* Hoàn thiện hệ thống định mức chi phí
Xây dựng hệ thống định mức chi phí là công việc cần thiết không thể thiếu được đối với công tác kế toán quản trị chi phí. Việc xây dựng hệ thống định mức là nền tảng để kiểm soát chi phí, hiệu quả của công trình, làm tiền đề cho công tác quản lý chi phí vận hành suôn sẻ, thể hiện sự chuyên nghiệp của doanh nghiệp trong công tác quản lý chi phí.
Các định mức cơ bản của công tác xây lắp của Công ty đều được áp dụng theo chỉ dẫn của Chủ đầu tư hoặc cơ quan có thẩm quyền quy định trên cơ sở hướng dẫn của Bộ xây dựng về công tác lập định mức xây dựng theo Nghị định của Chính phủ số 99/2007/NĐ – CP ngày 13/6/2007 về quản lý chi phí đầu tư xây dựng công trình; định mức 1776 của Bộ xây dựng.
Các định mức được áp dụng ở Công ty cổ phần xây dựng công trình giao thông 475 thường mang tính phổ thông, chưa đi cụ thể vào chi tiết các yếu tố có thể ảnh hưởng đến việc xây dựng định mức như: Tình trạng thiết bị được sử dụng (cũ hay mới), điều kiện địa hình, tình hình an ninh trật tự khu vực thi công, năng lực quản lý, lao động thực tế của đội ngũ cán bộ công nhân viên của Công ty…
Để thực hiện tốt công tác quản lý chi phí, giảm thiểu khả năng thất thoát trong quá trình thực hiện cũng như hạn chế phần nào tính đại trà của các định mức cơ bản do Chủ đầu tư chỉ định hoặc cơ quan có thẩm quyền phê duyệt. Công ty cổ phẩn xây dựng công trình giao thông 475 cần phải tổ chức lập một số định mức riêng sau:
+ Định mức tiêu hao nhiên liệu đối với các loại thiết bị thi công + Định mức giao khoán nội bộ trong công ty
+ Định mức sử dụng các loại vật tư, vật liệu
Các định mức này được lập trên cơ sở chính là định mức chủ đầu tư hoặc cơ quan có thẩm quyền quy định áp dụng nhưng được điều chỉnh lại theo từng công trình khác nhau phụ thuộc vào các yếu tố đặc thù của Công ty, các loại thiết bị huy động, mức độ khó khăn của công trình và các điều kiện địa hình, khí hậu, giao thông…
Kiến nghị thực hiện công tác lập các định mức như sau:
* Định mức tiêu hao nhiên liệu của thiết bị: Trên cơ sở định mức tiêu hao nhiên liệu theo quy định của chủ đầu tư hay cơ quan có thẩm quyền và tình trạng thực tế của thiết bị (cũ hay mới), điều kiện địa hình thực tế tại công trường (khó khăn hay thuận lợi). Công ty thành lập tổ định mức theo dõi quá trình hoạt động thực tế trong một số thời gian điển hình, kết hợp với kinh nghiệm qua từng công trình trước đó để xây dựng định mức tiêu hao nhiên liệu cho từng loại thiết bị. Từ đó áp dụng để quản lý việc cấp nhiên liệu cho các máy móc, thiết bị thông qua số giờ hoạt động. Ví dụ: Để lập định mức tiêu hao nhiên liệu cho một ô tô vận chuyển vật liệu, Công ty tổ chức theo dõi quá trình vận chuyển thực tế của ô tô trên một cung đường đặc thù mà ô tô thường xuyên phải di chuyển nhiều nhất, từ đó xác định được mức tiêu hao nhiên liệu của ô tô tính cho 100km. Căn cứ vào số liệu này kết hợp xem xét một số yếu tố đặc thù khác, Công ty đưa ra định mức cấp nhiên liệu của Công ty rất đơn giản và người lái xe sẽ luôn tìm mọi cách để tiết kiệm nhiên liệu trong quá trình thực hiện.
