PHẦN VẬT LIỆU XÂY DỰNG VĨNH ĐỨC
3.5.2. Các quá trình liên quan đến khách hàng
a. Xác định các yêu cầu liên quan đến sản phẩm và dịch vụ
Ban giám đốc và các trưởng đơn vị xây dựng các quy trình liên quan đến việc thực hiện sản xuất và kinh doanh dịch vụ nhằm xác định rõ yêu cầu cũng như tiêu chuẩn của sản phẩm.
Các thông tin cần thiết bao gồm: Chủng loại sản phẩm, quy cách, yêu cầu kỹ thuật, giá cả, thời gian giao hàng, địa diểm giao hàng và các yêu cầu chi tiết khác.
Các thông tin khác cần thiết cho việc sử dụng sản phẩm, những tính năng đặc biệt, kể cả những yêu cầu sử dụng và bảo quản hoặc những hạn chế của sản phẩm cũng được Công ty xác định và thông báo cho khách hàng.
Khi xem xét yêu cầu, triển khai thiết kế hoặc triển khai sản xuất, các thông tin về luật định liên quan đến sản phẩm đều được thu thập và tuân thủ. Những quy định này sẽ được chuyển giao đến khách hàng để thống nhất khi có ảnh hưởng đến những yêu cầu đã nêu ra của khách hàng.
b. Xem xét các yêu cầu liên quan đến sản phẩm
Công ty tổ chức xem xét các yêu cầu liên quan đến sản phẩm. Việc xem xét này được BGĐ, P.Kinh doanh tiến hành xem xét trước khi Công ty chấp nhận hợp đồng hay đơn đặt hàng, chấp nhận sự thay đổi trong hợp đồng hay đơn đặt hàng và việc xem xét để đảm bảo rằng:
- Yêu cầu của sản phẩm được xác định và ghi nhận.
- Các yêu cầu trong hợp đồng hoặc đơn đặt hàng khác với những gì đã nêu trước đó đều được giải quyết.
- Công ty có khả năng đáp ứng các yêu cầu đã định.
- Hồ sơ các kết quả của việc xem xét kể cả các hành động nẩy sinh từ việc xem xét được lưu trữ theo quy trình kiểm soát hồ sơ TT-KSHS.
- Khi có sự thay đổi vể yêu cầu sản phẩm, Các thông tin về sự thay đổi này đều được chuyển đến các bộ phận liên quan theo các tài liệu đã ban hành để đảm bảo việc thay đổi được nhận biết và thực hiện.
c. Trao đổi thông tin với khách hàng
Công ty xác định và quy định cách thức trao đổi với khách hàng về:
- Thông tin về sản phẩm.
- Xử lý các yêu cầu, hợp đồng hoặc đơn đặt hàng, kể cả các sửa đổi.
- Phản hồi của khách hàng, kể cả các khiếu nại.
Việc ghi nhận và xử lý các ý kiến khiếu nại của khách hàng được quy định trong quy trình giải quyết khiếu nại khách hàng (TT-TMKH) .
Tài liệu liên quan:
Thủ tục giải quyết khiếu nại và đo lường sự thoã mãn khách hàng : TT-TMKH Quy trình tiếp nhận và triển khai sản xuất : QT - TKSX
3.5.3. Mua hàng
a. Quá trình mua hàng
Việc mua hàng được thực hiện và kiểm soát để đảm bảo sản phẩm mua vào phù hợp với các yêu cầu mua sản phẩm đã quy định. Cách thức và mức độ kiểm soát áp dụng cho người cung ứng và sản phẩm mua vào phụ thuộc vào sự tác động của sản phẩm mua vào đối với việc tạo ra sản phẩm tiếp theo tiếp theo hoặc thành phẩm.
Công ty tổ chức đánh giá và lựa chọn người cung ứng dựa trên khả năng cung cấp sản phẩm phù hợp với các yêu cầu của Công ty. Việc đánh giá, lựa chọn và định kỳ đánh giá lại dựa trên những chuẩn mực do Ban Giám Đốc quy định thành tiêu chuẩn đánh giá. Các kết quả của việc đánh giá và mọi hành động cần thiết nảy sinh từ việc đánh giá được lưu theo thủ tục kiểm soát hồ sơ TT - KSHS.
b. Thông tin mua hàng
Các yêu cầu mua hàng được xem xét thoả đáng trước khi thông báo cho người cung ứng. Thông tin mua hàng miêu tả sản phẩm được mua như tên hàng, thông số kỹ thuật, số lượng, giá cả, thời gian giao hàng, địa điểm, phương thức thanh toán … khi thích hợp có thể bao gồm:
- Yêu cầu về việc phê duyệt sản phẩm, các thủ tục, quá trình và thiết bị, - Yêu cầu về trình độ con người, và
- Yêu cầu về hệ thống quản lý chất lượng. c. Kiểm tra xác nhận sản phẩm mua vào
Công ty triển khai thực hiện các hoạt động kiểm tra và các hoạt động khác cần thiết để đảm bảo rằng sản phẩm mua vào đáp ứng các yêu cầu mua hàng đã quy định.
Hiện nay Công ty và khách hàng chưa có nhu cầu về việc kiểm tra xác nhận tại cơ sở nhà cung ứng. Khi Công ty hoặc khách hàng có ý định thực hiện các hoạt động kiểm tra xác nhận tại cơ sở của nhà cung ứng, Công ty sẽ nêu các thông tin liên quan đến việc sắp xếp
kiểm tra xác nhận dự kiến và phương pháp thông qua sản phẩm này trong các thông tin mua hàng.
Tài liệu liên quan: Thủ tục mua hàng: TT -MH