Nguồn tin nội sinh của trƣờng đại học đƣợc tạo nên từ các loại hoạt động đào tạo, nghiên cứu. Nguồn tin này phản ánh đầy đủ, hệ thống về các thành tựu cũng nhƣ tiềm lực, định hƣớng phát triển của trƣờng đại học.
Có thể thấy nguồn tin nội sinh của trƣờng đại học, học viện có một số tính chất, vai trò quan trọng sau:
- Tài liệu nội sinh là kết quả đƣợc tạo nên trong quá trình hoạt động, nghiên cứu khoa học, giảng dạy, học tập… của một đơn vị. Đối với các Trƣờng Đại học thì loại tài liệu này gồm có: luận án, luận văn, công trình nghiên cứu, kỷ yếu các hội nghị, hội thảo, các tài liệu sinh hoạt khoa học, bài giảng… Vì đặc điểm này nên các tài liệu nội sinh đều thuộc sự quản lý và điều hành trực tiếp của Nhà trƣờng. Mọi hoạt động tổ chức, phục vụ dạng tài liệu này phần nhiều phụ thuộc vào chính sách chung của nhà lãnh đạo.
- Nguồn tin nội sinh là một hệ thống bao gồm nhiều loại nguồn tin khác nhau, và giữa chúng có mối quan hệ chặt chẽ với nhau, phản án mối quan hệ giữa các loại hình hoạt động chủ yếu tạo nên mỗi loại nguồn tin đó
- Có thể thấy trong nguồn tin nội sinh, tài liệu xám là bộ phận chiếm một khối lƣợng lớn và có ý nghĩa đặc biệt quan trọng.
- Nguồn tài liệu nội sinh thƣờng đƣợc tạo lập theo một chu kì nhất định tùy theo đặc điểm hoạt động của từng Trƣờng Đại học. Nội dung của tài liệu thƣờng đa dạng và có số lƣợng lớn. Chuyên môn đào tạo của Nhà trƣờng sẽ quyết định nội dung, lĩnh vực mà nguồn tại liệu nội sinh này cung cấp.
- Đa số nguồn tài liệu nội sinh đƣợc sử dụng nội bộ, ít công bố rộng rãi. - Nguồn tài liệu nội sinh là đặc trƣng cho mỗi tổ chức nghiên cứu, đào tạo. Chính ví thế, các cơ quan thông tin thƣ viện thuộc khu vực này khi quan tâm đến việc phát triển nguồn tin khoa học nội sinh tƣơng ứng thì cũng có
30
nghĩa là đã chú trọng đến việc phát triển phần nguồn tin mà mình có ƣu thế tuyệt đối so với các cơ quan khác. Và điều đó, đến lƣợt mình lại tạo nên tiền đề quan trọng cho quá trình chia sẻ nguồn lực giữa cơ quan thông tin thƣ viện sau này.
- Nguồn tài liệu nội sinh phản ánh tiềm lực hoạt động và hƣớng phát triển nghiên cứu của trƣờng đại học. Điều này thể hiện qua số lƣợng tài liệu luận án, luận văn, qua số lƣợng đề tài nghiên cứu khoa học ở từng cấp bậc (cấp Trƣờng, cấp Bộ, cấp Quốc gia). Bên cạnh đó nguồn tài liệu nội sinh còn phản ánh kết quả hoạt động, đào tạo của Nhà trƣờng qua số lƣợng luận án, luận văn, kỷ yếu hội nghị…
Để tạo lập, phân phối và phục vụ nguồn tài liệu nội sinh hiệu quả cần có sự phối hợp giữa cán bộ thƣ viện, kỹ thuật viên công nghệ thông tin, ngƣời quản lý hồ sơ và lƣu trữ, giảng viên, các nhà quản lý và xây dựng chính sách của trƣờng đại học. Các thành phần này cần phải hiểu rõ đƣợc tại sao nguồn tài liệu này là cần thiết, đây cũng chính là động lực để họ tham gia tạo lập bộ sƣu tập tài liệu nội sinh.
1.4.2. Vai trò công tác tổ chức quản lý và phục vụ nguồn tin nội sinh
Thông tin luôn là nhân tố đề hình thành những ý tƣởng cũng nhƣ những sản phẩm của trí tuệ, tri thức. Sự thành bại trong các công trình nghiên cứu khoa học ngày hôm nay phụ thuộc rất nhiều vào khả năng nhận thức đƣợc những xu hƣớng mới của thời đại và bắt nhịp đƣợc với chúng, trong đó thông tin đóng một vai trò vô cùng quan trọng, đem đến những cơ hội mới cho mọi hoạt động xã hội.
