Hiện tại nguồn thông tin nội sinh tại Thƣ viện ĐHNTHN đƣợc khai thác và phổ biến thông qua hình thức đọc tại chỗ, mƣợn về nhà, thƣ mục giới thiệu, tra cứu trên Web:
http://thuvien.ftu.edu.vn/sites/Home.aspx
Hiện tại, Thƣ viện áp dụng một số quy định đối với việc mƣợn, đọc tài liệu nhƣ sau:
66
- Đối với cán bộ, giảng viên: đƣợc mƣợn về nhà hoặc đọc tại chỗ tất cả các loại tài liệu nội sinh bao gồm: Luận án, luận văn, đề tài nghiên cứu khoa học, kỷ yếu, khóa luận, giáo trình, tài liệu tham khảo, nội san. Tuy nhiên, số lƣợng không quá 05 quyển/lần và thời gian mƣợn không quá 01 tháng.
- Đối với sinh viên: đƣợc mƣợn về nhà các loại tài liệu nội sinh là giáo trình, tài liệu tham khảo. Tuy nhiên, số lƣợng không quá 03 cuốn và thời gian mƣợn không quá 15 ngày đối với sách tham khảo và trả tài liệu ngay sau thi hết môn đối với giáo trình; đọc tại chỗ các tài liệu là khóa luận tốt nghiệp, luận án, luận văn, đề tài nghiên cứu khoa học, kỷ yếu, tạp chí Kinh tế đối ngoại.
* Thư mục giới thiệu sách in quyển
Thƣ mục là một bảng liệt kê cho phép xác định đƣợc thông tin cơ bản về tài liệu nhƣ: tên tác giả, tên tài liệu, năm xuất bản, xếp giá tài liệu.... Thƣ mục tại TV đƣợc đóng thành quyển, NDT có thể tự tìm đƣợc tài liệu mà mình cần. Thƣ mục này đƣợc bổ sung hàng quý, hàng năm và đƣợc sắp xếp theo chuyên ngành, theo chủ đề rất dễ dàng đối với NDT khi tìm tài liệu.
* Khai thác CSDL thư mục qua cổng thông tin Portal: là quá trình tìm tin tự động hoá để NDT tiếp xúc với máy tính/hệ thống máy tính để tìm kiếm thông tin đƣợc tổ chức dƣới dạng các CSDL.
67
Hình 2.1: Giao diện trang tra cứu trực tuyến PORTAL
Năm 2002, nắm đƣợc xu thế phát triển của hệ thống thƣ viện là liên kết, kết nối, hội nhập, thƣ viện đã đƣợc đầu tƣ cài đặt phần mềm tích hợp Ilib version 4.0. Ilib version 4.0 là giải pháp tổng thể đƣợc thiết kế và triển khai với nền tảng hệ quản trị CSDL ORACLE 9i, iLib đáp ứng yêu cầu đặt ra đối với phần mềm TV điện tử hiện đại nhƣ: bổ sung, biên mục, tra cứu trực tuyến, quản lý lƣu thông tài liệu (ấn phẩm và các nguồn tin điện tử), quản lý xuất bản phẩm nhiều kỳ (tạp chí, tập san, báo,...), quản lý kho tài liệu, quản lý thông tin về bạn đọc, quản lý mƣợn liên TV, lƣu chiểu, quản trị hệ thống - tất cả đều có thể kết hợp dùng mã vạch. Đáp ứng các nhu cầu tích hợp với các hạ tầng công nghệ thông tin đa dạng, cũng nhƣ tích hợp với các thiết bị ngoại vi chuyên dụng. Căn cứ vào các quy trình nghiệp vụ của một TV hiện đại, Ilib đã đƣợc phân thành các phân hệ, đảm bảo thực hiện mọi chức năng nghiệp vụ của TV, có chế độ phân quyền cho ngƣời sử dụng. Với việc xây dựng CSDL trên phần mềm này đã giúp NDT không chỉ trong trƣờng mà NDT của các trƣờng, các thƣ viện khác có thể tra cứu và tiếp cận đến nguồn tài nguyên
68
thông tin của thƣ viện. Hiện tại, với phần mềm Ilib 4.0 Thƣ viện đã tăng cƣờng đƣợc khả năng xử lý thông tin về chất lƣợng và thời gian. Việc xử lý liên thông giữa các khâu công việc tạo hiệu quả cao, tiết kiệm thời gian.
