Xác định chi phí là quá trình tổng hợp chi phí có liên quan đến sản xuất và tiêu thụ sản phẩm, nhằm cung cấp tài liệu chi phí đơn vị cần thiết cho các nhà quản trị. Có
2 phương pháp xác định chi phí được kế toán quản trị sử dụng: là phương pháp xác định chi phí theo công việc; phương pháp xác định chi phí theo quá trình sản xuất.
*Phương pháp xác định chi phí theo công việc:
Là phương pháp ghi chép lại một cách chi tiết thông tin chi phí của từng sản phẩm, nhóm sản phẩm tương tự nhau.
Phương pháp này được áp dụng chủ yếu ở các doanh nghiệp sản xuất sản phẩm theo đơn đặt hàng, sản phẩm được sản xuất theo yêu cầu của khách hàng. Các đơn đặt hàng có thể khác nhau và cùng một lúc, doanh nghiệp có thể sản xuất nhiều đơn đặt hàng khác nhau như trong sản xuất máy móc công nghiệp…
Quy trình kế toán chi phí theo công việc được tiến hành như sau:
Sơ đồ 1.1 – Quy trình vận động của chứng từ
Trình tự hạch toán:
1. Căn cứ vào phiếu xuất kho nguyên liệu, kế toán phản ánh chi phí nguyên vật liệu trực tiếp dùng vào sản xuất sản phẩm
2. Căn cứ vào phiếu nhập kho sản phẩm, bảng phân bổ tiền lương và các khoản trích theo lương, kế toán phản ánh chi phí nhân công trực tiếp sản xuất sản phẩm
3. Căn cứ vào hợp đồng kinh tế, phiếu theo dõi ca máy thi công, phiếu xác nhận khối lượng, kế toán phản ánh chi phí sử dụng máy thi công
4. Căn cứ vào phiếu xuất kho nguyên liệu vật liệu, bảng phân bổ tiền lương, bảng phân bổ khấu hao TSCĐ…kế toán phản ánh chi phí sản xuất chung vào bên Nợ TK 627. Bên Có TK này phản ánh số phân bổ chi phí sản xuất chung ước tính đầu kỳ. Đơn đặt hàng Lệnh sản xuất
Phiếu xuất kho vật liệu
Phiếu theo dõi thời gian khối lượng sản phẩm Mức độ phân bổ chi phí sản xuất chung Phiếu chi phí công việc
Nếu cuối kỳ, bên Nợ bằng bên Có thì nghĩa là số phát sinh thực tế đã phân bổ hết. Nếu có sự chênh lệch và mức chênh lệch là nhỏ thì phân bổ cả mức chênh lệch đó vào TK 632 “Giá vốn hàng bán” trong kỳ. Nếu có sự chênh lệch và mức chênh lệch là lớn thì phân bổ mức chênh lệch vào TK 155; 154 theo tỷ lệ số dư của các tài khoản này.
5. Đơn đặt hàng hoàn thành nhập kho thành phẩm 6. Chuyển giao thành phẩm cho khách hàng
Sổ sách kế toán sử dụng thường là các phiếu chi phí công việc để tập hợp tất cả các chi phí liên quan đến đơn đặt hàng.
* Phương pháp xác định chi phí theo quá trình sản xuất
Là phương pháp ghi chép theo từng phân xưởng khác nhau trên cơ sở đó xác định được chi phí cho từng đơn vị sản phẩm.
Phương pháp này được sử dụng ở các doanh nghiệp sản xuất một loại sản phẩm và quá trình sản xuất trải qua nhiều công đoạn chế biến khác nhau, sản phẩm hoàn chỉnh của bước này sẽ là đối tượng chế biến của bước sau như trong công nghiệp hóa học, dệt, chế biến dầu, sản xuất xi măng…
Đặc điểm của quá trình sản xuất áp dụng phương pháp xác định chi phí theo quá trình sản xuất được mô tả theo sơ đồ sau:
Sơ đồ 1.2. – Trình tự kế toán chi phí theo quá trình sản xuất
Trình tự hạch toán:
1. Kết chuyển chi phí nguyên liệu, vật liệu sử dụng trong kỳ 2. Kết chuyển chi phí nhân công trực tiếp sử dụng trong kỳ 3. Kết chuyển chi phí sử dụng máy thi công sử dụng trong kỳ
4. Kết chuyển chi phí sản xuất chung sử dụng trong kỳ của từng phân xưởng sản xuất
Nguyên vật liệu trực tiếp Nhân công trực tiếp Sử dụng máy thi công Chi phí sản xuất chung
Quá trình sản xuất I
Quá trình sản xuất II
Quá trình sản xuất …
Thành
5. Sản phẩm hoàn thành của phân xưởng này được chuyển sang phân xưởng sản xuất tiếp theo. Quá trình vận động sản phẩm giữa các phân xưởng cứ tiếp tục cho đến phân xưởng cuối cùng.
