Ngƣời dùng tin là yếu tố cơ bản của mọi hệ thống thông tin. Đó là đối tƣợng phục vụ của các cơ quan Thông tin tƣ liệu. Ngƣời dùng tin vừa là khách hàng của các dịch vụ thông tin, đồng thời họ cũng là ngƣời sản sinh ra thông tin mới.
Việc phân loại ngƣời dùng tin giúp các cơ quan thông tin thƣ viện phục vụ hiệu quả nhất.
Có thể khái quát NDT của Thƣ viện ĐHNTHN thành những nhóm cơ bản sau:
- Nhóm NDT là cán bộ quản lý và lãnh đạo: Nhóm NDT này chiếm khoảng 1.2% NDT của Thƣ viện, bao gồm: Hiệu trƣởng, hiệu phó, trƣởng – phó các phòng ban chức năng, các khoa, bộ môn và toàn thể cán bộ công chức của nhà Trƣờng. Đối tƣợng này tuy số lƣợng không lớn nhƣng đặc biệt quan trọng, họ vừa thực hiện chức năng quản lý công tác giáo dục và đào tạo, vừa là ngƣời xây dựng các chiến lƣợc phát triển Trƣờng, nhiều cán bộ
37
còn tham gia công tác giảng dạy và nghiên cứu khoa học. Đối với họ thông tin là công cụ quản lý vì quản lý là quá trình biến đổi thông tin thành hành động. Thông tin càng đầy đủ thì quá trình quản lý càng đạt kết quả cao. Do vậy, thông tin cần cho nhóm này có diện rộng, mang tính chất tổng kết, dự báo, dự đoán trên các lĩnh vực khoa học cơ bản, tài liệu chính trị, kinh tế, xã hội, các văn bản, chỉ thị, nghị quyết của Đảng và Nhà nƣớc liên quan đến chiến lƣợc phát triển và là ngƣời đƣa ra quyết định chính trị quản lý, điều hành hoạt động nghiên cứu khoa học ở các viện nghiên cứu hay ở trƣờng đại học, ở khoa, ở ngành của họ. Do phải kiêm nhiệm nhiều, cƣờng độ lao động trí óc cao, nhóm đối tƣợng này không có nhiều thời gian để khai thác thông tin, tài liệu theo các hình thức thông thƣờng, do vậy hình thức phục vụ thích hợp nhất đối với họ là những thông tin chuyên đề, tổng luận, tổng quan, các dịch vụ cung cấp thông tin chọn lọc đến tận tay theo yêu cầu.
- Nhóm cán bộ nghiên cứu, giảng dạy: Chiếm khoảng 2.8% số lƣợng NDT của Thƣ viện, là nhóm NDT có trình độ cao, có học hàm học vị, họ tham gia công tác giảng dạy và nghiên cứu, hƣớng dẫn sinh viên nghiên cứu khoa học, khóa luận tốt nghiệp, luận văn, luận án theo từng chuyên ngành. Họ vừa là khách thể vừa là chủ thể sáng tạo ra thông tin thông qua các bài giảng, giáo trình, công trình nghiên cứu khoa học, các dự án, các đề tài, bài báo, tạp chí...Đồng thời, vừa là NDT thƣờng xuyên sử dụng nguồn lực thông tin nói chung và nguồn tài liệu nội sinh nói riêng. Họ cũng tạo ra các tài liệu nội sinh có hàm lƣợng tri thức rất cao.
Nhóm NDT này là những ngƣời có tầm hiểu biết sâu rộng, có kinh nghiệm trong nhiều lĩnh vực, họ thƣờng quan tâm đến những tài liệu chuyên sâu về một ngành khoa học nào đó, các tài liệu mang tính chất bổ trợ cho công tác nghiên cứu và giảng dạy… nguồn tài liệu phải luôn luôn
38
đảm bảo tính thời sự và phải thực sự có giá trị cho quá trình nghiên cứu của họ. Họ nắm vững nguồn tài liệu của ngành mình và biết cách sử dụng khai thác tài liệu qua các cơ sở dữ liệu và các nguồn tin điện tử trên máy tính. Họ thông thạo máy tính và ngoại ngữ nên tìm thông tin rất nhanh trên mạng, phục vụ tốt cho quá trình nghiên cứu.
