5. Bố cục của luận văn
4.2.6. Thực hiện một cách có hệ thống các hoạt động khác trong quản lý
nhân lực
4.2.6.1. Hoàn thiện việc phân công và hiệp tác lao động
Hoạt động sản xuất kinh doanh trong lĩnh vực Viễn thông mang tính tập thể,
sản phẩm được tạo ra là kết quả lao động của nhiều người. Mỗi người chỉ có thể
hoàn thành một phần công việc của quá trình sản xuất. Bởi vậy, phân công lao động
và hiệp tác lao động là yêu cầu khách quan của sản xuất. Phân công lao động càng sâu thì hiệp tác lao động càng rộng và người thực hiện càng phải hợp nhất sự cố
gắng của mình nhiều hơn để đạt được mục đích chung có kế hoạch.
Hiện nay, phân công lao động và hiệp tác lao động tại Viễn thông Thái
Nguyên thực hiện tương đối tốt, tuy nhiên vẫn còn có một số vấn đề cần được quan tâm và thay đổi để phù hợp với điều kiện của đơn vị và xu thế phát triển
chung của ngành.
Thứ nhất, cần hoàn thiện các hình thức tổ, đội sản xuất tại Viễn thông Thái
Nguyên (tổ khai thác, tổ giao dịch, công nghệ…) theo hướng số lượng người tối ưu
trong tổ là 8- 15 người dựa trên cơ sở là mỗi người lao động có thể làm thay một
phần hay toàn bộ công việc của người khác trong tổ đảm trách. Lãnh đạo của các tổ
phải là người có uy tín và có khả năng tổ chức công việc. Kế hoạch công việc của tổ được xây dựng hợp lý cho đến từng người lao động theo khối lượng công việc, năng
suất lao động, theo quỹ lương.
Thứ hai, việc phân công và hiệp tác lao động cho một số đơn vị trực thuộc của
Viễn thông Thái Nguyên hiện nay chưa thật hợp lý và chưa được linh hoạt do không
bám sát so với nhu cầu lao động cần có. Vì thế, khi phân công lao động cho các đơn
vị cần phải tính đến thực tế sản xuất và khả năng đáp ứng của đơn vị về lao động.
Chẳng hạn, căn cứ theo thống kê của bộ phận quản lý nghiệp vụ của Viễn thông
Thái Nguyên và thực tế quan sát thấy rằng một nhân viên giao dịch tại trung tâm viễn thông Đồng Hỷ có thể phục vụ bình quân được 8 khách hàng trong 1 ngày và
Bảng 4.3: Thống kê số khách hàng trong tuần tại trung tâm Viễn thông Đồng Hỷ
Thứ
Nội dung CN Hai Ba Tư Năm Sáu Bảy
1.Số khách hàng đến sử
dụng dịch vụ 161 150 129 170 142 185 217
2. Yêu cầu lao động phục vụ 20 19 16 21 18 23 27
Theo bảng trên, yêu cầu lao động phục vụ bằng số khách hàng sử dụng dịch vụ
chia cho 8 (một lao động trung bình phục vụ 8 Đồng Hỷ được thực hiện như sau:
- Viễn thông Đồng Hỷ nên chia số nhân công của mình làm 7 kíp (kíp A,B,…G). Mỗi kíp sẽ làm việc trong 5 ngày trong tuần (vì thực tế người lao động
hiện nay ở đơn vị chỉ làm 5 ngày trong 1 tuần). Kíp A nghỉ CN và Thứ Hai đi làm các ngày còn lại, kíp B nghỉ Thứ Hai và Thứ Ba, Kíp C nghỉ Thứ ba và Thứ Tư,… Kíp G
nghỉ Thứ bảy và CN. Gọi số lao động của kíp A là xA, của kíp B là xB,… của kíp G là xG.. Tổng số lao động trực tiếp của trung tâm viễn thông Đồng Hỷ là xA + xB + xC + xD +xE+ xF+ xG. Vậy điều kiện của bài toán tối ưu là:
