Với nguồn lực thông tin đa dạng, phong phú cả về số lƣợng và chất lƣợng, hàng ngày, Thƣ viện đã thu hút và phục vụ một số lƣợng đông đảo NDT. Thƣ viện là nơi cung cấp tài liệu, thông tin cho toàn bộ cán bộ, giảng viên, nghiên cứu sinh và sinh viên trong trƣờng. Chính vì vậy, vai trò của công tác xử lý nội dung tài liệu có ảnh hƣởng trực tiếp tới chất lƣợng giảng
56
dạy, học tập và NCKH của Nhà trƣờng. Hiệu quả của công tác xử lý nội dung tài liệu góp phần nâng cao chất lƣợng thông tin, tạo ra các SP & DVTT có giá trị, phục vụ tốt cho công tác đào tạo, NCKH của nhà trƣờng.
Việc áp dụng phần mềm ILIB vào hoạt động thông tin của Thƣ viện đã tạo điều kiện thuận lợi cho cán bộ thƣ viện cũng nhƣ bạn đọc trong việc xử lý, lƣu trữ và khai thác các nguồn tin có hiệu quả, nâng cao chất lƣợng phục vụ NDT. Bên cạnh đó, vấn đề áp dụng các chuẩn trong công tác xử lý tài liệu cũng đã đƣợc Thƣ viện triển khai nghiên cứu từ năm 2006. Thƣ viện đã quyết định chính thức triển khai áp dụng các quy tắc và Khung phân loại tài liệu nhƣ: MARC21, AACR2 và DDC trong công tác biên mục tài liệu. Cho đến nay, việc áp dụng các chuẩn này đã tạo điều kiện thuận lợi cho công tác xử lý tài liệu đƣợc dễ dàng hơn, chính xác hơn nhờ việc chia sẻ và khai thác nguồn dữ liệu thƣ mục tải về từ các thƣ viện lớn trong nƣớc và trên thế giới.
Trong cơ cấu tổ chức và hoạt động của Thƣ viện, phòng Nghiệp vụ chịu trách nhiệm xử lý hình thức và xử lý nội dung cho tất cả các loại hình tài liệu bổ sung vào Thƣ viện trong đó có nguồn tin nội sinh.
Quy trình tổ chức hoạt động xử lý tài liệu của Thƣ viện đƣợc khái quát hóa bằng sơ đồ dƣới đây:
57
Sơ đồ 2.3: Hoạt động xử lý tài liệu tại TV ĐHNTHN
Tài liệu sau khi đƣợc bổ sung vào Thƣ viện sẽ đƣợc phân loại sơ bộ theo từng chuyên ngành lớn ứng với từng môn loại tri thức của Khung phân loại. Trên cơ sở số lƣợng cụ thể của từng tên tài liệu và cơ cấu tổ chức các kho, cán bộ phòng Xử lý nghiệp vụ sẽ phân chia tài liệu về các kho với số bản phù hợp.
Tiếp đó, tài liệu sẽ đƣợc chuyển sang khâu xử lý tài liệu bao gồm xử lý hình thức nhƣ: đăng ký, đóng dấu, dán chỉ từ, mã vạch, xử lý thƣ mục… và xử lý nội dung nhƣ: phân loại, làm tóm tắt, định từ khóa tài liệu.
Quy trình xử lý tài liệu đƣợc hoàn tất khi chủ đề phản ánh nội dung tài liệu đƣợc định ký hiệu phân loại-ký hiệu xếp giá, định từ khóa và làm tóm tắt.
Kết quả của quy trình XLTL cho phép NDT nắm đƣợc thông tin về mọi mặt của tài liệu: nội dung, công dụng, hình thức để tiến hành lựa chọn chúng hợp với yêu cầu của mình
Tài liệu bổ sung vào Thƣ viện
Phân loại sơ bộ theo chuyên ngành
Xử lý tài liệu
Chia số bản theo cơ cấu từng kho
Xử lý hình thức
58
2.3.2.1. Xử lý hình thức tài liệu nội sinh
Việc mô tả thƣ mục đƣợc tiến hành theo các bƣớc sau:
Sơ đồ 2.4: Các bước tiến hành mô tả thư mục
Thực tế công tác mô tả hình thức tài liệu tại Thƣ viện Trƣờng Đại học Ngoại thƣơng Hà Nội cũng đi theo hƣớng trên: tài liệu đƣợc nhập vào thƣ viện sau khi tiến hành xử lý kỹ thuật (vào sổ đăng ký tổng quát, đóng dấu, dán nhãn, mã vạch, ghi số đăng ký cá biệt vào trang tên sách và trang 17, dán mã từ, dán số đăng ký cá biệt) thì sẽ đƣợc tiến hành xử lý hình thức. Khi xác định
Làm quen với tài liệu
Xác định loại hình tài liệu và các quy tắc có thể áp dụng trong trƣờng hợp đặc biệt
Xác định mức độ thƣ mục cần phải xử lý
Xác định các dữ liệu cần thiết, theo thứ tự các vùng mà các chuẩn và Format đã quy định
Ghi lại các dữ liệu này theo các chuẩn và Format đã quy định
Kiểm tra tính đúng đắn của mô tả và tính tƣơng hợp theo các chuẩn đã quy định
59
các yếu tố thƣ mục cần thiết thì tiến hành ghi những thông tin thƣ mục đó vào phiếu nhập tin của Thƣ viện.
