Để quá trình đánh giá nội bộ được tiến hành một cách khách quan và hiệu quả, đánh giá viên nội bộ cần được xác định trách nhiệm và quyền hạn một các rõ ràng cũng như phải có tư hất tốt đáp ứng được yêu cầu đánh giá nội bộ.
Trách nhiệm của đánh giá viên nội bộ:
- Chuẩn bị tài liệu làm việc. - Thực hiên kế hoạch đánh giá - Thực thi quá trình đánh giá
- Xác định các yếu tố về sự phù hợp và tính hiệu quả của hệ thống. - Lập văn bản những quan trắc
- Xác định những vấn đề cần có hành động khắc phục. - Lập báo cáo kết quả đánh giá
- Thẩm định lại tính hiệu quả của hành động khắc phục.
Quyền hạn của đánh giá viên nội bộ
- Phỏng vấn mọi người để thu nhập thông tin
- Quan sát bất cứ quá trình nào thuộc phạm vi đánh giá - Đòi hỏi được cung cấp các hồ sơ cần thiết
- Quyết định xem quá trình đánh giá cần được tiến hành như thế nào - Đề xuất và kết luận về các yêu cầu hành động khắc phục
Tư chất của một đánh giá viên nội bộ tốt
- Đầu óc cởi mở, vô tư - Chín chắn và thần tình
- Óc xét đoán chính xác, tính quả quyết - Thực tế và khách quan
- Có đầu óc phân tích - Kiên trì, vững tâm
- Hiểu biết những hoạt động phức tạp bằng cách tập trung vào những nguyên lý chính.
- Có kỹ năng giao tiếp
- Kỹ năng lập kế hoạch và kiểm soát - Khả năng lãnh đạo
- Tính độc lập, chu động - Linh hoạt, thích nghi.
2.7. Các điều kiện tiên quyết để áp dụng ISO 9000 thành công
Lãnh đạo doanh nghiệp: cần phải có cam kết trong việc thực hiện chính sách chất lượng và việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng, đây là điều kiện tiên quyết cho sự thành công trong việc áp dụng và duy trì hệ thống quản lý ISO 9000. Lãnh đạo phải coi việc xây dựng, áp dụng hệ thống quản lý chất lượng là một trong những công việc chính cần phải tập trung điều hành, điều này cũng phù hợp với điều khoản thứ 5 trong 8 yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 9001:2000. Ở đây lãnh đạo phải nắm bắt được những yêu cầu cơ bảncủa bộ tiêu chuẩn ISO 9000:2000 và trực tiếp điều hành chương trình hoạt động của doanh nghiệp, lãnh đạo dự trù kinh phí khi đề ra các mục tiêu, chính sách kế hoạch chất lượng.
Sự quan tâm của nhân viên: sự tham gia tích cực và hiểu biết của mọi thành viên trong công ty đối với ISO 9000 giữ vai trò quyết định.
Công nghệ hỗ trợ: Trình độ công nghệ thiết bị không đóng vai trò quan trọng trong việc áp dụng ISO 9000 vì hệ thống ISO 9000 có thể áp dụng cho mọi doanh nghiệp không kể loại hình kinh doanh, lĩnh vực kinh doanh và trình độ thiết bị công nghệ. Tuy nhiên, ở các doanh nghiệp có công nghệ thiết bị hiện đại hơn (thiết bị tiên tiến, ứng dụng công nghệ thông tin,…) thì việc áp dụng ISO 9000 sẽ được hoàn tất 1 cách nhanh chóng và thuận tiện hơn. Với doanh nghiệp có quy mô càng lớn thì khối lượng công việc phải thực hiện trong quá trình áp dụng càng nhiều.
Chú trọng cải tiến liên tục: các hành động cải tiến, những hoạt động đổi mới đều mang lại lợi ích thiết thực và cần phải được thực hiện thường xuyên. Tranh thủ học tập, kế thừa những bài học của những doanh nghiệp đi trước, từ đó để có những kiến thức nhất định nhằm rút ngắn thừi gian, giảm chi phí, tăng hiệu quả và rút ngắn thời gian thực hiện
Sử dụng chuyên gia tư vấn có khả năng và kinh nghiệm: đây không phải là điều kiện bắt buộc nhưng đóng vai trò quan trọng trong tiến độ và mức độ thành công của việc xây dựng và áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9000 tại các doanh nghiệp.
Một điều nữa cần đặt ra là phải có chức năng quản lý chéo. Đây là một tất yếu không thể thiếu nhằm loại bỏ dần hàng rào ngăn cản thông tin trong quá trình quản lý doanh
nghiệp. Chức năng quản lý chéo ở đây phải bao gồm sự đan xen giữa chức năng quản lý theo tuyến ngang với tuyến dọc, giữ các đơn vị, các phòng ban, các nhân trong toàn doanh nghiệp.
Có mối quan hệ hợp tác chặt chẽ với nhà cung ứng và khách hàng, coi họ là một phần trong toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp, họ là một phần tất yếu không thể thiếu trong quá trình quản lý của doanh nghiệp nhằm đảm bảo đầu ra, đầu vào và các thông tin cần thiết liên quan đến nhu cầu, đến thị trường.