- Lưu văn bản theo quy định của pháp luật.
3.6. Xây dựng và ứng dụng công nghệ hành chính vào công tác soạn thảo và ban hành VBQPPL của các cơ quan cấp bộ.
soạn thảo và ban hành VBQPPL của các cơ quan cấp bộ.
Công nghệ hành chính là quy trình hoạt động hợp lý, khoa học để thực hiện một chức năng, nhiệm vụ hành chính trên cơ sở áp dụng các giải pháp tối ưu và sử dụng các phương tiện kỹ thuật hiện đại nhằm tạo ra sự tiến bộ trong quá trình quản lý hành chính [109;16].
Trong hoạt động quản lý nhà nước, việc xây dựng một quy trình xử lý công việc trong các cơ quan hành chính nhà nước một cách khoa học, hợp lý sẽ tạo điều kiện để người đứng đầu cơ quan hành chính nhà nước kiểm soát được quá trình giải quyết công việc, thông qua đó từng bước nâng cao chất lượng và hiệu quả của công tác quản lý.
Hiện nay một số cơ quan cấp bộ như: Bộ Công nghiệp, Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn đang nghiên cứu triển khai áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9000: 2001.
ISO 9000 hoặc 9001 (ISO:International Organization for Standardization) là một bộ tiêu chuẩn về quản lý chất lượng đưa ra những yêu cầu cần đối với một hệ thống quản lý chất lượng.
Hệ thống quản lý chất lượng là hệ thống chỉ để định hướng, kiểm soát một tổ chức về vấn đề chất lượng. Tiêu chuẩn này không thay thế cho tiêu chuẩn kỹ thuật của sản phẩm. Tiêu chuẩn này chứng minh năng lực của cơ quan trong việc cung cấp những sản phẩm đáp ứng yêu cầu của pháp luật và đòi hỏi của thực tiễn. Thông qua đó để cải tiến thường xuyên hệ thống quản lý chất lượng.
Hệ thống quản lý chất lượng được thiết lập và viết thành văn bản; được thực hiện, duy trì và liên tục cải tiến. Nếu hệ thống này được xây dựng và áp dụng đối với các mặt hoạt động quản lý nói chung và công tác soạn thảo và ban hành VBQPPL của các cơ quan cấp bộ nói riêng sẽ góp phần nâng cao chất lượng và hiệu quả của công tác này.
Bởi vì trên cơ sở các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 9000 và ISO 9001: 2000 các quy trình được xây dựng để tạo ra một cách quản lý khoa học, đơn
122
giản trong khi thực hiện công việc. Nó không chỉ giúp cho lãnh đạo có thể quản lý, theo dõi được quá trình thực hiện công việc mà còn giúp cho các đơn vị, bộ phận, chuyên viên nắm được những yêu cầu của quy trình để thực hiện nghiêm túc và thống nhất. Đồng thời xác định rõ trách nhiệm của từng đơn vị, bộ phận và cá nhân để nâng cao hiệu quả công việc.
Bộ Công nghiệp là một ví dụ điển hình đã xây dựng thành công Hệ thống quản lý chất lượng trên cơ sở các yêu cầu của Tiêu chuẩn ISO 9001: 2000 và áp dụng cho 11 đơn vị và các Vụ chức năng, Thanh tra, Văn phòng Bộ. Qua hơn một năm xây dựng và áp dụng hệ thống. Từ tháng 4 năm 2004 đến tháng 7 năm 2005, Bộ Công nghiệp đã xây dựng được 52 quy trình. Gồm 46 quy trình tác nghiệp và 06 quy trình hệ thống. Trong đó đã xây dựng được
“ Quy trình xây dựng văn bản quy phạm pháp luật của Bộ Công nghiệp”.
Quy trình này được triển khai thực hiện đã giúp cho công tác soạn thảo và ban hành VBQPPL của ngành Công nghiệp có chất lượng và đi vào nề nếp, đáp ứng được yêu cầu của thực tiễn và quy định của pháp luật hiện hành.
Qua kiểm tra, đánh giá Trung tâm Chứng nhận phù hợp tiêu chuẩn QUACERT thuộc Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng đã kết luận Bộ Công nghiệp đã đáp ứng các yêu cầu của Tiêu chuẩn ISO 9001: 2000 và có đủ điều kiện để được cấp chứng chỉ trên. Quý 4 năm 2005 Bộ Công nghiệp đã trở thành một trong những Bộ quản lý nhà nước đầu tiên của Việt Nam được cấp chứng chỉ ISO 9001:2000 và áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo Tiêu chuẩn ISO vào lĩnh vực soạn thảo và ban hành văn bản.
Có thể khẳng định đây là một điểm sáng cần được học tập và nhân rộng ở các bộ, ngành khác. Để nâng cao chất lượng và hiệu quả công tác soạn thảo và ban hành VBQPPL các cơ quan cấp bộ cần triển khai áp dụng hệ thống tiêu chuẩn này một cách phù hợp. Để làm được điều này đòi hỏi mất nhiều thời gian, công sức, kinh phí và phải có sự thay đổi căn bản về nhận thức.