PHẦN VẬT LIỆU XÂY DỰNG VĨNH ĐỨC
3.3.5.Trách nhiệm, quyền hạn và trao đổi thông tin
Công ty thiết lập sơ đồ tổ chức, trong đó có mô tả chức năng nhiệm vụ của từng phòng ban, nhà máy.
a. Trách nhiệm và quyền hạn
- Trách nhiệm quyền hạn và mối quan hệ của các vị trí trong từng phòng ban, nhà máy được quy định trong bản mô tả công việc từng chức danh.
- Giám đốc công ty đảm bảo rằng các trách nhiệm, quyền hạn và các mối quan hệ các vị trí được truyền đạt trong toàn bộ tổ chức thông qua bản mô tả công việc để đảm bảo mọi nhân viên thấu hiểu và thực hiện.
b. Đại diện lãnh đạo
Giám đốc chỉ định Kế Toán Trưởng làm Đại Diện Lãnh Đạo. Ngoài các nhiệm vụ khác, Đại Diện Lãnh Đạo có trách nhiệm sau đây:
− Đảm bảo các quá trình cần thiết của hệ thống quản lý chất lượng được thiết lập, thực hiện và duy trì.
− Báo cáo cho lãnh đạo cao nhất về kết quả hoạt động của hệ thống quản lý chất lượng và mọi nhu cầu cải tiến.
− Đảm bảo thúc đẩy toàn bộ Công ty nhận thức được các yêu cầu của khách hàng. − Liên hệ với bên ngoài về vấn đề liên quan đến hệ thống chất lượng của Công ty.
− Đề xuất các biện pháp nhằm ngăn ngừa việc xuất hiện sự không phù hợp đối với sản phẩm, quá trình và hệ thống chất lượng.
− Thẩm tra xác nhận việc thực hiện các giải pháp.
− Phối hợp các phòng chức năng để thực hiện các công việc khác của Công ty . c. Thông tin nội bộ
Giám đốc công ty truyền đạt các thông tin về yêu cầu của khách hàng, thoã mãn khách hàng, chính sách chất lượng ,mục tiêu chất lượng và các kết quả đạt được của hệ thống đến tất cả các nàh máy, phòng ban, những người thực hiện các công việc có liên quan trong công ty.
Các Quản đốc nhà máy, các trưởng phòng ban, bộ phận và các nhân viên thực hiện tiếp nhận ,trao đổi các thông tin từ Giám Đốc, khách hàng, cơ quan nhà nước, đồng thời báo cáo kết quả thực hiện công việc, các đề xuất cải tiến lên cấp quản lý và Giám Đốc.Các hình thức truyền đạt thông tin có thể bao gồm:
- Các cuộc họp, các buổi đào tạo .
- Bản mô tả công việc , sổ tay chất lượng, thủ tục, quy trình, hướng dẫn công việc. - Các báo cáo, hồ sơ chất lượng trong hệ thống.
- Các phiếu chuyển giao thông tin.
- Các thông báo bằng văn bản hay bằng lời trực tiếp . d. Xem xét của lãnh đạo
Ít nhất mỗi năm 1 lần, Giám Đốc công ty tổ chức và chủ trì cuộc họp xem xét hệ thống quản lý chất lượng để đảm bảo hệ thống luôn thích hợp, thỏa đáng và có hiệu lực.
Việc xem xét này cũng để đánh giá và tìm ra những cơ hội cải tiến và nhu cầu thay đổi đối với hệ thống quản lý chất lượng kể cả chính sách chất lượng và các mục tiêu chất lượng.
Trước khi họp xem xét, ĐDLĐ phân công các trưởng đơn vị chuẩn bị dữ liệu cần bàn bạc trong buổi họp, phần chuẩn bị tối thiểu gồm 3 phần: thu thập dữ liệu, phân tích tình hình và nguyên nhân, đề xuất các biện pháp cải tiến. Lãnh đạo công ty sẽ xem xét một cách hiệu quả tất cả các thông tin thu thập được bao gồm:
- Xem xét kết quả từ cuộc họp kỳ trước
- Các kết quả đánh giá chất lượng nội bộ và từ bên ngoài: khách hàng và cơ quan bên ngoài,
- Những ý kiến phản hồi và khiếu nại của khách hàng và cơ quan kiểm tra bên ngoài, - Sự phù hợp của sản phẩm và các quá trình
- Chính sách chất lượng, mục tiêu chất lượng,
- Những điểm không phù hợp trong hệ thống và sản phẩm
- Các biện pháp khắc phục và phòng ngừa và tính hiệu lực của chúng - Nhu cầu về nguồn lực, kế hoạch huấn luyện, đào tạo,
- Tính hiệu quả của hệ thống chất lượng để cải tiến hệ thống cũng như cải tiến sản phẩm để nâng cao sự thoả mãn của khách hàng.
- Kết luận cuối cùng của cuộc họp được lập thành Biên bản họp, phân phối đến các đơn vị để thực hiện.
Đại diện lãnh đạo được phân công đôn đốc, theo dõi, đánh giá, xác nhận kết quả thực hiện.
Hồ sơ xem xét của lãnh đạo được thu thập và lưu trữ theo quy trình kiểm soát hồ sơ TT-KSHS. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Tài liệu liên quan:
Sơ đồ bộ máy tổ chức của Công ty. Bản mô tả công việc của các chức danh