1. Số lao động của mỗi kíp : xA, xB, …xG là số nguyên dương.
2. Số lao động đi làm mỗi ngày phải lớn hơn hoặc bằng nhu cầu lao động cần có trong ngày đó. CN: xC+xD+xE+xF+xG > =20 T2: xD+xE+xF+xG+xA > =19 T3: xE+xF+xG+xA+xB > =16 T4: xF+xG+xA+xB+xC > = 21 T5: xG+xA+xB+xC+xD > = 18 T6: xA+xB+xC+xD+xE > = 23 T7: xB+xC+xD+xE+xF > =27
Mục tiêu của ta là phải tối thiểu hoá số ngày công lao động dư thừa trong tuần:
Số ngày công lao động dư thừa trong một tuần là: = LĐDT (Lao động dư thừa)
CN + LĐDT T.Hai + … + LĐDT T.Bảy = (xB+xC+xD+xE+xF-20) + (xC+xD+xE+xF+xG - 19) + (xD+xE+xF+xG+xA - 16) + (xE+xF+xG+xA+xB - 21) +
(xF+xG+xA+xB+xC - 18) + (xG+xA+xB+xC+xD - 23) + (xA+xB+xC+xD+xE -27) = 5 (xA+xB+xC+xD+xE+xF + xG) - 144
5 ( xA+xB+xC+xD+xE+xF + xG) - 144 Min khi xA+xB+xC+xD+xE+xF + xG Min
(Hay chính là số lao động của Trung tâm Viễn thông nhỏ nhất)
Đối với việc tìm lời giải cho bài toán tối ưu (optimal problem) khó khăn lớn
nhất khi đã biết được thuật toán là chi phí tính toán rất lớn do dữ liệu cần xử lý (tính
toán) và số phương án ứng viên (candidate solution) quá nhiều. Vì vậy, việc tính
toán thủ công để tìm phương án tối ưu trong thực tế là không khả thi. Để giải quyết khó khăn này, MS Excel đã xây dựng công cụ Solver giúp giải các bài toán tối ưu
- Dùng công cụ SOLVER của Bảng tính EXCEL ta tính như sau:
Dữ liệu của bài toán được trình bày trong bảng tính EXCEL như ở hình sau:
Bảng 4.4: Cách trình bày dữ liệu về phân công lao động trung tâm Viễn thông huyện Đồng Hỷ trên bảng tính EXCEL
- Chú thích:
Vùng E4: K11 là ma trận ngày làm việc của các kíp: Nếu bằng 0 thì ngày đó lao động được nghỉ, nếu là 1 thì ngày đó lao động phải đi làm. Chẳng hạn dòng 5 mô tả lịch làm việc của kíp A, kíp có 5 lao động, CN và Thứ Hai kíp được nghỉ thì ô ở cột CN và T. Hai tương ứng mang giá trị 0, từ ô T. Ba đến T. Bảy kíp phải đi
làm thì ô tương ứng mang giá trị 1.
Vùng Nhân viên D5: D11 ghi số lao động của các kíp. Kíp A có 5 người, kíp
Vùng E15: K15 là nhu cầu lao động thực tế của từng ngày trong tuần.
Vùng E13: K13 chứa tổng số người lao động đi làm mỗi ngày trong tuần. Mỗi
ô trong vùng này là kết quả của phép nhân ma trận hàng số nhân viên của các kíp
với ma trận cột của ngày trong tuần tương ứng. Ví dụ: ô E13 tương ứng với cột
ngày CN chứa số lao động đi làm trong ngày CN = 0 người kíp A + 5 người kíp B+
5 người kíp C+ 5 người kíp D+ 5 người kíp E + 5 người kíp F + 0 người kíp G = 35 người. Tức là ta đã thực hiện phép tính sau:
E13=$D$5*E5+$D$6*E6+$D$7*E7+$D$8*E8+$D$9*E9+$D$10*E10+$D$11*11
Tương tự cho các ô còn lại.