Các tài liệu mà họ cần là các tài liệu mang tính chất thời sự, thông tin cập nhật về các thành tựu khoa học kỹ thuật mới trong và ngoài nƣớc, kết quả các công trình nghiên cứu khoa học, các đề tài đang đƣợc triển khai hoặc mới đƣợc nghiệm thu, những nguồn thông tin khoa học có thể truy cập đƣợc (CSDL trực tuyến hoặc dƣới dạng CD-ROM)… Hình thức phục vụ nhóm này là các thông tin cụ thể, chuyên sâu về nhiều lĩnh vực, vừa mang tính lý luận vừa mang tính thực tiễn. Đặc biệt phải đảm bảo đƣợc tính cập nhật, bởi những đối tƣợng này sử dụng thông tin qua chính những kết quả nghiên cứu mà họ đạt đƣợc trong quá trình sử dụng thông tin, đó là những bài giảng, những dự án, đề xuất, những công trình nghiên cứu… Vì không tham gia quản lý, nhóm đối tƣợng này có nhiều thời gian nghiên cứu, tìm tòi thông tin trên nhiều hình thức: Thƣ mục chuyên đề, các thông tin chọn lọc, thông tin chuyên đề, sách giáo khoa, giáo trình, các kết quả nghiên cứu khoa học…
Thông qua nhóm NDT này, cán bộ thƣ viện có thể thu thập đƣợc những thông tin có giá trị cao làm phong phú cho nguồn tin nội sinh của thƣ viện nhƣ: Những thông tin định hƣớng về ngành nghề, những nguồn tài liệu, thông tin về các lĩnh vực mà trong đó họ đang trực tiếp nghiên cứu, giảng dạy.
- Nhóm sinh viên và học viên sau đại học: Đây là nhóm NDT chủ yếu của Thƣ viện, chiếm trên 96% tổng số NDT. Bao gồm sinh viên, học viên tất cả các khoa và ở các loại hình đào tạo khác nhau.
39
+ Đối với sinh viên: Nhu cầu tin của nhóm này rất lớn và đa dạng, mục đích chủ yếu của việc sử dụng tài liệu là phục vụ học tập và nâng cao tri thức. Họ quan tâm đến các thông tin, tài liệu chuyên ngành mà họ đang học. Nhu cầu về sách giáo trình các môn học đại cƣơng, giáo trình chuyên ngành mà họ đang theo học là rất cao nhƣ: Lịch sử kinh tế quốc dân, Thanh toán quốc tế, Tài chính tiền tệ,... Ngoài ra họ cũng quan tâm tới các tài liệu tham khảo liên quan đến chuyên ngành đào tạo và các lĩnh vực khác.
Đối với sinh viên thuộc các khoa Anh, Trung, Nga, Nhật,… thì các loại tài liệu tiếng nƣớc ngoài luôn đƣợc quan tâm. Đối với sinh viên năm cuối, học viên cao học thì nhu cầu về đề tài, luận án, luận văn, rất cao luôn đƣợc Thƣ viện tạo mọi điều kiện cho họ khai thác và sử dụng
+ Đối với học viên cao học và nghiên cứu sinh: đây là những ngƣời đã qua ít nhất một trƣờng đại học, đa phần trong số họ đã trải qua thực tế công tác, nhiều ngƣời còn tham gia công tác quản lý. Thông tin họ cần chủ yếu thuộc về các chuyên ngành sâu, phù hợp với chƣơng trình đào tạo sau đại học, sát với các đề tài nghiên cứu của họ. Loại hình tài liệu mà họ thƣờng khai thác là các báo cáo khoa học, luận án, các kết quả nghiên cứu khoa học, bài trích tạp chí, thông tin chuyên đề,…
