1.2.4.1. Định mức chi phí
Định mức chi phí sản xuất kinh doanh là biểu hiện bằng tiền những hao phí về lao động sống và lao động vật hóa theo tiêu chuẩn để đảm bảo cho việc sản xuất kinh doanh một đơn vị sản phẩm dịch vụ ở điều kiện nhất định.
Định mức được chia làm 2 loại:
- Định mức lý tưởng: Là định mức xây dựng dựa vào điều kiện sản xuất kinh
doanh tiên tiến, máy móc thiết bị, phương tiện làm việc hiện đại và trình độ tay nghề của người lao động cao, quá trình sản xuất kinh doanh liên tục không bị ảnh hưởng bởi các yếu tố chủ quan và khách quan làm ngừng sản xuất như: sự cố về điện, về quá trình cung cấp vật liệu và an toàn lao động…
Trên thực tế định mức lý tưởng chỉ được sử dụng để tham khao và hướng tới nó.
- Định mức thực tế: Là định mức được xây dựng và phù hợp với điều kiện và
khả năng sản xuất kinh doanh bình thường của đơn vị, nó cũng mang tính tiên tiến nhưng ở mức thấp hơn nhằm khuyến khích sự phấn đấu của đơn vị để đạt được định mức đã phê duyệt. Định mức thực tế là cơ sở để các nhà quản trị kiểm tra, giám sát tình hình thực hiện các định mức kinh tế, kỹ thuật làm căn cứ để lập dự toán chi phí.[15,tr355]
Định mức chi phí sản xuất kinh doanh là cơ sở để lập dự toán chi phí cho từng đơn vị dự toán. Như vậy, việc lập dự toán sản xuất kinh doanh phải dựa vào định mức chi phí đã có. Dự toán và định mức có sự khác nhau về phạm vi. Định mức thì tính cho từng đơn vị còn dự toán được lập cho toàn bộ số lượng sản phẩm dự kiến sản xuất trong kỳ. Do vậy nếu định mức xây dựng không hợp lý, không sát với thực tế thì dự toán lập trên cơ sở đó không có tính khả thi cao, giảm tác dụng kiểm soát thực tế. Vì vậy, khi xây dựng định mức chi phí sản xuất phải tuân theo những nguyên tắc và phương pháp nhất định.
* Phương pháp xây dựng định mức chi phí:
Để xây dựng định mức chi phí có thể áp dụng một trong 2 phương pháp sau:
- Phương pháp thống kê kinh nghiệm: Là phương pháp xây dựng định mức chi
phí dựa trên cơ sở xây dựng số liệu thực tế về tình hình sản xuất kinh doanh ở nhiều kỳ. Phương pháp này thường chỉ áp dụng để xây dựng định mức chi phí của những sản phẩm đã được sản xuất kinh doanh ở doanh nghiệp.
- Phương pháp phân tích kinh tế kỹ thuật: Là phương pháp xây dựng định mức
chi phí dựa trên cơ sở trực tiếp phân tích thiết kế kỹ thuật sản xuất kinh doanh sản phẩm, tình hình máy móc thiết bị, quy trình công nghệ sản xuất, biện pháp quản lý sản xuất…và mức giá thị trường để xây dựng định mức chi phí. Phương pháp này thường được áp dụng để xây dựng định mức chi phí cho những sản phẩm mới đưa vào sản xuất kinh doanh.
* Nguyên tắc xây dựng định mức chi phí:
Để xây dựng một định mức khoa học, phù hợp với thực tế đòi hỏi các nhà quản trị phải kết hợp hài hòa sự hiểu biết giữa lý thuyết và thực tế và phải tuân thủ theo những nguyên tắc chung sau:
- Phải tìm hiểu, xem xét khách quan toàn bộ tình hình thực tế thực hiện chi phí sản xuất kinh doanh đối với mỗi đơn vị sản phẩm về mặt hiện vật của kỳ trước, đánh giá chất lượng sản phẩm và các vấn đề liên quan đến năng suất, hiệu quả lao động của doanh nghiệp.
- Xây dựng định mức chi phí phải kết hợp với những thay đổi của thị trường như: Quan hệ cung cầu, nhu cầu đòi hỏi của thị trường, thay đổi về điều kiện kinh tế kỹ thuật để bổ sung định mức chi phí cho phù hợp với điều kiện và yêu cầu mới.
