. Sau khi nhận được phê duyệt đồng ý, cán bộ quản trị tín dụng tiến hành cập nhật, điều chỉnh thơng tin thay đổi trên Hệ thống BDS và lập Phụ lục Hợp đồng tín dụng sửa đổi, bổ sung (theo mẫu).
* Chuyển nợ quá hạn
Trong các trường hợp: đến hạn trả nợ mà khách hàng khơng trả đủ nợ đến hạn