Trong thực tế, việc phân chia các đối tƣợng NDT nhƣ trên không ngoài mục đích căn cứ vào những đặc điểm chung nhất của từng nhóm ngƣời có cùng trình độ, lứa tuổi, lĩnh vực nghiên cứu, tính chất công việc, sở thích, tâm lý… để nắm bắt đƣợc những quy luật của việc phát sinh, phát triển nhu cầu tin của từng nhóm ngƣời. Từ đó có những định hƣớng cụ thể trong hoạt động TV, nhằm đáp ứng đƣợc tối đa nhu cầu thông tin phục vụ cho việc học tập và nghiên cứu của NDT ở trƣờng ĐHNTHN
40 1.20% 2.80% 96% Cán bộ quản lý, lãnh đạo Giảng viên Sinh viên
Biểu đồ 2.1: Thành phần đối tượng người dùng tin tại Thư viện 2.1.2. Đặc điểm nhu cầu tin
Nhu cầu tin là đòi hỏi khách quan của con ngƣời đối với việc tiếp nhận và xử lý thông tin để duy trì và phát triển sự sống. Nhu cầu tin xuất phát từ nhu cầu nhận thức của con ngƣời, nó tăng lên cùng với sự gia tăng các mối quan hệ xã hội và mang tính chất chu kỳ. Nếu thỏa mãn nhu cầu tin một cách tối đa thì nhu cầu tin càng phát triển và ngƣợc lại nhu cầu tin sẽ bị thoái hóa, triệt tiêu nếu không đƣợc thỏa mãn thƣờng xuyên.
Công cuộc đổi mới giáo dục và đào tạo ở trƣờng ĐHNTHN, phục vụ cho sự nghiệp CNH- HĐH đất nƣớc, đã tác động mạnh mẽ và sâu sắc đến NDT và nhu cầu thông tin của họ. Thông tin đã trở nên không thể thiếu trong quá trình giảng dạy và học tập ở trƣờng. Mỗi cán bộ, sinh viên trong trƣờng đều phải nghiên cứu tài liệu, tìm kiếm thông tin phục vụ cho việc nghiên cứu, giảng dạy và học tập của mình.
Để có đƣợc những đánh giá khách quan, chính xác, tác giả đã tiến hành tìm hiểu NCT của NDT tại Thƣ viện Trƣờng ĐHNTHN bằng xử lý dữ liệu các “Phiếu khảo sát bạn đọc” (Phụ lục 1), trao đổi trực tiếp với bạn đọc, nghiên cứu thông qua phiếu yêu cầu mƣợn hàng ngày của ngƣời dùng tin, qua phần mềm cơ sở dữ liệu lƣu thông, quản lý, báo cáo lƣợt bạn đọc.
41
- Thông qua “Phiếu khảo sát bạn đọc”, tác giả đã tiến hành gửi phiếu điều tra theo cơ cấu nhƣ sau: mỗi khoa từ 20 đến 30 phiếu, trong đó 30% số phiếu khảo sát cán bộ giảng dạy và nghiên cứu, 70% số phiếu còn lại khảo sát sinh viên.
Tổng số phiếu gửi đi là 800 phiếu, tổng số phiếu thu về là 752 phiếu (đạt tỷ lệ thu hồi 94% số phiếu) trong đó:
+ 196 phiếu thu về của cán bộ lãnh đạo, quản lý và giảng viên chiếm 26% ;
+ 556 phiếu thu về của sinh viên các hệ đào tạo chiếm 74%.
- Nghiên cứu “Phiếu yêu cầu mƣợn tài liệu”. Đây là loại phiếu do Thƣ viện lập để ngƣời dùng tin ghi yêu cầu mƣợn tài liệu: tên tài liệu và số đăng ký cá biệt cũng nhƣ tên của ngƣời dùng tin là những thông tin bắt buộc phải cung cấp trong phiếu này, đó là những cơ sở để thủ thƣ đáp ứng nhu cầu của ngƣời dùng tin và quản lý nguồn lực thông tin hiệu quả.
Thông qua ký hiệu của các tài liệu ghi trên phiếu, Thƣ viện có thể thống kê về số lƣợng tài liệu đã đƣợc yêu cầu theo chuyên ngành, ngôn ngữ, loại hình tài liệu...