Định mức giao khoán nội bộ: Căn cứ vào đặc thù của từng công việc, Công ty cần đưa ra định mức giao khoán riêng để khuyến khích cán bộ, công nhân viên trong công ty phát huy hết năng lực, tính sáng tạo và tăng thu nhập. Cụ thể:
+ Đối với nhân công: Trên cơ sở giá trị nhân công theo dự toán được Chủ đầu tư phê duyệt, Công ty xây dựng định mức giao khoán thực hiện cho các tổ đội theo hình thức chiết giảm %. Tùy theo đặc thù của từng công trình mà hệ số chiết giảm sẽ cao hay thấp, việc giao khoán này làm cho người công nhân định tính được giá trị sản phẩm họ thực hiện còn Công ty thì kiểm soát được mức chi phí nhân công đồng thời giảm thiểu tối đa chi phí quản lý nhân công;
+ Đối với các cán bộ quản lý: Công ty cần xây dựng định mức chi phí quản lý theo khối lượng thực hiện và giao khoán lại cho Ban chỉ huy công trường, hàng tháng căn cứ vào khối lượng thực hiện được của công trường, Công ty chi trả chi phí quản lý cho công trường, khối lượng thực hiện càng lớn thì thu nhập của cán bộ công trường càng cao và ngược lại. Việc xây dựng định mức này sẽ giúp các công trình đẩy nhanh tiến độ thi công, kích thích cán bộ công nhân viên công ty hăng hái làm việc, tăng thu nhập và giảm thiểu được bộ máy quản lý cồng kềnh….
- Định mức sử dụng các loại vật tư: Trong quá trình xây dựng các hạng mục công trình, do thời gian thực hiện thường kéo dài, các loại vật tư, vật liệu được đưa
vào sử dụng thường phải tập kết trên diện rộng, khối lượng lớn nên vấn đề thất thoát, hư hỏng là không thể tránh khỏi. Để hạn chế việc thất thoát nói trên, Công ty lập định mức sử dụng các loại vật tư, vật liệu cấp về công trường theo hình thức cho phép hao hụt theo tỷ lệ % so với khối lượng được tập kết về. Tỷ lệ này thường xây dựng trên cơ sở kinh nghiệm thực hiện các công trình tương đương và một số yếu tố của công trường như điều kiện địa hình, an ninh khu vực thi công, năng lực kinh nghiệm quản lý, của đội ngũ cán bộ công nhân viên…
- Các định mức trên được xây dựng sẽ làm cho Công ty chủ động trong việc tiết kiệm các chi phí như vật tư, nhiên liệu, nhân công, chi phí quản lý. Việc sử dụng nhiên liệu, vật tư và nhân công cũng phù hợp với thực tế hơn ví dụ như các thiết bị cũ thì mức tiêu hao nhiên liệu khác thiết bị mới, công trường có mặt bằng thi công rộng lớn thì công việc thi công thuận tiện, khối lượng thực hiện lớn nhưng việc quản lý tổn thất vật tư, vật liệu khó khăn và mức độ hao hụt sẽ lớn.
* Hoàn thiện công tác lập dự toán
Lập dự toán chi phí là một nội dung hết sức quan trọng trong công tác kế toán quản trị chi phí. Thông qua việc lập các dự toán chi phí các nhà quản trị có thể đưa ra các mục tiêu về sản phẩm, về kế hoạch sản xuất, doanh thu…cần đạt được trong kỳ kế hoạch và các bước cần thực hiện để đạt được các mục tiêu đó.
Tuy nhiên, công tác lập dự toán chi phí ở Công ty cổ phần xây dựng công trình giao thông 475 chỉ mới dừng lại ở việc lập dự toán chi phí cho từng công trình, hạng mục công trình mà chưa lập dự toán chi phí phát sinh theo quý, năm để doanh nghiệp chủ động hơn trong việc thu mua nguyên vật liệu, thuê máy móc, nhân công…
Kiến nghị của tác giả cho việc hoàn thiện công tác lập dự toán ở Công ty là công ty nên tiến hành lập dự toán chi phí phát sinh cho quý tiếp theo trên cơ sở chi phí thực tế của quý này cộng với kế hoạch sản xuất, thi công trong quý tới
3.2.3.Hoàn thiện hệ thống báo cáo kế toán quản trị chi phí
Để giúp cho các nhà quản trị thực hiện chức năng kiểm soát chi phí thì kế toán phải dùng các số liệu chi tiết về chi phí, doanh thu và kết quả đã phản ảnh trên các sổ kế toán liên quan để lập các báo cáo kế toán quản trị. Báo cáo kế toán quản trị chính là sản phẩm của công tác kế toán quản trị, là một khâu quan trọng thiết yếu trong quá trình tổ chức công tác kế toán quản trị. Căn cứ vào báo cáo kế toán quản trị mà các nhà quản trị trong doanh nghiệp có thể đưa ra các quyết định sản xuất kinh doanh hợp lý.