Vùng E16: K16 là số lao động thừa ra của mỗi ngày trong tuần, nó bằng số lao động đi làm trừ đi nhu cầu lao động thực tế của ngày hôm đó, hay bằng E13- E15,…, K13- K15. Ô D16 là tổng số ngày công dư thừa của đơn vị.
Vào Tools\ Solver, xuất hiện bảng 3.3 (Solver Parameters)
Bảng 4.5: Bảng Solver parameters
Trong hình này, Target Cell: D16 là ô chứa tổng số lao động dư thừa, ta phải tối
thiểu nó (Min), bằng cách thay đổi số lao động của mỗi kíp làm việc ghi trong vùng D5 : D11 (By changing cells: D5 : D11). Điều kiện của bài toán tối ưu (Subject to the
constraints) là số lao động phải nguyên dương, tức là (D5 : D11 = Integer và D5 : D11 >=0), số lao động đi làm trong một ngày trong tuần phải lớn hơn hoặc bằng nhu
cầu lao động của ngày đó (E13 : K13 >= E15: K15). Trong Option ta giả thiết bài toán là không âm (Non - negative).
Bảng 4.6: Kết quả sau khi thực hiện tối ưu hoá bằng Solver
- Như vậy, từ bảng kết quả trên cho thấy: Số lượng nhân viên trung tâm viễn thông Đồng Hỷ giảm xuống (30 so với 35), tức là có thể giảm nhân viên mà vẫn đáp ứng được nhu cầu. Số lượng ngày công dư thừa giảm xuống (6 so với 31).
Thứ ba, khi khối lượng công việc nhiều (vào các ngày cao điểm về lượng tải), đơn vị có thể tăng cường lao động làm việc bằng cơ cấu nhóm nhân lực mềm (lao động bán thời gian, lao động thời vụ, lao động phụ trợ linh hoạt về số lượng, lao động cốt lõi linh hoạt về thời gian…), linh hoạt chuyển dịch lao động từ khu vực
thừa sang khu vực thiếu, tăng giảm lao động linh hoạt đảm bảo lưu thoát hết nhu
cầu thông tin của khách hàng.
Thứ tư, tại các Trung tâm (đơn vị trực thuộc khác) phải linh hoạt hơn về sự phân công lao động, Giám đốc các trung tâm nên là người chịu trách nhiệm chính
trong việc quản lý nhân sự tại đơn vị của mình, có thể ra các quyết định điều
chuyển lao động (lao động cốt lõi và lao động bổ trợ) giữa các bộ phận tuỳ theo
yêu cầu hoặc khi có biến động bất thường về lao động, được quyền kí hợp đồng lao động với những lao động bán thời gian (giải quyết nhu cầu trước mắt) và có kế
hoạch bố trí lao động theo thời vụ trình lãnh đạo quyết định.
Tại mỗi đơn vị có sự liên hệ chặt chẽ với nhau, hỗ trợ lẫn nhau giữa các quầy,
các bộ phận.
Giám đốc trung tâm phải có nghiên cứu tỉ mỉ chặt chẽ và nắm được sự biến động của nhu cầu trên địa bàn để có biện pháp thích hợp.
Nên coi mỗi bộ phận là một tổ sản xuất và mỗi tổ phải xây dựng kế hoạch chi
Như vậy đây là một biện pháp rất hay của đơn vị, nhằm mục đích: tập trung được nhân sự vào những ngày cao điểm đồng thời tăng được khả năng làm việc của người lao động, tăng năng suất lao động, giảm được số lao động tại đơn vị, do đó
giảm được chi phí lao động.