- Nghiên cứu “Danh mục bổ sung tài liệu”: nhằm đáp ứng tốt hơn nữa nhu cầu tin của độc giả, hàng năm, Thƣ viện tạo dựng Danh mục này gửi đến các khoa, phòng ban trong trƣờng nhằm thu thập thông tin về những tài liệu mà ngƣời dùng tin cần. Nhƣ vậy, Thƣ viện có thể phát hiện đƣợc các tài liệu mới để bổ sung kịp thời và bổ sung đƣợc chính xác những tài liệu phù hợp với nhu cầu độc giả.
Nghiên cứu các phiếu này, tác giả tìm hiểu đƣợc hƣớng quan tâm của NDT là cán bộ, giảng viên, và những tài liệu giáo viên dùng làm sách tham khảo cho sinh viên của từng thời gian, từng chuyên ngành đào tạo (khi bắt đầu một môn học mới của từng khoa, từng chuyên ngành).
42
- Nghiên cứu “Sổ nhật ký phôtô tài liệu”: Qua các sổ này, tác giả tìm hiểu về nhu cầu và cách thức yêu cầu tài liệu của độc giả. Các thông tin trong cuốn sổ này cho thấy đa số các tài liệu đƣợc yêu cầu là những tài liệu thuộc về dạng tài liệu nội sinh (chỉ có ở Thƣ viện trƣờng), tài liệu ngoại văn về chuyên ngành kinh tế, quản trị, tài chính doanh nghiệp.
- Nghiên cứu “Module lƣu thông thống kê bạn đọc mƣợn, trả tài liệu” hàng ngày. Tại đây, ngoài thông tin cá nhân của độc giả, tổng số tài liệu mƣợn, còn có thông tin về loại hình tài liệu. Qua đó, tác giả thống kê đƣợc số lƣợng và loại hình tài liệu lƣu thông hàng ngày. Không những thế, tác giả còn tổng hợp đƣợc các thông tin về những thời gian Thƣ viện đông độc giả, những tháng ít độc giả, nghĩa là biết đƣợc đặc điểm của nhu cầu tin theo thời gian.
- Ngoài ra, trong quá trình phục vụ bạn đọc, cán bộ thƣ viện luôn luôn trao đổi trực tiếp với bạn đọc, nhận đƣợc những câu hỏi, những yêu cầu của độc giả về nhu cầu thông tin, tài liệu, nhờ đó thu thập đƣợc những ý kiến, những yêu cầu của chính ngƣời dùng tin.
Trên cơ sở những số liệu thu đƣợc tác giả tiến hành phân tích kết hợp với nghiên cứu các báo cáo công tác phục vụ bạn đọc thƣờng niên của Thƣ viện, để từ đó đƣa ra những đánh giá khách quan về đặc điểm nhu cầu tin của NDT đối với tài liệu nội sinh tại Trƣờng ĐHNTHN theo một số tiêu chí đƣợc trình bày dƣới đây:
Là một thƣ viện của một trƣờng đại học chuyên ngành về kinh tế đối ngoại, vốn tài liệu của Thƣ viện đƣợc lựa chọn theo các chủ đề phù hợp với các lĩnh vực nghiên cứu chuyên sâu của trƣờng. Từ khi nhà trƣờng chuyển sang đào tạo theo học chế tín chỉ, sinh viên cần nhiều thời gian tự học, tự nghiên cứu hơn nên số lƣợng sinh viên đến Thƣ viện ngày càng đông, không chỉ là các em sinh viên chính quy mà còn có sinh viên tại chức, văn bằng 2 và nghiên cứu sinh. Ngƣời dùng tin ở Thƣ viện trƣờng ĐHNTHN có nhu cầu tin
43
về chủ đề rất đa dạng, có xu hƣớng chuyên sâu theo các chuyên ngành đào tạo. Cụ thể phân tích 450 phiếu điều tra thu về nhƣ sau: (Bảng 2.1)