Hình 2.2: Các phân hệ của iLib
Hiện nay, thƣ viện đã tạo lập đƣợc 5 CSDL tài liệu (tổng cộng gần
24.000 biểu ghi tƣơng đƣơng trên 63.000 bản tài liệu hiện có trong thƣ viện ), cụ thể:
- CSDL sách tiếng Việt: Đây là CSDL thƣ mục có tóm tắt phản ánh toàn bộ nội dung vốn tài liệu đƣợc lƣu giữ trong thƣ viện kể từ khi thành lập cho đến nay, bao gồm các giáo trình, tài liệu tham khảo, chuyên khảo bằng tiếng Việt phục vụ cho các chuyên ngành đào tạo của nhà trƣờng và tìm hiểu các kiến thức chính trị, xã hội, văn hóa, công nghệ thông tin… Hiện tại CSDL này có hơn 4.970 biểu ghi và đƣợc tìm kiếm trên cổng thông tin Portal.
- CSDL sách ngoại văn: Đây là CSDL thƣ mục có tóm tắt toàn bộ sách ngoại văn hiện có trong thƣ viện với các ngôn ngữ Anh, Pháp, Nhật, Trung, Nga. CSDL này bao gồm các giáo trình, sách tham khảo, chuyên khảo phục
69
vụ cho các chuyên ngành ngoại ngữ thƣơng mại đƣợc đào tạo tại Trƣờng ĐNHT gồm có 6.997 biểu ghi.
- CSDL từ điển: Bao gồm 670 biểu ghi từ điển các loại với các ngôn ngữ tiếng Việt, Anh, Pháp, Nhật, Trung, Nga.
- CSDL tài liệu nội sinh: Đây là CSDL thƣ mục có tóm tắt. Bao gồm Tạp chí khoa học, luận án, luận văn, đề tài nghiên cứu khoa học, khóa luận tốt nghiệp, kỷ yếu khoa học..,. đƣợc lƣu giữ từ khi thành lập trƣờng cho đến nay với trên 8.700 biểu ghi
- CSDL báo và tạp chí lƣu: Bao gồm 2.886 biểu ghi các tập báo và tạp chí đóng lƣu.
Hình 2.3: Giao diện tìm kiếm CSDL thƣ mục
+ Bộ sƣu tập số: Xây dựng và phát triển bộ sƣu tập tài liệu số hóa là một trong các nhiệm vụ chiến lƣợc trong quá trình hiện đại hóa TV, là nền tảng của quá trình phát triển kho tài nguyên thông tin cho hệ thống TV số mà TV ĐHNTHN đang hƣớng tới.
70
phẩm có giá trị sang dạng số hóa để quản lý và khai thác một cách hiệu quả. Tuy nhiên, trong một kế hoạch tổng thể cần có sự phân chia giai đoạn để thực hiện từng phần công việc, trong đó có sự lựa chọn các đối tƣợng số hóa ƣu tiên cho những giai đoạn đầu của tiến trình số hóa.
Các dạng tài liệu cần đƣợc ƣu tiên số hóa ở đây chủ yếu là các dạng ấn phẩm nhƣ đề tài NCKH, luận án tiến sĩ, luận văn thạc sỹ, khóa luận tốt nghiệp, sách giáo trình … hiện đang thuộc quyền quản lý của TV. Đây chính là giải pháp bổ sung nhanh chóng nhất và ít tốn kém nhất.
Căn cứ trên nguồn tài liệu nội sinh và các bản mềm tài liệu có các định dạng phổ biến bao gồm dạng file văn bản chỉnh sửa DOC, DOCX, dạng văn bản đọc PDF, dạng siêu văn bản nhƣ HTML, XML .... TV hiện có để ƣu tiên triển khai xây dựng các bộ sƣu tập tài liệu số cụ thể nhƣ sau:
+ Bộ sƣu tập Đề tài NCKH các cấp, kỷ yếu hội thảo, báo cáo khoa học: + Bộ sƣu tập luận án Tiến sĩ: (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
+ Bộ sƣu tập luận văn Thạc sỹ: + Bộ sƣu tập khóa luận tốt nghiệp:
+ Bộ sƣu tập giáo trình các môn học chuyên ngành:
Lợi ích của việc xây dựng bộ sƣu tập tài liệu số hóa mang lại, đó là: - Nội dung các bài giảng, các giáo trình đƣợc lƣu dƣới dạng số hóa đƣợc chuyển tải thông qua các phƣơng tiện điện tử và mạng Internet, intranet chính là “nguyên liệu” dùng cho hình thức đào tạo trực tuyến.