Những năm trƣớc đây nguồn tài liệu nội sinh đƣợc bản thân mỗi trƣờng đại học tạo ra thông qua hoạt động đào tạo và nghiên cứu khoa học chủ yếu là các giáo trình, khóa luận, luận án thể hiện chủ yếu dƣới dạng tài liệu in nhƣng hiện tại nguồn tin này phát triển và mở rộng đáng kể. Do vậy, vấn đề quản lí
31
và khai thác nguồn tin khoa học nội sinh của trƣờng đại học đang và chắc chắn sẽ ngày càng trở thành một vấn đề quan trọng và phức tạp đối với các cơ quan thông tin thƣ viện đại học.
Bộ phận chủ yếu của nguồn tin khoa học nội sinh của trƣờng đại học là các tài liệu chƣa xuất bản tồn tại dƣới những dạng thức khác nhau. Điều đó cho thấy vấn đề bản quyền, quyền sở hữu trí tuệ cần đƣợc quan tâm một cách đầy đủ. Có thể thấy, nguồn tin nội sinh cần đƣợc bảo vệ nhƣ các đối tƣợng thuộc quyền sở hữu (trí tuệ) của trƣờng đại học. Và bất kỳ việc sử dụng với mức độ và mục đích nào nguồn tin này cũng cần phải đƣợc sự chấp thuận từ phía trƣờng đại học.
Nhƣ vậy, vấn đề quản lí và khai thác nguồn tin nội sinh của trƣờng đại học cần đƣợc đặt ra và khảo sát từ nhiều phƣơng diện khác nhau, chứ không chỉ nhƣ đối với loại nguồn tin đã đƣợc công bố và phổ biến rộng rãi trong xã hội.
Về ý nghĩa, nguồn tin khoa học nội sinh của trƣờng đại học cần đƣợc tổ chức để trở thành một hệ thống thông tin/bộ sƣu tập (collection) phản ánh tiềm lực (về nguồn nhân lực trong các lĩnh vực nghiên cứu và đào tạo), các thành tựu (đƣợc tạo nên qua quá trình nghiên cứu và đào tạo) và xu thế phát triển (định hƣớng hoạt động nghiên cứu và đào tạo) của trƣờng đại học đó.
Các cơ quan thông tin thƣ viện cần phải là chủ thể tích cực, đóng vai trò ngƣời tổ chức (organizer) việc tạo lập và phát triển hệ thống thông tin đặc biệt này, góp phần làm cho nguồn tin này thực sự trở thành một loại nguồn lực đặc biệt của trƣờng đại học. Từ trƣớc đến nay, các cơ quan thông tin thƣ viện đại học chƣa hoạt động theo quan điểm này, hay đúng ra là chƣa có điều kiện (ít ra là về pháp lý) để triển khai hoạt động của mình theo phƣơng châm đó.
32
Vấn đề ở đây không phải đơn giản chỉ là việc xây dựng và đề xuất các biện pháp có thể đƣợc áp dụng để quản lí và khai thác nguồn tin khoa học nội sinh. Mà vấn đề còn nằm ở chỗ kiến tạo và duy trì đƣợc các yếu tố mang tính pháp lí cho quá trình tạo lập, quản lí và khai thác nguồn tin này. Và điều đó đòi hỏi các trƣờng đại học phải ban hành và thực thi chính sách chung và chính sách đó phải tính đến điều kiện mang tính tiền đề: Sự liên kết giữa các trƣờng đại học và các tổ chức nghiên cứu-triển khai (R&D- Research and Deployment) (trên mọi phạm vi) là xu thế tất yếu. Sự tác động của xu thế liên kết giữa nghiên cứu và đào tạo trong trƣờng đại học đòi hỏi các cơ quan thông tin thƣ viện đại học phải thực hiện đƣợc các nhiệm vụ cơ bản là tổ chức, quản lí, hoặc liên kết để có thể kiểm soát và khai thác các loại nguồn thông tin khác nhau, phát triển các loại hình dịch vụ đến ngƣời dùng tin, với tƣ cách họ vừa là ngƣời lao động thuộc khu vực R&D, vừa là ngƣời dạy và ngƣời học tại trƣờng đại học.