6. Sản phẩm hoàn thành ở phân xưởng cuối cùng được nhập kho thành phẩm 7. Thành phẩm được xuất kho tiêu thụ: Phương pháp này đặt trọng tâm vào việc lập báo cáo sản xuất của từng phân xưởng sản xuất. Việc lập báo cáo sản xuất nhằm mục đích:
- Kiểm tra khối lượng sản phẩm sản xuất trong kỳ với khi khối lượng sản phẩm đã hoàn thành và dở dang cuối kỳ.
- Xác định chi phí đơn vị sản phẩm đã quy đổi
- Xác định tổng chi phí của sản phẩm chuyển từ phân xưởng này sang phân xưởng khác hoặc từ phân xưởng cuối cùng chuyển vào kho thành phẩm và tổng chi phí của sản phẩm dở dang cuối kỳ.
Để lập được báo cáo sản xuất cần xác định được sản lượng tương đương theo một trong hai phương pháp là trung bình trọng, và phương pháp nhập trước xuất trước. Phương pháp bình quân (hay còn gọi là trung bình trọng): Với phương pháp này, sản lượng sản phẩm dở dang đầu kỳ được xem như luôn hoàn thành và không cần quy đổi mà chỉ cần quy đổi sản phẩm dở dang cuối kỳ thành khối lượng tương đương.
Báo cáo chi phí sản xuất gồm 5 phần:
- Phần I: Kê khai khối lượng sản phẩm sản xuất trong kỳ gồm có: + Sản phẩm dở dang đầu kỳ
+ Sản phẩm bắt đầu sản xuất trong kỳ
- Phần II: Kê khai khối lượng sản phẩm đã hoàn thành chuyển đi và khối lượng sản phẩm dở dang cuối kỳ
Phần này bao gồm: Đối chiếu tổng số sản phẩm hoàn thành và sản phẩm dở dang cuối kỳ phải bằng số sản phẩm sản xuất trong kỳ (ở phần I); căn cứ vào mức độ hoàn thành của sản phẩm dở dang cuối kỳ để xác định khối lượng sản phẩm tương đương.
- Phần III: Tổng cộng chi phí: Sản lượng tương đương
của phân xưởng = Khối lượng sản phẩm hoàn thành trong kỳ +
Khối lượng sản phẩm hoàn thành tương đương của sản phẩm dở dang cuối kỳ
Chi phí phát sinh tại phân xưởng được tách thành chi phí nguyên liệu vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sử dụng máy thi công, chi phí sản xuất chung, chi phí hoàn thành bước trước chuyển sang (từ phân xưởng 2 trở đi)
- Phần IV: Tính chi phí đơn vị sản phẩm
Số liệu phần này được lấy từ phần II và phần III của báo cáo, chi phí đơn vị được tính riêng biệt cho từng thành phần chi phí.
- Phần V: Phân bổ chi phí:
Phần này nhằm phân chia tổng chi phí được ghi ở bên Nợ TK 154 – “Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang” cho sản phẩm đã hoàn thành chuyển đi và sản phẩm dở dang cuối kỳ.
Với khối lượng sản phẩm hoàn thành và chuyển đi, chi phí phân bổ cho bộ phận này được xác định theo công thức:
Với khối lượng sản phẩm dở dang cuối kỳ, chi phí phân bổ cho bộ phận này được xác định theo từng khoản mục chi phí sản xuất rồi tổng hợp lại theo công thức:
Phương pháp nhập trước xuất trước: Báo cáo lập theo phương pháp này gồm 5 phần:
- Phần I: Kê khai khối lượng sản phẩm sản xuất (tương tự phần I Báo cáo lập theo phương pháp trung bình trọng)
- Phần II: Kê khai khối lượng và sản phẩm tương đương
Trong phần này sản lượng tương đương được xác định cho từng lô sản phẩm khác nhau:
+ Với lô sản phẩm dở dang đầu kỳ = Số lượng * mức độ hoàn thành kỳ trước + Với lô sản phẩm dở dang cuối kỳ = Số lượng * mức độ hoàn thành trong kỳ - Phần III: Tổng hợp chi phí
Chi phí được tập hợp bao gồm phần chi phí kỳ trước chuyển sang (phân bổ cho sản phẩm dở dang đầu kỳ) và chi phí thực tế phát sinh kỳ này, số chi phí này được phản ánh theo khoản mục chi phí.
Chi phí sản xuất phân bổ cho sản phẩm = hoàn thành Khối lượng sản phẩm hoàn thành x Chi phí đơn vị sản phẩm Chi phí theo từng khoản mục =
Khối lượng tương đương
theo từng khoản mục x
Chi phí đơn vị theo từng yếu tố
Phần IV: Tính chi phí đơn vị sản phẩm phân xưởng
Chi phí đơn vị sản phẩm được tính theo khoản mục chi phí nhưng cơ sở tính là chi phí phát sinh trong kỳ và sản lượng tương đương sản phẩm
Phần V: Phân bổ chi phí
Phân bổ chi phí cho sản phẩm hoàn thành và sản phẩm dở dang cuối kỳ.