- Đa dạng hóa các loại hình tài liệu, bổ sung một nguồn tài liệu mới, dƣới hình thức các tƣ liệu trực tuyến, đĩa CD. Đây cũng là một giải pháp nhằm giảm tải các kho chứa tài liệu - một vấn đề khó khăn hiện nay của TV.
- Trong điều kiện còn thiếu nguồn tài liệu tham khảo in trên giấy, bộ sƣu tập số sẽ bổ sung một kênh phân phối tƣ liệu học tập, kiến thức theo mô hình mới (mô hình tự phục vụ). Tạo điều kiện để ngƣời học có thể truy cập, khai
71
thác các nguồn tƣ liệu học vấn mà không bị giới hạn bởi không gian và thời gian, hỗ trợ giáo viên và sinh viên đổi mới phƣơng pháp dạy - học.
- Khi có một hạ tầng mạng thông tin đủ mạnh thì có thể sẵn sàng kết nối và chia sẻ tƣ liệu học tập, nghiên cứu với TV ĐHNT cơ sở 2 tại thành phố Hồ Chí Minh, cơ sở 3 Quảng Ninh, với các trƣờng đại học trên toàn quốc nhằm hội tụ các nguồn thông tin tri thức hỗ trợ cho hoạt động NCKH và đào tạo của Nhà trƣờng, đồng thời tạo ra những điều kiện mới trực tiếp đƣa ứng dụng CNTT phục vụ cho việc đổi mới và nâng cao chất lƣợng đào tạo, đặc biệt là đào tạo theo học chế tín và đào tạo trực tuyến e-learning.
+ Cơ sở dữ liệu toàn văn: Nhằm tăng tối đa khả năng truy cập và khai thác thông tin cho ngƣời dùng tin dù ở bất kỳ đâu, năm 2010, TV ĐHNTHN bắt tay vào nghiên cứu và triển khai xây dựng các cơ sở dữ liệu toàn văn trên phần mềm Dlib. Phần mềm Dlib có các tính năng nổi bật nhƣ:
Hỗ trợ biên mục theo chuẩn Dublin Core.
Quản lý việc download và mua bán tài liệu của thƣ viện.
Truyền file từ máy trạm lên server thông qua cơ chế FTP.
Đánh chỉ mục và tìm kiếm toàn văn.
Bảo mật và phân quyền chăt chẽ.
Phát triển trên công nghệ Web, triển khai và bảo hành bảo trì dễ dàng. Vấn đề bản bản quyền là một trở ngại đối với việc phát triển TV số, bởi vì TV số bị ràng buộc bởi điều khoản của luật bản quyền có liên quan đến việc xuất bản lại các tƣ liệu dƣới hình thức mới, không có phép.
- Theo Luật sở hữu trí tuệ của Việt Nam ban hành năm 2005 thì tại điều 25, khoản 1 mục a và đ có quy định cụ thể nhƣ sau:
1. Các trƣờng hợp sử dụng tác phẩm đã công bố không phải xin phép, không phải trả tiền nhuận bút, thù lao bao gồm:
72
a) Tự sao chép một bản nhằm mục đích NCKH, giảng dạy và học tập của cá nhân.
đ) Sao chép tác phẩm để lƣu trữ trong TV với mục đích nghiên cứu.
Theo điều 25 khoản (đ) thì khái niệm về phạm vi không gian TV hiện nay cũng cần phải xem xét lại: đối với TV truyền thống thì phạm vi khuôn viên là một khoảng không gian nằm trong hàng rào trụ sở TV. Nhƣng với một TV số, thì khuôn viên của nó là phạm vi mà bạn đọc đƣợc TV cho phép truy cập sử dụng tài liệu với sự hỗ trợ của các thiết bị tin học và không giới hạn bởi vị trí địa lý (có thể sử dụng từ bên ngoài TV).