4.2.6.2. Cải tiến việc tổ chức và phục vụ nơi làm việc
Cải tiến việc tổ chức và phục vụ nơi làm việc là một phương hướng của tổ
chức lao động khoa học. Muốn khai thác hết được tiềm năng làm việc của người lao
động thì trước hết phải đảm bảo cho người lao động một sức khoẻ tốt, tạo cho người lao động tâm lý thoải mái và hưng phấn trong công việc và thêm vào đó là người lao động được trang bị một cách đầy đủ các thiết bị, các phương tiện làm việc tối ưu
thì mới có thể đạt được kết quả tốt nhất trong công việc. Qua thực tế cho thấy hiện
nay công việc này tại đơn vị đã đạt được một số thành tựu đáng kể nhưng vẫn còn nhiều chỗ chưa hợp lý, chưa hoàn thiện, vì thế Viễn thông Thái Nguyên trong thời
gian tới cần phải hoàn thiện hơn nữa theo các hướng sau:
Thứ nhất, khi thiết kế nơi làm việc phải chọn các thiết bị, các dụng cụ, vị trí,
tổ chức phù hợp. Chọn phương án bố trí nơi làm việc tối ưu cho từng nơi làm việc
cụ thể. Thiết kế các phương pháp và thao tác lao động hợp lý để tạo ra các tư thế lao động thuận lợi, trên cơ sở đó tính độ dài của quá trình lao động đồng thời xác định
luôn cả mức thời gian cho bước công việc. Tính các chỉ tiêu kinh tế kỹ thuật của nơi
làm việc như: số lượng người lao động tại nơi làm việc, lượng sản phẩm được sản
xuất ra trong một đơn vị thời gian tại nơi làm việc, dự kiến được các yếu tố của điều
kiện lao động tại nơi làm việc. Bên cạnh đó khi thiết kế nơi làm việc cần phải căn
cứ vào các tài liệu về máy móc thiết bị, quy trình công nghệ, tiêu chuẩn về vệ sinh
phòng bệnh, tiêu chuẩn về kỹ thuật an toàn và bảo hộ lao động, các tiêu chuẩn về định mức lao động, các thiết kế mẫu về nơi làm việc. Ví dụ khi thiết kế nơi giao
dịch cần phải quan tâm đến độ chiếu sáng tự nhiên và ánh sáng đèn để đảm bảo cường độ ánh sáng làm việc. Thiết kế bàn giao dịch phù hợp thoả mãn đẹp, khoa
học và thuận tiện cho nhân viên giao dịch với khách hàng, tạo cảm giác gần gũi của
khách hàng. Các trang bị khác như máy móc thiết bị, phòng làm việc,... sao cho dễ
Bên cạnh đó phải xác định số lượng công nhân tại nơi làm việc, lượng sản phẩm
dịch vụ cung cấp trong 1 giờ, dự kiến các yếu tố của điều kiện lao động tại các nơi làm
việc.Ví dụ như ở một số trung tâm cần mở rộng mặt bằng nơi giao dịch, chia từng ô
giao dịch riêng cho các loại sản phẩm, dịch vụ…
Thứ hai, trang bị nơi làm việc để đạt được hiệu quả công việc thì cần phải lưu
ý trang bị phù hợp với nội dung của quá trình sản xuất cả về số lượng và chất lượng.
