3.1.3.1 Tổ chức sắp xếp tài liệu trong kho
Sắp xếp tài liệu lên giá là khâu cuối cùng của chu trình đƣờng đi của tài liệu: Cách sắp xếp tài liệu sẽ ảnh hƣởng trực tiếp đến tra tìm, đến phục vụ độc giả và đến công tác bảo quản. Do đó ta phải sắp xếp để bảo đảm đƣợc các mục đích, yêu cầu sau đây:
- Thoả mãn yêu cầu của độc giả một cách nhanh chóng, chính xác. - Tạo thuận lợi cho cán bộ tìm hiểu kho tài liệu, nắm vững kho, dễ dàng khi kiểm kê, thanh lý.
- Tiết kiệm diện tích kho và trên giá.
- Giảm bớt công sức cho cán bộ thƣ viện hàng ngày phải làm việc với kho.
95
- Nhằm bảo quản tốt tài liệu của thƣ viện.
Nguyên tắc sắp xếp tài liệu: Dù tài liệu đƣợc sắp xếp theo phƣơng pháp nào đi nữa thì vẫn phải đảm bảo các nguyên tắc sau:
- Xếp tài liệu trong kho phải xếp từ trong ra ngoài. - Xếp tài liệu trên giá, phải xếp từ trên xuống dƣới. - Xếp tài liệu từ trái sang phải.
Hiện nay thƣ viện trƣờng ĐHNTHN sắp xếp tài liệu lên giá theo đúng nguyên tắc sắp xếp tài liệu từ trong ra ngoài, từ trên xuống dƣới và từ trái sang phải.
Trong quá trình sắp xếp tài liệu thƣ viện trƣờng ĐHNTHN sắp xếp sách theo môn loại tri thức đối với Phòng đọc mở: Là dựa vào bảng phân loại mà thƣ viện đang sử dụng. Bảng sắp xếp tài liệu theo môn loại tri thức có nhiều ƣu điểm: Tài liệu có nội dung giống nhau đƣợc xếp cạnh nhau, tiện lợi cho đọc giả và cán bộ thƣ viện khi nghiên cứu về vốn tài liệu, dễ thoả mãn nhu cầu nghiên cứu chuyên sâu của họ vì những cuốn đó có nội dung gần nhau, giống nhau đƣợc xếp cạnh nhau; Phòng đọc tài liệu nội sinh, phòng mƣợn, phòng báo & tạp chí xếp theo số ĐKCB để thuận tiện cho cán bộ thƣ viện lấy tài liệu đƣợc dễ dàng phục vụ NDT một cách nhanh nhất.
3.13.2. Công tác bảo quản
* Trang bị phương tiện phòng cháy, chữa cháy
Lắp đặt hệ thống báo cháy tự động, trang bị dụng cụ phòng cháy chữa cháy (bình bọt CO2). Ngoài ra thƣ viện còn trang bị giá sách, tủ theo đúng mẫu thiết bị đã đƣợc quy định của Nhà nƣớc, các phòng còn có chổi quét trần và nền nhà thƣ viện…
* Chiếu sáng các bộ phận của kho tài liệu
- Việc chiếu sáng này có thể đạt đƣợc bằng ánh sáng tự nhiên và ánh sáng nhân tạo. Trong chiếu sáng tự nhiên cần bố trí giá sách và thiết kế nhà
96
cửa nhƣ thế nào đó để ánh sáng không chiếu thẳng vào sách báo. Nhằm mục đích đó ngƣời ta sử dụng kính chắn ánh sáng cho các cửa sổ. Ngoài ra còn sử dụng các loại riđô với các chất liệu vải, nhựa xanh và vàng. Để phản ánh sáng, các tƣờng cũng phủ màu sáng. Hiện nay ở thƣ viện trƣờng ĐHNTHN đã có cửa kính chắn ánh sáng, chắn mƣa hắt vào làm hỏng sách, có quạt trần để thông gió, sơn tƣờng màu sáng.
* Nhiệt độ và độ ẩm
- Giấy đƣợc bảo quản tốt nhất ở nhiệt độ 13 – 180C, độ ẩm 55 đến 65% tài liệu.
- Tài liệu mang từ tính tốt nhất đƣợc bảo quản trong nhiệt độ từ 4 – 16oC, độ ẩm 40 đến 55%.
* Bảo vệ khỏi bụi
- Trong kho sách (nền nhà, tƣờng, giá sách phải sạch) mỗi năm cần tiến hành 1 đến 2 lần hút bui, làm vệ sinh sách. Đối với kho mở thì phải 3 – 4 lần, có thể làm sạch bụi từ sách bằng cách lấy bông nhúng vào dịch formalin để lau sách.
* Điều kiện xếp kho
- Các giá sách xếp cách xa trần nhà và nền để khỏi làm ẩm ƣớt sách, không cho nấm mốc có điều kiện phát triển. Ngăn giá dƣới cùng cách sàn ít nhất 15cm. Các giá sách xếp vuông góc với cửa sổ, không nên xếp giá sách trực tiếp dƣới cửa sổ, ống dẫn nƣớc, lò sƣởi. Giữa tƣờng và đầu giá sách cách nhau 0,45m; giữa tƣờng với các giá sách cách nhau 0,75m.
Sách trên giá không nên xếp quá chật, cần cầm gáy sách để lấy sách ra khỏi giá.
97
3.5. Phục chế tài liệu
Hiện nay TV đã tiến hành phục chế tài liệu nhƣ: có các trang sách bị rách bị rời, dán các trang sách đó lại với nhau; sách rách bìa thì lấy ghim, ghim các bìa sách lại với cuốn sách đó.
Thƣ viện đã trang bị thuốc diệt côn trùng nên tài liệu không bị ẩm mốc, kho lƣu trữ tài liệu đƣợc bố trí khép kín các giá, tủ sách đƣợc đóng theo tiêu chuẩn Quốc gia, giá sách bằng nhôm, sách trong kho đƣợc sắp xếp ngăn nắp, gọn gàng, có khoa học, sách trong kho hầu nhƣ không bị rách nát vì đã đƣợc đóng gáy dán nhãn rất cẩn thận. Bên cạnh đó cán bộ thƣ viện đã tuyên truyền cho bạn đọc cách bảo quản tài liệu: không viết bậy, không cắt, xé tài liệu khi mƣợn./.
Nguồn tin nội sinh tại Thƣ viện trƣờng ĐHNTHN hiện tại đƣợc tổ chức theo hình thức kho đóng là chủ yếu. Tuy nhiên, đối với các loại tài liệu là đề tài, luận án, luận văn, khóa luận tổ chức dƣới hình thức kho đóng chƣa thực sự hiệu quả. Theo xu thế hiện nay, các thƣ viện đang chuyển dần từ hình thức kho đóng sang hình thức kho mở, tạo lập môi trƣờng thân thiện giữa bạn đọc và nguồn thông tin. Do đó, để tạo điều kiện thuận lợi cho công tác phổ biến và khai thác nguồn tin nội sinh, để phù hợp với xu thế chung, Thƣ viện ĐHNTHN nên chuyển dần kho tài liệu nội sinh sang hình thức kho mở.
Công tác thanh lọc tài liệu cần đƣợc chú trọng và đề ra các quy định cụ thể, rõ ràng vì thanh lọc tài liệu là điều kiện quan trọng để tạo nên kho tài liệu có giá trị sử dụng và hiệu quả sử dụng cao.