Hiện tại, Công ty cổ phần xây dựng công trình giao thông 475 mới chỉ lập một số báo cáo mang tính chất thống kê để kiểm soát chi phí một cách đơn giản, phần lớn là các báo cáo tài chính phục vụ cho kế toán tài chính. Hệ thống báo cáo kế toán quản trị hầu như chưa được chú trọng nên đã làm hạn chế quá trình ra quyết định của nhà quản trị. Do đó việc hoàn thiện hệ thống báo cáo kế toán quản trị chi phí là hết sức cần thiết và mang ý nghĩa thực tế. Qua thời gian tìm hiểu về công tác kế toán quản trị chi phí tại Công ty, tác giả xin đề xuất thêm các báo cáo mà công ty cần phải lập để phục vụ cho công tác kế toán quản trị chi phí, nhằm kiểm soát chi phí cũng như để phân tích tình hình sử dụng chi phí ở Công ty như sau:
* Báo cáo phân tích chi phí theo mối quan hệ với mức độ hoạt động:
Báo cáo này có chức năng cung cấp thông tin về chi phí của từng công trình trong Công ty để đánh giá kết quả hoạt động và kiểm soát, quản lý đối với chi phí phát sinh trong từng , tổ, đội công trình. Việc lập báo cáo theo mối quan hệ với mức độ hoạt động là cơ sở để kế toán quản trị thực hiện phân tích mối quan hệ giữa chi phí – khối lượng – lợi nhuận giúp nhà quản trị ra quyết định kịp thời và hiệu quả.
Công ty cổ phần xây dựng công trình giao thông 475 nên lập báo cáo theo mối quan hệ với mức độ hoạt động như sau:
- Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh:
Biểu 3.5: Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh
CÔNG TY CPXDCTGT 475 BÁO CÁO KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH
Quý 3 năm 2013
Chỉ tiêu Số tiền
1. Doanh thu tiêu thụ 109.779.330.459
2. Biến phí 84.214.296.062
- Biến phí sản xuất 83.611.147.396
- Biến phí bán hàng -
- Biến phí quản lý doanh nghiệp 603.148.666
3.Số dư đảm phí = (1) – (2) 25.565.034.397
4. Định phí 16.557.044.871
- Định phí sản xuất 13.943.032.367
- Định phí bán hàng
- Định phí quản lý doanh nghiệp 2.614.012.504
* Báo cáo Nguyên vật liệu còn lại cuối kỳ: (Biểu 3.6)
BÁO CÁO NGUYÊN VẬT LIỆU CÒN LẠI CUỐI KỲ
Tên công trình: CT đường HCM Phú Thọ thuộc DA đường HCM Ngày 30/09/2013
STT Tên vật liệu ĐVT Khối lượng Đơn giá Thành tiền Ghi chú 1 2 Đá dăm đệm móng Cát đệm … m3 m3 … 1.45 0.9 … 237.352 157,143 … 344.160 141.429 … Cộng … …. 7.526.210
Thông qua báo cáo này các nhà quản trị trong Công ty có thể biết được chính xác chi phí nguyên vật liệu thực tế đã sử dụng ở từng công trình để từ đó lập kế hoạch thu mua nguyên vật liệu cho kỳ tiếp theo cũng như để có kế hoạch bảo quản và quản lý nguyên vật liệu hiện đang còn ở công trường nhằm tránh thất thoát. Báo cáo này được lập theo từng đội nhằm quản lý và có cơ sở quy trách nhiệm cho việc thất thoát nguyên vật liệu của Công ty.
3.2.4. Hoàn thiện phân tích mối quan hệ giữa Chi phí - Khối lượng - Lợi nhuận
Phân tích mối quan hệ giữa chi phí – khối lượng – lợi nhuận là một trong những nội dung quan trọng nhất của kế toán quản trị. Nó giúp nhà quản trị đánh giá được ảnh hưởng của từng nhân tố như: giá bán, sản lượng, kết cấu mặt hàng,và đặc biệt là ảnh hưởng của kết cấu chi phí tới lợi nhuận của doanh nghiệp như thế nào? Thông qua việc phân tích dựa trên các yếu tố mang tính chất dự báo sẽ giúp cho nhà quản trị không những điều hành doanh nghiệp một cách có hiệu quả trong hiện tại mà còn có thể hoạch định chiến lược phát triển cho doanh nghiệp trong tương lai.
Mặc dù việc phân tích mối quan hệ chi phí- khối lượng – lợi nhuận có tầm quan trọng như vậy nhưng Công ty cổ phần xây dựng công trình giao thông 475 đã không thực hiện công việc này. Nguyên nhân chủ yếu là do Công ty chưa tiến hành phân loại chi phí theo mối quan hệ với mức độ hoạt động nên các báo cáo của chi phí cũng chưa được lập theo các yếu tố biến phí và định phí nên chưa có cơ sở để tính toán, phân tích các chỉ tiêu trong mối quan hệ này.