Như vậy, những gì đã xẩy ra và kết quả đã đạt được kỳ trước chỉ làm căn cứ để dự toán tương lai phục vụ cho việc xây dựng định mức chi phí sát với điều kiện thực tế hơn. Vì vậy, định mức chi phí là chỉ tiêu phản ánh mức hoạt động hiệu quả cho kỳ dự toán sắp thực hiện. Ở nước ta hiện nay, thông thường các doanh nghiệp dựa vào định mức kinh tế kỹ thuật của ngành đã được xây dựng và Nhà nước phê duyệt làm định mức chi phí cho các doanh nghiệp. Trong điều kiện nền kinh tế thị trường đòi hỏi các doanh nghiệp phải quan tâm đến chất lượng và giá cả của sản phẩm. Muốn sản xuất có hiệu quả các nhà quản trị phải nghiên cứu và xây dựng được một hệ thống định mức thực tế phù hợp với điều kiện của doanh nghiệp trên cơ sở định mức chung của ngành. Hơn
nửa, định mức kinh tế kỹ thuật của ngành có thể chưa bao quát được hết điều kiện, đặc điểm kỹ thuật của doanh nghiệp, do vậy để có dự toán sản xuất kinh doanh hợp lý sát với điều kiện cụ thể thì cần phải xây dựng định mức chi phí riêng cho doanh nghiệp.
1.2.4.2. Lập dự toán chi phí
Dự toán là một công cụ để lập kế hoạch và kiểm tra, được sử dụng rất rộng rãi trong quá trình hoạt động kinh doanh trong các doanh nghiệp. Hiện nay trong bất kỳ doanh nghiệp nào cũng có hệ thống bản dự toán, dự toán là phương tiện đắc lực cho các nhà quản lý trong việc điều hành doanh nghiệp.
* Dự toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp.
Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp là yếu tố chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm, chi phí này bị ảnh hưởng bởi:
- Số lượng nguyên vật liệu tiêu hao tính cho một đơn vị khối lượng công việc hoàn thành
- Đơn giá nguyên vật liệu dùng cho sản xuất - Khối lượng công việc cần sản xuất
Để xác định dự toán nguyên liệu vật liệu trực tiếp cần sử dụng công thức sau:
Trong đó, đơn giá nguyên vật liệu xuất dùng cho sản xuất có thể tính theo các phương pháp khác nhau như: Phương pháp nhập trước xuất trước; phương pháp nhập sau xuất trước; phương pháp giá thực tế đích danh; phương pháp bình quân.
* Dự toán chi phí nhân công trực tiếp
Dự toán chi phí nhân công trực tiếp là việc dự kiến tổng số lượng thời gian cần thiết để hoàn thành khối lượng sản phẩm sản xuất và đơn giá thời gian lao động trực tiếp sản xuất (đơn giá giờ công). Khi lập dự toán chi phí nhân công trực tiếp phải chú ý đến kết cấu công nhân, trình độ từng loại công nhân và đơn giá giờ công của từng loại.
Căn cứ để lập dự toán chi phí nhân công trực tiếp là: - Khối lượng công việc cần sản xuất
- Định mức thời gian sản xuất một đơn vị khối lượng công việc - Đơn giá giờ công trực tiếp sản xuất
Chi phí nguyên liệu vật liệu trực tiếp Sản lượng = công việc x cần sản xuất trong kỳ Số lượng nguyên vật liệu tiêu hao
cho một khối lượng công việc
Đơn giá x nguyên vật liệu xuất dùng
Dự toán chi phí nhân công trực tiếp được xác định như sau:
Trong trường hợp doanh nghiệp sản xuất nhiều loại sản phẩm khác nhau thì phải lập dự toán cho từng loại sản phẩm, sau đó tổng hợp tính cho toàn doanh nghiệp.[11, tr370]
* Dự toán chi phí sử dụng máy thi công
Chi phí sử dụng máy thi công gồm các chi phí trực tiếp liên quan đến việc sử dụng máy thi công. Căn cứ để lập dự toán chi phí sử dụng máy thi công là:
- Khối lượng công việc cần sản xuất
- Định mức số ca máy cần sản xuất 1 khối lượng công việc hoàn thành - Đơn giá ca máy
* Dự toán chi phí sản xuất chung.
Chi phí sản xuất chung gồm nhiều khoản chi phí liên quan đến nhiều đối tượng chịu chi phí. Khi lập dự toán cần tính toán riêng biến phí, định phí sau đó tổng hợp lại.