Tuỳ theo những nội dung khác nhau của quá trình sản xuất mà có thể tự mình hoặc
yêu cầu Viễn thông tỉnh trang bị cho nơi làm việc. Không thể trang bị một cách giàn trải hoặc trang bị những thứ chưa thật cần thiết cho sản xuất. Cụ thể trước mắt Viễn
thông Thái Nguyên trụ sở làm việc và giao dịch vừa hiện đại, tiết kiệm phù hợp với điều kiện hiện nay đáp ứng nhu cầu các loại dịch vụ, thời kỳ hội nhập. Ngoài ra
thường xuyên theo dõi các biểu mẫu hướng dẫn khách hàng sử dụng từng loại dịch
vụ để đổi mới kịp thời khi cần thiết, quảng cáo dịch vụ mới. Cần có bảng thông báo hướng dẫn khách hàng hiểu rõ hơn về giá cước, dịch vụ, thông báo, quảng cáo các dịch vụ mới để khách hàng có nhu cầu có thể lựa chọn sử dụng vừa thuận lợi vừa
thoải mái về tâm lý của khách hàng đến giao dịch. Theo đó trang thiết bị chính
(thiết bị công nghệ: máy móc, công cụ…) và thiết bị phụ (thiết bị bốc xếp, vận
chuyển…) nơi làm việc phải giải phóng con người ra khỏi lao động chân tay nặng
nhọc, tạo ra các tư thế làm việc tốt nhất, phù hợp đặc điểm tâm sinh lý người lao
động, áp dụng được các phương pháp lao động tiên tiến. Bên cạnh đó, trang thiết bị
còn phải đảm bảo được các yêu cầu vệ sinh và an toàn khi sử dụng đồng thời đáp ứng được yêu cầu thẩm mỹ khi bố trí. Các trang bị công nghệ các dụng cụ như: kìm, búa, kéo… cần phải đảm bảo tính chính xác, sử dụng với lực tác động nhỏ, khi dùng
không được gây ồn và rung động, đảm bảo hiệu quả cao. Đối với các trang bị tổ
chức như: bàn ghế, tủ, giá đỡ… phải có kết cấu, kích cỡ phù hợp tại nơi làm việc,
vừa đảm bảo vững chắc, bền và tiện lợi khi sử dụng; tiết kiệm được tối đa diện tích
sản xuất, phù hợp với yêu cầu thẩm mỹ. Thiết bị thông tin liên lạc, an toàn và vệ
sinh công nghiệp đảm bảo phù hợp đặc điểm của tổ chức sản xuất tại nơi làm việc, có độ tin cậy cao.
Thứ ba, tiến hành bố trí nơi làm việc cần xác định đúng diện tích sản xuất và tạo ra chu kỳ sản xuất ngắn nhất. Diện tích nơi làm việc được xác định phải thoả
mãn phân bố các trang thiết bị theo yêu cầu của sản xuất ngoài ra cần có diện tích
dự phòng khi mở rộng sản xuất hoặc thay đổi nhiệm vụ lao động. Điều này hầu hết
các đơn vị, các tổ, nhóm sản xuất của Viễn thông Thái nguyên đều chưa tính đến sẽ
gặp khó khăn khi bố trí lại sản xuất. Bố trí nơi làm việc phải phù hợp với thị lực của
người lao động. Điều đó có nghĩa là khi bố trí các đối tượng lao động, dụng cụ công
nghệ phải lưu ý đến vùng nhìn thấy của mắt, các nguồn sáng được bố trí sao cho không được tạo thành bóng đen tại vùng làm việc, không được chói loà trong phạm
vi thường nhìn của mắt. Hơn nữa, bố trí nơi làm việc phải luôn tạo được tư thế làm việc hợp lý, đảm bảo yêu cầu tiết kiệm động tác của người lao động, đảm bảo an toàn lao động và thẩm mỹ trong sản xuất.
Thứ tư, ngoài việc trang bị đầy đủ và bố trí hợp lý nơi làm việc, muốn người lao động làm việc được liên tục, tăng thời gian lao động và có năng suất lao động
cao còn phải phục vụ nơi làm việc cho tốt. Tổ chức phục vụ nơi làm việc cần phải
áp dụng các phương pháp tính toán để tối ưu hoá, đảm bảo phục vụ có hiệu quả cao
nhất và ít tốn kém, tập trung công tác phục vụ thành các chức năng riêng, tăng c-
ường cơ khí hoá lao động phục vụ đồng thời cải tiến lao động phục vụ. Phục vụ nơi
làm việc tốt giúp người lao động không mất thời gian chờ đợi nguyên liệu dụng cụ, năng lượng máy móc thiết bị không phải ngừng lại vì sự cố... Vì vậy trước mỗi lần