Khi thực hiện việc số hóa tài liệu cũng nhƣ đƣa vào sử dụng, khai thác, cần tuân thủ triệt để các vấn đề về bản quyền theo các quy định của Luật sở hữu trí tuệ. Đối với việc số hóa tài liệu nội sinh thuộc TV, ngoài việc tuân thủ các quy định chung còn cần lƣu ý một số vấn đề nhƣ sau:
- Đối với nguồn tài liệu nội sinh của giảng viên và học viên cần có các chế độ nộp lƣu chiểu về TV để bổ sung vào bộ sƣu tập số. Đây có thể đƣợc tính là nguồn thông tin thuộc quyền quản lý của nhà trƣờng - nơi đào tạo ra các tác giả và các tác phẩm đó đƣợc thực hiện trong quá trình học tập tại nhà trƣờng. - Khi hệ thống đã đủ khả năng tạo các nguồn thu với phí truy cập đƣợc chi trả bởi NDT, cần có kế hoạch trả tác quyền cho các tác giả có các tác phẩm đƣợc số hóa và đƣa vào khai thác trong hệ thống thông tin
- Đối với các giáo trình do các giáo viên, cán bộ nghiên cứu trong nhà trƣờng soạn ra hay với các sách dịch với sự đầu tƣ của nhà trƣờng cần đƣợc thƣơng lƣợng khi tiến hành số hóa.
73
Hình 2.4: Giao diện tra cứu CSDL toàn văn
Mỗi một phƣơng pháp tra cứu, chƣơng trình sẽ đƣa ra các bƣớc tìm kiếm khác nhau, cụ thể:
- Bƣớc 1: Lựa chọn bộ sƣu tập hiện có trong Thƣ viện;
- Bƣớc 2: Nhập nội dung tìm kiếm vào các trƣờng thông tin: nhan đề hoặc tác giả, từ khóa, năm xuất bản, số Đăng ký cá biệt;
- Bƣớc 3: Chọn số kết quả tìm kiếm muốn hiển thị ra trên 1 trang màn hình: 25, 50, 75; (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Bƣớc 4: Nhấn nút [Tìm kiếm] để chƣơng trình tiến hành tìm kiếm dữ liệu;
- Bƣớc 5:Nhấn nút [Chi tiết] ở biểu ghi cần xem để xem thông tin chi tiết của ấn phẩm;
- Bƣớc 6: Nhấn nút [Xem preview] hoặc [Xem toàn văn] để đọc nội dung dữ liệu số. (Hình 11)
74
Hình 2.5: Giao diện dữ liệu toàn văn
Bên cạnh đó, thời gian phục vụ tại thƣ viện cũng đƣợc tổ chức cho phù hợp với các đối tƣợng NDT: Phòng mƣợn, phòng đọc báo – tạp chí, phòng đọc mở phục vụ theo giờ hành chính riêng phòng đọc tài liệu nội sinh, Phòng đọc đa phƣơng tiện phục vụ từ 8h – 20h30 từ thứ 2 đến thứ 5; thứ 6, 7 phục vụ theo giờ hành chính tạo điều kiện cho sinh viên, học viên học tập nghiên cứu viết luận văn, khóa luận tốt nghiệp.
Đối với các tài liệu đã đƣợc số hóa cán bộ, giảng viên, sinh viên có thể khai thác bằng cách đăng ký tài khoản, khi đó mỗi NDT sẽ đƣợc cung cấp một account và password để khai thác.
- Tổ chức tuyên truyền, giới thiệu tài liệu nội sinh
Thƣ viện ĐHNTHN thƣờng xuyên tổ chức các cuộc trƣng bày, triển lãm tài liệu giúp cho ngƣời đọc tiếp xúc đầy đủ nhất với nguồn tin nội sinh. Triểm lãm có thể coi là hình thức phục vụ bạn đọc tại chỗ dƣới hình thức kho mở. Việc trƣng bày tài liệu đơn giản và ít tốn công, không tiêu hao kinh phí. Đây cũng là hình thức trang trí, làm cho Thƣ viện thêm sinh động và hấp dẫn.
75
Vào đầu năm học, đƣợc sự đồng ý của Ban giám hiệu Nhà trƣờng, Thƣ viện đều tiến hành các buổi trao đổi giữa Thƣ viện với sinh viên năm thứ nhất. Mục đích của công tác này là giúp Thƣ viện nắm vững hơn nữa nhu cầu tin của NDT để qua đó có chính sách bổ sung tài liệu hợp lý. Đồng thời giúp NDT nắm đƣợc cơ cấu phòng ban của Thƣ viện, thành phần vốn tài liệu, cách thức tra cứu trực tuyến qua cổng thông tin PORTAL , phƣơng thức phục vụ của mỗi phòng cũng nhƣ giờ mở cửa của Thƣ viện.