Căn cứ để lập dự toán chi phí sản xuất chung là: - Tổng thời gian lao động trực tiếp
- Đơn giá chi phí chung
Dự toán chi phí sản xuất chung được xác định như sau:
Song, trong điều kiện sản xuất không vượt công suất thiết kế, do định phí sản xuất chung thường không thay đổi so với thực tế, nên khi lập dự toán chi phí sản xuất chung chỉ cần lập dự toán cho phần biến phí theo công thức trên đây. Sau đó, tổng hợp lại để xác định dự toán chi phí sản xuất chung. Vì vậy, trước hết phải dự toán theo tổng số, sau đó phân bổ cho từng loại sản phẩm theo tiêu thức phù hợp.[15, tr372]
Chi phí nhân công trực tiếp Khối lượng = công việc x cần sản xuất trong kỳ Định mức thời gian sản xuất hoàn thành 1đơn vị khối lượng công việc Đơn giá x giờ công Chi phí sử dụng máy thi công Khối lượng = công việc x cần sản xuất trong kỳ Đơn giá x ca máy Định mức số ca
máy sản xuất hoàn thành 1đơn vị khối lượng công việc
Dự toán tổng chi phí chung =
Tổng thời gian lao động trực tiếp x
Đơn giá chi phí sản xuất chung
Tuy nhiên, thực tế doanh nghiệp vẫn dự toán cho từng loại sản phẩm theo từng khoản mục phí, sau đó tổng hợp lại để xác định chi phí sản xuất chung. Doanh nghiệp có thể căn cứ đơn giá chi phí sản xuất chung theo công thức sau:
* Dự toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp
Chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp gồm nhiều khoản khác nhau, được phân chia thành định phí và biến phí. Khi lập dự toán, các khoản chi phí này phải căn cứ vào dự toán tiêu thụ, dự toán chi phí sản xuất và các nhân tố khác ảnh hưởng đối với chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp, như: Phương thức bán hàng, phương thức quản lý, địa điểm kinh doanh, nơi tiêu thụ…
+ Đối với biến phí bán hàng và biến phí quản lý doanh nghiệp: Có thể dự toán
căn cứ vào khối lượng sản phẩm tiêu thụ và đơn giá biến phí của 1 đơn vị sản phẩm tiêu thụ hoặc căn cứ vào doanh thu tiêu thụ và tỷ suất biến phí tiêu thụ (số tiền biến phí tính cho 100 hay 1000đ doanh thu bán hàng)
Hoặc
+ Đối với định phí bán hàng và định phí quản lý doanh nghiệp: Cũng được dự
toán tương tự như biến phí, lấy tổng định phí bán hàng chia đều cho 4 quý hoặc có thể tính đến một số yếu tố thay đổi khác như: Giá phí tính thời vụ và văn minh bán hàng.[15, tr 375]
1.2.5. Hệ thống báo cáo kế toán quản trị
* Trung tâm trách nhiệm: Là một bộ phận (phân xưởng, dây chuyền sản xuất; một phòng ban; một công ty hoặc toàn bộ công ty) trong một tổ chức mà người quản lý của bộ phận đó có quyền điều hành và có trách nhiệm đối với số chi phí, thu nhập phát sinh hoặc số vốn đầu tư sử dụng vào hoạt động kinh doanh.
Chi phí sản xuất chung Khối lượng = công việc x cần sản xuất trong kỳ Định mức chi phí sản xuất chung của 1đơn vị khối lượng công việc Dự toán tổng biến phí Dự toán số lượng = sản phẩm tiêu x thụ
Đơn giá biến phí tiêu thụ
Dự toán doanh = thu bán hàng x
Dự toán tỷ suất biến phí
* Trung tâm chi phí: Là trung tâm trách nhiệm mà người quản lý chỉ có quyền điều hành quản lý các chi phí phát sinh thuộc bộ phận mình quản lý. Trung tâm chi phí có thể là bộ phận (phân xưởng, đội, tổ,…) hoặc từng giai đoạn hoạt động (giai đoạn làm thô, giai đoạn cắt gọt, giai đoạn đánh bóng,…)
* Hệ thống báo cáo kế toán quản trị
Là phương tiện để truyền đạt thông tin đến các nhà quản trị, hệ thống báo cáo kế toán quản trị phải đảm bảo được yêu cầu cung cấp thông tin thích hợp, kịp thời và phù hợp theo từng đối tượng sử dụng thông tin với một chi phí xử lý thích hợp. Để đáp ứng được yêu cầu này, hệ thống báo cáo kế toán quản trị phải được xây dựng nhằm mục đích cung cấp thông tin hữu ích gắn liền với từng mục tiêu hoạt động cụ thể của từng doanh nghiệp, đồng thời phục vụ chức năng quản lý của nhà quản trị doanh nghiệp.