Thƣ viện Trƣờng Đại học Ngoại thƣơng Hà Nội sử dụng MARC21 theo xu hƣớng đơn giản hóa tức là chỉ sử dụng một số trƣờng: về tiêu đề mô tả (1XX, 6XX, 7XX), trƣờng nhan đề và thông tin trách nhiệm (2XX), trƣờng mô tả vật lý (3XX), trƣờng phụ chú (5XX),.. Thƣ viện không tiến hành làm đầu biểu và danh bạ, không sử dụng chỉ thị xử lý.
2.3.2.2. Xử lý nội dung tài liệu nội sinh
Công tác xử lý nội dung tài liệu của Thƣ viện hiện tại bao gồm các công việc sau:
- Phân loại tài liệu
- Tóm tắt tài liệu
- Định từ khóa tài liệu
So với các khâu công tác khác trong hoạt động thông tin – thƣ viện, công tác xử lý nội dung tài liệu là công việc rất khó khăn, mất nhiều thời gian, công sức. Bên cạnh đó, để làm tốt khâu công tác này đòi hỏi ngƣời cán bộ xử lý phải có kiến thức, kỹ năng và kinh nghiệm sâu sắc mới có thể nắm chắc, xử lý và phản ánh chính xác đƣợc nội dung tài liệu.
a. Phân loại tài liệu
Từ năm 2006 đến nay, trƣớc xu hƣớng chung của các thƣ viện trong nƣớc và trên thế giới, đồng thời để thuận tiện cho việc tổ chức kho mở phục vụ bạn đọc, Thƣ viện trƣờng ĐHNTHN triển khai áp dụng Khung phân loại thập phân Dewey (Dewey Decimal Classification. Viết tắt là DDC) vào công tác phân loại tài liệu thay cho Khung phân loại 19 lớp trƣớc đây do Thƣ viện Quốc gia biên soạn. Khung phân loại hiện nay đang sử dụng tại TV ĐHNTHN do Thƣ viện Quốc gia công bố bản dịch ấn bản rút gọn DDC 14.
60
Tuy nhiên trong quá trình áp dụng vào công tác phân loại tài liệu ở TVĐHNTHN hiện còn nhiều vấn đề bất cập. Nhìn chung DDC là bản rút gọn không chi tiết, không chia nhỏ các môn loại nên gây khó khăn cho cán bộ khi phân loại tài liệu. Vì trong DDC tài liệu về kinh tế và quản lý chủ yếu đƣợc xếp vào 330 và 658 mà tài liệu của Thƣ viện là chuyên sâu về lĩnh vực kinh tế nên rất khó có thể xác định ký hiệu phân loại chính xác thống nhất cho tài liệu chuyên ngành kinh tế hẹp. Việc xác định ký hiệu phân loại đối với tài liệu liên ngành trong lĩnh vực kinh tế cũng rất khó khăn, yêu cầu ngƣời cán bộ làm công tác phân loại phải đọc kỹ nội dung tài liệu để quyết định đƣa vào một ký hiệu thống nhất.
b. Tóm tắt tài liệu
Quy trình làm tóm tắt của TV ĐHNTHN đƣợc tiến hành theo 3 bƣớc sau:
- Đọc hiểu tài liệu: Để nắm đƣợc nội dung văn bản, ngoài phần nội dung chính, cán bộ làm tóm tắt có thể căn cứ vào các yếu tố nhƣ nhan đề tài liệu, mục lục, lời giới thiệu, tóm tắt của tác giả, kết luận chung, kết luận sau mỗi chƣơng, phần…
- Chọn lọc thông tin: sau khi đọc hiểu, cán bộ xử lý cần phải phân tích, chọn lọc để xác định lƣợng thông tin triển khai chủ đề và những vấn đề mà tài liệu gốc đề cập đến,
- Trình bày lại thông tin đã đƣợc chọn lọc: các thông tin sau khi đã đƣợc phân tích, chọn lọc sẽ đƣợc trình bày thành một bài tóm tắt đảm bảo cả về mặt nội dung (chính xác, đầy đủ) và hình thức (ngắn gọn, đơn nghĩa, dễ hiểu, đảm bảo về mặt cấu trúc,..)