Xuất phát từ việc hoàn thiện cách phân loại chi phí và hệ thống báo cáo chi phí, căn cứ vào số liệu báo cáo ở Báo cáo kết quả kinh doanh lập theo cách ứng xử chi phí (Biểu 3.7) tác giả xin phân tích một số chỉ tiêu như sau:
Biểu 3.7: Bảng phân tích mối quan hệ CVP
STT Chỉ tiêu Đơn vị tính Quý3/ 2013
1 Tỷ lệ sổ dư đảm phí % 23,29%
2 Độ lớn đòn bấy kinh doanh 2,68
3 Doanh thu hòa vốn Đồng 71.090.789.485 4 Doanh thu an toàn Đồng 38.688.540.974
5 Tỷ lệ doanh thu an toàn % 35,24%
* Tỷ lệ số dư đảm phí:
Tỷ lệ số dư đảm phí của Công ty trong Quý 3/2013 là: (25.565.034.397/109.779.330.459) x 100% = 23,29%
Con số này cho biết: Khi tăng thêm 100 đồng doanh thu thì số dư đảm phí tăng thêm 23,29 đồng. Trong điều kiện định phí không thay đổi thì đây cũng là lợi nhuận tăng thêm của Công ty khi doanh số tăng.
Ví dụ: Trong tháng 10/2013 dự báo do giá cả tăng làm cho doanh thu tăng thêm 142.560.000 đồng, điều này làm cho số dư đảm phí và lợi nhuận tăng thêm là:
142.560.000 x 23,29% = 33.198.884 đồng
* Đòn bẩy kinh doanh:
Độ lớn đòn bẩy kinh doanh của Công ty trong quý 3/2013 là: 25.565.034.397/(9.535.235.678) = 2,68
Con số này cho biết, khi doanh số của Công ty tăng lên 1% thì lợi nhuận của Công ty tăng 2,68%
Ví dụ: Trong tháng 10/2013, dự báo do giá tăng làm cho doanh thu của Công ty tăng lên 7,68%. Khi đó, lợi nhuận của Công ty sẽ tăng lên là:
7,68% x 2,68 = 20,58% Điều này làm cho lợi nhuận của Công ty tăng thêm là:
9.007.989.526 x 20.58% = 1.854.060.436 đồng Có thể thấy đòn bẩy kinh doanh của Công ty khá cao nên lợi nhuận của Công ty sẽ khá nhạy cảm với những thay đổi của doanh số. Điều này cũng đồng nghĩa với việc chỉ cần một sự thay đổi nhỏ của doanh số cũng làm cho lợi nhuận của Công ty biến
động khá lớn. Vì vậy, công ty cần thận trọng với những chính sách tiêu thụ sản phẩm của mình để không giảm lợi nhuận.
*Điểm hòa vốn:
Doanh thu hòa vốn của Công ty trong quý 3/2013 là: 16.557.044.871 / 23,29% = 71.090.789.485 đồng
Con số này có ý nghĩa khi doanh thu tiêu thụ của Công ty đạt 71.090.789.485 đồng thì số dư đảm phí mà nó tạo ra vừa đúng bằng tổng định phí và bằng 16.557.044.871 đồng và khi đó thì công ty không có lãi cũng không bị lỗ.
Giả sử công ty muốn tăng lợi nhuận trong tháng tới lên 800.000.000 đồng trong khi các điều kiện khác không thay đổi thì doanh thu để đạt được mức lợi nhuận này là:
(16.557.044.871 + 800.000.000) / 23,29% = 74.525.740.107 đồng
* Phạm vi vùng an toàn:
Mức doanh thu an toàn của Công ty trong quý 3/2013 là:
109.779.330.459 - 71.090.789.485 = 38.688.540.974đồng
Điều này có nghĩa là doanh thu tiêu thụ của Công ty có thể giảm 8.688.540.974 đồng hay giảm 35,24% mà công ty vẫn chưa bị lỗ. Để phát triển bền vững, công ty cần có biện pháp tích cực nhằm mở rộng phạm vi an toàn, tránh những rủi ro không đáng có trong quá trình sản xuất kinh doanh.
Như vậy, tùy thuộc vào từng yêu cầu cụ thể của nhà quản trị, kế toán quản trị sẽ cung cấp những thông tin cần thiết để nhà quản trị có thể đưa ra các quyết định kinh