Sơ đồ 2.1: Cơ cấu tổ chức khách sạn Hữu Nghị
Nguồn: Phòng Hành chính, khách sạn Hữu Nghị Nghệ An
Giám đốc
Phó Giám đốc
Trưởng phòng
Kinh Doanh Kế toán trưởng Trưởng phòng TCHC - NS Trưởng bộ phậnbàn Bếp trưởng Trưởng bộ phận buồng Bảo vệ NV phục vụ bàn NV bếp NV buồng NV lễ tân Đặt phòng Quan hệ KH Trưởng bộ phận lễ tân Giặt là BP vệ sinh
Chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận trong khách sạn
- Giám đốc: Quản lý và điều hành các hoạt động kinh doanh của khách sạn, hoạch định các chính sách và chiến lược kinh doanh của khách sạn. Chịu trách nhiệm về toàn bộ kết quả hoạt động của khách sạn, phối hợp công việc của các bộ phận.
- Phó giám đốc: Có trách nhiệm xử lý hàng ngày các hoạt động của khách sạn, xử lý các tình huống khẩn cấp và chịu trách nhiệm đối với các vấn đề phúc lợi, an toàn nhân viên trong khách sạn và của khách, chịu trách nhiệm với giám đốc về nhiệm vụ của mình.
- Bộ phận nhân sự: Thực hiện nhiệm vụ về công tác tổ chức cán bộ, ban hành các thể chế quản lý, điều hành quy chế làm việc, kỷ luật. Bộ phận nhân sự chịu trách nhiệm quản lý lực lượng lao động trong khách sạn, tuyển dụng lao động khi các bộ phận trong khách sạn có nhu cầu bổ sung thêm nguồn nhân lực.
- Bộ phận kế toán: Tổ chức thực hiện chiến lược tài chính. Kiểm soát các chi phí hoạt động của khách sạn, kế toán giá thành, kế toán vấn đề thu – chi, kiểm tra các hóa đơn chi tiêu và mua hàng của khách.
- Bộ phận sales - marketing: Có trách nhiệm khai thác và tìm nguồn khách mới. Mục đích của bộ phận này là thu hút nguồn khách bên ngoài đến với khách sạn, đồng thời giữ mối quan hệ đối với những khách hàng trung thành của khách sạn. Bên cạnh đó, bộ phận này còn xác định mức giá bán và điều chỉnh giá cho phù hợp với diễn biến của thị trường, với kế hoạch kinh doanh của khách sạn, xúc tiến quảng cáo kích thích người tiêu thụ.
- Bộ phận Lễ tân: Chịu trách nhiệm đến tất cả các vấn đề liên quan đến việc thuê phòng và đáp ứng một cách tốt nhất mọi yêu cầu của khách từ khi khách đến cho đến khi khách rời khách sạn. Tổ chức sắp xếp các công việc và cung cấp cho khách các thông tin cần thiết trong thời gian họ ở khách sạn.
- Bộ phận Nhà hàng: Tổ chức phục vụ khách đến ăn uống trong nhà hàng, phòng tiệc, hội nghị và phục vụ bên ngoài cho khách khi có yêu cầu. Tổ chức sắp xếp bàn ghế và phối hợp với phòng kỹ thuật để chuẩn bị cho các hội trường hoặc phòng họp theo hợp đồng đã ký kết.
- Bộ phận buồng: Có trách nhiệm làm vệ sinh phòng khách, các khu vực hành lang, cầu thang và tiền sảnh của khách sạn. Theo dõi tình hình sử dụn g các trang thiết bị trong phòng ngủ, khu vực trong khối phòng ngủ. Báo cáo tình hình phòng của khách sạn cho lễ tân hàng ngày.
- Bộ phận spa: Phục vụ nhu cầu giải trí thư giãn của khách.
Bộ phận bếp: Chịu trách nhiệm chế biến các món ăn theo thực đơn do khách yêu cầu hoặc theo thực đơn của nhà hàng đưa xuống, thực hiện các tiêu chuẩn về vệ sinh an toàn thực phẩm.
- Bộ phận an ninh: Phụ trách an toàn cho khách và an ninh trong khuôn viên khách sạn. Kiểm tra nhân viên ra vào khách sạn qua lối dành cho nhân viên, thường xuyên kiểm tra các khu vực, hướng dẫn nhân viên và khách liên hệ công tác đi lại đúng khu vực cần liên hệ. Kết hợp với bộ phận Tiền sảnh và Buồng phòng trong công tác nhận dạng, khoanh vùng và phát hiện các đối tượng nghi vấn, ngăn ngừa các tệ nạn xã hội.