Bảng 2.1: Nhu cầu tin theo nội dung chuyên ngành
Đối tƣợng Chuyên ngành Cán bộ Lãnh đạo quản lý Giảng dạy và nghiên cứu Sinh viên Tổng số Phiếu %
Kinh tế đối ngoại 92 131 326 549 73 Kinh tế bảo hiểm 48 64 205 317 42.1 Quản trị kinh doanh 79 107 255 441 58,7 Tài chính quốc tế 40 60 135 235 31,2 Quản trị hệ thống thông tin kinh tế 30 55 130 215 28,6
Kế toán 44 57 145 246 32,7
Tài chính ngân hàng 45 60 188 293 38,9 Thuế và Hải quan 70 101 298 469 62,4 Luật Kinh doanh quốc tế 40 63 136 239 31,8 Luật Thƣơng mại quốc tế 37 53 101 191 25,4 Tiếng Anh thƣơng mại 55 134 290 479 63,7 Tiếng Pháp thƣơng mại 13 38 99 150 20 Tiếng Trung thƣơng mại 10 36 147 193 25,6 Tiếng Nhật thƣơng mại 14 35 125 174 23,2
Qua bảng điều tra trên ta nhận thấy rằng: chuyên ngành Kinh tế đối ngoại (73%) và Quản trị kinh doanh (58,7%), Thuế và Hải quan (62,4%), Tiếng Anh thƣơng mại (63,7%) là các chủ đề nội dung đƣợc yêu cầu nhiều nhất. Các chủ đề còn lại khác đƣợc xác định có nhu cầu tƣơng đối đồng đều (từ 20% đến 40%). Sở dĩ, có sự đồng đều nhƣ vậy là vì sinh viên Trƣờng
44
ĐHNTHN trong thời gian học tại Trƣờng có thể tham gia đào tạo hai chuyên ngành cùng một lúc nhƣ một sinh viên vừa học chuyên ngành kinh tế đối ngoại, vừa học kế toán chẳng hạn.
* Nhu cầu theo dạng tài liệu mà người dùng tin sử dụng
Tài liệu nội sinh trong Thƣ viện có nhiều loại hình khác nhau. Theo kết quả điều tra cho thấy, nhìn chung tài liệu dạng sách vẫn đƣợc ngƣời dùng tin sử dụng nhiều nhất (chiếm 100%), tiếp đó là tài liệu dạng đề tài, khóa luận, luận án, luận văn (75,5%) (Bảng 2.2). Theo NDT, loại tài liệu này dễ sử dụng, không tốn chi phí.
Bảng 2.2: Dạng nguồn tin nội sinh được NDT thường sử dụng
Dạng nguồn tin Số phiếu Tỷ lệ (%)
Sách 752 100
Tạp chí, Kỷ yếu 316 42
Đề tài, luận án, luận văn, khóa luận 568 75,5
Về tần suất sử dụng tài liệu nội sinh
Về tần suất sử dụng tài liệu nội sinh của NDT tại trƣờng ĐHNTHN cũng rất cao. Tần suất sử dụng nguồn tài liệu nội sinh “rất thƣờng xuyên” chiếm 26.6%, mức độ “thƣờng xuyên” là 59%, “thỉnh thoảng” là 13.6% và chỉ có 0.8% số ngƣời trả lời là không bao giờ sử dụng nguồn tài liệu nội sinh.
Bảng 2.3: Tần suất sử dụng nguồn tài liệu nội sinh của NDT tại ĐHNTHN
STT Mức độ sử dụng Số lƣợng Tỷ lệ % 1 Rất thƣờng xuyên 200 26.6 2 Thƣờng xuyên 368 49.0 3 Thỉnh thoảng 178 23.6 4 Không sử dụng 6 0.8 5 Tổng 752 100
45
Biểu đồ 2.2 : Tần suất sử dụng nguồn tài liệu nội sinh của NDT tại ĐHNTHN
Nhìn vào biểu đồ trên ta thấy, có tỉ lệ khá cao: số ngƣời đƣợc hỏi trả lời “rất thƣờng xuyên” hoặc “thƣờng xuyên” sử dụng nguồn tài liệu nội sinh (85.6%). Kết qủa này cũng cho thấy: nhu cầu tin về tài liệu nội sinh tại