Hệ thống báo cáo kế toán quản trị của doanh nghiệp bao gồm:
- Báo cáo phục vụ chức năng hoặc định của nhà quản trị:
Các báo cáo này thường được thể hiện dưới dạng là hệ thống các bảng dự toán ngân sách rất hữu ích trong việc trợ giúp các nhà quản trị tìm kiếm các nguồn tài trợ cũng như phân phối các nguồn này cho các hoạt động tương lai của doanh nghiệp. Mặt khác, các thống tin được thể hiện trên các bảng dự toán chính là các tiêu chuẩn cho việc đánh giá kết quả hoạt động, liên kết sự truyền tải thông tin và sự hợp tác giữa các đơn vị, bộ phận trong việc thực hiện mục tiêu chung của toàn doanh nghiệp. Thông thường, các bảng dự toán của doanh nghiệp thường gồm các dự toán về tất cả các mặt hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, Ví dụ: dự toán chi phí nguyên liệu vật liệu trực tiếp, dự toán chi phí phân công trực tiếp, dự toán chi phí sản xuất chung,…
- Báo cáo phục vụ chức năng kiểm soát và đánh giá:
Các báo cáo này thường được lập nhằm cung cấp cho nhà quản trị tình hình hoạt động của tổ chức trong quá trình thực hiện theo kế hoạch. Tất cả các báo cáo kiểm soát thường bao gồm các chỉ tiêu: Định mức (dự toán) và kết quả thực tế. Trong đó vấn đề quan trọng là việc so sánh giữa số liệu thực tế và số liệu định mức để đánh giá kết quả hoạt động, đồng thời trên cơ sở các khoản chênh lệch phát sinh xác định nguyên nhân và có biện pháp xử lý thích hợp.
Tùy thuộc vào khả năng và trình độ quản lý cũng như yêu cầu quản lý cụ thể của từng doanh nghiệp, từng bộ phận trong doanh nghiệp mà hệ thống báo cáo kế toán
quản trị có thể khác nhau về số lượng báo cáo, số lượng chỉ tiêu báo cáo cũng như kết cầu thông tin trên báo cáo.
1.2.6. Phân tích mối liên hệ chi phí – khối lượng – lợi nhuận
Việc nghiên cứu và phân tích mối quan hệ giữa chi phí – khối lượng – lợi nhuận giúp cho các nhà quản trị doanh nghiệp trong việc lựa chọn các quyết định như: lựa chọn dây chuyền sản xuất, định giá sản phẩm, chiến lược tiêu thụ, sử dụng tốt các điều kiện kinh doanh nếu có.
KTQT đặc biệt quan tâm tới phân tích mối quan hệ chi phí – khối lượng – lợi nhuận, phân tích điểm hòa vốn phục vụ cho việc ra các quyết định ngắn hạn như: Tiếp tục hay chấm dứt sản xuất kinh doanh một bộ phận, quyết định sản xuất hay mua ngoài, quyết định bán ngay nửa thành phẩm hay sản xuất tiếp để tạo thành thành phẩm, các quyết định trong điều kiện năng lực bị giới hạn, quyết định chấp nhận một đơn đặt hàng hay không? Việc nghiên cứu mối quan hệ này được dựa trên cách phân loại chi phí thành biến phí, định phí.
Trước khi đi vào phân tích mối quan hệ chi phí – khối lượng – lợi nhuận, ta cần làm rõ những khái niệm cơ bản của mối quan hệ này.
* Số dư đảm phí:
Là số tiền còn lại của doanh số hàng bán sau khi đã trừ đi các chi phí khả biến. Số dư đảm phí = Doanh thu – biến phí
Số dư đảm phí trước hết là để trang trải chi phí bất biến sau đó còn lại mới là lợi nhuận. Nếu số dư đảm phí không đủ để trang trải chi phí bất biến thì doanh nghiệp sẽ bị lỗ trong kỳ. Số dư đảm phí có thể được xác định bằng số tuyệt đối và số tương đối.