Bao gồm các bước: - Thông báo xác nhận bán hàng.
- Xuất kho (theo đơn hàng). - Bao gói (hàng hóa).
- Vận chuyển.
- Thay đổi đơn hàng. - Theo dõi đơn hàng.
a. Thông báo xác nhận bán hàng.
Sau khi đơn hàng được chấp nhận, bên bán nên thông báo cho khách hàng thông tin (đã chấp nhận đơn hàng), đưa ra thông báo tới khách hàng việc đặt hàng là chắc chắn.
Việc đưa ra thông báo đặt hàng của khách hàng thực sự là quan trọng bởi so với việc đặt hàng hoặc mua hàng truyền thống thường có sự đối mặt trực tiếp giữa người mua và người bán, trong khi mua bán điện tử không có đối mặt trực tiếp.
Cách thức thông báo xác nhận đơn hàng.
- Gửi email cho khách hàng thông báo xác nhận bán hàng. - Hiển thị trên cửa hàng điện tử thông báo có thể in được. - Lưu thông tin đặt hàng lịch sử (thời gian <6 tháng).
b. Xây dựng kế hoạch giao vận và lịch trình giao vận.
- Kế hoạch vận chuyển: xác định những công việc được đề cập đến trong quá trình vận chuyển hàng hóa và giao cho khách hàng, thời gian và thời điểm thực hiện mỗi công việc, bao gồm 3 công việc chính:
• Nhặt hàng và đóng gói: là công việc được chuẩn bị từ lúc xây dựng kế hoạch nhận hàng tới thời gian hàng hóa sẵn sàng cho việc bốc dỡ. Quá tình nhận hàng có thể bắt đầu ngay sau khi đơn hàng được xác định chắc chắn hoặc ở thời điểm cụ thể nào đó.
• Bốc hàng: đó là thời gian cho việc bố dỡ hàng hóa và gửi đi.
• Chuyển hàng tới đích: đó là thời gian hàng hóa được vận chuyển từ nguồn tới đích. Khoảng thời gian này phụ thuộc vào các phương tiện vận tải.
- Lịch trình vận chuyển: là việc xác định các phương tiện vận tải, lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ vận tải, xác định tuyến vận tải để hàng hóa được gửi đi không bị chậm chễ và giao hàng hóa tới khách hàng đúng thời gian với chi phí thấp.
- Lịch trình vận chuyển có thể phức tạp khi nó đề cập đến nhiều điểm đỗ trên đường vận chuyển và nhiều phương tiện tham gia chuyên trở. Các đoạn đường là các đoạn trong nhiều tuyến trở hàng được xác định bởi việc thay đổi phương tiện vận tải hoặc qua biên giới….
c. Xuất kho.
Xuất kho là việc lấy hàng hóa ra từ kho hàng, theo yêu cầu về số lượng và chất lượng hàng hóa phù hợp với đơn đặt hàng của khách hàng và kế hoạch vận chuyển. Xuất kho/xuất xưởng thường được thực hiện tại xưởng sản xuất hàng hóa. Đây là quá trình vật lý di dời các hàng hóa từ các thùng hàng, các giá hàng hoặc khu vực trữ hàng hóa, và tập hợp chúng lại trước khi gửi đi đóng gói.
d. Bao gói.
Là quá trình kết hợp việc xuất hàng và đưa chúng tới địa điểm đóng gói để vận chuyển đi. Bao gói hàng hóa cần gửi kèm danh sách hàng hóa đóng gói để khách hàng tiện kiểm tra hàng hóa.
e. Vận chuyển.
Quá trình vận chuyển được tiến hành ngay sau khi người vận chuyển nhận các gói hàng từ kho hàng bán, sẽ kiểm tra lần cuối và chuẩn bị một hóa đơn vận chuyển – B/L (bill of lading).
Vận chuyển chậm hoặc hủy bỏ vận chuyển: nếu việc vận chuyển không được thực hiện đúng thời gian, người bán phải xác định khả năng việc vận chuyển có bị ảnh hưởng hoặc có sự chậm chễ, người mua có thể hủy bỏ đơn hàng, đơn hàng sẽ bị hủy và người bán có thể trả lại tiền cho người mua.
f. Theo dõi đơn hàng.
Hàng hóa được bán thông qua người vận tải để giao tới khách hàng. Việc giao hàng được kiểm tra theo truyền thống là xác nhận Container còn nguyên niêm phong/kẹp chì hoặc các thùng hòm hộp còn nguyên niêm phong. Tuy nhiên, kiểm soát cuối cùng không hề dễ dàng trong môi trường chuỗi cung ứng xuyên lục địa. Với việc tin học hóa, nhiều nhà vận tải tích hợp việc giao nhận, theo dõi và hệ thống phân phối trong các hệ thống ERP, giúp họ có khả năng theo dõi quá trình vận chuyển theo thời gian thực.