Trong đó, lƣợng thông tin xác định đƣợc chọn lọc ở 3 mức độ khác nhau. Tùy theo từng loại tài liệu cụ thể mà cán bộ thƣ viện sẽ chọn lọc thông tin ở mức độ nào cho phù hợp:
61
của chúng với nhau.
- Mức 2: Các chủ đề triển khai nội dung (chủ đề nhánh)
- Mức 3: Thông tin triển khai nội dung. Mức này có 2 mức nhỏ:
+ Thông tin định tính: Kết luận và kiến nghị chính của từng chủ đề nhánh và của toàn bộ công trình;
+ Thông tin định lƣợng: Các sự kiện và số liệu quan trọng.
Hiện nay, giáo trình TV ĐHNTHN áp dụng mức chọn lọc thông tin 1.
Ví dụ 1: Giáo trình kinh tế ngoại thƣơng
520_3_# Trình bày những lý thuyết cơ bản, quan điểm chủ yếu về phát triển ngoại thương trong bối cảnh nền kinh tế thị trường
Đa phần các tài liệu bổ sung về Thƣ viện đều áp dụng mức độ 2 của chọn lọc thông tin, tức là giới thiệu đến các chủ đề nhánh.
Ví dụ 1: Kinh doanh bất động sản và mục tiêu trụ hạng
520_3_# Cung cấp các kiến thức cơ bản về lĩnh vực bất động sản. Thị trường bất động sản, tiêu chí nhằm phát triển bền vững cho thị trường bất động sản, các cơ sở lý luận để xây dựng và phát triển thị trường bất động sản ổn định và bền vững
Ví dụ 2: Ảnh hƣởng của biến động tỷ giá đến hoạt động của tổng công ty Thép Việt Nam : Khóa luận tốt nghiệp K45
520_3_# Lý luận chung về tỷ giá hối đoái. Thực trạng biến động tỷ giá ảnh hưởng đến hoạt động của Tổng công ty thép Việt Nam. Các giải pháp nâng cao khả năng chủ động ứng phó với biến động tỷ giá thép ở Tổng công ty thép Việt Nam
Ví dụ 3: Hoạt động của một số hiệp hội nghành hàng không trên thế giới và bài học kinh nghiệm cho Việt Nam trong bối cảnh hội nhập kinh tế quốc tế : Luận văn thạc sĩ kinh tế
62
520_3_#: Tổng quan về hiệp hội ngành hàng không, mô hình tổ chức, vai trò .. Khảo sát hoạt động của một số hiệp hội nghành hàng không trên thế giới trong bối cảnh hôị nhập kinh tế quốc tế: Hiệp hội thủy sản Mỹ, hiệp hội sắt thép Nhật bản, hiệp hội dệt may Hàn Quốc. Một số kiến nghị cho Việt Nam
Bài tóm tắt của tài liệu đƣợc thể hiện ở trƣờng 520 của khổ mẫu biên mục đọc máy MARC 21.
Hình 2: Minh họa trường tóm tắt trong biểu ghi của TV ĐHNTHN
c. Định từ khóa
Thực tế tại TV ĐHNTHN cho thấy việc định từ khóa của Thƣ viện thƣờng làm từ khóa tự do không kiểm soát nhƣng có tham khảo sử dụng Từ điển thuật ngữ chuyên ngành kinh tế. Sử dụng từ khóa tự do có những thuận lợi là ngôn ngữ từ khóa đƣợc dùng không bị gò ép và tƣơng đối gần gũi với cách suy nghĩ của ngƣời dùng tin. Tuy nhiên hiện có những bất cập là tính thống nhất của việc sử dụng từ khóa không cao. Việc kiểm soát tính nhất quán
63
trong công tác định từ khóa là rất khó khăn do mỗi cán bộ làm một tài liệu lại có cách xác định từ khóa khác nhau. Thƣ viện cũng tham khảo những tài liệu đã đƣợc làm tóm tắt ở Thƣ viện Quốc gia Việt Nam.