4. Các giải pháp từ phía các công ty giao nhận
4.4. Biện pháp nâng cao chất lợng dịch vụ
Nh đã nói ở trên, chất lợng dịch vụ sẽ là yếu tố mà khách hàng đặc biệt quan tâm. Chất lợng dịch vụ của hoạt động giao nhận đợc hiểu theo hai tiêu chí là: đảm bảo chất lợng hàng hoá trong suốt quy trình nghiệp vụ giao nhận và thời gian làm thủ tục nhanh nhất.
Chất lợng của hàng hoá do nhiều khâu quyết định, từ khâu kiểm tra hàng, làm hàng, vận chuyển hàng cho đến khâu giao nhận hàng hoá.
Ngay từ khâu kiểm tra hàng (đối với quy trình xuất khẩu) và khâu nhận hàng từ tàu để vận chuyển (đối với quy trình nhập khẩu), công ty cần phải hết sức chú ý đến chất lợng của hàng hoá. Công ty phải kiểm tra hàng hoá một cách kỹ lỡng, nếu hàng hoá có sai sót gì về phẩm chất, chất lợng cũng nh về số lợng thì công ty phải thông báo ngay với khách hàng để khách hàng biết về tình trạng của hàng hoá trớc khi công ty tiến hành các bớc tiếp theo trong quy trình.
Để đảm bảo chất lợng của hàng hoá công ty cần một đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, am hiểu về hàng hoá cùng với đó là cơ sở hạ tầng hiện đại, đầy đủ các phơng tiện chuyên dụng để phục vụ cho quá trình lu kho, bảo quản hàng hoá và vận chuyển những loại hàng hoá khác nhau. Công ty nên đầu t xây dựng cơ sở hạ tầng, trang thiết bị phù hợp với việc kiểm tra, lu kho, bảo quản và vận chuyển hàng hoá.
Trong suốt quy trình nghiệp vụ, công ty phải giám sát chặt chẽ từng b- ớc của quy trình, giữ mối liên lạc thờng xuyên liên tục giữa các bộ phận, trao đổi thông tin với nhau để nắm đợc tiến độ thực hiện các bớc và kiểm soát đợc chất lợng của hàng hoá. Nếu có bất kỳ sai sót nào xảy ra trong quy trình thì công ty phải nhanh chóng tìm ra nguyên nhân và sửa chữa, khắc phục sai sót đó.
Để tiến hành công việc giám sát giữa các bộ phận, công ty có thể sử dụng hệ thống truyền dữ liệu điện tử (EDI). Hiện nay, tất cả các máy tính của
các bộ phận trong công ty đều đã nối mạng Internet. Đây là một thuận lợi cho công ty, nhng công ty còn cần nối mạng nội bộ giữa các bộ phận để các máy tính ở các bộ phận có liên quan có thể lấy thông tin của nhau về hàng hoá và chứng từ của hàng hoá. Tránh tình trạng các bộ phận có liên quan cùng nhập dữ liệu về một chuyến hàng hoặc nếu không lại phải mất thời gian từ bộ phận này sang bộ phận kia để lấy thông tin.
Công ty cũng có thể cập nhật trên mạng những thông tin về các quy định của Nhà nớc và các ban ngành có liên quan đến hoạt động giao nhận. Bằng việc sử dụng mạng thông tin trực tuyến hay dịch vụ cung cấp thông tin thờng xuyên của các trang web của những cơ quan, ban ngành đó. Tránh tình trạng không biết những quy định thủ tục mới dẫn đến làm sai quy trình nghiệp vụ ảnh hởng chất lợng của hàng hoá và thời gian làm thủ tục.
Nhằm giảm thời gian làm thủ tục đến mức thấp nhất, công ty cần giảm thời gian chết, thời gian d thừa giữa các bớc trong quy trình và trong chính các bớc đó. Làm sao để quy trình nghiệp vụ diễn ra tuần tự liên tục, ăn khớp. Giảm thời gian ở khâu tiếp theo bằng cách làm tốt và không để xảy ra sai sót ở khâu trớc.
Để làm
giảm thời gian làm thủ tục hải quan công ty cần duy trì mối quan hệ tốt và lâu dài với cơ quan Hải quan để hàng hoá của công ty sẽ đợc tiến hành thủ tục thông quan nhanh.
Công ty
đang có nhiều bộ phận cùng làm dịch vụ giao nhận, làm cho nguồn lực trong công ty bị phân tán sang các bộ phận khác nhau và có thể dẫn đến tình trạng cạnh tranh giữa các bộ phận gây ảnh hởng đến kết quả kinh doanh chung của công ty. Công ty nên sát nhập những bộ phận cùng làm những công việc giống nhau để thành lập nên một bộ phận chuyên trách thống nhất vừa tập trung nguồn lực vừa nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh của công ty. Tổ chức lại công ty theo hớng chuyên môn hoá sâu hơn cũng là một cách để nâng cao hiệu quả quản lý và kinh doanh.
Nâng cao chất lợng dịch vụ giao nhận là yếu tố then chốt để công ty nâng cao sức cạnh tranh với các công ty khác trên thị trờng. Có rất nhiều biện pháp khác nhau để công ty lựa chọn áp dụng. Sử dụng biện pháp nào trong thời gian nào còn tuỳ thuộc vào điều kiện thực tế tại công ty ở thời điểm đó.